Připojení souborů a obrázků k záznamům v databázi

Přílohy a pravidla návrhu databáze

Ve výchozím nastavení obsahuje každé pole v relační databázi jenom jeden údaj. Pokud by například pole adresy obsahovalo více než jednu adresu, bylo by vyhledávání adres velmi obtížné, nebo dokonce úplně nemožné. Na první pohled se tedy může zdát, že přílohy porušují pravidla návrhu databáze, protože umožňují, aby se k poli připojil více než jeden soubor (tedy více než jeden údaj). Přílohy ovšem žádná pravidla návrhu neporušují, protože při připojování souborů k záznamu Access vytvoří jednu nebo více systémových tabulek, které na pozadí použije k normalizaci dat. Tyto tabulky se nedají zobrazit ani s nimi nemůžete pracovat.

Informace o zobrazení jiných systémových tabulek najdete v článku Použití navigačního podokna. Informace o návrhu databáze najdete v článku Základy návrhu databáze.

Různé možnosti použití připojených souborů

Při práci s připojenými soubory nezapomínejte na tato pravidla:

• Soubory je možné připojovat jenom k databázím vytvořeným v Accessu, které používají formát souborů .accdb. Přílohy se nedají sdílet mezi accessovou databází ve formátu .accdb a databází ve starším formátu souborů (.mdb).

• V tabulce je třeba vytvořit pole, které nastavíte na datový typ Přílohy. Datový typ Přílohy nebude možné po nastavení změnit.

• V jediném záznamu je možné uložit více souborů. Můžete například uložit obrázky a soubory vytvořené pomocí textových editorů a tabulkových procesorů.

• Můžete připojit maximálně dva gigabajty dat (maximální velikost Access databáze). Jednotlivé soubory nemohou přesáhnout velikost 256 MB.

• K přidávání, úpravám a správě příloh slouží dialogové okno Přílohy. Toto dialogové okno lze otevřít přímo z pole přílohy v tabulce dvojitým kliknutím do tohoto pole. Jestliže chcete spravovat přílohy z formuláře nebo zobrazit přílohy ze sestavy, přidejte ovládací prvek přílohy do formuláře nebo sestavy a vytvořte vazbu se zdrojovým polem tabulky přílohy.

• Ve výchozím nastavení ovládací prvek přílohy vykresluje obrázky a zobrazuje ikonu aplikace, která odpovídá jiným typům souborů. Řekněme například, že máte k záznamu připojenou fotku, životopis a výkres Visia. Při procházení příloh bude ovládací prvek vykreslovat obrázek a zobrazovat ikonu aplikace pro dokument a výkres.

• Když otevřete dialogové okno Přílohy z tabulky nebo formuláře, můžete připojené soubory přidávat, odebírat, upravovat a ukládat. Když dialogové okno Přílohy otevřete ze sestavy, můžete připojené soubory jenom uložit do jiného umístění.

• Access bude komprimovat připojené soubory, které nejsou nativně komprimované. Například soubory ve formátu JPEG jsou komprimovány grafickým programem, který je vytvořil, takže je Access komprimovat nebude.

• Pokud je aplikace, která byla použita k vytvoření připojeného souboru, nainstalována v počítači, můžete připojené soubory otevřít a upravit v této aplikaci.

• Připojené soubory můžete uložit do umístění na pevném disku nebo v síti. Potom můžete přílohy upravit a před uložením zpět do databáze zkontrolovat, zda jsou provedené změny správné.

• S přílohami je možné pracovat také programově.

Způsoby přidání a správy příloh jsou vysvětleny v následujících oddílech.

Začátek stránky

Přidání pole přílohy v zobrazení Datový list

1. V tabulce otevřené v zobrazení Datový list klikněte na první dostupný prázdný sloupec. Prázdný sloupec najdete tak, že v záhlaví sloupce vyhledáte text Přidat nové pole .

2. Na kartě Pole tabulky klikněte ve skupině Formátování na šipku dolů vedle položky Datový typ a potom klikněte na Příloha.

   Access nastaví datový typ pole na Příloha a umístí ikonu do řádku záhlaví pole. Na následujícím obrázku je znázorněno nové pole Příloha. Všimněte si ikony sponky na řádku záhlaví pole. Ve výchozím nastavení nelze do řádku záhlaví polí Příloha zadat text.

   

3. Uložte změny.

   Nezapomeňte, že toto nové pole se nedá převést na jiný datový typ. Pokud ale uděláte chybu, můžete toto pole odstranit.

Přidání pole přílohy v návrhovém zobrazení

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na Návrhové zobrazení .

2. Ve sloupci Název pole vyberte prázdný řádek a zadejte název pole Příloha.

3. Na stejném řádku klikněte v části Datový typ na položku Příloha.

4. Uložte změny.

   Nezapomeňte, že toto nové pole se nedá převést na jiný datový typ. Pokud ale uděláte chybu, můžete toto pole odstranit.

5. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Zobrazení na šipku pod tlačítkem Zobrazit a potom kliknutím na položku Zobrazení Datový list otevřete tabulku pro použití.

   

   – nebo –

   Klikněte pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu pro tabulku a v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení Datový list.

   – nebo –

   V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku a v místní nabídce klikněte na příkaz Otevřít.

6. Přejděte k dalším postupům.

Začátek stránky

Přidání přílohy k tabulce

1. V tabulce, která obsahuje pole přílohy a je otevřena v zobrazení Datový list, poklikejte na pole přílohy.

   Zobrazí se dialogové okno Přílohy. Následující obrázek znázorňuje toto dialogové okno.

   

2. Klikněte na Přidat. Zobrazí se dialogové okno Zvolit soubor.

3. V seznamu Oblast hledání přejděte k příslušnému souboru nebo souborům, které chcete připojit k záznamu, vyberte tento soubor nebo soubory a klikněte na tlačítko Otevřít.

   Můžete vybrat více souborů s libovolným podporovaným datovým typem. Seznam podporovaných datových typů naleznete v tématu Reference k přílohám dále v tomto článku.

4. V dialogovém okně Přílohy přidejte kliknutím na tlačítko OK soubory k tabulce.

   Access přidá soubory do pole a zvýší číslo, které odpovídajícím způsobem označuje přílohy. Následující obrázek znázorňuje pole se dvěma připojenými obrázky:

   

5. Opakováním tohoto postupu přidejte soubory k aktuálnímu poli nebo jiným polím v tabulce.

Otevření připojených souborů z tabulky

1. V tabulce otevřené v zobrazení Datový list poklikejte na buňku v poli přílohy.

2. V dialogovém okně Přílohy poklikejte na soubor, který chcete otevřít.

   – nebo –

   Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít.

   Spustí se aplikace přidružená k příslušnému souboru a otevře se připojený soubor – soubory Excelu se otevřou v Excelu atd.

   Některé soubory obrázků se můžou otevřít v aplikaci pro prohlížení obrázků v Microsoft Windows. Pokud si obrázek chcete nejen prohlédnout, ale chcete ho i upravit, můžete na něj kliknout pravým tlačítkem myši a pak kliknout na Upravit. Spustí se aplikace použitá k vytvoření daného souboru, pokud ji máte na počítači nainstalovanou.

Uložení změn v připojeném souboru

1. Podle potřeby použijte k úpravě souboru nadřazenou aplikaci.

2. Uložte provedené změny do souboru a ukončete nadřazenou aplikaci. Nezapomeňte, že při každé změně připojeného souboru jsou změny uloženy do dočasné internetové složky na jednotce pevného disku. Informace o této složce naleznete v poznámkách na konci tohoto oddílu.

3. Pokud chcete změny uložit trvale, vraťte se do Access a v dialogovém okně Přílohy klikněte na OK.

   Zobrazí se zpráva podobná této:

   

4. Uložte změny kliknutím na tlačítko Ano.

   Poznámka: Když otevřete připojený soubor v jeho nadřazeném programu pro zobrazení nebo úpravy, Access umístí dočasnou kopii souboru do dočasné složky. Pokud změníte soubor a uložíte změny z nadřazeného programu, Access uloží změny do dočasné kopie. Když se vrátíte do Access a kliknutím na OK zavřete dialogové okno Přílohy , Access vás vyzve k opětovnému uložení připojeného souboru. Kliknutím na Ano zapište změněný soubor do databáze, nebo kliknutím na Ne ponechte soubor v databázi nedotčený.

Začátek stránky

Přidání ovládacího prvku přílohy do formuláře nebo sestavy

Postupy v této části vysvětlují přidání ovládacího prvku přílohy do formuláře nebo sestavy a následné vytvoření vazby s polem Příloha ve zdrojové tabulce. Při přidávání ovládacího prvku přílohy do formuláře nebo sestavy postupujete stejným způsobem. Než začnete, nezapomeňte, že nejméně jedna z tabulek v databázi musí obsahovat pole přílohy. Informace o přidání pole přílohy najdete v tématu Přidání pole přílohy do tabulky výše v tomto článku.

Návrh formuláře a sestavy může být složitým procesem, proto při popisu postupu v těchto částech předpokládáme, že už máte vytvořenou databázi s nejméně jednou tabulkou a jedním formulářem nebo sestavou. Informace o vytváření tabulek, formulářů a sestav najdete v následujících článcích:

• Vytvoření tabulky a přidání polí

• Vytvoření formuláře pomocí nástroje Formulář

• Vytvoření jednoduché sestavy

Správa příloh pomocí formuláře

Po přidání ovládacího prvku přílohy do formuláře můžete připojené soubory přidávat, upravovat, odebírat a ukládat přímo z tohoto formuláře. Jestliže záznam obsahuje více příloh, můžete také procházet připojené soubory, což při práci s tabulkou není možné.

Uložení jedné přílohy

1. V dialogovém okně Přílohy klikněte na položku Uložit jako.

   Zobrazí se dialogové okno Uložit přílohu.

2. V seznamu Uložit do přejděte no nového umístění souboru a klikněte na tlačítko Uložit.

Uložení všech příloh

1. V dialogovém okně Přílohy klikněte na položku Uložit vše.

   Zobrazí se dialogové okno Uložit přílohy.

2. V seznamu Oblast hledání přejděte no nového umístění souborů a klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Odebrání přílohy

1. Dvojitým kliknutím na pole přílohy v tabulce otevřete dialogové okno Přílohy.

   – nebo –

   Ve formuláři (v zobrazení rozložení nebo ve formulářovém zobrazení) přejděte k záznamu s přílohou, kterou chcete odebrat, a kliknutím na tlačítko Zobrazit přílohu na minipanelu nástrojů otevřete příslušné dialogové okno.

2. V dialogovém okně Přílohy vyberte soubor, který chcete odstranit, a klikněte na tlačítko Odebrat.

Začátek stránky

Otevření tabulky, formuláře nebo sestavy z navigačního podokna

1. Stiskněte klávesu F11.

   Poznámka: Pokud je navigační podokno zavřené, stisknutím klávesy F11 ho otevřete a umístíte do něj fokus. Pokud je podokno otevřené, stisknutím klávesy F11 ho zavřete. Opětovným stisknutím klávesy F11 je znovu otevřete a umístíte do něj fokus.

2. Pomocí kláves ŠIPKA NAHORU nebo ŠIPKA DOLŮ vyberete tabulku, formulář nebo sestavu, které chcete otevřít.

3. Vybraný objekt otevřete stisknutím klávesy ENTER.

   Pokud otevřete tabulku, Access umístí kurzor do prvního pole v tabulce. Pokud otevřete formulář nebo sestavu, Access umístí fokus do prvního pole.

Zobrazení příloh z tabulek

1. Podle potřeby přesuňte pomocí kláves se šipkami kurzor do požadovaného pole přílohy.

2. Stiskněte MEZERNÍK.

   Zobrazí se dialogové okno Přílohy.

3. Pomocí klávesy TAB se můžete posouvat mezi tlačítky v dialogovém okně a přejít od tlačítek k seznamu připojených souborů v části Přílohy.

   Poznámka: Záznamy můžou obsahovat více než jednu přílohu. Pokud potřebujete vybrat přílohu ze seznamu dvou nebo více souborů, přejděte stisknutím klávesy TAB do seznamu souborů a pak pomocí kláves se šipkami vyberte požadovaný soubor. Potom se stisknutím klávesy TAB vraťte k tlačítkům a vyberte požadovanou akci.

4. Po výběru souboru a požadovaného tlačítka stiskněte klávesu ENTER.

5. Po dokončení práce pomocí klávesy TAB nebo kláves ŠIPKA NAHORU nebo ŠIPKA DOLŮ vyberte tlačítko OK a stiskněte klávesu ENTER.

Procházení příloh z formuláře nebo sestavy

Tento postup se dá použít jenom v případě, že máte klávesnici Microsoft Natural Keyboard a záznam obsahuje více než jednu přílohu.

1. Podle potřeby přesuňte pomocí klávesy TAB fokus na ovládací prvek přílohy. Ve výchozím nastavení Access zvýrazní ovládací prvek a popisek přidružený k ovládacímu prvku, pokud popisek existuje.

2. Stiskněte klávesu Aplikace.

   Zobrazí se místní nabídka.

3. Pomocí klávesy TAB nebo šipkových kláves vyberte Vpřed nebo Zpět a stiskněte klávesu ENTER.

4. Mezi připojenými soubory můžete podle potřeby procházet opakováním kroku 2.

Otevření dialogového okna Přílohy z formuláře nebo sestavy

Tento postup se dá použít jenom v případě, že máte klávesnici Microsoft Natural Keyboard.

1. Podle potřeby přesuňte pomocí klávesy TAB fokus na ovládací prvek přílohy. Ve výchozím nastavení Access zvýrazní ovládací prvek a popisek přidružený k ovládacímu prvku, pokud popisek existuje.

2. Stiskněte klávesu Aplikace.

   Zobrazí se místní nabídka.

3. Pomocí klávesy TAB nebo šipkových kláves vyberte Zobrazit přílohy a pak stiskněte klávesu ENTER.

   Zobrazí se dialogové okno Přílohy.

4. Pomocí klávesy TAB se můžete posouvat mezi tlačítky v dialogovém okně a přejít od tlačítek k seznamu připojených souborů v části Přílohy (Poklikáním je možné upravit).

   Záznamy můžou obsahovat více než jednu přílohu. Pokud potřebujete vybrat přílohu ze seznamu dvou nebo více souborů, přejděte stisknutím klávesy TAB do seznamu souborů a pak pomocí kláves se šipkami vyberte požadovaný soubor. Potom se stisknutím klávesy TAB vraťte k tlačítkům a vyberte požadovanou akci.

5. Po výběru souboru a požadovaného tlačítka stiskněte klávesu ENTER.

6. Po dokončení práce pomocí klávesy TAB nebo kláves se šipkami vyberte tlačítko OK a stiskněte klávesu ENTER.

Začátek stránky

Podporované formáty grafických souborů

Access nativně podporuje následující formáty grafických souborů, což znamená, že ovládací prvek přílohy je vykreslí, aniž by bylo nutné použít další software.

BMP (Windows Bitmap)

RLE (Run Length Encoded Bitmap)

DIB (Device Independent Bitmap)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (Icon)

WMF (Windows Metafile)

EMF (Enhanced Metafile)

Podporované formáty dokumentů a jiných souborů

Obecně platí, že se dá připojit libovolný soubor vytvořený v některé z aplikací Microsoft Office. Můžete připojit také soubory protokolů (.log), textové soubory (.text, .txt) a komprimované soubory .zip.

Pravidla pojmenování souborů

Názvy připojených souborů mohou obsahovat libovolný znak Unicode podporovaný systémem souborů NTFS používaným v systému Microsoft Windows. Kromě toho musí názvy souborů splňovat následující podmínky:

• Názvy nesmí překročit 255 znaků včetně přípony názvu souboru.

• Názvy nesmí obsahovat následující znaky: otazníky (?), uvozovky ("), lomítka nebo zpětná lomítka (/ \), pravou nebo levou ostrou závorku (< >), hvězdičky (*), svislé čáry (|), dvojtečky (:) nebo značky odstavců (¶).

Typy souborů, které Access komprimovat

Když k databázi připojíte některý z následujících typů souborů, Access je zkomprimuje, pokud ještě nejsou nativně komprimované.

Blokované formáty souborů

Access blokuje následující typy připojených souborů. V tuto chvíli nejdou odblokovat žádné typy souborů uvedené v tomto seznamu.

Programové připojení souborů k záznamům

Access nabízí rozhraní objektového modelu a programovací rozhraní pro programové připojení souborů k záznamům pomocí kódu v jazyce VBA (Visual Basic for Applications). Informace o programovém připojování souborů najdete v článcích LoadFromFilea SaveToFile.

Začátek stránky