Ρύθμιση παραμέτρων περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν έχει ρυθμιστεί η περιήγηση μετα-δεδομένων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, η τοποθεσία SharePoint εμφανίζει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Το δέντρο εμφανίζει μια ιεραρχία φακέλων και όρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν στοιχεία στο δέντρο για να φιλτράρουν αυτό που εμφανίζεται στη σελίδα. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν δυναμικές οθόνες περιεχομένου. Οι χρήστες μπορούν να το βελτιώσουν περισσότερο, χρησιμοποιώντας το στοιχείο ελέγχου Φίλτρα πλήκτρων που εμφανίζεται κάτω από το δέντρο περιήγησης και το οποίο λειτουργεί σε συνδυασμό με το δέντρο περιήγησης.

1. Στοιχείο ελέγχου δέντρου

2. Ιεραρχία φακέλων για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

3. Όρος

4. Απόγονοι θυγατρικοί όροι

5. Φίλτρα πλήκτρων

Οι χρήστες της τοποθεσίας μπορούν να χρησιμοποιήσουν το δέντρο περιήγησης για να περιηγηθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη κατά φάκελο ή κατά μετα-δεδομένα. Όταν οι χρήστες επιλέγουν έναν όρο διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο δέντρο περιήγησης, η προβολή εμφανίζει μόνο τα στοιχεία στα οποία έχουν προστεθεί ετικέτες με αυτόν τον όρο ή τους απόγονους όρους του. Για να φιλτράρουν μόνο με βάση έναν συγκεκριμένο όρο και να εξαιρέσουν τους απογόνους θυγατρικούς όρους, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ξανά το στοιχείο. Η περιήγηση μετα-δεδομένων λειτουργεί μαζί με άλλα φίλτρα για τη λίστα, όπως προβολές και φίλτρα στηλών.

Μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε την περιήγηση μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ακόμα και αν αυτές οι λίστες και βιβλιοθήκες δεν χρησιμοποιούν στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορισμένους τύπους στηλών ως πεδία σε μια ιεραρχία περιήγησης μετα-δεδομένων, όπως ο Τύπος περιεχομένου και η Επιλογή μίας τιμής.

Η παρακάτω λίστα εμφανίζει τους τύπους στηλών που μπορεί να χρησιμοποιήσει το στοιχείο ελέγχου Φίλτρα κλειδιών ως πεδία:

• Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα

• Τύπος περιεχομένου

• Επιλογή

• Άτομο ή ομάδα

• Ημερομηνία και ώρα

• Αριθμός

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια στήλη που χρησιμοποιεί διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Από προεπιλογή, SharePoint εκτελεί αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου. Όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου, δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια για τα πεδία που προσθέτετε στο δέντρο περιήγησης και τα φίλτρα πλήκτρων. Τα ευρετήρια μίας στήλης δημιουργούνται σε όλα τα υποστηριζόμενα πεδία φίλτρου κλειδιού εκτός από τα πεδία Τύπος περιεχομένου και Επιλογή. Σύνθετα ευρετήρια δημιουργούνται σε όλους τους υποστηριζόμενους συνδυασμούς ιεραρχιών περιήγησης και φίλτρων πλήκτρων.

Όταν δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια, τα ερωτήματα ενεργοποιούνται για λίστες που έχουν περισσότερα στοιχεία από το όριο προβολής λίστας. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση και να ρυθμίσετε ευρετήρια με μη αυτόματο τρόπο. Για παράδειγμα, εάν ο συνδυασμός μεμονωμένων στηλών και σύνθετων δεικτών υπερβαίνει τους 20 (ο μέγιστος αριθμός ευρετηρίων ανά λίστα), πρέπει να απενεργοποιήσετε την αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των ευρετηρίων με μη αυτόματο τρόπο.

Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες που δημιουργούνται στα προϊόντα SharePoint. Ακόμα και αν η περιήγηση μετα-δεδομένων δεν έχει ρυθμιστεί για μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, οι δυνατότητές της λειτουργούν στο παρασκήνιο για τη βελτίωση των επιδόσεων των προβολών σε λίστες και βιβλιοθήκες. Η δυνατότητα περιήγησης και φιλτραρίσματος μετα-δεδομένων επιλέγει αυτόματα το καλύτερο ευρετήριο για εργασία κάθε φορά που φορτώνεται μια προβολή. Όταν οι χρήστες φορτώνουν νέες προβολές, απαλείφουν φίλτρα ή εφαρμόζουν ταξινόμηση, η βελτιστοποίηση ερωτήματος καθορίζει τον καλύτερο τρόπο για την υποβολή ερωτήματος στη βάση δεδομένων, ώστε να αποφεύγεται ο περιορισμός της προβολής λίστας.

Εάν ένας χρήστης φορτώσει μια προβολή που υπερβαίνει το όριο, τότε η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων δημιουργούν μια τροποποιημένη έκδοση του αρχικού ερωτήματος χρήστη που ονομάζεται ερώτημα εναλλακτικής σελίδας. Το εναλλακτικό ερώτημα βρίσκεται σε ένα τμήμα της λίστας αντί για την πλήρη λίστα. Ως αποτέλεσμα, εμφανίζει ένα μερικό σύνολο των στοιχείων που ζητήθηκαν. Τα ερωτήματα εναλλακτικής σελίδας παρέχουν χρήσιμα αποτελέσματα όταν το αρχικό ερώτημα δεν επιτρέπεται λόγω περιορισμού μεγάλης λίστας. Περιστασιακά, εάν κανένα στοιχείο της λίστας που σαρώθηκε από το ερώτημα δεν περιέχει αποτελέσματα που ταιριάζουν με το αρχικό ερώτημα χρήστη, ένα ερώτημα εναλλακτικής επιλογής δεν επιστρέφει κανένα αποτέλεσμα.

Όταν παρουσιάζεται ένα ερώτημα εναλλακτικής σελίδας, ένα μήνυμα στην οθόνη προειδοποιεί το χρήστη ότι τα αποτελέσματα είναι μερικά. Το μήνυμα προτείνει στον χρήστη να εφαρμόσει πρόσθετα φίλτρα για να δει ένα πλήρες σύνολο.

Το εναλλακτικό μήνυμα ερωτήματος χρησιμεύει επίσης ως προειδοποίηση στους κατόχους λίστας ή βιβλιοθήκης ότι οι χρήστες δεν μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε περιεχόμενο.