Aan de slag met het maken, beheren en delen van bestanden in OneDrive en SharePoint

Bekijk: Wanneer gebruikt u OneDrive versus SharePoint?

OneDrive is een cloudopslagplatform waar u uw individuele of persoonlijke bestanden kunt opslaan. OneDrive is nauw geïntegreerd met apps zoals Word, Excel en PowerPoint, waardoor het een handige plek is om uw gevoelige documenten veilig op te slaan en te openen.

Gebruik OneDrive als u een document wilt maken dat alleen van u is, bijvoorbeeld wanneer u werkt aan zeer gevoelige of persoonlijke gegevens.

Als u aan de slag wilt gaan met One Drive, meldt u zich aan bij uw Microsoft-account of meldt u zich hiervoor aan, downloadt en installeert u de OneDrive-bureaublad-app, volgt u de aanwijzingen om u aan te melden en selecteert u de mappen die u wilt synchroniseren met de cloud. 

• Als u een nieuw bestand wilt maken in OneDrive, klikt u op de knop Nieuw en selecteert u het bestandstype dat u wilt maken, zoals een Word document of Excel-spreadsheet.

• Als u bestanden in OneDrive wilt beheren, klikt u met de rechtermuisknop op een bestand en selecteert u Naam wijzigen om het bestand een meer beschrijvende naam te geven of sleept u bestanden naar verschillende mappen voor een betere organisatie.

• Bestanden delen met OneDrive: klik op de knop Delen en voer de e-mailadressen in van de personen met wie u het bestand wilt delen. Meer informatie over het beheren van bestanden in OneDrive.

SharePoint is een hulpprogramma voor samenwerking dat wordt gebruikt voor het beheren en delen van bestanden en informatie in een organisatie. Met SharePoint kunnen meerdere gebruikers op één centrale locatie samenwerken.

Gebruik SharePoint wanneer u een document wilt maken dat wordt geschreven en beheerd door een team van personen of wanneer het breed moet worden gedeeld. Gebruik het bijvoorbeeld als een centrale locatie voor teamleden om projecttijdlijnen, taken en mijlpalen te bekijken. Hierdoor kunnen teams de voortgang bijhouden, op schema blijven en efficiënter samenwerken.

• Als u een nieuw bestand wilt maken in SharePoint, gaat u naar de documentbibliotheek waarin u het bestand wilt maken en klikt u op de knop Nieuw .

• Als u bestanden wilt beheren, moet u een bestand uitchecken om er wijzigingen in aan te brengen en het bestand weer in te checken wanneer u klaar bent.

• Als u bestanden wilt delen, klikt u op het bestand en selecteert u Delen. U kunt ook in realtime samenwerken door het bestand te openen in de juiste toepassing, zoals Word of Excel, en cocreatie in te schakelen. Als u eerdere versies van een bestand wilt weergeven, klikt u op het bestand en selecteert u Versiegeschiedenis. Meer informatie over het beheren van bestanden in SharePoint.

Toegang van interne leveranciers, contractanten en externe partijen reguleren  

Ga als volgende te werk om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige bestanden en gegevens in OneDrive en SharePoint:

• Definieer toegangsbeleid voor verschillende typen gebruikers, zoals interne, leveranciers, contractanten en externe partijen. U kunt bijvoorbeeld een toegangsbeleid maken waarmee alleen bepaalde werknemers toegang hebben tot vertrouwelijke informatie, zoals financiële gegevens of klantgegevens. U kunt ook opgeven tot welk type gegevens ze toegang hebben, hoe ze er toegang toe hebben en hoe lang. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige bestanden en gegevens.

• Gebruik machtigingen en rollen om de toegang tot specifieke bestanden of mappen te beheren. Geef bijvoorbeeld alleen-lezentoegang aan een teamlid dat bestanden moet bekijken maar geen wijzigingen moet aanbrengen, zoals iemand die niet rechtstreeks bij het project betrokken is, maar op de hoogte moet blijven. Door deze machtigingen en rollen te definiëren, kunt u ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie en dat ze alleen bestanden kunnen bekijken en bewerken waartoe ze toegang hebben gekregen.

• Gebruik meervoudige verificatie om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige gegevens. Dit kan inhouden dat gebruikers een wachtwoord en een code moeten opgeven die naar hun mobiele apparaat of e-mail wordt verzonden.

• Bewaak de toegang en het gebruik van uw OneDrive- en SharePoint-omgeving om onbevoegde toegang of gebruik te detecteren en te voorkomen. Door bijvoorbeeld gebruikersactiviteitenlogboeken te bekijken, kunt u ongebruikelijke activiteiten identificeren, zoals onbevoegde toegangspogingen, en actie ondernemen om gegevensschendingen te voorkomen.

• Implementeer versleuteling voor gevoelige gegevens om ervoor te zorgen dat zelfs als iemand onbevoegde toegang tot de gegevens krijgt, deze niet kan worden gelezen zonder de ontsleutelingssleutel. Dit kan helpen bij het voorkomen van gegevensschendingen, het beschermen van klantgegevens en het naleven van de privacyvoorschriften voor gegevens.

• Stel vervaldatums in voor gedeelde koppelingen om ervoor te zorgen dat de toegang na een bepaalde periode automatisch wordt ingetrokken. Als u bijvoorbeeld een contract deelt met een leverancier of aannemer en ervoor wilt zorgen dat de leverancier of contractant slechts gedurende een beperkte periode toegang heeft tot het document, kunt u een vervaldatum instellen en wordt de toegang tot het document automatisch ingetrokken na de ingestelde periode. Dit vermindert het risico dat het document wordt geopend door onbevoegde partijen.

Door deze maatregelen te implementeren, kunt u de toegang van interne leveranciers, contractanten en externe partijen in OneDrive en SharePoint reguleren en uw gegevens beveiligen. Meer informatie over het beveiligen van uw gegevens.

Beveiligingsproblemen in OneDrive en SharePoint verminderen  

Hoewel OneDrive en SharePoint veel beveiligingsfuncties bieden om te beschermen tegen gegevensschendingen, zijn er nog steeds verschillende belangrijke beveiligingsproblemen die van invloed kunnen zijn op de beveiliging van deze entiteiten:

• Phishingaanvallen kunnen gebruikers verleiden om hun aanmeldingsreferenties weg te geven, die vervolgens kunnen worden gebruikt voor toegang tot OneDrive of SharePoint.

• Zwakke wachtwoorden kunnen ook eenvoudig worden geraden of gekraakt, wat leidt tot onbevoegde toegang.

• Malware kan worden gebruikt om aanmeldingsreferenties te stelen, gevoelige gegevens vast te leggen of de controle over het apparaat van een gebruiker over te nemen, waardoor OneDrive of SharePoint in gevaar kan komen.

• Bedreigingen van insiders, zoals werknemers die opzettelijk of per ongeluk gevoelige gegevens delen met onbevoegde partijen, kunnen ook een risico vormen voor OneDrive of SharePoint. Meer informatie over het beheren van intern risico.

Om deze beveiligingsproblemen te beperken, is het belangrijk om best practices voor beveiliging te implementeren, gebruikers op te leiden en gebruikersmachtigingen regelmatig te controleren en te controleren. Het is ook van cruciaal belang om een uitgebreid plan voor incidentrespons te hebben om snel te reageren op eventuele beveiligingsincidenten die zich kunnen voordoen.