Où sont stockés mes fichiers Viva Engage ?

Fichiers stockés dans le stockage cloud Viva Engage

Fichiers stockés dans la bibliothèque de documents SharePoint du groupe

Emplacement de stockage des nouveaux fichiers

Les nouveaux fichiers sont stockés dans le stockage cloud Viva Engage, dans le groupe dans lequel le fichier est attaché ou chargé. Ils sont visibles à partir de la liste Fichiers du groupe.

Les nouveaux fichiers pour Microsoft 365 groupes connectés sont stockés dans la bibliothèque de documents SharePoint pour la communauté. Ils sont visibles dans la liste fichiers du groupe Viva Engage ou dans le dossier Applications/Viva Engage de la bibliothèque de documents SharePoint de la communauté.

Les fichiers enregistrés dans Viva Engage avant que votre organisation n’obtienne la nouvelle fonctionnalité restent dans le stockage cloud Viva Engage.

Créer un fichier Office

Dans une liste de fichiers de groupe dans Viva Engage, cliquez sur Nouveau et sélectionnez Document Word, Présentation PowerPoint ou Classeur Excel.

Vous ne pouvez pas créer de fichiers à partir de la page Fichiers . Les fichiers doivent être créés dans un autre emplacement, puis chargés sur Viva Engage.

Organiser des fichiers

Les fichiers de chaque groupe sont stockés dans une liste. Vous pouvez afficher tous les documents, images ou vidéos, mais il n’existe aucune autre façon de trier ou réorganiser la liste.

Dans le volet de navigation droit, cliquez sur le lien Bibliothèque de documents SharePoint pour le groupe, sélectionnez le dossier Applications/Viva Engage , puis pouvez trier et filtrer la liste des fichiers.

Les fichiers peuvent être réorganisés en sous-dossiers ou déplacés, et les liens de Viva Engage fonctionnent toujours. Cette réorganisation n’est visible qu’en accédant à la bibliothèque de documents SharePoint.

Notez que lorsque vous affichez la liste des fichiers à partir de Viva Engage, la liste indique uniquement que le fichier est stocké dans SharePoint et ne spécifie pas le nom du dossier.

Afficher un aperçu d’un fichier

Cliquez sur le fichier, puis cliquez sur Cliquez ici pour afficher ce fichier.

Cliquez sur le fichier.

Modifier un fichier à partir de Viva Engage

Pour les documents Word, Excel et PowerPoint, des modifications doivent être apportées dans Office Online. Vous ne pouvez pas utiliser les applications Word, Excel ou PowerPoint pour modifier le fichier et charger une nouvelle version.

Modifier le fichier et d’autres actions se trouvent sous la préversion.

Si l’option Modifier le fichier n’est pas affichée, cela signifie que le document a été mis en lecture seule, car de nouveaux documents sont enregistrés dans SharePoint. Pour le modifier, vous devez le télécharger et le charger à nouveau. Pour plus d’informations, voir Modifier un fichier précédemment mis à jour lorsque votre groupe connecté Viva Engage stocke des fichiers dans SharePoint

Pour les documents Word, Excel et PowerPoint, des modifications peuvent être apportées dans Office Online ou dans l’application. Les révisions sont suivies dans la bibliothèque de documents SharePoint.

Modifier le document et d’autres actions se trouvent au-dessus de l’aperçu.

Qui peut accéder aux fichiers

Les droits d’accès sont déterminés par la communauté dans laquelle se trouve le fichier. Tout le monde peut afficher et modifier des fichiers dans des communautés publiques. Seuls les membres peuvent afficher et modifier des fichiers dans des communautés privées. Les destinataires des messages privés avec des fichiers joints peuvent afficher ces fichiers.

Les droits d’accès initiaux sont déterminés par la communauté dans laquelle le fichier est enregistré, mais les administrateurs SharePoint peuvent modifier les droits d’accès pour les fichiers individuels.

Comment les invités accèdent aux fichiers

Tout utilisateur ou invité à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation peut joindre un fichier dans une communauté dont il est membre et lire et modifier des fichiers dans la communauté.

L’accès invité aux fichiers dépend du type d’invité :

Les invités au niveau du réseau n’ont pas d’accès par défaut pour afficher les fichiers Viva Engage enregistrés dans SharePoint.

• Si vous souhaitez qu’ils puissent demander l’accès pour afficher des fichiers spécifiques, ils doivent être ajoutés en tant qu’invité Azure B2B sur le locataire Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez Documentation Azure Active Directory B2B.

• Les invités au niveau du réseau qui sont des invités Azure B2B et membres de la communauté peuvent afficher, charger et modifier à partir de la bibliothèque de documents SPO. Ils ne pourront pas le faire à partir de Viva Engage.

• Si vous souhaitez qu’ils puissent charger des fichiers dans une communauté spécifique à partir de SharePoint ou avoir un accès par défaut aux fichiers chargés sur SharePoint, ajoutez-les en tant que membre de la communauté dans SharePoint.

• Les invités au niveau de la conversation n’ont pas accès par défaut aux fichiers enregistrés dans SharePoint. Si vous souhaitez qu’ils puissent demander l’accès à des fichiers spécifiques dans la conversation, ajoutez-les en tant qu’invité Azure B2B sur le locataire Microsoft 365. Ils ne peuvent pas charger de fichiers.

• Les invités externes ne peuvent être membres que de groupes externes. Les groupes externes stockent uniquement les fichiers dans Viva Engage.

Empêcher d’autres personnes d’apporter des modifications

Les administrateurs de la communauté ou les propriétaires de fichiers peuvent marquer une version d’un fichier comme version officielle. Cela empêche d’autres utilisateurs de le modifier.

Dans SharePoint, n’importe quel membre de la communauté peut extraire le fichier, ce qui empêche d’autres utilisateurs de le modifier. Les administrateurs SharePoint peuvent également modifier les autorisations sur un fichier individuel.

Suivre les révisions

Suivez et affichez les révisions sur la page de fichier dans Viva Engage.

Les anciennes versions ne peuvent pas être supprimées.

Affichez l’historique des révisions et les versions précédentes à partir de la bibliothèque de documents SharePoint.

Des détails supplémentaires des modifications sont inclus dans l’historique des modifications, et les versions antérieures peuvent être supprimées.

Marquer comme officiel

Les administrateurs de la communauté ou les propriétaires de fichiers peuvent marquer une version d’un fichier comme version officielle. Cela empêche d’autres utilisateurs de le modifier, et le fichier s’affiche avec une étoile jaune dans la liste Des fichiers.

Il n’existe aucun moyen de marquer une version spécifique d’un fichier comme officielle.

Recherche

La recherche Viva Engage inclut les 5 000 premiers caractères de la version la plus récente de .docx, .pptx et .pdf fichiers de format, ainsi que des métadonnées telles que le titre et l’auteur.

La recherche Viva Engage recherche uniquement le titre et l’auteur. Si vous devez effectuer une recherche de contenu dans des fichiers Viva Engage dans SharePoint, vous devez effectuer la recherche à partir de la bibliothèque de documents SharePoint.