Creare relazioni tra elenchi usando le colonne di ricerca

Contenuto dell'articolo

Introduzione alle relazioni tra elenchi

Colonne univoche

Aggiunta di una colonna di ricerca a un elenco esistente

Creazione di colonne nell'elenco di origine

Eliminazione di elementi con una relazione

Gestione delle relazioni tra elenchi quando gli elenchi contengono molti elementi

Introduzione alle relazioni tra elenchi

Per creare una relazione tra elenchi, sono necessari due elenchi: l'elenco di origine e l'elenco di destinazione. È consigliabile creare prima l'elenco di origine.

In questo esempio useremo un elenco di corsi universitari come elenco di origine e un elenco di lettura come elenco di destinazione. L'obiettivo è quello di visualizzare il nome del corso e l'ID del corso per ogni libro nell'elenco di lettura senza dover immettere manualmente le informazioni.

1. Creare l'elenco di origine. Questo elenco avrà colonne per tutte le informazioni che verranno visualizzate nell'elenco di destinazione in un secondo momento, oltre a informazioni aggiuntive per ogni voce di elenco per i record Microsoft. Ad esempio, verrà visualizzato un elenco di corsi con le colonne Nome corso (titolo), ID corso (testo riga singola), Ora corso (data e ora) e Durata semestre (scelta, con due opzioni: completo, metà).

2. Compilare l'elenco di origine. Creare voci di elenco per tutte le informazioni che verranno visualizzate nell'elenco di destinazione in un secondo momento. Ad esempio, aggiungeremo tre corsi: Informatica intermedia, Introduzione a Informatica e Apprendimento automatico. L'elenco dovrebbe essere simile al seguente:
   
   Elenco dei corsi

   Nome corso(titolo)	ID corso(testo riga singola)	Ora classe(data e ora)	Lunghezza semestre(Scelta)
   Informatica intermedia	CS200	9/9/2021 12:00 AM	Full
   Introduzione all'informatica	CS101	8/9/2021 9:00 AM	Metà
   Apprendimento automatico	CS405	10/9/2021 13.30	Completa

3. Creare l'elenco di destinazione. Aggiungere una colonna Autore (testo a riga singola) e una colonna Costo (valuta).

4. Per aggiungere una colonna Ricerca all'elenco di destinazione, selezionare Aggiungi colonna > ricerca.

5. Immettere un nome da visualizzare nella parte superiore della colonna. Chiamiamolo Nome corso.

6. In Selezionare un elenco come origine selezionare l'elenco di origine. In questo esempio selezionare l'elenco Corso.

7. In Selezionare una colonna nell'elenco precedente selezionare la colonna nell'elenco di origine da visualizzare nell'elenco (l'elenco di destinazione) nella nuova colonna che si sta creando. In questo esempio selezionare Titolo perché si vuole visualizzare il Nome corso.

8. Per visualizzare altre informazioni di ricerca dall'elenco di origine nell'elenco di destinazione, selezionare Altre opzioni. In questo esempio selezionare solo ID corso.

9. Selezionare Salva e compilare l'elenco di destinazione. Quando si aggiunge un libro all'elenco di destinazione (elenco di lettura), è ora disponibile un'opzione per aggiungere informazioni dall'elenco di origine. Ad esempio, per The Future of Computing di Lovelace, selezionare il nome del corso "Machine Learning" e l'ID del corso verrà compilato automaticamente (in questo caso, si tratta di CS405). Poiché le colonne sono colonne di ricerca, è necessario compilare solo una colonna e l'altra le informazioni dell'elenco di origine.
   
   L'elenco di destinazione dovrebbe avere un aspetto simile al seguente:
   
   Elenco di lettura 

   Titolo	Autore (Testo a riga singola)	Costo (Valuta)	Nome corso (Ricerca)	ID corso (Ricerca)
   Informatica per l'uomo	Trentini	$ 20,21	Introduzione all'informatica	CS101
   Il futuro dell'informatica	Lovelace	$ 18,15	Apprendimento automatico	CS405
   Come usare un computer come un professionista	Cline	$ 44,99	Informatica intermedia	CS200
   Digitazione per domani	Lorenz	$ 60,20	Apprendimento automatico	CS405

Ora l'elenco di lettura visualizza le informazioni sul nome del corso e sull'ID del corso direttamente dall'elenco dei corsi ed è più facile categorizzare le nuove voci dell'elenco selezionando le opzioni nell'elenco dei corsi. È anche possibile aggiornare l'elenco dei corsi, che verrà aggiornato automaticamente nell'elenco di lettura, oltre al collegamento diretto all'elenco dei corsi dall'elenco di lettura.

Colonne univoche

Quando si crea una colonna, è possibile specificare che la colonna deve contenere valori univoci. Questo significa che l'elenco non può avere valori duplicati nella colonna. Non è possibile aggiungere una voce di elenco che contiene un valore duplicato, modificare una voce di elenco esistente che comporterebbe la creazione di un valore duplicato o ripristinare un elemento dal Cestino se ne risultasse un valore duplicato. Inoltre, se si crea una colonna di ricerca in un elenco di origine e si definisce che la colonna deve essere univoca, anche la colonna nell'elenco di destinazione non deve contenere valori duplicati.

Anche una colonna univoca deve avere un indice. Quando si crea una colonna univoca, potrebbe essere richiesto di creare l'indice. L'indice verrà creato automaticamente quando si seleziona OK. Una volta che una colonna univoca ha un indice, non è possibile rimuovere l'indice da tale colonna a meno che non si ridefinisca prima la colonna in modo da consentire valori duplicati.

Tipi di colonna supportati per colonne univoche:

• Una riga di testo

• Scelta (valore singolo)

• Numero

• Valuta

• Data e ora

• Ricerca (valore singolo)

• Persona (valore singolo)

Tipi di colonna non supportati per colonne univoche:

• Più righe di testo

• Scelta (multivalore)

• Valore calcolato

• Collegamento ipertestuale o immagine

• Colonne personalizzate

• Ricerca (multivalore)

• Persona (multivalore)

• Sì/No

Aggiunta di una colonna di ricerca a un elenco esistente

Tenere presente che l'elencodi origine è l'elenco con le informazioni da visualizzare e che l'elenco di destinazione è l'elenco in cui si vogliono visualizzare le informazioni. Per un esempio, vedere la sezione precedente Introduzione alle relazioni tra elenchi. 

1. Nell'elenco in cui si vuole inserire la colonna Ricerca selezionare Aggiungi colonna > ricerca.

2. In Selezionare un elenco come origine selezionare l'elenco della fonte da cui ottenere informazioni.

3. In Selezionare una colonna nell'elenco precedente selezionare le informazioni da visualizzare nell'elenco di origine nella nuova colonna dell'elenco di destinazione. Le informazioni selezionate verranno visualizzate nella nuova colonna che si sta creando.

4. Per visualizzare altre informazioni di ricerca dall'elenco di origine in più colonne, selezionare Altre opzioni. Tutte le caselle di controllo selezionate qui creeranno nuove colonne nell'elenco di destinazione. È possibile aggiungere altre colonne in queste impostazioni in un secondo momento se sono disponibili altre informazioni dall'elenco di origine che si vuole visualizzare.

5. Se si vuole che le eliminazioni dall'elenco di origine influiscano su questo elenco, in Eliminazioni dall'elenco di origine influirà su questo elenco, attivare o disattivare Sì. Per altre informazioni, vedere Eliminazione di elementi con una relazione.

6. Attiva o disattiva le altre impostazioni desiderate, quindi seleziona Salva. 

Creazione di colonne nell'elenco di origine

La tabella seguente riepiloga i tipi di colonna che possono e non possono essere usati per creare colonne di ricerca.

Tipi di colonna supportati:

• Una riga di testo

• Numero

• Data e ora

• Ricerca (valore singolo)

Tipi di colonna non supportati:

• Più righe di testo

• Scelta

• Valore calcolato

• Collegamento ipertestuale o immagine

• Colonne personalizzate

• Ricerca (multivalore)

• Persona

• Sì/No

• Valuta

Eliminazione di elementi con una relazione

Quando si crea una colonna di ricerca, in Altre opzioni è possibile specificare se le eliminazioni dall'elenco di origine influiscono sull'elenco di destinazione. In questo caso, sono disponibili altre due impostazioni tra cui scegliere. 

Gli elementi di origine non possono essere eliminati significa che, poiché l'elenco di origine è collegato a questo elenco di destinazione, non è possibile eliminare alcun elemento dall'elenco di origine visualizzato nell'elenco di destinazione. È possibile continuare ad aggiungere elementi all'elenco di origine normalmente, ma non è possibile eliminare elementi come in precedenza.

L'eliminazione di elementi di origine comporta l'eliminazione di valori in questo elenco per garantire l'eliminazione simultanea di tutti gli elementi correlati da entrambi gli elenchi. Se si elimina dall'elenco di origine, anche l'elemento viene rimosso dall'elenco di destinazione.

Se non si seleziona nessuno dei due elementi e si attiva invece No, le eliminazioni dall'elenco di origine non influiscono in alcun modo sull'elenco di destinazione. Non sono previste altre restrizioni di eliminazione o operazioni di eliminazione.

Gestione delle relazioni tra elenchi quando gli elenchi contengono molti elementi

Quando un elenco contiene migliaia di elementi, l'ordinamento, la ricerca e il filtro potrebbero richiedere più tempo. Elenchi indicizzi automaticamente le colonne in ordine di data di creazione per ottimizzare l'ordinamento in elenchi di grandi dimensioni. Per indicizzare manualmente una colonna, vedere Aggiungere un indice a una colonna di un elenco o di una raccolta.

Quando si creano relazioni tra elenchi in un elenco di grandi dimensioni, è possibile raggiungere una soglia o un limite di risorse e potrebbe essere bloccato nei casi seguenti:

• Se si imposta una colonna come univoca in un elenco esistente che contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco, ma si noti che l'aggiunta di un elemento a un elenco che rende l'elenco maggiore della soglia della visualizzazione elenco è un'operazione che in genere non viene bloccata.

• Se si attiva Eliminazione a catena o Eliminazione limitata per un campo di ricerca in un elenco con più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco.

• È stata superata la soglia di ricerca della visualizzazione elenco, che per impostazione predefinita è di dodici colonne di ricerca.

• Il numero di elementi in un'operazione di eliminazione supera 1.000.

Per altre informazioni sulla gestione di elenchi con molti elementi, vedere Gestire elenchi e raccolte di grandi dimensioni.