Začínáme vytvářet, spravovat a sdílet soubory na OneDrivu a SharePointu

Přehrát: Kdy použít OneDrive vs. SharePoint

OneDrive je platforma cloudového úložiště, kde můžete ukládat své individuální nebo osobní soubory. OneDrive je úzce integrovaný s aplikacemi, jako jsou Word, Excel a PowerPoint, což z něj dělá pohodlné místo pro bezpečné ukládání a přístup k citlivým dokumentům.

OneDrive použijte, když chcete vytvořit dokument, který je jenom váš, například při práci s vysoce citlivými nebo soukromými informacemi.

Pokud chcete začít používat One Drive, přihlaste se ke svému účtu Microsoft nebo si ho zaregistrujte, stáhněte a nainstalujte desktopovou aplikaci OneDrive a pak se podle pokynů přihlaste a vyberte složky, které chcete synchronizovat s cloudem. 

• Pokud chcete vytvořit nový soubor na OneDrivu, jednoduše klikněte na tlačítko Nový a vyberte typ souboru, který chcete vytvořit, například Word dokument nebo excelovou tabulku.

• Pokud chcete spravovat soubory na OneDrivu, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte Přejmenovat , abyste mu dali popisnější název, nebo přetáhněte soubory do různých složek pro lepší uspořádání.

• Pokud chcete sdílet soubory pomocí OneDrivu , klikněte na tlačítko Sdílet a zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými chcete soubor sdílet. Přečtěte si další informace o správě souborů na OneDrivu.

SharePoint je nástroj pro spolupráci, který slouží ke správě a sdílení souborů a informací v organizaci. SharePoint umožňuje více uživatelům spolupracovat v jednom centrálním umístění.

SharePoint použijte, když potřebujete vytvořit dokument, který bude psát a spravovat tým lidí, nebo když ho potřebujete sdílet široce. Můžete ho například použít jako centralizované umístění pro členy týmu, kde si můžou zobrazit časové osy projektu, úkoly a milníky. To umožňuje týmům sledovat průběh, postupovat podle plánu a efektivněji spolupracovat.

• Pokud chcete vytvořit nový soubor na SharePointu, přejděte do knihovny dokumentů, ve které chcete soubor vytvořit, a klikněte na tlačítko Nový .

• Pokud chcete spravovat soubory, prohlédněte si soubor, abyste v něm provedli změny, a až budete hotovi, vraťte ho se změnami.

• Pokud chcete sdílet soubory, klikněte na soubor a vyberte Sdílet. Můžete také spolupracovat v reálném čase tak, že soubor otevřete v příslušné aplikaci, jako je Word nebo Excel, a povolíte spoluvytváření. Pokud chcete zobrazit předchozí verze souboru, klikněte na soubor a vyberte Historie verzí. Přečtěte si další informace o správě souborů v SharePointu.

Regulace přístupu interních, dodavatelů, smluvních partnerů a externích stran  

Pokud chcete zajistit, aby přístup k citlivým souborům a datům na OneDrivu a SharePointu měli jenom oprávnění uživatelé:

• Definujte zásady přístupu pro různé typy uživatelů, jako jsou interní uživatelé, dodavatelé, dodavatelé a externí strany. Můžete například vytvořit zásady přístupu, které umožní přístup k důvěrným informacím, jako jsou finanční data nebo informace o zákazních, jenom některým zaměstnancům. Můžete také určit typ dat, ke kterým budou mít přístup, jak k nim budou mít přístup a jak dlouho. Tím se zajistí, že k citlivým souborům a datům budou mít přístup jenom autorizovaní uživatelé.

• Pomocí oprávnění a rolí můžete řídit přístup ke konkrétním souborům nebo složkám. Například můžete udělit přístup jen pro čtení členovi týmu, který potřebuje zobrazit soubory, ale nedělit změny, například někomu, kdo není přímo zapojený do projektu, ale potřebuje mít přehled. Definováním těchto oprávnění a rolí můžete zajistit, aby přístup k citlivým informacím měli jenom autorizovaní uživatelé a mohli zobrazovat a upravovat jenom soubory, ke kterým jim byl udělen přístup.

• Pomocí vícefaktorového ověřování zajistíte, aby k citlivým datům měli přístup jenom autorizovaní uživatelé. To může zahrnovat požadavek, aby uživatelé zadali heslo a kód poslaný na jejich mobilní zařízení nebo e-mail.

• Monitorujte přístup a používání prostředí OneDrivu a SharePointu, abyste zjistili a zabránili neoprávněnému přístupu nebo použití. Když například zkontrolujete protokoly aktivit uživatelů, můžete identifikovat jakoukoli neobvyklou aktivitu, například pokusy o neoprávněný přístup, a podniknout kroky, které zabrání úniku dat.

• Implementujte šifrování citlivých dat, abyste zajistili, že i když někdo získá neoprávněný přístup k datům, nebude je moct číst bez dešifrovacího klíče. To může pomoct zabránit úniku dat, chránit zákaznická data a zajistit dodržování předpisů o ochraně osobních údajů.

• Nastavte data vypršení platnosti sdílených odkazů, abyste zajistili, že se přístup po určité době automaticky odvolá. Pokud například sdílíte smlouvu s dodavatelem nebo dodavatelem a chcete zajistit, aby dodavatel nebo dodavatel měli přístup k dokumentu pouze po omezenou dobu, můžete nastavit datum vypršení platnosti a přístup k dokumentu se po uplynutí nastaveného období automaticky zruší. Tím se snižuje riziko přístupu k dokumentu neoprávněnými stranami.

Implementací těchto opatření můžete regulovat přístup interních, dodavatelů, smluvních partnerů a externích stran na OneDrivu a SharePointu a udržovat svá data v bezpečí. Přečtěte si další informace o ochraně dat.

Omezení ohrožení zabezpečení OneDrivu a SharePointu  

I když OneDrive a SharePoint nabízejí mnoho funkcí zabezpečení pro ochranu před únikem dat, stále existuje několik klíčových ohrožení zabezpečení, která můžou mít vliv na zabezpečení těchto entit:

• Útoky phishing můžou uživatele přimět k tomu, aby jim prodělali přihlašovací údaje, které pak můžete použít pro přístup k OneDrivu nebo SharePointu.

• Slabá hesla můžou být také snadno uhodnutá nebo prolomená, což vede k neoprávněnému přístupu.

• Malware se dá použít ke krádeži přihlašovacích údajů, zachycení citlivých dat nebo převzetí kontroly nad zařízením uživatele, což může ohrozit OneDrive nebo SharePoint.

• Hrozby programu Insider, jako jsou úmyslné nebo neúmyslné sdílení citlivých dat s neoprávněnými stranami, můžou také představovat riziko pro OneDrive nebo SharePoint. Přečtěte si další informace o tom, jak spravovat rizika insiderů.

Pokud chcete tato ohrožení zabezpečení zmírnit, je důležité implementovat osvědčené postupy zabezpečení, informovat uživatele a pravidelně kontrolovat a auditovat uživatelská oprávnění. Je také důležité mít k dispozici komplexní plán reakce na incidenty, aby bylo možné rychle reagovat na jakékoli incidenty zabezpečení, ke kterým může dojít.