Aspekty návrhu pro aktualizaci dat

V tomto článku

• Vliv návrhu databáze na zadávání dat

• Nastavení výchozí hodnoty pole nebo ovládacího prvku

• Omezení dat pomocí ověřovacích pravidel

• Práce se seznamy hodnot a vyhledávacími poli

• Odstranění dat ze seznamu nebo vyhledávacích polí

• Vliv datových typů na způsob zadávání dat

• Vliv vlastností pole tabulky na způsob zadávání dat

• Použití kaskádových aktualizací ke změně hodnot primárního a cizího klíče

• Proč se někdy zdá, že čísla ID číslo přeskočí

• Hromadná aktualizace dat pomocí dotazů

Vliv návrhu databáze na zadávání dat

Informace, které uchováváte v databázi, se ukládají do tabulek, které obsahují data o určitém předmětu, například o prostředcích nebo kontaktech. Každý záznam v tabulce obsahuje informace o jedné položce, například o konkrétním kontaktu. Záznam se skládá z polí, jako je jméno, adresa a telefonní číslo. Záznam se obvykle nazývá řádek a pole se běžně označuje jako sloupec. Tyto objekty musí být v souladu se sadou principů návrhu, jinak bude databáze fungovat špatně nebo selžou úplně. Tyto principy návrhu zase ovlivňují způsob zadávání dat. Zvažte toto:

• Tabulky    Access ukládá všechna data do jedné nebo více tabulek. Počet tabulek, které použijete, závisí na návrhu a složitosti databáze. I když můžete zobrazit data ve formuláři, sestavě nebo ve výsledcích vrácených dotazem, Access data ukládá jenom do tabulek a ostatní objekty v databázi jsou postavené na těchto tabulkách. Každá tabulka by měla být založena na jednom předmětu. Například tabulka obchodních kontaktních informací by neměla obsahovat informace o prodeji. Pokud ano, může být hledání a úprava správných informací obtížné, ne-li nemožné.

• Datové typy:    Každé pole v tabulce obvykle přijímá pouze jeden typ dat. Poznámky se například nedají ukládat do pole, které je nastavené tak, aby přijímalo čísla. Pokud se do takového pole pokusíte zadat text, Access zobrazí chybovou zprávu. To ale není těžké a rychlé pravidlo. Čísla (například PSČ) můžete například uložit do pole nastaveného na datový typ Krátký text, ale nemůžete s těmito daty provádět výpočty, protože Access je považuje za část textu.

  Až na výjimky by pole v záznamu měla obsahovat jenom jednu hodnotu. Do pole adresy nelze například zadat více než jednu adresu. To je v kontrastu s Microsoft Excelem, který umožňuje zadat libovolný počet jmen, adres nebo obrázků do jedné buňky, pokud tuto buňku nenastavíte tak, aby přijímala omezené typy dat. 

• Pole s více hodnotami:    Access poskytuje funkci označovanou jako pole s více hodnotami, která k jednomu záznamu připojí více částí dat a vytvoří seznamy, které přijímají více hodnot. Seznam s více hodnotami můžete vždy identifikovat, protože Access zobrazí zaškrtávací políčko vedle každé položky seznamu. K záznamu v databázi můžete například připojit prezentaci Microsoft PowerPointu a libovolný počet obrázků. Můžete také vytvořit seznam jmen a vybrat libovolný počet těchto jmen. Může se zdát, že použití polí s více hodnotami narušuje pravidla návrhu databáze, protože do každého pole tabulky můžete uložit více než jeden záznam. Access ale pravidla vynucuje "na pozadí" tím, že data ukládá do zvláštních skrytých tabulek.

• Použití formulářů    Formuláře obvykle vytváříte, když chcete usnadnit používání databáze a zajistit, aby uživatelé zadávají data přesně. Způsob použití formuláře k úpravě dat závisí na návrhu formuláře. Formuláře můžou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole, tlačítka a dokonce i datové listy. Každý ovládací prvek, který je ve formuláři, buď čte data z pole podkladové tabulky, nebo je do něj zapisuje.

Další informace najdete v tématech Základy návrhu databáze a Vytvoření tabulky a přidání polí.

Začátek stránky

Nastavení výchozí hodnoty pole nebo ovládacího prvku

Pokud pro dané pole sdílí stejnou hodnotu velký počet záznamů, například město nebo země/oblast, můžete ušetřit čas nastavením výchozí hodnoty ovládacího prvku vázaného na toto pole nebo samotné pole. Když otevřete formulář nebo tabulku a vytvoříte nový záznam, zobrazí se v daném ovládacím prvku nebo poli vaše výchozí hodnota.

V tabulce

1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

2. V horní části zobrazení vyberte pole.

3. V dolní části zobrazení vyberte kartu Obecné .

4. Nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

Ve formuláři

1. Otevřete formulář v rozložení nebo návrhovém zobrazení.

2. Klikněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, se kterým chcete pracovat, a potom klikněte na Vlastnosti.

3. Na kartě Data nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

Začátek stránky

Omezení dat pomocí ověřovacích pravidel

Data v desktopových databázích Accessu můžete při jejich zadávání ověřovat pomocí ověřovacích pravidel. Ověřovací pravidla je možné nastavit v návrhu tabulky nebo v zobrazení datového listu tabulky. V Accessu jsou tři typy ověřovacích pravidel:

• Ověřovací pravidlo pole:    Ověřovací pravidlo pole můžete použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny platné hodnoty polí. Aktuální pole by nemělo být nutné zadávat jako součást pravidla, pokud ho nepoužíváte ve funkci. Omezení typů znaků, které se mají zadat do pole může být jednodušší, když se použije Vstupní maska. Pro pole data může například platit ověřovací pravidlo, které nepovoluje hodnoty v minulosti.

• Ověřovací pravidlo záznamu     Ověřovací pravidlo záznamu můžete použít k určení podmínky, kterou musí splňovat všechny platné záznamy. Pomocí ověřovacího pravidla záznamu můžete porovnat hodnoty v různých polích. Záznam se dvěma poli kalendářních dat může například vyžadovat, aby hodnoty jednoho pole vždy předcházely hodnotám druhého pole (například Datum zahájení je před datem Konce).

• Ověřování ve formuláři:    Vlastnost Ověřovací pravidlo ovládacího prvku ve formuláři je možné použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny hodnoty zadané do tohoto ovládacího prvku. Vlastnost ovládacího prvku Ověřovací pravidlo funguje jako ověřovací pravidlo pole. Ověřovací pravidlo formuláře se používá místo ověřovacího pravidla pole, pokud bylo pravidlo specifické jenom pro daný formulář a nikoli pro tabulku, bez ohledu na to, kde se použilo.

Další informace najdete v tématu Omezení vstupu dat pomocí ověřovacích pravidel.

Začátek stránky

Práce se seznamy hodnot a vyhledávacími poli

V Accessu existují dva typy dat seznamu:

• Seznamy hodnot    Obsahují pevně zakódovanou sadu hodnot, které zadáte ručně. Hodnoty se nacházejí ve vlastnosti Pole Zdroj řádků .

• Vyhledávací pole:    Pomocí dotazu načítají hodnoty z jiné tabulky. Vlastnost Pole Zdroj řádků obsahuje dotaz místo pevně zakódovaného seznamu hodnot. Dotaz načte hodnoty z jedné nebo více tabulek v databázi. Ve výchozím nastavení vám vyhledávací pole tyto hodnoty zobrazí ve formě seznamu. V závislosti na nastavení vyhledávacího pole můžete vybrat jednu nebo více položek z daného seznamu.

  Poznámka:    Vyhledávací pole můžou zmást nové uživatele Accessu, protože seznam položek se zobrazuje na jednom místě (seznam, který Access vytvoří z dat ve vyhledávacím poli), ale data se můžou nacházet v jiném umístění (v tabulce, která obsahuje data).

Access ve výchozím nastavení zobrazuje data seznamu v ovládacím prvku pole se seznamem, ale ovládací prvek seznam můžete zadat. Otevře se pole se seznamem pro zobrazení seznamu a po výběru se zavře. Seznam je naopak stále otevřený.

Pokud chcete upravit seznamy, můžete také spustit příkaz Upravit položky seznamu nebo upravit data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků zdrojové tabulky. Když aktualizujete data ve vyhledávacím poli, aktualizujete zdrojovou tabulku.

Pokud je vlastnost Typ zdroje řádků seznamu nebo pole se seznamem nastavená na Seznam hodnot, můžete seznam hodnot upravit, když je formulář otevřený ve formulářovém zobrazení– nemusíte přepínat do návrhového zobrazení nebo zobrazení rozložení, otevírat seznam vlastností a upravovat vlastnost Zdroj řádků pro ovládací prvek pokaždé, když potřebujete seznam změnit. Chcete-li upravit seznam hodnot, musí být vlastnost Povolit úpravy seznamu hodnot pro seznam nebo pole se seznamem nastavena na hodnotu Ano.

Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu voleb pomocí seznamu nebo pole se seznamem.

Odstranění dat ze seznamu hodnot nebo vyhledávacího pole

Položky seznamu hodnot jsou umístěné ve stejné tabulce jako ostatní hodnoty v záznamu. Naproti tomu data ve vyhledávacím poli se nacházejí v jedné nebo více dalších tabulkách. Pokud chcete odebrat data ze seznamu hodnot, otevřete tabulku a upravte položky.

Odebrání dat z vyhledávacího seznamu vyžaduje další kroky, které se liší podle toho, jestli dotaz pro tento seznam získává data z tabulky, nebo z jiného dotazu. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na tabulce, je potřeba určit tuto tabulku a pole obsahující data, která se zobrazují v seznamu. Potom zdrojovou tabulku otevřete a upravte data v tomto poli. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na jiném dotazu, musíte otevřít tento druhý dotaz, najít zdrojovou tabulku a pole, ze kterého druhý dotaz získává data, a upravit hodnoty v této tabulce.

Vliv datových typů na způsob zadávání dat

Při návrhu databázové tabulky vyberete datový typ pro každé pole v této tabulce, což je proces, který pomáhá zajistit přesnější zadávání dat.

Vliv vlastností pole tabulky na způsob zadávání dat

Kromě principů návrhu, které řídí strukturu databáze, a datových typů, které řídí, co můžete zadat do daného pole, může mít několik vlastností pole také vliv na způsob zadávání dat do accessové databáze.

Použití kaskádových aktualizací ke změně hodnot primárního a cizího klíče

Někdy může být potřeba aktualizovat hodnotu primárního klíče. Pokud tento primární klíč použijete jako cizí klíč, můžete změny automaticky aktualizovat prostřednictvím všech podřízených instancí cizího klíče.

Připomínáme, že primární klíč je hodnota, která jedinečně identifikuje každý řádek (záznam) v tabulce databáze. Cizí klíč je sloupec, který odpovídá primárnímu klíči. Cizí klíče se obvykle nacházejí v jiných tabulkách a umožňují vytvořit relaci (propojení) mezi daty v tabulkách.

Předpokládejme například, že jako primární klíč používáte číslo ID produktu. Jedno ID číslo jednoznačně identifikuje jeden produkt. Toto ID číslo použijete také jako cizí klíč v tabulce dat objednávek. Tímto způsobem můžete najít všechny objednávky, které zahrnují každý produkt, protože kdykoli někdo zařídí objednávku tohoto produktu, ID se stane součástí objednávky.

Někdy se tato čísla ID (nebo jiné typy primárních klíčů) změní. Když se tak stane, můžete změnit hodnotu primárního klíče a nechat tyto změny automaticky kaskádovitě procházet všemi souvisejícími podřízenými záznamy. Toto chování povolíte zapnutím referenční integrity a kaskádových aktualizací mezi oběma tabulkami.

Zapamatujte si tato důležitá pravidla:

• Kaskádové aktualizace můžete povolit jenom pro pole primárního klíče nastavená na datový typ Text nebo Číslo. Kaskádové aktualizace nelze použít pro pole nastavená na datový typ Automatické číslo.

• Kaskádové aktualizace můžete povolit jenom mezi tabulkami s relací 1:N.

Další informace o vytváření relací. Viz Průvodce relacemi mezi tabulkami a Vytvoření, úprava nebo odstranění relace.

Následující postupy jdou ruku v ruce a vysvětlují, jak nejprve vytvořit relaci a pak povolit kaskádové aktualizace pro tuto relaci.

Proč se někdy zdá, že čísla ID číslo přeskočí

Když vytvoříte pole, které je nastavené na datový typ Automatické číslo, Access automaticky vygeneruje hodnotu pro toto pole v každém novém záznamu. Hodnota se ve výchozím nastavení zvýší, takže každý nový záznam získá další dostupné pořadové číslo. Účelem datového typu Automatické číslo je poskytnout hodnotu, která je vhodná pro použití jako primární klíč. Další informace najdete v tématu Přidání, nastavení, změna nebo odebrání primárního klíče.

Když odstraníte řádek z tabulky, která obsahuje pole, které je nastaveno na datový typ Automatické číslo, hodnota v poli Automatické číslo pro tento řádek není vždy automaticky znovu použita. Z tohoto důvodu nemusí být číslo, které Access vygeneruje, číslo, které očekáváte, a v posloupnosti čísel ID se můžou objevit mezery – to je záměrně. Měli byste spoléhat pouze na jedinečnost hodnot v poli Automatické číslo, a ne na jejich posloupnost.

Začátek stránky

Hromadná aktualizace dat pomocí dotazů

Dotazy připojení, aktualizace a odstranění představují efektivní způsoby hromadného přidávání, změn nebo odebírání záznamů. Hromadné aktualizace jsou navíc jednodušší a efektivnější, když používáte dobré principy návrhu databáze. Použití přidávacího, aktualizačního nebo odstraňovacího dotazu může ušetřit čas, protože dotaz můžete také opakovaně použít.

Důležité:    Před použitím těchto dotazů zálohujte data. Když máte zálohu po ruce, můžete rychle opravit všechny chyby, které byste mohli neúmyslně udělat.

Připojení dotazů    Slouží k přidání mnoha záznamů do jedné nebo více tabulek. Jedním z nejčastějších použití přidávaného dotazu je přidání skupiny záznamů z jedné nebo více tabulek ve zdrojové databázi do jedné nebo více tabulek v cílové databázi. Předpokládejme například, že jste získali některé nové zákazníky a databázi obsahující tabulku informací o těchto zákaznících. Pokud se chcete vyhnout ručnímu zadávání nových dat, můžete je připojit k příslušné tabulce nebo tabulkám v databázi. Další informace najdete v tématu Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

Aktualizační dotazy    Slouží k přidání, změně nebo odstranění části (ale ne všech) mnoha existujících záznamů. Aktualizační dotaz si můžete představit jako účinnou variantu dialogového okna Najít a nahradit. Zadáte kritérium výběru (hrubý ekvivalent hledaného řetězce) a kritérium aktualizace (hrubý ekvivalent náhradního řetězce). Na rozdíl od dialogového okna aktualizační dotazy přijímají více kritérií, umožňují aktualizovat velký počet záznamů jedním průchodem a umožňují měnit záznamy ve více než jedné tabulce. Další informace najdete v tématu Vytvoření a spuštění aktualizačního dotazu.

Odstranění dotazů    Pokud chcete rychle odstranit velké množství dat nebo pravidelně odstraňovat sadu dat, je odstranění užitečné, protože dotazy umožňují zadat kritéria pro rychlé vyhledání a odstranění dat. Další informace najdete v tématu Způsoby přidávání, úprav a odstraňování záznamů.

Začátek stránky