Usar la plantilla de sitio de administración de proyectos de SharePoint

En primer lugar, siga las instrucciones sobre cómo agregar la plantilla a un sitio nuevo o existente.

Explore el contenido, los elementos web y las páginas rellenados previamente y decida qué personalizaciones del sitio serán necesarias para alinearse con la marca, la voz y el objetivo empresarial general de su organización. 

Contenido de plantilla de sitio, lista y publicación de noticias rellenada previamente:

• Página principal: proporciona un lugar de aterrizaje para que los equipos compartan contenido, colaboren y obtengan actualizaciones para el proyecto fácilmente.

• Calendario: muestra el calendario de Outlook del equipo

• Lista de seguimiento del proyecto: realice un seguimiento de todo el progreso del trabajo relacionado con el proyecto próximo. Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Lista de seguimiento de problemas: realice un seguimiento de los problemas que puedan entrar en el camino del proyecto.  Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Biblioteca de documentos: acceso fácil y seguro a los archivos de proyecto

• Papelera de reciclaje: proporciona acceso a contenido relacionado con el proyecto descartado recientemente 

• Plantilla de informe de estado: Use esta plantilla predefinida para publicar fácilmente informes de estado del proyecto en su equipo. Personalice esta plantilla de publicación de noticias editando elementos web de texto e imagen de la lista.

Una vez que haya agregado la plantilla de sitio de administración de proyectos, es el momento de personalizarla y adaptarla a sus gustos. 

Comprobar el estado del proyecto y las listas de seguimiento de problemas: use el elemento web Imagen prominente para mantener actualizados a los miembros del equipo sobre el estado del proyecto. Cuenta atrás para el inicio del proyecto : use el elemento web Temporizador de cuenta atrás para que los miembros del equipo sepan cuánto tiempo queda para preparar el lanzamiento del proyecto. Resaltar los recursos más usados: use el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a los archivos y los recursos del equipo.  Revisar la actividad reciente del sitio de grupo : use el elemento web Actividad del sitio para ver el contenido visto recientemente por otros miembros del equipo. Mostrar una lista de programaciones y fechas límite del proyecto: use el elemento web Eventos para crear una lista de las fechas límite importantes del equipo. Compartir noticias y anuncios del equipo : use el elemento web Noticias para publicar anuncios de equipo y oportunidades de eventos. Proporcionar una lista de las herramientas más usadas : use el elemento web Vínculos rápidos para simplificar la colaboración mediante la compilación de una lista de las herramientas más usadas para el proyecto.  Proporcionar acceso a contactos clave : use el elemento web Contactos para enumerar los puntos de contacto principales de la administración de proyectos.

Personalice el aspecto, la navegación del sitio, los elementos web y el contenido para que se ajusten a las necesidades de los visores y de la organización. Al realizar personalizaciones, asegúrese de que el sitio está en modo de edición seleccionando Editar en la parte superior derecha del sitio. Mientras trabaja, Haga clic en Guardar como borrador o Volver a publicar cambios para que las modificaciones sean visibles para los lectores.

1. Usar el elemento web Imagen prominente para resaltar el estado del proyecto

1. Para empezar, seleccione el elemento web Imagen prominente y elija Editar propiedades ().

2. A continuación, elija las opciones Capa y Mosaico que mejor se adapten a las necesidades de la organización.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar elelemento web Imagen prominente.

2. Use el elemento web Temporizador de cuenta atrás para informar a los miembros del equipo cuánto tiempo queda

1. Para empezar, selecciona el elemento web Temporizador de cuenta atrás y elige Editar propiedades ().

2. Agregue la fecha y la hora del evento. 

3. Seleccione el Formato para la pantalla del temporizador.

4. Agregue una llamada a la acción cambiando el texto superpuesto y agregue un vínculo para obtener más información.

5. Personalice la imagen de fondo del elemento web seleccionando Cambiar, eligiendo un origen de imagen y seleccionando Insertar.  

Más información sobre el uso del elemento web Temporizador de cuenta atrás.

3. Usar el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a los recursos

1. Para cambiar la vista o el origen de la carpeta del elemento web Biblioteca de documentos, seleccione Editar propiedades ().

2. Para editar carpetas, etiquetas y contenido de la biblioteca de documentos, vaya a la biblioteca en Contenidos del sitio. Realice los cambios y el contenido se actualizará en el elemento web.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Biblioteca de documentos.

4. Usar el elemento web Actividad de sitio para mantenerse al día sobre la actividad del equipo

1. Para empezar, seleccione el elemento web Actividad de sitio y seleccione Editar propiedades ().

2. Escriba un número en el cuadro de herramientas en Mostrar este número de elementos a la vez.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Actividad de sitio.

5. Use el elemento web Eventos para realizar un seguimiento de fechas y fechas límite

1. Para empezar, seleccione el elemento web Eventos y elija Editar propiedades ().

2. Seleccione el Origen.

3. A continuación, seleccione el Intervalo de fechas que se mostrará en el sitio. 

4. A continuación, seleccione el Diseño.

5. Seleccione el Número máximo de elementos que deben aparecer en este elemento web. 

Obtenga más información sobre elelemento web Eventos.

6. Use el elemento web Noticias para destacar los anuncios del equipo del proyecto y las oportunidades de eventos.

1. Para empezar, seleccione el elemento web Noticias y elija Editar propiedades ().

2. A continuación, seleccione la fuente de noticias que contiene la información que desea mostrar.

3. Seleccione las opciones Diseño, Visualización y Filtro que mejor muestre los miembros del equipo de la organización.

4. En la sección Organizar , determine el orden en que se deben mostrar las noticias.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Noticias.

7. Use el elemento web Vínculos rápidos para compilar una lista de herramientas usadas con frecuencia para el proyecto.

1. Vaya al elemento web Vínculos rápidos y seleccione el vínculo y, después, Editar propiedades ().

2. Edite el vínculo, el título, el icono y la descripción si es necesario.

3. Para agregar un vínculo, seleccione + Agregar vínculos.

Ver diferentes tipos de diseños y opciones de edición para el elemento web Vínculos rápidos.

8. Usar el elemento web Contactos para enumerar los puntos de contacto principales de los proyectos

1. Para empezar, elimine la imagen del elemento web Contactos.

2. Busque el cuadro de herramientas () a la derecha. Seleccione Ver todos los elementos web y, después, seleccione o arrastre Contactos en la lista de elementos web.

3. Seleccione Editar propiedades () en el elemento web Contactos.

4. Escriba el nombre de una persona o grupo y, después, seleccione Guardar.

Obtenga más información sobre el elemento web Contactos.

Personalice las siguientes páginas del sitio: 

• Lista de seguimiento del proyecto: realice un seguimiento de todo el progreso del trabajo relacionado con el proyecto próximo. Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Lista de seguimiento de problemas: realice un seguimiento de los problemas que puedan entrar en el camino del proyecto.  Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Plantilla de informe de estado: Obtenga acceso a esta plantilla en Configuración y, después, en Contenido del sitio. Use esta plantilla predefinida para publicar fácilmente informes de estado del proyecto en su equipo. Personalice esta plantilla de publicación de noticias editando elementos web de texto e imagen de la lista.

Personalizar la apariencia y la navegación del sitio

Antes de compartir el sitio con otros usuarios, coloque los toques finales en el sitio asegurándose de que los usuarios puedan encontrarlo, navegar por vínculos y páginas fácilmente y obtener acceso rápidamente al contenido del sitio.

• Edite bibliotecas de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Editar y personalizar la navegación del sitio.

• Personalice el tema, el logotipo, los diseños de encabezado y el aspecto del sitio para cambiar el aspecto del sitio.

• Agregue o quite páginas a este sitio o a la navegación del sitio para dar cabida a contenido existente.

• Elija asociar este sitio a un sitio de concentrador de su organización o agregar este sitio a una navegación existente del sitio de concentrador si es necesario.

Comparta su sitio con otros usuarios después de personalizarlo, revisarlo y publicar el borrador final. 

1. Seleccione Configuración y, después, Permisos del sitio.

2. A continuación, seleccione Invitar a personas y, a continuación, seleccione Agregar miembros al grupo y, a continuación, Agregar para conceder acceso completo al contenido del sitio de grupo, recursos compartidos como el calendario de Outlook del equipo y derechos de edición del sitio.

3. A continuación, seleccione Invitar a personas y, después, Compartir solo sitio y Guardar para compartir el sitio, pero no recursos compartidos ni derechos de edición del sitio.

Obtenga más información sobre cómo administrar la configuración del sitio de grupo, la información del sitio y los permisos.

Después de crear e iniciar el sitio, la siguiente fase importante es mantener el contenido del sitio. Asegúrese de que tiene un plan para mantener actualizados el contenido y los elementos web. 

Procedimientos recomendados de mantenimiento del sitio:

• Planear el mantenimiento del sitio : establezca una programación para revisar el contenido del sitio tantas veces como sea necesario para asegurarse de que el contenido siga siendo preciso y relevante.

• Publicar noticias periódicamente : distribuya los últimos anuncios, información y estado en toda la organización.  Aprenda a agregar una publicación de noticias en un sitio de grupo o un sitio de comunicación, y muestre a otros usuarios que publicarán anuncios sobre cómo pueden usar las noticias de SharePoint.

• Comprobar vínculos y elementos web : mantenga actualizados los vínculos y elementos web para asegurarse de que aprovecha todo el valor de su sitio.

• Usar análisis para mejorar la participación : vea el uso del sitio mediante el informe de datos de usointegrado para obtener información sobre contenido popular, visitas a sitios y mucho más.

• Revisar periódicamente la configuración del sitio : una vez que haya creado un sitio en SharePoint, puede realizar cambios en la configuración, la información del sitio y los permisos del sitio.