Olet kuullut Microsoft 365:n Ryhmät ja siitä, miten voit käyttää niitä Outlookissa, mutta et ehkä ole varma, miten pääset alkuun. Tässä artikkelissa käydään läpi muutamia perusvaiheita, joiden avulla sinä ja työryhmäsi voitte aloittaa Microsoft 365 Ryhmät käytön Outlookissa. Jäljempänä on myös linkkejä lisätietoihin, jos kaipaat perusteellisempaa sisältöä.
Jos et ole varma, mitä ryhmät ovat, tutustu ensin kohtaan Lisätietoja Microsoft 365 -ryhmistä .
Jotta saat parhaan hyödyn Microsoft 365-Ryhmät Outlookissa, sinulla on oltava Microsoft 365 -palvelupaketti, joka tukee Exchange Onlinea ja SharePoint Onlinea, kuten Business Premium, E3 tai E5.
Huomautus: Jotta voit käyttää Microsoft 365 Ryhmät Windowsin Outlookissa, sinun on käytettävä Outlookia Exchange-synkronointitilassa. Lisätietoja on artikkelissa Exchange-synkronointitilan ottaminen käyttöön.
Saat lisätietoa toiminnon aloittamisesta valitsemalla välilehden alta.
Ensimmäisenä on luotava ryhmä. Ryhmän luominen Outlook on hyvin yksinkertainen prosessi. Lyhyesti:
-
Valitse uusi ryhmä valintanauhan ryhmät-osasta. Jos käytät Outlookin verkkoversio työpöytäversion sijaan, voit aloittaa tämän prosessin napsauttamalla Uusi-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitsemalla Ryhmä. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä vasemman reunuksen siirtymispalkkiin ja valita Ryhmät-kuvakkeen, joka sijaitsee Ihmiset-kuvakkeen alapuolella. Valitse sitten "Uusi ryhmä" vasemmassa yläkulmassa.
-
Anna ryhmälle nimi.
-
Määritä tietosuoja-asetus. Ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä. Tämä tarkoittaa sitä, että vain ryhmän jäsenet voivat tarkastella niitä ja vaatia ryhmän omistajan liittymisoikeuden. Kuka tahansa organisaatiossasi voi tarkastella julkisia ryhmiä ja liittyä niihin. Kumpikaan asetus ei altista ryhmiä organisaation ulkopuolisille henkilöille, ellet erityisesti kutsu heitä vieraiksi.
Vihje: Ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä luodessaan Outlookin verkkoversio. Tulevina kuukausina ne ovat oletusarvoisesti yksityisiä, kun ne luodaan Outlook sovelluksilla.
-
Päätä, haluatko uusien jäsenten seuraavan ryhmää (Lisäasetukset). Ryhmää seuraavat jäsenet saavat kopiot jokaisesta ryhmäviestistä omaan Saapuneet-kansioonsa. Jäsenet, jotka ovat vain liittyneet ryhmään, joutuvat siirtymään ryhmän jaettuun Saapuneet-kansioon, jotta he voivat osallistua ryhmäkeskusteluihin.
Lisää:
-
Lisätietoja ryhmän luomisesta on artikkelissa Ryhmän luominen Outlookissa.
-
Lisätietoja toisen luomaan ryhmään liittymisestä on artikkelissa Liittyminen, poistuminen tai seuraaminen Ryhmät Outlookissa.
-
Lisätietoja ryhmäviestien vastaanottamisen lopettamisesta Saapuneet-kansiossa tai ryhmästä poistumisesta on artikkelissa Liittyminen, poistuminen tai seuraaminen Ryhmät Outlookissa.
Kun ryhmä on luotu, voit lisätä ryhmään jäseniä. Uusien jäsenten lisääminen:
-
Siirry ryhmään Outlook etsimällä se vasemmalla olevassa siirtymisruudussa. Sen pitäisi olla Saapuneet-kansiosi alla Ryhmät-osassa. Jos käytössäsi onOutlookin verkkoversio,
-
Kun olet ryhmässäsi, valitse valintanauhassa Lisää jäseniä. Jos käytössäsi on Outlookin verkkoversio, napsauta lähellä ikkunan oikeaa yläkulmaa kohtaa, jossa lukee ryhmän jäsenten määrä, ja valitse sitten Lisää jäseniä. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä vasemman reunuksen siirtymispalkkiin ja valita Ryhmät-kuvakkeen, joka sijaitsee Ihmiset-kuvakkeen alapuolella. Valitse vasemmanpuoleisessa ruudussa Ryhmät-kohdassa ryhmä, johon haluat kutsua henkilöitä liittymään. Valitse Lisää jäseniä -kuvake Lähetä sähköposti -painikkeen ja asetuskuvakkeen vierestä.
-
Kirjoita kunkin lisättävän henkilön nimi tai sähköpostiosoite annettuun kenttään. Kun olet valmis, valitse OK, niin ne lisätään. Jokainen saa sähköpostiviestin, jossa toivotetaan heidät tervetulleiksi ryhmään ja annetaan heille kätevät linkit ryhmän sisällön käyttämiseen.
Vihje: Jos haluat lisätä kaikki olemassa olevan jakeluluettelon jäsenet kerralla, kirjoita jakeluluettelon nimi. Kaikki sen jäsenet lisätään yhdellä kertaa.
Lisää:
-
Lisätietoja yrityksen ulkopuolisten vieraiden kutsumisesta ryhmään on artikkelissa Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmissä.
-
Lisätietoja jäsenten lisäämisestä tai poistamisesta ryhmästä on artikkelissa Ryhmät jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa
Keskustelut Microsoft 365:ssä Ryhmät Outlook tapahtuvat ryhmän jaetussa Saapuneet-kansiossa. Käyttäjät voivat lukea viestejä ja vastata niihin, ja jäsenet voivat helposti hakea viestihistoriaa tai selata sitä taaksepäin, jotta he saavat kiinni siitä, mistä on keskusteltu aiemmin. Jaettu Saapuneet-kansio näyttää paljolti samalta kuin Outlook käyttäjille tuttu henkilökohtainen Saapuneet-kansio. Jokainen keskustelu näkyy erikseen vasemmalla olevassa viestiluettelossa, ja yhden keskustelun napsauttaminen avaa sen lukuruudussa. Jos käyttäjä merkitsee viestin tai keskustelun luettuna, se ei vaikuta siihen, miten ryhmän muiden jäsenten viestit näkyvät, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että muut jäsenet voivat jättää tärkeän viestin väliin.
Vihje: Äskettäinen muutos viestien näyttö- ja laskentatavassaOutlook on saattanut palauttaa ryhmän nimen vieressä näkyvän numeron Outlook siirtymisruudussa. Jos haluat palauttaa luvun nollaksi, voit napsauttaa ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valita Merkitse kaikki luetuiksi.
Nyt kun ryhmä on luotu, aloitetaan uusi keskustelu. Voit julkaista uuden viestin avaamalla ryhmän jaetun Saapuneet-kansion ja valitsemalla valintanauhasta Uusi keskustelu . Voit myös lähettää sähköpostia ryhmän tunnukseen. Kaikki ryhmän jäsenet voivat lukea lähettämäsi uuden viestin, ja kaikki ryhmää seuraavat jäsenet saavat kopion viestistä henkilökohtaiseen Saapuneet-kansioonsa.
Lisää:
-
Jos haluat käyttää Outlookin verkkoversio katso sähköpostiviestin lähettäminen ryhmälle Outlookissa
Jokainen Microsoft 365 -ryhmä saa jaetun tiedostokirjaston, johon voit tallentaa, jakaa ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen, työkirjojen, esitysten tai miltei minkä tahansa tiedoston parissa.
Voit käyttää tiedostokirjastoa siirtymällä ryhmään Outlook (vasemmassa siirtymisruudussa) ja valitsemalla valintanauhassa Tiedostot . Tiedostokirjasto avautuu selaimessa, josta voit luoda uusia tiedostoja, ladata tiedostoja tietokoneesta ja tehdä juuri mitä tahansa muuta, mitä SharePoint-tiedostokirjasto voi tehdä. Mieti, millaisia tiedostoja kannattaa jakaa ryhmäsi kanssa, äläkä tunne rajoitusta Microsoft Office -tiedostoihin. Voit myös jakaa PDF-tiedostoja, valokuvia tai miltei mitä tahansa muuta tiedostoa, josta ryhmäsi pitäisi hyötyä.
Voit ladata tai poistaa tiedoston valitsemalla sen. Nämä vaihtoehdot näkyvät yläreunan työkalurivillä.
Lisää:
-
Lisätietoja ryhmän tiedostojen käsittelemisestä on artikkelissa Tiedostojen jakaminen ryhmän kanssa Outlookissa.
Jokainen Microsoft 365 -ryhmä saa oman jaetun OneNote muistikirjan, jossa he voivat kerätä ideoita, tehdä yhteistyötä ja tallentaa tutkimusta.
Siirry ryhmään Outlook etsimällä se vasemmasta siirtymisruudusta taiOutlookin verkkoversio siirtymällä Ihmiset-ruutuun. Sinne päästyäsi avaa ryhmän jaettu muistikirja valitsemalla valintanauhassa Muistikirja.
Kun avaat ryhmän jaetun muistikirjan ensimmäisen kerran, se avautuu selaimessa OneNoten verkkoversio. Voit tehdä siihen muutoksia tai jos sinulla on OneNote 2016 ja haluat käyttää sitä, valitse muokkaa OneNotessa valintanauhasta. Kun olet avannut sen OneNotessa, muistikirja synkronoidaan avoinna olevien muistikirjojen luetteloon, ja voit käyttää sitä suoraan OneNotessa siirtymättä ensin ryhmään.
Kokeile siirtymistä ryhmän OneNote-muistikirjaan ja mieti, mistä olisi hyötyä ryhmälle ideoiden keräämisessä ja yhteiskäytössä. Sinulla voi esimerkiksi olla osa, jonka avulla keräät ja kommentoit työryhmääsi liittyvää verkkosisältöä.
Huomautus: Ryhmän muistikirja on myös käytettävissä älypuhelimella tai tabletilla OneNote for iOS- tai Android-sovelluksen kautta.
Lisää:
-
OneNoten käytön aloittaminen on artikkelissa OneNoten perustoiminnot Windowsissa.
Ryhmällä on todennäköisesti tapahtumia, kokouksia, välitavoitteita tai muita kohteita, joissa jaetusta kalenterista olisi hyötyä. Jokaisella Microsoft 365 -ryhmällä on jaettu kalenteri, jonka kaikki jäsenet voivat nähdä ja johon he voivat osallistua.
Ryhmän kalenterin käyttäminen ei eroa henkilökohtaisen kalenterin käyttämisestä. Jos valitset siirtymisruudussa kalenteripainikkeen, näet oman kalenterisi sekä kaikkien niiden ryhmien jaetut kalenterit, joihin kuulut. Voit valita kunkin kalenterin vieressä olevat valintaruudut ja tarkastella niitä vierekkäin tai päällekkäin.
Kohteen lisääminen jaettuun kalenteriin toimii samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissa. Kaikki jaettuun kalenteriin lisättävät kokoukset kutsuvat myös ryhmän muut jäsenet kyseiseen tapahtumaan, jotta he voivat pitää sen omissa kalentereissaan. Jaettuun ryhmäkalenteriin lisätyt tapaamiset eivät näy muiden jäsenten henkilökohtaisissa kalentereissa.
Nyt kun sinulla on jaettu kalenteri, kokeile lisätä tulevia kokouksia tai tapahtumia, joihin ryhmäsi saattaa osallistua.
Lisää:
-
Lisätietoja ryhmän jaetun kalenterin käyttämisestä on artikkelissa Ryhmäkalenterin käyttäminen Outlookissa tapahtumien ajoittamiseen ja muokkaamiseen.
Mitä pitäisi tehdä nyt, kun ryhmä on toiminnassa?
-
Microsoft Plannerin avulla voit määrittää ja hallita ryhmässä olevien henkilöiden tehtäviä. Lisätietoja on Planner ohjeessa.
-
Voit kutsua ryhmään vieraita organisaation ulkopuolelta. Katso Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmissä.
-
Siirrä nykyiset jakeluluettelosi Microsoft 365 -ryhmiin. Katso Miksi jakeluluettelot kannattaa päivittää Outlookissa ryhmiksi.
-
Lisää ryhmääsi Microsoft-ryhmä pysyvän keskustelumahdollisuuden lisäämistä varten. Katso Microsoft Teams -pika-aloitus.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Onko sinulla kysyttävää?
Microsoft Tech Community voit lähettää kysymyksiä ja osallistua Microsoft 365 -ryhmät koskeviin keskusteluihin.
Olemme valmiita auttamaan
Ben päivitti tämän artikkelin viimeksi 25. kesäkuuta 2021 palautteesi perusteella. Jos se oli mielestäsi hyödyllistä ja etenkin, jos et saanut sitä, napsauta alla olevia palautetoimintoja ja jätä meille rakentavia kommentteja, jotta voimme jatkaa sen parantamista. Kiitos!
