|
|
Όταν αναθέτετε το έργο σας σε άτομα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας δύο πράγματα:
Αυτή η διαφορά συνήθως προκαλεί σύγχυση κατά την εργασία με οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου. Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου. |
Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .
Εάν είστε νέος χρήστης της διαχείρισης έργου Αν είστε νέοι στη διαχείριση έργου, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι υπάρχουν περισσότερα για τα οποία πρέπει να ανησυχείτε εκτός από την προσθήκη εργασιών, όπως το πόσα άτομα πρέπει να απασχοληθούν σε αυτές, τον υπολογισμό των αργιών και των διακοπών των ατόμων και με ποιον τρόπο και πού πρέπει να τοποθετήσετε προσωπικές πληροφορίες, όπως αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληροφορίες μισθού.
Εδώ θα βρείτε συμβουλές για να έχετε γρήγορα αποτελέσματα.
-
Μάθετε ποιους τύπους πόρων μπορείτε να αναθέσετε σε εργασίες Αφού συγκεντρώσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε σχετικά με τις εργασίες του έργου, προσδιορίστε τους τύπους των πόρων που θα χρειαστείτε.
-
Ανθρώπινοι πόροι Αυτοί οι πόροι συνήθως θεωρούμε ότι απασχολούνται στις εργασίες. Ορισμένες φορές, οι διαχειριστές έργου τους αποκαλούν πόρους εργασίας, σε αντίθεση με τα υλικά και τον εξοπλισμό.
-
Εταιρικοί πόροι Αυτοί οι πόροι είναι πόροι εργασίας με διαχείριση και κοινή χρήση σε ολόκληρη την εταιρεία. Οι εταιρικοί πόροι χρησιμοποιούνται με το Project Professional.
-
Υλικοί πόροι Αυτοί οι πόροι περιλαμβάνουν τους υπολογιστές ή τα μηχανήματα που χρησιμοποιούνται για να ολοκληρωθούν οι εργασίες.
-
Γενικοί πόροι Αυτοί οι πόροι καθορίζουν τις ανάγκες προσωπικού για εργασίες και όχι συγκεκριμένα άτομα, όπως ξυλουργούς ή προγραμματιστές.
-
-
Σκεφτείτε πώς ο αριθμός των πόρων αλλάζει τη διάρκεια Όταν τοποθετείτε πολλούς πόρους σε μια εργασία, θα περιμένατε η διάρκεια μιας εργασίας να μειωθεί. Σε πολλές περιπτώσεις, ωστόσο, η προσθήκη ατόμων σε μια εργασία μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα. Μπορεί να προσθέσει επιπλέον κόστος, επιπλέον επικοινωνία και άλλα προβλήματα. Για παράδειγμα, το σχέδιο για μια νέα γέφυρα με διόδια μάλλον δεν θα ολοκληρωθεί πιο γρήγορα αν διπλασιάσετε τον αριθμό των αρχιτεκτόνων στο έργο. Το Project σάς επιτρέπει να ελέγχετε τι συμβαίνει με τις διάρκειες εργασιών μετά την προσθήκη πόρων σε εργασίες.
-
Σκεφτείτε πώς οι δυνατότητες ενός ατόμου επηρεάζουν τη διάρκεια των εργασιών Η εμπειρία ενός ατόμου μπορεί να επηρεάσει άμεσα τη διάρκεια της εργασίας. Μπορεί να περιμένετε ένα άτομο με πέντε χρόνια εμπειρίας να ολοκληρώσει μια εργασία σε λιγότερο χρόνο από κάποιον με δύο.
Αν είστε έμπειρος διαχειριστής έργου Καθώς τα έργα γίνονται μεγαλύτερα, υπάρχουν περισσότερα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε. Τώρα ανησυχείτε για τη χρήση των πόρων σε άλλα τμήματα, την πρόσληψη προμηθευτών, την παρακολούθηση της εργασίας εκατοντάδων ατόμων, τη δημιουργία αναφορών για εκτελεστικά στελέχη και πολλά άλλα πράγματα που δεν έχετε καν σκεφτεί ακόμα. Ευτυχώς, το Microsoft Project διαθέτει τα εξειδικευμένα εργαλεία που θα χρειαστείτε.
Δείτε εδώ συμβουλές που θα αυξήσουν την εξειδίκευσή σας.
-
Αναθεώρηση και περιορισμός των εκτιμήσεων διάρκειας Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συλλέγετε σχετικά με το τρέχον έργο σας και παρόμοια έργα για να περιορίσετε τις εκτιμήσεις διάρκειας. Η ακρίβεια των εκτιμήσεών σας για τις απαιτήσεις πόρων (και, συνεπώς, για το κόστος του έργου) εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ακρίβεια των εκτιμήσεων για τη διάρκεια των εργασιών.
-
Παρακολούθηση προόδου πόρων Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα στο έργο σας στέλνουν τακτικά ενημερώσεις κατάστασης των εργασιών τους. Οι προβολές και αναφορές στο Microsoft Project σάς βοηθούν να παρακολουθήσετε τι κάνουν όλοι.
-
Προσδιορισμός προβλημάτων ανάθεσης πόρων Το Project μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πότε τα άτομα εργάζονται σε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα.
-
Παρακολούθηση γραμμών βάσης Οι γραμμές βάσης παρέχουν ένα στιγμιότυπο του έργου σας, ώστε να συγκρίνετε την τρέχουσα πρόοδο των εργασιών με όσα είχατε προγραμματίσει στην αρχή.
-
Κατανομή εργασίας μέσω ισοστάθμισης Όταν τα άτομα εργάζονται σε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα, το Project μπορεί να προσαρμόσει τις αναθέσεις σε έναν πιο ρεαλιστικό φόρτο εργασίας. Η ισοστάθμιση της ανάθεσης πόρων είναι ένας τρόπος να εξισορροπήσετε το φόρτο.
-
Εξαγωγή δεδομένων έργου στο Excel για περαιτέρω ανάλυση Το Excel μπορεί να σας βοηθήσει όταν χρειάζεστε περαιτέρω ανάλυση των πληροφοριών του Project. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξαγάγετε πληροφορίες εργασιών και πόρων στο Excel για σύνθετες αναφορές εκτελεσθείσας αξίας και, στη συνέχεια, να εμφανίσετε τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας γραφήματα Sparkline για να δείτε την κατανομή των εξόδων σε σχέση με το ποσοστό εργασίας που έχει ολοκληρωθεί.
Βήμα 1: Προσθήκη ατόμων στο έργο σας
|
Πρέπει να προσθέσετε άτομα καθώς και άλλους πόρους για να μπορέσετε να τους αναθέσετε εργασίες. Οι άλλοι πόροι μπορεί να περιλαμβάνουν υλικούς πόρους, όπως τσιμέντο ή χρώματα ή να είναι πόροι κόστους, όπως αεροπορικά εισιτήρια και γεύματα. |
|
|
Μετά την προσθήκη ατόμων σε ένα έργο, τροποποιήστε τα ημερολόγια εργασίας τους ώστε να ληφθούν υπόψη οι εργάσιμες ώρες τους. Το Project θεωρεί ότι οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται μια τυπική εβδομάδα, από Δευτέρα έως Παρασκευή, 8 π.μ. έως 5 μ.μ. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε πιστά αυτό το χρονοδιάγραμμα εργασίας. |
|
|
Όλα χρειαζόμαστε διακοπές. Όλοι αρρωσταίνουμε. Και σε όλους μας αρέσουν οι αργίες. Μάθετε πώς να υπολογίζετε αυτό τον μη προγραμματισμένο χρόνο προσθέτοντάς τον στο χρονοδιάγραμμα. |
|
|
Μπορείτε να προσθέσετε άτομα στο έργο σας από ένα χώρο συγκέντρωσης πόρων. Ένας χώρος συγκέντρωσης πόρων σάς επιτρέπει να διατηρείτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα άτομα σε ένα αρχείο του Project που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέρος κυρίων έργων. |
|
|
Μπορείτε να προσθέσετε ευαίσθητες πληροφορίες, όπως μισθούς και αριθμούς τηλεφώνου, σε ένα έργο αλλά να αποκρύψετε την προβολή αυτών των πληροφοριών — χωρίς να χάσετε πληροφορίες. |
Βήμα 2: Ανάθεση ατόμων και άλλων πόρων σε εργασίες
|
Μετά την προσθήκη εργασιών στο χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να ξεκινήσετε να τις αναθέτετε σε άτομα. |
|
|
Μπορείτε να βρείτε πόρους με υπερ-ανάθεση ή υπο-ανάθεση σε ένα έργο ή σε όλα τα έργα και να δείτε εάν οι αναθέσεις που έχετε κάνει έχουν ως αποτέλεσμα διενέξεις. |
|
|
Εμφάνιση ονομάτων εργασιών δίπλα σε ράβδους γραφήματος Gantt |
Μπορείτε να κατανοήσετε τις γραμμές Gantt πιο εύκολα, αν δίπλα τους εμφανίζονται ονόματα εργασιών. Αυτό είναι χρήσιμο σε αναφορές και συσκέψεις. |
|
Όταν προσθέτετε άτομα σε ένα έργο, μπορείτε να προσθέσετε και το κόστος τους. Στη συνέχεια, αφού αναθέσετε εργασίες στα άτομα, το Microsoft Project υπολογίζει αυτόματα το κόστος του έργου. |
|
|
Εάν οι χρήστες έχουν καταχωρήσει την κατάσταση εργασίας τους στο Project Web App, μπορείτε να δείτε τις αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα στο Project. |
|
|
Ίσως κάποιος συνεργάτης αποχώρησε από το έργο ή την εταιρεία ή, επειδή έχετε πληκτρολογήσει λάθος ένα όνομα, αυτό το άτομο δεν υπήρξε ποτέ. Για όλους αυτούς τους λόγους, ίσως χρειαστεί να καταργήσετε άτομα από ένα έργο. |
Βήμα 3: Διαχείριση ατόμων και άλλων πόρων
|
Αφού έχετε αναθέσει εργασίες στα άτομα και έχουν ξεκινήσει οι εργασίες, χρησιμοποιήστε τις πολλές προβολές του Project για να παρακολουθήσετε την πρόοδό τους και να κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα. |
|
|
Μία μέθοδος για τη διαχείριση προβλημάτων φόρτου εργασίας είναι να μειώσετε τη διάρκεια των εργασιών. |
|
|
Κατανομή εργασίας για ελάφρυνση του φόρτου εργασίας των ατόμων |
Όταν τα άτομα στο έργο σας εργάζονται σε πάρα πολλές αναθέσεις ταυτόχρονα, μπορείτε να αφήσετε το Project να κατανείμει την εργασία πιο ομοιόμορφα. |
|
Αλλαγή της ρύθμισης καθοδήγησης μέσω προσπάθειας για τύπους εργασιών |
Όταν προσθέτετε ή αφαιρείτε άτομα από μια εργασία, το Project επιμηκύνει ή συντομεύει τη διάρκεια της εργασίας. Αυτό είναι ο προγραμματισμός με καθοδήγηση μέσω προσπάθειας. Αν δεν θέλετε η διάρκεια να αλλάξει, μπορείτε να αλλάξετε τη ρύθμιση καθοδήγησης μέσω προσπάθειας για την εργασία. |
|
Η παρακολούθηση των εργασιών ενός έργου δεν είναι μόνο σημαντική για να διασφαλίσετε ότι το έργο σας θα ολοκληρωθεί εγκαίρως. Σας επιτρέπει, επίσης, να μάθετε από τα λάθη και τις επιτυχίες σε ένα έργο. |
|
|
Όταν ο διευθυντής σας θέλει να ενημερωθεί για την πρόοδο του έργου σε σχέση με το αρχικό σχέδιο, το τελευταίο πράγμα που θέλετε να απαντήσετε είναι "Δεν ξέρω". Μπορείτε να αποφύγετε να βρεθείτε σε αυτήν τη θέση ορίζοντας μια γραμμή βάσης ως στιγμιότυπο του αρχικού χρονοδιαγράμματος πριν να ξεκινήσει το έργο. |
|
|
Δημιουργήστε και προσαρμόστε αναφορές με γραφικά για την πρόοδο του έργου. Μπορείτε να προβάλετε αυτές τις αναφορές στο Project ή να τις εξαγάγετε σε άλλες εφαρμογές, όπως το PowerPoint, το Word ή το Excel. |
Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου
