Pregled: upravljanje web-mjestom, dozvole i zajedničko korištenje za vlasnike web-mjesta
Applies To
SharePoint Server – pretplatničko izdanje SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint u sustavu Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint u sustavu Microsoft 365 Small Business SharePoint putem davatelja 21VianetOvaj članak možete koristiti kao pregled ideja i najboljih praksi za model upravljanja web-mjesta. Ako ste vlasnik web-mjesta, stvorite model upravljanja koji će se odnositi na pravilnike, procese, uloge i odgovornosti web-mjesta. Model kao što je ovaj pomoći će vam u upravljanju načinom na koji korisnici koriste vaše web-mjesto. Možda ćete, primjerice, htjeti odjaviti datoteke tako da više osoba ne pokušava istodobno uređivati datoteku.
Napomena: Mnoga pravila zajedničkog korištenja i dozvola određuje administrator sustava SharePoint. Koristite ovaj članak kao osnovni vodič da biste razumjeli što možete kontrolirati kao vlasnik web-mjesta. Obratite se administratoru sustava SharePoint da biste unijeli promjene u strategiju upravljanja vaše tvrtke ili ustanove.
Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu
Definiranjem uloga i odgovornosti prilikom planiranja i izgradnje web-mjesta smanjit će se potreba za čišćenjem ili reorganizairanjem web-mjesta kada članovi osoblja zakrenu tim ili ga iz njega zakrenu. Upravljanje web-mjestom trebalo bi razmotriti uključivanje plana za obuku korisnika, praćenje korištenja web-mjesta, nadzor sadržaja i prenošenje očekivanja članovima tima koji upravljaju web-mjestom.
Razmislite o određivanju prioriteta i definiranju sljedećeg:
-
Obuka web-mjesta za vlasnike web-mjesta: Omogućite osnovnu obuku za navigaciju, pretraživanje i upravljanje dokumentima za nove vlasnike web-mjesta.
-
Podrška za web-mjesto: Dodijelite određenom stručnjaku za web-mjesto u timu za otklanjanje poteškoća i budite veza s administratorom sustava SharePoint.
-
Smjernice za stvaranje i korištenje web-mjesta: Tvrtka ili ustanova često je nalažila pravilnik tvrtke oko stvaranja web-mjesta. Navedite ažuranu vezu na odgovarajuće smjernice, navedite podatke za kontakt za vlasnike web-mjesta i autore sadržaja u slučaju da im je potrebna pomoć.
-
Objavljivanje sadržaja i nadzor: Planirajte nadzor sadržaja web-mjesta i stranice koliko god je to potrebno da bi web-mjesto bilo relevantno. Uspostavite raspored nadzora i dodijelite vlasnike sadržaja za velike popise i biblioteke.
Zadane grupe sustava SharePoint
Naslov |
Zadana razina dozvola |
Koristi se za |
Vlasnik |
Potpuna kontrola |
Osobe moraju moći upravljati dozvolama, postavkama i izgledom web-mjesta. |
Član |
Uređivanje i doprinos |
Osobe koji moraju moći uređivati sadržaj web-mjesta. Razina dozvola ovisi o predlošku web-mjesta koji je korišten za stvaranje web-mjesta. |
Posjetitelj |
Samo za čitanje |
Osobe koji moraju moći vidjeti sadržaj web-mjesta, ali ne i uređivati. |
Upravljanje modernim web-mjestom
U modernom sustavu SharePoint upravljanje web-mjestom važnije je nego u prethodnim verzijama jer postoji više kontrole i mogućnosti za novo omogućivanje stvaranja web-mjesta. Upravljanje vaše tvrtke ili ustanove ovisit će o tome koliko je vašoj tvrtki ili ustanovi potrebno u vezi sa sadržajem koji će odrediti pojedinosti o stvaranju web-mjesta i upravljanju vlasnikom web-mjesta. Administrator sustava SharePoint može vam pomoći razumjeti pravilnike o sigurnosnim preduvjetima, državnim propisima, korporativnim brendiranjem, pristupačnosti i smjernicama za obuku. Obratite se administratoru sustava SharePoint da biste saznali više o pravilima stvaranja web-mjesta i korištenja web-mjesta tvrtke ili ustanove prije stvaranja plana upravljanja web-mjestom.
Moderna struktura navigacije web-mjesta sustava SharePoint
Najučinkovitija web-mjesta sustava SharePoint korisnicima olakšavaju brzo pronalaženje onoga što im je potrebno da bi mogli koristiti podatke koje pronalagu da bi donosili odluke, saznali što se događa, pristupili alatima koji su im potrebni ili stupili u kontakt s kolegama da bi riješili problem. Saznajte više o planiranju navigacije web-mjestom u sustavu SharePoint.
Dio vaše informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju informacija. Ako informacije koje objavljujete imaju visoku vrijednost za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćene pravilima o usklađenosti s propisima, razmislite o postavljanju sustava klasifikacije radi prepoznavanja određenih vrsta sadržaja kojima se treba pažljivo upravljati. Kada informacije organizirate u određene popise i biblioteke, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom prikaza sadržaja.
Moderna arhitektura sustava SharePoint osmišljena je tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promjenama potreba vaše tvrtke ili ustanove. Moderna web-mjesta mogu se pridružiti središnjimweb-mjestima. Povezana web-mjesta zatim će zajednički koristiti navigaciju i brendiranje, s koncentratorom, a ako vlasnici web-mjesta odobravaju mogu i zajednički koristiti dozvole koncentratora.
Prilikom određivanja strukture navigacije web-mjesta uzmite u obzir sljedeće:
-
Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na stranice, popise i biblioteke?
-
Kako će se informacije prikazivati na web-mjestu?
-
Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
-
Kako će informacije biti usmjerene na određene ciljne skupine?
-
Kako će se pretraživanje konfigurirati i optimizirati?
Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima
Integritet, povjerljivost i zaštita privatnosti ključnih informacija u vašoj tvrtki ili ustanovi utemeljeni su na tome koliko ste sigurni da web-mjesto – konkretno, želite odobriti pristup web-mjestu. Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima obuhvaća korisnike i grupe korisnika. Dozvole za modernu komunikaciju i timska web-mjesta dolaze iz predložaka web-mjesta koji nude različite mogućnosti. za svako web-mjesto.
Komunikacijska web-mjesta nisu povezana s grupamaMicrosoft 365 i imaju tri zadane uloge – vlasnici web-mjesta, članovi web-mjesta i posjetitelji web-mjesta.
Evo nekoliko savjeta koje treba imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola:
-
Slijedite načelo najmanje privilegije: Dodijelite osobama najnižu razinu dozvola potrebne za obavljanje dodijeljenih zadataka.
-
Koristi standardne zadane grupe: Omogućite korisnicima pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su članovi, posjetitelji i vlasnici).
-
Razmislite o segmenti your content by security level: Stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente umjesto da ih raspršite u većoj biblioteci i zaštitite jedinstvenim dozvolama.
Dozvole modernog web-mjesta prema naslovu
Naslov |
Razina dozvola |
Ima dozvolu za: |
Vlasnik web-mjesta |
Potpuna kontrola |
Osim svega što član web-mjesta može učiniti, vlasnici mogu učiniti i sljedeće: Promjena teme web-mjesta Promjena rasporeda navigacije Promjena logotipa web-mjesta Dodavanje i uklanjanje vlasnika web-mjesta Uređivanje postavki člana web-mjesta Dodavanje i uklanjanje posjetitelja web-mjesta Uređivanje postavki web-mjesta Brisanje web-mjesta Dodavanje grupe sustava Microsoft 365 Povezivanje web-mjesta s koncentratorom |
Član web-mjesta |
Uređivanje i doprinos |
Dodavanje, uređivanje i brisanje popisa Dodavanje, uređivanje i brisanje biblioteka dokumenata Dodavanje i uklanjanje članova web-mjesta Dodavanje, uređivanje i uklanjanje dokumenata Dodavanje, uređivanje i brisanje stranice Dodavanje, uređivanje i brisanje objave vijesti Dodavanje, uređivanje i brisanje sekcija stranice Dodavanje, uređivanje i brisanje web-dijelova Dodavanje, uređivanje i brisanje navigacije web-mjestom Stvaranje i brisanje predložaka stranica Prikaz metrike korištenja web-mjesta |
Posjetitelj web-mjesta |
Samo za čitanje |
Prikaz sadržaja |
Dodatni resursi za vlasnike web-mjesta:
Upravljanje web-mjestom
Važan, ali često nevidljivi dio bilo kojeg web-mjesta jest model upravljanja – skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koje ste odredili kako osobe u vašoj grupi koriste SharePoint.
Mnoge tvrtke ili ustanove imaju model upravljanja za web-mjesta na razini središnje administracije ili zbirke web-mjesta, koji može stvoriti i održavati IT odjel ili tim. Kao vlasnik web-mjesta morate saznati postoji li model upravljanja za zbirku web-mjesta ili farmu. Ako je tako, pomoću toga možete voditi korisnike web-mjesta ili stvoriti dodatni model upravljanja za rješavanje određenih problema. Ako ste, primjerice, vlasnik web-mjesta za web-podmjesto u zbirci web-mjesta, kao što je klasično timsko web-mjesto, bilo bi dobro stvoriti vlastiti dodatni model upravljanja. da biste riješili određene probleme na web-podmjestu.
Model upravljanja web-mjestom korisnicima web-mjesta olakšava stvaranje novog web-podmjesta, popisa ili drugog sadržaja web-mjesta. Jamči da će se web-podmjesta i sadržaj povući iz upotrebe kada su zastarjeli da bi se uštedio prostor za pohranu i da bi rezultati pretraživanja ostali točni. Korisnicima omogućuje pristup odgovarajućem sadržaju, a brendiranje web-mjesta neka cijelo vrijeme bude jednako tako da vlasnici web-podmjesta znaju koji su predlošci i teme dostupni. Ujedno olakšava promjenu vlasnika web-mjesta kada korisnici napuštaju tvrtku ili ustanovu ili se mijenjaju uloge.
Dobar model upravljanja za web-mjesto trebao bi se usredotočiti na sljedeće dijelove:
-
Stvaranje web-mjesta
-
Upravljanje dozvolama
-
Informacijska arhitektura
-
Životni ciklus i povlačenje web-mjesta
-
Ograničenja prostora za pohranu
-
Klasifikacija informacija
-
Prilagodba
-
Zaštita podataka
-
Navigacija
-
Pretraživanje
-
Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu
Za neke dijelove prethodnog popisa možda će se već odlučiti za zbirku web-mjesta ili model upravljanja na razini tvrtke ili ustanove, npr. koliko prostora za pohranu imate za web-mjesto i koje vrste prilagodbi možete izvršiti prema izgledu i dojmu web-mjesta. Drugi možda neće biti relevantni, ovisno o tome koliko je složeno vaše timsko web-mjesto i koliko ga osoba koristite. No čak i ako ne morate donositi odluke o tim temama, dobro je znati koje su odluke donesene da biste korisnike web-mjesta mogli obavijestiti i na odgovarajući način nametnuti pravilnike.
Stvaranje web-podmjesta
Možda želite da članovi tima mogu stvarati web-podmjesta na timskom web-mjestu za korištenje na određenim projektima.
Mogućnost spontanog stvaranja novih web-podmjesta može biti velika prednost za grupu, ali neograničeno stvaranje web-mjesta može izmarati kontroli. Kada se podmjesta slobodno proliferiraju, mogu se pojaviti problemi. Na primjer:
-
Korisnicima je teško pronaći odgovarajuće web-podmjesto ili biti sigurni da ga imaju.
-
Informacije se mogu duplicirati na nekoliko web-podmjesta, koristiti skup prostor za pohranu i zahtijevati duplicirane napore za održavanje.
-
Neažurne informacije mogu se nalaziti na web-podmjestima, potencijalno godinama, prikazuju se u rezultatima pretraživanja. Može biti teško prepoznati koja je verzija informacija točna.
-
Upravljanje dozvolama za mnoštvo web-podmjesta može postati glavni posao, a korisnici mogu nehotice završiti s pristupom informacijama koje zaista ne bi trebali imati.
-
Kada zaposlenici napuste grupu, web-podmjesta koja stvaraju mogu biti napuštena, što stvara zbrku i zamućenih rezultata pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.
Vrijeme i energiju možete uštedjeti ako postavite pravilnike za stvaranje web-mjesta koja se nalaze na sljedećim područjima:
-
Kome je dopušteno stvaranje web-podmjesta?
-
Je li potrebno unaprijed odobriti nova web-podmjesta? U tom slučaju, koji su kriteriji za odobrenje i tko daje odobrenje?
-
Trebaju li nova web-podmjesta koristiti uspostavljene predloške i teme?
-
Koliko se podataka može pohraniti na web-mjestu? To jest, koliko prostora na disku poslužitelja može zauzimati?
-
Koja su pravila za uključivanje navigacijskih strategija na web-mjestu?
-
Koliko se dugo podaci moraju pohraniti na web-podmjesta prije brisanja ili arhiviranja?
Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili web-podmjesta.
Upravljanje dozvolama
Integritet, povjerljivost i zaštita privatnosti ključnih informacija u vašoj tvrtki ili ustanovi utemeljeni su na tome koliko ste sigurni da web-mjesto – konkretno, želite odobriti pristup web-mjestu.
Dodjeljivanje i ograničavanje pristupa web-mjestu naziva se upravljanje dozvolama i to je jedna od najvažnijih odgovornosti kao vlasnik web-mjesta.
Evo nekoliko savjeta koje treba imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola.
-
Slijedite načelo najmanje privilegije: dodijelite osobama najnižu razinu dozvola potrebne za obavljanje dodijeljenih zadataka.
-
Omogućite korisnicima pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su članovi, posjetitelji i vlasnici). Postavite većinu članova grupa Članova ili Posjetitelja i ograničite broj osoba u grupi Vlasnici.
-
Nasljeđivanje dozvola koristite za stvaranje čiste hijerarhije koja se jednostavno vizualizira. To znači da nemojte dodjeljavati dozvole pojedincima, već radite s grupama. Ako je to moguće, podmjesta samo nasljeđuju dozvole od timskog web-mjesta, a ne imaju jedinstvene dozvole.
-
Organizirajte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasljeđivanja dozvola: razmislite o segmentivanju sadržaja prema razini sigurnosti – stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente umjesto da ih raspršite u većoj biblioteci i zaštitite jedinstvenim dozvolama.
Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku Objašnjenje razina dozvola u sustavu SharePoint ili Uređivanje dozvola za popis , biblioteku ili pojedinačnu stavku.
Informacijska arhitektura
Informacijska arhitektura web-mjesta izgleda kao tablica sadržaja knjige: određuje kako se informacije na tom web-mjestu – njegove web-stranice, dokumenti, popisi i podaci – organiziraju i prikazuju korisnicima web-mjesta. Informacijska arhitektura često se bilježi kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, ključnih riječi za pretraživanje, vrsta podataka i drugih koncepata.
Da biste stvorili informacijsku arhitekturu, morate analizirati informacije koje će se prikazati na web-mjestu. U nastavku su neka od pitanja koja možete koristiti za razvoj informacijske arhitekture:
-
Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na web-podmjesta, popise, biblioteke i tako dalje?
-
Kako će se informacije prikazivati na web-mjestu?
-
Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
-
Kako će informacije biti ciljane na određene ciljne skupine?
-
Kako će se pretraživanje konfigurirati i optimizirati?
Dio vaše informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju informacija.
Ako informacije s kojima se bavite imaju visoku vrijednost za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćene pravilima o usklađenosti s propisima, možda ćete htjeti postaviti shemu klasifikacije radi prepoznavanja određenih vrsta sadržaja kojima se mora pažljivo upravljati.
Kada informacije organizirate u određene popise i biblioteke, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom upravljanja sadržajem. Na primjer:
Obavezna odjava datoteka
Kada vam je potrebna odjava iz datoteke, jamčite da samo jedna osoba može uređivati datoteku dok se ne prijavi. Zahtijevanje odjave dokumenata sprječava više osoba da istovremeno unose promjene, što može stvoriti sukobe prilikom uređivanja i dovesti do zabune. Zahtijevanje odjave može pomoći i podsjetiti članove tima da dodaju komentar prilikom prijave datoteke da biste lakše pratili što se promijenilo u svakoj verziji. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje biblioteke tako da zahtijeva odjavu datoteka.
Praćenje verzija
Ako želite zadržati prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu olakšati praćenje, pohranu i vraćanje datoteka. Sve verzije možete pratiti na isti način. Neke verzije možete postaviti i kao glavne, primjerice dodavanje novog poglavlja u ručno, a neke kao pomoćne, kao što je ispravljanje pravopisne pogreške. Da biste lakše upravljali prostorom za pohranu, možete odabrati broj svake vrste verzije koju želite pohraniti. Dodatne informacije o korištenju verzija potražite u članku Kako rad s verzijama na popisu ili u biblioteci?.
Možete odrediti da je potrebno odobrenje za dokument. Dokumenti ostaju u stanju čekanja dok ih ne odobri ili odbije netko tko ima dozvolu za to. Možete odrediti koje grupe korisnika mogu pregledavati dokument prije odobrenja. Ta značajka može biti korisna ako biblioteka sadrži važne smjernice ili postupke koji moraju biti konačni prije nego što ih drugi vide. Dodatne informacije o odobrenju dokumenta potražite u članku Zahtijevanje odobrenja stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.
Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju da bi članovi vaše radne grupe mogli automatski primati i pregledavati ažuriranja vijesti i informacija na konsolidiranom mjestu i pregledavati ih. Rss tehnologiju možete koristiti za upozoravanje na sve promjene u biblioteci, primjerice kada se datoteke pohranjene u biblioteci pro mijenjaju. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuje da pogledaju objedinjeni popis datoteka koje su se promijenile. Možete i stvarati upozorenja e-poštom da biste dobivali obavijesti o promjeni datoteka. Dodatne informacije o RSS sažecima sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažecima sadržaja za web-mjesto ili zbirku web-mjesta.
Biblioteka dokumenata ili vrsta sadržaja mogu koristiti tijekove rada koje je vaša tvrtka ili ustanova definirala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobrenjem ili pregledom dokumenta. Vaša grupa može primijeniti poslovne procese na svoje dokumente, poznate kao tijekovi rada, koji određuju akcije koje je potrebno izvršiti slijedom, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tijek rada automatizirani je način premještanja dokumenata ili stavki kroz niz akcija ili zadataka. Tri tijeka rada po zadanom su dostupna bibliotekama: odobrenje, koje usmjerava dokument grupi osoba na odobrenje; prikupljanje povratnih informacija, čime se dokument usmjerava grupi osoba radi povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao kompiliranje; i prikupljanje potpisa, čime se dokument usmjerava grupi osoba radi prikupljanja digitalnih potpisa. Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku Pregled tijekova rada uključenih u SharePoint
Ako grupa funkcionira s nekoliko vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, funkciju biblioteke možete proširiti omogućivanjem i definiranjem više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost u više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja može odrediti predložak, pa čak i procese tijeka rada. Predlošci funkcioniraju kao početna točka, oblikovanje i bilo koji standardni tekst te svojstva koja se primjenjuju na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili broj ugovora. Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrste sadržaja
Ako imate grupu osjetljivih datoteka i bilo bi korisno znati kako se dokumenti koriste, možete definirati pravilnik koji omogućuje praćenje događaja nadzora, kao što su promjene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o postavljanju nadzora potražite u članku Konfiguriranje postavki nadzora za zbirku web-mjesta
Životni ciklus i povlačenje web-mjesta
Web-mjesta kao što su radovi na dokumentima i web-mjesta za rasprave obično se zamrzava nakon što više nisu korisna, koristeći vrijedan prostor za pohranu i blatnjave rezultate pretraživanja. Bilo bi dobro da postavite raspored za pregled web-mjesta i njihovih sadržaja (barem jedanput godišnje) da biste provjerili jesu li vrijedni čuvanja.
Dobro je imati na umu i da bi model većeg upravljanja vaše tvrtke ili ustanove također mogao biti na izgledu za zastarjela web-mjesta. Administrator, primjerice, može automatski izbrisati web-mjesta koja nisu netaknuta 90 dana. Kao vlasnik web-mjesta primit ćete poruku e-pošte s upozorenjem da će se to dogoditi. Dodatne informacije o pravilnicima o životnom ciklusu i povlačenju potražite u članku Pravilnici o zatvaranju web-mjesta.
Ograničenja prostora za pohranu
Administrator je možda postavio ograničenje količine prostora za pohranu diska koji grupa može koristiti. Morate saznati postoji li ograničenje i, ako postoji, odlučiti kako ćete ga rasporediti među web-mjestima, stranicama i bibliotekama.
SharePoint Server po zadanom ograničava veličinu od 50 MB na veličinu jednog dokumenta koji se može prenijeti u biblioteku dokumenata. Osim toga, vlasnici timskog web-mjesta po zadanom primaju upozorenja kada je prostor za pohranu na 90 % kvote.
Kada znate koja su ograničenja, možete koristiti značajke kao što su praćenje verzije ili nadzora da biste osigurali da vaše web-mjesto ostane unutar njih.
Pretraživanje
Sadržaj se prikazuje na mnogim mjestima, uključujući web-mjesta, popise, biblioteke, web-dijelove i stupce popisa. Prema zadanim postavkama, kada netko pretražuje vaše web-mjesto, sav sadržaj na web-mjestu i na stranicama prikazuje se u rezultatima pretraživanja.
Kao vlasnik web-mjesta možete odabrati hoće li se sadržaj na web-mjestu pojaviti u rezultatima pretraživanja. Kada onemogućite prikazivanje sadržaja web-mjesta u rezultatima pretraživanja, sadržaj svih web-podmjesta ispod njega također se blokira u rezultatima pretraživanja.
Prema zadanim postavkama sadržaj s ograničenim dozvolama ne prikazuje se u rezultatima pretraživanja za korisnike koji nemaju dozvole za čitanje. To možete promijeniti tako da se ograničeni sadržaj prikazuje u rezultatima pretraživanja, ali korisnici neće moći otvarati sadržaj za koji nemaju dozvolu.
Zaštita podataka
Značajke sigurnosnog kopiranja i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost sigurnosnog kopiranja te brzinu i razinu oporavka postavlja administrator. Dodatne informacije o oporavku sadržaja na web-mjestu potražite u košu za smeće.