AMicrosoft 365-csoport megkönnyítik a fájlok megosztását azáltal, hogy egy dedikált tárat helyeznek el, amely az összes csoportfájl tárolásának elsődleges helye.
Amikor létrehoz egy fájlt vagy mappát a csoport tárában, a csoport összes tagja hozzáférhet hozzá. Amikor új tagokat ad hozzá a csoporthoz, beleértve a vendégeket (külső felhasználókat), ők is hozzáférhetnek a fájlokhoz. A csoport tagjainak alapértelmezés szerint megtekintési/szerkesztési hozzáférésük van a fájlokhoz, a szervezet többi tagjának azonban csak megtekintési hozzáférése van.
Az Outlookban a csoportokkal egyszerűen együttműködhet és megoszthatja a dokumentumokat és más fájlokat a csoporttagokkal.
-
A Legutóbbi nézet az összes csoportdokumentumot megjeleníti – A legutóbbi fájlok nézet hozzáférést biztosít a csoporttal megosztott összes fájlhoz, beleértve az e-mail-mellékletként megosztott fájlokat, a csoport SharePoint-dokumentumtárában tárolt fájlokat, valamint a OneDrive-ról vagy más SharePoint-dokumentumtárakból megosztott fájlokat.
-
A frissítések gyors közös szerkesztése és közlése – Dokumentum szerkesztése és e-mailes válasz küldése egymás mellett az Outlookban. A dokumentumok frissítéséhez és a módosításokról való kommunikációhoz nincs szükség a környezetek közötti váltásra.
-
Gyorsan elérheti a fájlhoz kapcsolódó e-maileket – A csoport beérkezett üzenetei között való görgetés helyett e-mailben megosztott fájlhoz férhet hozzá.
Megjegyzés: Ezek a funkciók csak a megfelelő Microsoft 365-előfizetéssel rendelkező munkahelyi vagy iskolai fiókot használó személyek számára érhetők el.
Fájlok megosztása egy csoportban aúj Outlook
-
Nyissa meg új Outlook.
-
A csoportokat kétféleképpen keresheti meg:
-
Válassza Csoportok elemet az ablak bal oldalán található alkalmazássávon.
-
A postaládamappák listájában válassza az Ugrás Csoportok
-
-
A bal oldali panel Csoportok területén válassza ki azt a csoportot, amelyben fájlokat szeretne megosztani.
Megosztott fájl csatolása e-mailhez
-
Nyissa meg a klasszikus Outlookot. A csoportot kétféleképpen keresheti meg.
-
A navigációs sávon válassza a További alkalmazások > Csoportok lehetőséget. (Kitűzéséhez kattintson a jobb gombbal Csoportok, és válassza a Rögzítés parancsot.)
Csoportok Kezdőlapon egyszerre láthatja az összes csoportot.
-
A postaládamappák listájában, a Csoportok alatt válassza ki a csoportot.
-
-
A csoportból kezdjen beszélgetést.
-
Válassza a Fájl csatolása lehetőséget.
-
Válassza ki a fájl forrását. A lehetőségek közé tartoznak a Legutóbbi fájlok, a Webes helyek és az Ez a gép. A webes helyek közé tartozik a OneDrive, a SharePoint-webhelyek, a csoportfájlok és más források.
-
Ha webes helyet választ, válassza a Csatolás másolatként vagy a Megosztás OneDrive-hivatkozásként lehetőséget. A másolatként való csatolással minden címzett saját másolatot kap a fájlról véleményezésre. A OneDrive-hivatkozás megosztása lehetővé teszi, hogy a csoporttagok valós időben lássák a legújabb módosításokat és társszerzőségeket
-
Ha kiválaszt egy fájlt a számítógépről, az másolatként lesz csatolva.
-
A fájlok elérése
A Webes Outlook-ügyfélben lévő fájlok eléréséhez kattintson a Csoportok fejléc fájlok elemére.
Ebben a nézetben két szakasz látható: Legutóbbiak és Dokumentumok. A Legutóbbiak szakaszban a csoportban megosztott 5 legutóbbi fájl látható. Ezek a fájlok tartalmazzák a megosztott Beérkezett üzenetek mappában közzétett üzenetek mellékletként megosztott fájljait, valamint a OneDrive-ról vagy a SharePointból a csoportnak megosztott fájlokat. A fájlok időrendben vannak rendezve attól függően, hogy mikor osztották meg őket utoljára e-mailben, utoljára módosították vagy töltötték fel a tárba. A Dokumentumok szakasz a sharepoint-csoportwebhelyen található összes fájlt és mappát megjeleníti a hasonló mappafájl-struktúrában.
Fájlok feltöltése vagy létrehozása
Ha új fájlt szeretne feltölteni a tárba, kattintson a csoportfejléc feletti eszköztár Feltöltés gombjára. Új fájl vagy mappa létrehozásához használja a csoportfejléc Új gombját, és válasszon a legördülő listából.
Fájlok törlése vagy átnevezése
A Dokumentumok nézetben egyszerűen törölheti vagy átnevezheti a fájlokat. Jelölje ki a törölni vagy átnevezni kívánt fájlt a Dokumentumok listában, és a csoportfejléc feletti eszköztáron válassza a Törlés vagy az Átnevezés lehetőséget. Ha a fájl a törlés előtt a Legutóbbi fájlok nézetben volt, akkor a legutóbbi fájlok a törlés után frissülnek, hogy tükrözzék a módosítást.
Fájlok megosztása
Könnyen megoszthat fájlokat a fájlnézetből Webes Outlook. Ha a Legutóbbi fájlok egyik fájlját e-mail mellékletként szeretné elküldeni, egyszerűen kattintson a fájl megnyitásához, és a menüszalagon választhatja a megosztást e-mailben.
Ha meg szeretné osztani az egyik fájlt a Dokumentumok szakaszban, egyszerűen jelölje ki a fájlt, és kattintson a Megosztás az eszköztáron a csoportfejléc fölött elemre a megosztáshoz. Megjelenik a ismerős megosztás párbeszédpanel, és kiválaszthatja, hogy kikkel szeretné megosztani.
E-mail-mellékletek használata
Az új Fájlok felületen hatékony módon dolgozhat az e-mailhez csatolt fájlokkal. Ha e-mailt kap a csoport megosztott Beérkezett üzenetek mappájába, amely egy szerkeszteni kívánt Word, Excel- vagy PowerPoint-mellékletet tartalmaz, és visszaküldi az eredeti szerzőnek:
-
Nyissa meg a Fájlok lapot, nyissa meg a fájlt, és válassza a Szerkesztés és válasz lehetőséget a menüszalagon.
A fájl a csoport SharePoint-dokumentumtárában lesz tárolva, és a megfelelő Office-alkalmazás online verziójában nyílik meg. -
A válasz e-mailt elküldheti az eredeti feladónak, a fájl tárolt példányára mutató hivatkozással.
-
Ha végzett a szerkesztéssel, adja hozzá megjegyzéseit az e-mailhez, és kattintson a Küldés gombra.
Navigálás a SharePoint-dokumentumtárhoz
A Fájlok nézetben megtekintheti a SharePoint-webhelyen található összes fájlt, de ha a SharePoint-webhelyre szeretne lépni, a csoportkártyán vagy a csoportfejlécen navigálhat. Válassza a ... elemet a Csoportok fejlécből, és válassza a Webhely lehetőséget. A webhelyen válassza a Dokumentumok lehetőséget a dokumentumtárhoz való ugráshoz.
Lásd még
Megosztott fájl csatolása e-mailhez
-
A csoportból kezdjen beszélgetést.
-
A beszélgetés panel alján válassza a lehetőséget.
-
Válassza ki a fájl forrását. A lehetőségek közé tartozik a OneDrive, a Csoportfájlok, a Számítógép és más források is.
-
Ha a OneDrive lehetőséget választja, válassza a Csatolás másolatként vagy a Megosztás OneDrive-hivatkozásként lehetőséget. A másolatként való csatolással minden címzett saját másolatot kap a fájlról véleményezésre. A OneDrive-hivatkozás megosztása lehetővé teszi, hogy a csoporttagok valós időben lássák a legújabb módosításokat és társszerzőségeket
-
Ha kiválaszt egy csoportot forrásként, jelölje ki a csatolni kívánt fájlt.
-
Ha a Számítógép lehetőséget választja forrásként, válassza a Csatolás másolatként vagy a Feltöltés csoportfájlokba lehetőséget. A csoportfájlokba való feltöltés lehetővé teszi, hogy a csoporttagok valós időben lássák a legújabb módosításokat és társszerzőségeket. A másolatként való csatolással minden címzett saját másolatot kap a fájlról véleményezésre.
-
Ha másik forrást választ, jelentkezzen be az adott forrásba, és kövesse az utasításokat.
-
A fájlok elérése
Az Webes Outlook-ügyfélben lévő fájlok eléréséhez kattintson a Csoportok fejléc fájlok elemére.
Ebben a nézetben a csoport dokumentumtárára feltöltött fájlokat láthatja, a megosztott Beérkezett üzenetek mappába közzétett üzenetekben mellékletként megosztott fájlokat, valamint a OneDrive-ról vagy a SharePointból a csoportnak megosztott fájlokat. A fájlok időrendben vannak rendezve attól függően, hogy mikor osztották meg őket utoljára e-mailben, utoljára módosították vagy töltötték fel a tárba. Ez a rendezés nem módosítható, de ha más időrendi sorrendben szeretné megtekinteni a fájlokat, nyissa meg a SharePoint-dokumentumtárat a jobb felső sarokban található Tár tallózása elemre kattintva.
Megjegyzés: . URL, . MSG és . Az ASPX-fájlok nem jelennek meg a csoportdokumentumtár nézetben. A fájlok megtekintéséhez nyissa meg a SharePoint-dokumentumtár nézetet a jobb felső sarokban található Tár tallózása elemre kattintva.
Ha új fájlt szeretne feltölteni a tárba, kattintson a fájlok listája feletti eszköztár Feltöltés hivatkozására. Ha a fájltárban szeretne keresni, egyszerűen írja be a kulcsszavakat az ablak bal felső sarkában található keresőmezőbe, és nyomja le az Enter billentyűt.
Fájlok törlése vagy átnevezése
Egy fájl törléséhez vagy átnevezéséhez először lépjen a SharePoint-dokumentumtárra a jobb felső sarokban található Tár tallózása elemre kattintva. Kattintson a jobb gombbal a törölni vagy átnevezni kívánt fájlra, és válassza a Törlés vagy az Átnevezés lehetőséget.
E-mail-mellékletek használata
Az új fájlélmény hatékony új módszert biztosít az e-mailhez csatolt fájlok használatához. Amikor e-mailt küld a csoport megosztott Beérkezett üzenetek mappájába, amely egy szerkeszteni kívánt Word, Excel- vagy PowerPoint-mellékletet tartalmaz, majd visszaküldi az eredeti szerzőnek, lépjen a Fájlok szakaszra, kattintson duplán a fájl megnyitásához, és válassza a menüszalag "Szerkesztés és válasz" elemét. A fájl a csoport SharePoint-dokumentumtárában lesz tárolva, és a megfelelő Office-alkalmazás online verziójában nyílik meg. A rendszer egy válasz e-mailt is küld az eredeti feladónak, amely a fájl tárolt példányára mutató hivatkozást tartalmaz. Ha végzett a szerkesztéssel, adja hozzá megjegyzéseit az e-mailhez, és kattintson a Küldés gombra.
Navigálás a SharePoint-tárhoz
A fentiekben ismertetett fejlesztések mellett a SharePoint-dokumentumtár közvetlen megnyitása is egyszerűbbé vált. Ha a csoport Fájlok szakaszában van, a jobb felső sarokban megjelenik a Tallózás tár. Kattintson rá, és a csoportHoz tartozó SharePoint-dokumentumtár megnyílik a böngészőben.
Fájlok közzététele a csoporttárban
Amikor fájlt tesz közzé a csoport dokumentumtárában, az minden csoporttag számára elérhető lesz. Egyszerűen húzza a számítógépről a csoport tárára. További információt a Fájlok feltöltése tárba című témakörben talál.
Ha a megosztani kívánt fájl már megtalálható a dokumentumtárban, megtarthatja azt, és meghívhatja a csoportot.
Lásd még
További információ a Microsoft 365 Csoportokról
Csoport létrehozása az Outlookban
Csatlakozás, kilépés vagy Csoportok követése az Outlookban
A Csoportok tagjainak hozzáadása, szerkesztése és eltávolítása az Outlookban