Записване и споделяне извън вашата организация

Концептуални изображения

С Microsoft 365 можете безопасно да споделяте файлове в Word, Excel и PowerPoint с клиенти, за да си сътрудничите по тях.

Какво ще науча?

Как да запишете файл в OneDrive
Как безопасно да споделяте файлове с вашите клиенти или с всеки, който не е във вашата фирма

От какво се нуждая?

Word, PowerPoint или Excel
OneDrive, SharePoint или Teams

Ще използваме Word за този урок, но той работи точно по същия начин в PowerPoint, Excel и др.

Отворете Word.Ако вече сте отворили Word, изберете Файл > Създай.
Изберете шаблон или, за да започнете от самото начало, изберете Празен документ
Добавете съдържание към вашия документ, докато не сте готови да го споделите с други хора.

За повече информация относно създаването и форматирането на документи в Word вж. Създаване на документ в Word.

Когато записвате файловете си в облака, можете да споделяте и да си сътрудничите с други хора и да имате достъп до файловете си от всяко място – на своя компютър, таблет или телефон.

Записването на файла в OneDrive също така разрешава автоматично записване, което автоматично записва файла по време на работа. Едно по-малко нещо, което трябва да запомните, и файлът ви винаги е по-безопасен и актуален.

Изберете "Файл" > " Запиши като"
Изберете OneDrive – <името_на_фирмата_ви>.
Изберете папка, където искате да запишете документа.
Въведете описателно име за файла и след това изберете Запиши

За повече информация относно записването на документ в OneDrive вижте Записване на вашия документ в OneDrive в Word

Тези стъпки работят и за файл, който е записан в библиотека с файлове на Teams или SharePoint.

Изберете Споделяне в горния десен ъгъл наWord и изберете Споделяне отново.
Изберете Настройки на връзката.
Изберете Хора изберете и изберете Приложи.

Ако искате другият човек само да може да преглежда файла, а не да го променя, изберете опцията Може да редактира и го променете на Може да преглежда.
Въведете пълния имейл адрес на клиентите извън вашата фирма.
Добавете съобщение, ако искате, и изберете Покани.

Добавянето на съобщение намалява вероятността вашето съобщение за споделяне да попадне в неговата папка за нежелана поща и помага на другия човек да разбере защо го споделяте с него.

За повече информация къде да запишете файлове и как да ги споделите безопасно, вижте Съхранение и споделяне на файлове.

Когато споделите документ, получателят получава имейл от вас с връзка към споделения документ.

Ако не могат да го намерят, трябва да проверят папката си "Нежелана поща" или "Нежелана поща" .
Когато щракнат върху връзката, те може да бъдат помолени да отидат на страница наMicrosoft 365, където да им бъде поискано да изпратят код на себе си. Те избират Изпращане на код и след това се връщат в папката си "Входящи", отварят имейла и копират кода за потвърждение. След това те се връщат на страницата на Microsoft 365, поставете кода и изберете Проверка.

Сега те могат да изберат Отвори в имейла, за да отворят файла.

Имейл съобщение, показващо, че даден файл е споделен с вас и включва бутон за отваряне на файла.