IT ヘルプ デスク SharePoint サイト テンプレートを使用する

最初に、 サイト テンプレートを新規または既存の SharePoint サイトに追加する方法に関する手順に従います。

事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べ、組織のブランド、音声、全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。 

事前に設定されたサイト、リスト、ニュース投稿テンプレートのコンテンツ:

• ホーム ページ - 訪問者がサポート要求の送信と状態の表示、停止アラートの確認、トレーニングやその他のリソースへのアクセスを行うランディング 場所。

• チケット - 送信されたサポート チケットの進行状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

• デバイス - 割り当てられたデバイスと資産を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

• FAQ - パスワード、セキュリティ、ネットワーク、デバイス管理などのトピックに関してよく寄せられる質問に対する回答の一覧を訪問者に提供します。

• ドキュメント - 共有ドキュメントに簡単にアクセスできます。

• ごみ箱 - 最近削除されたコンテンツへのアクセスを提供します。

IT ヘルプ デスク サイト テンプレートを追加したら、それをカスタマイズして独自のテンプレートにします。 

訪問者に役立つ情報を提供する - テキスト Web パーツを使用して訪問者にガイダンスを提供します。 ニュースとお知らせを紹介する - ヒーロー Web パーツを使用して、更新プログラムと重要な情報を強調表示します。 リソースへの注意を引く - アクションへの呼び出し Web パーツを使用して、一般的なリソースを強調表示します。 リソースへのアクセスとトレーニングの提供 - クイック リンク Web パーツを使用して、テクニカル サポート リソースに簡単にアクセスできるようにします。 今後のイベントと重要な日付を表示する - イベント Web パーツを使用して、重要なイベントと日付の一覧を作成します。 サポート チームに顧客を紹介する - People Web パーツを使用して主要な連絡先を紹介します。

閲覧者や組織のニーズに合わせて、サイトの 外観、サイト ナビゲーション、 Web パーツ、コンテンツをカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集] を選択して、サイトが 編集 モードになっていることを確認します。 作業中に、 下書きとして保存するか、 変更を再発行 して編集内容を閲覧者に表示します。

1. テキスト Web パーツを使用して訪問者にガイダンスを提供する

1. まず、テキスト Web パーツを選択し、[プロパティの編集 ] () を選択します。

2. Web パーツでテキストを直接編集します。 

テキスト Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。

2. ヒーロー Web パーツを使用して、更新プログラムと重要な情報を強調表示する

1. まず、Hero Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 組織のニーズに最も適した [レイアウト オプション] を選択します。

ヒーロー Web パーツのさまざまな種類のレイアウトとオプションを参照してください。 

3. コール トゥ アクション Web パーツを使用して一般的なリソースを強調表示する

1. [アクションへの呼び出し] Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 編集ウィンドウで [変更] を選択し、イメージ ソースを選択し、イメージを選択した後に [挿入] を選択して、背景画像を追加します。

3. ナビゲーション先にボタン ラベルとボタン リンクを更新します。

4. ボタン ラベルとリンクの配置を調整します。

アクションへの呼び出し Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

4. クイック リンク Web パーツを使用して、テクニカル サポート リソースに簡単にアクセスできるようにします

1. クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[ プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

クイック リンク Web パーツのさまざまな種類のレイアウトと編集オプションを参照してください。

5. イベント Web パーツを使用して、重要なイベントと日付の一覧を作成する

1. [イベント] Web パーツを選択し、[プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 表示するイベントの [ソース]、[日付範囲]、および [レイアウト] を選択します。

3. この Web パーツに一覧表示するアイテムの最大数を入力します。 

イベント Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

6. People Web パーツを使用して主要な連絡先を紹介する

1. まず、People Web パーツのイメージを削除します。

2. 右側にある ツールボックス () を見つけます。 [ すべての Web パーツを表示] を選択し、Web パーツの一覧から [People ] を選択またはドラッグ アンド ドロップします

3. [ プロパティの編集] () を選択します。

4. レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力します。

People Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。

サイト内の次のページとリストをカスタマイズする

• チケット - 送信されたサポート チケットの進行状況を追跡します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。 

• デバイス - 割り当てられたデバイスと資産を追跡します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。 

• FAQ - テキストおよびクイック リンク Web パーツを編集して、このページをカスタマイズします。

外観とサイトナビゲーションをカスタマイズする

サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにすることで、サイトの仕上げを行います。

• フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。

• サイト ナビゲーションを編集および カスタマイズします。

• テーマ、ロゴ、ヘッダー レイアウト、サイトの外観をカスタマイズして、 サイトの外観を変更します。

• 既存のコンテンツに対応するために、このサイトまたはサイト ナビゲーションにページを追加または削除します。

• このサイトを組織内のハブ サイトに関連付けるか、必要に応じてこのサイトを既存のハブ サイト ナビゲーションに追加することを選択します。

サイトをカスタマイズし、正確性を確認し、最終ドラフトを公開した後で、他のユーザーとサイトを共有します。 

1. サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。 

2. [設定] を選択し、[サイトのアクセス許可] を選択します。

3. [ユーザーの招待]、[グループへのメンバーの追加] の  順に選択し、[追加] を選択して、チーム サイトコンテンツ、チーム Outlook 予定表などの共有リソース、サイトへの編集権限を付与します。

4. 次に、[招待する]、[サイトのみ共有] の順に選択し、[保存] を選択してサイトを共有しますが、共有リソースやサイト編集権限は共有しません。

5. [共有] を選択します。

チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。

 

サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズはサイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。 

サイト メンテナンスのベスト プラクティス:

• サイトメンテナンスの計画 - コンテンツがまだ正確で関連性が高いように、必要に応じてサイトコンテンツをレビューするスケジュールを設定します。

• ニュースを定期的に投稿 する - 最新のお知らせ、情報、状態を組織全体に配布します。  チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加し、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。

• リンクと Web パーツを確認 する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値を最大限に活用できるようにします。

• 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用状況データ レポートを使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツやサイト訪問などの情報を取得します。

• サイトの設定を定期的に確認する - SharePoint でサイトを作成したら、サイト の設定、サイト情報、アクセス許可を変更 できます。