|
A projektcsapat bővítése során két dologra kell figyelni:
Ez gyakran nem egyértelmű mindenki számára a különböző projektmenedzsment-rendszerekben. A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .
Ha még nem ismerkedik a projektvezetéssel Ha még most ismerkedik a projektvezetés gyakorlatával, felmerülhet a gyanú, hogy a projektvezetés nem csak annyiból áll, hogy definiálni kell néhány tevékenységet, hanem más problémákkal is számolni kell – például hogy hányan dolgozzanak egy tevékenységen, hogyan lehet figyelembe venni a csapattagok szabadságait, illetve hogyan és hol lehet megadni telefonszámokat, e-mail címeket, bérezési információkat és más személyes adatokat a csapattagokról.
Néhány tippel szeretnénk segíteni az első lépésekben:
-
Fontos tanulmányozni, milyen erőforrások szükségesek a tevékenységekhez: Ha a projektbeli tevékenységekről már minden információt összegyűjtött, azonosítsa a szükséges erőforrások típusait.
-
Humán erőforrások: Általában ilyen típusú erőforrásokról gondoljuk, hogy tevékenységeken tudnak dolgozni. A projektvezetők a humán erőforrásokat gyakran munka típusú erőforrásnak nevezik, megkülönböztetve őket az anyag és eszköz típusú erőforrásoktól.
-
Vállalati erőforrások: Ebbe a csoportba a szervezeti szinten menedzselt és elosztott munka típusú erőforrások tartoznak. Ilyen erőforrásokat használ a Project Professional.
-
Anyag típusú erőforrások: Az anyagi erőforrások közé tartoznak a tevékenységek elvégzéséhez szükséges számítógépek és más berendezések.
-
Általános erőforrások: Ezek az erőforrások általános munkaerő-követelményeket fogalmaznak meg (például ács vagy szoftverfejlesztő), azaz nem egy-egy konkrét munkatársnak felelnek meg.
-
-
Gondolja át, hogy az erőforrások száma hogyan módosítja az időtartamokat Ha több erőforrást helyez el egy tevékenységen, a tevékenység időtartamának rövidítésére számíthat. Sok esetben azonban az, hogy személyeket ad hozzá egy feladathoz, annak ellenkező hatása lehet. További költségeket, plusz kommunikációt és egyéb hatékonysági hiányosságokat is okozhat. Egy új díjköteles híd tervezése például valószínűleg nem fog gyorsabban menni, ha megduplázza a projekt tervezőinek számát. A Project lehetővé teszi annak szabályozását, hogy mi történjen a tevékenységek időtartamával, miután hozzáadta a tevékenységeket.
-
Gondolja át, hogy egy személy képességei hogyan befolyásolják a tevékenységek időtartamát Egy személy tapasztalata közvetlenül befolyásolhatja a feladat időtartamát. Előfordulhat, hogy egy öt éves tapasztalattal rendelkező személy kevesebb idő alatt végez el egy feladatot, mint a kettővel rendelkezők.
Ha Ön tapasztalt projektmenedzser Ahogy a projektek egyre nagyobbak lesznek, több dologra kell gondolni. Most amiatt aggódik, hogy más részlegek erőforrásait használja, szállítókat vesz fel, száz ember munkáját követi nyomon, jelentéseket készít a vezetőknek, és számos egyéb összetettséget, amelyekről még nem is gondolt. Szerencsére a Microsoft Project rendelkezik a szükséges szakértői eszközökkel.
Íme, néhány hasznos projektvezetői tipp:
-
Időtartam-becslések áttekintése és finomítása: Az aktuális projektről és más hasonló projektekről gyűjtött információk használatával finomíthatja időtartam-becsléseit. A becslések pontossága az erőforrásigényeket (és végső soron a projektköltségeket) illetően nagyban függ a tevékenység időtartam-becslésének pontosságától.
-
Folyamatosan kísérje figyelemmel az erőforrások munkáját: Fontos, hogy a csapattagok rendszeresen küldjenek állapotjelentést a hozzájuk tartozó tevékenységekről. A Microsoft Project nézetei és jelentései segítenek, hogy ne veszítse el a nyomot, és pontosan tudja, ki mit csinál.
-
Erőforrás-túlterhelési problémák azonosítása A Project segít azonosítani, hogy mikor dolgoznak egyszerre túl sok tevékenységen.
-
Az alaptervek figyelemmel követése Az alaptervek révén betekintést kaphat projektjeibe, és így összehasonlíthatja az aktuális állapotot a kezdetben tervezettel.
-
Feladatok simításos elosztása: Ha egyes munkatársak egyszerre túl sok feladaton dolgoznak, a Project a hozzárendelések pontosításával reálisabb terhelést tud kialakítani. Az erőforrás-hozzárendelések simítása a terhelés kiegyensúlyozásának egyik módja.
-
A projektadatok exportálása az Excelbe további elemezésre: Ha mélyreható elemzéseket szeretne végezni a projektadatokon, számíthat az Excelre – számolótáblába exportálhatja például a tevékenységek és az erőforrások adatait, ahol kifinomultabb algoritmusokkal elemezheti a megtermelt értéket. A számítások eredményét ezután értékgörbéken is megjelenítheti, így láthatja, hogy hogyan alakulnak a kiadások az elvégzett munka mennyiségének függvényében.
Munkatársak továbbképzése: A nagy szervezetek időt és pénzt fektetnek be munkavállalóik továbbképzésére, hogy új ismeretekre tegyenek szert, és új környezetekben szerezzenek tapasztalatot. A munkavállalók továbbképzése sokszor költséghatékonyabb teljesítménynövelő eszköz az új munkavállalók felvételénél.
1. lépés: Munkatársak felvétele a projektbe
A munkatársakat és az egyéb erőforrásokat előbb fel kell venni a projektbe, csak utána lehet tevékenységeket rendelni hozzájuk. Az egyéb erőforrások közé tartoznak az anyag típusú erőforrások (például cement és festék), valamint a költség típusú erőforrások (mint a vonatjegy és az étkeztetés). |
|
Miután felvett személyeket egy projektbe, módosítsa a munkanaptárakat úgy, hogy figyelembe vegyék a munkaidőt. A Project feltételezi, hogy a legtöbben egy szokásos héten dolgoznak, hétfőtől péntekig, reggel 8-17 óráig. De nem kell ragaszkodnia ahhoz a munkaütemezéshez. |
|
Mindannyiunknak nyaralásra van szükségünk. Mindannyian megbetegszünk. És mindannyian szeretjük az ünnepeinket. Megtudhatja, hogyan számolhatja el ezt a nem ütemezett időpontot úgy, hogy hozzáadja az ütemezéshez. |
|
A projektcsapat tagjait egy erőforráskészletből is kiválaszthatja. Az erőforráskészletek révén minden munkatárs adatai egyetlen, a főprojektek részét képező Project-fájlban tarthatók. |
|
A projektek adatai között időnként szükség lehet bizalmas információk, például bérek és telefonszámok nyilvántartására is. Ezeket fontos úgy elrejteni az információkra nem jogosultak által elérhető nézetekből, hogy közben az információk ne vesszenek el. |
2. lépés: Munkatársak és más erőforrások tevékenységekhez rendelése
Személyek hozzárendelése a tevékenységeken végzendő munkához |
Ha definiálta a projekt tevékenységeit, elkezdhet erőforrásokat rendelni hozzájuk. |
Erőforrások munkaterhelésének és elérhetőségének megtekintése |
Egy projektben vagy projektekben túlterhelt vagy alulterhelt erőforrásokat talál, és láthatja, hogy az elvégzett hozzárendelések ütközéseket eredményeztek-e. |
A tevékenységek nevének megjelenítése a Gantt-diagram sávjai mellett |
Sokkal könnyebben értelmezhetők a Gantt-diagramok, ha a tevékenységek neve megjelenik a tevékenységsávok mellett. Különösen a beszámolókban és megbeszéléseken hasznos ez a lehetőség. |
A csapattagok felvételekor munkadíjukat (költségüket) is megadhatja. Ha ezt megteszi, a Microsoft Project az erőforrások tevékenységekhez rendelése után automatikusan meghatározza a projekt költségét. |
|
Ha a személyek munkahelyi állapotukat a Project Web App alkalmazásba írták be, a Projectben megtekintheti az ütemezés változásait. |
|
Kapcsolatok elhagyja a projekteket, elhagyja a vállalatot, vagy talán mert elírta a nevét, soha nem is létezett. Mindezek miatt előfordulhat, hogy el kell távolítania személyeket egy projektből. |
3. lépés: Munkatársak és más erőforrások menedzselése
Az erőforrások és tevékenységek összerendelése, illetve a munka megkezdése után a Projectben számos különböző nézet nyújt segítséget haladásuk figyelemmel kíséréséhez, és az ütemtervben szükséges módosítások megtételéhez. |
|
A terhelési problémák megoldásának gyakori módja a tevékenységek időtartamának csökkentése. |
|
Ha egyesek egyszerre túl sok feladaton dolgoznak, a Project képes egyenletesebb terhelést kialakítani. |
|
Tevékenységtípusok munkamennyiség-alapú beállításának módosítása |
Ha módosítja egy tevékenység erőforrásainak körét, a Project megnöveli vagy lecsökkenti a tevékenység végrehajtási idejét. Ezt ráfordításalapú vagy munkamennyiség-alapú ütemezésnek nevezik. Ha nem szeretné, hogy ilyenkor módosuljanak a tevékenységek időtartamai, módosíthatja az ezt szabályozó beállítást. |
A projekten végzett munka nyomon követése nem csak azért fontos, hogy a projekt időben befejeződjön. Emellett lehetővé teszi, hogy tanuljon a projektek hibáiból és sikereiből. |
|
Ha be kell számolnia róla, hogy az eredeti tervekhez képest hogyan alakul a projekt, a legrosszabb válasz, hogy nem tudja. Ezt a kényelmetlen helyzetet elkerülheti, ha a projekt megkezdése előtt létrehoz egy alaptervet, ami tulajdonképpen a projektről készített pillanatfelvétel. |
|
Grafikus jelentések készítése és testreszabása a projekt előrehaladásáról. Ezeket a jelentéseket megtekintheti a Projectben, vagy exportálhatja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointba, a Word vagy az Excelbe. |