خريطة طريق إدارة المشروع

بدء خطة مشروع

غالباً ما تفشل المشاريع بدون التفكير ملياً في مرحلة بدء المشروع. في هذه المرحلة، فكّر في التعرّف على المساهمين والجهات الراعية، أثناء تشكيل بيانات الميثاق، والمواصفات المبكرة، وربما الميزانية.

بالنسبة إلى المشاريع الصغيرة، يمكنك تنفيذ جزء كبير من هذا العمل في Microsoft Project. أما بالنسبة إلى المشاريع الأكبر حجماً، فاستخدم Word وExcel وSharePoint أو حتى استخدام هاتفك لحفظ أفكارك.

التواصل مع المساهمين لمناقشة خططك

إن الحفاظ على قنوات التواصل مع المساهمين ليس دائماً سهلاً. ولكنه أمر مهم لنجاح المشروع.

إنشاء تقارير بشأن المشروع ومشاركتها

للمساعدة على التقليل من الوقت الطويل الذي يتطلبه التواصل، يوفر Project عدة تقارير يمكنك الوصول إليها بنقرة واحدة. يمكنك التقاط الخطط الأولية والأحداث الرئيسية في المشروع ومتطلبات الميزانية ومتطلبات الموظفين وما إلى ذلك.

إنشاء جدول زمني جديد للمشروع

بعد الانتهاء من وضع الأفكار الأولية، حان الوقت لبدء تشغيل Project وإنشاء جدول جديد. ويمكنك البدء بمشروع فارغ أو استخدام قوالب أنشأها مديرو المشاريع الآخرون، تم إنشاء بعضها من قِبل خبراء في إدارة المشاريع أو في شركة مماثلة لشركتك.

إضافة مهام

إن المهام هي الأنشطة التي يتم تنفيذها في المشروع. تعرّف على كيفية إضافة المهام وتغيير خصائصها وتقدير مدتها.

تنظيمها

عند إضافة المهام للمرة الأولى، فقد لا تكون بأفضل ترتيب لإدارتها. تعرّف على كيفية تنظيمها باستخدام المهام الموجزة والمهام الفرعية وبربطها.

إضافة أشخاص وتعيين مهام إليهم

بعد إضافة المهام إلى المشروع، فكّر في الأشخاص الذين تريد العمل معهم. وتذكر أن إضافة الأشخاص وتعيين مهام إليهم هما نشاطين مختلفين في Project.

مشاركة الموارد باستخدام تجمع الموارد والمشاريع الرئيسية

للمساعدة على إدارة الأشخاص في مشاريع متعددة، ضع جميع الأشخاص في مشاريعك في ملف مشروع واحد. ويعمل هذا الملف كتجمع موارد. من ملف تجمع الموارد، يمكنك مشاركة الموارد في مشاريع متعددة (بدون Project Server).

إعداد التكاليف لمشروعك

قد يكون التعامل مع تكاليف المشروع أمراً مخيفاً لأي مدير مشروع. ولكن باستخدام Project، قد تكتشف أن هذا العمل ليس صعباً على الإطلاق. تعرّف على تلميحات لمساعدتك على العمل بدون تخطي الميزانية.

اختيار طريقة العرض المناسبة للجدول الزمني

لتبسيط تعقيد الجدول، ابحث عن طريقة العرض المناسبة. يوفر لك مخطط جانت طريقة عرض واحدة حول حالة المشروع. ويمكنك أيضاً استخدام طريقة العرض "التقويم" أو الرسم التخطيطي للشبكة أو الخط الزمني لمساعدتك على رؤية مستويات مختلفة من التفاصيل.

تعقب تقدم الجدول

بعد إنشاء جدولك الأولي، حان الوقت لبدء رؤية كيف تسير الأمور. سيساعدك إنشاء أساس واستخدام طرق العرض الصحيحة على تعقب تقدم مشروعك.

تعقب النسبة المئوية لاكتمال المهام

يمكن أن يبدو تتبع التقدم معقدا، ولكن إليك طريقة سريعة لإظهار النسبة المئوية للاكتمال باستخدام شريط التقدم على مخطط جانت.

حل مشاكل تخصيص الموارد

للحصول على أفضل أداء ونتائج من موارد ، يجب عليك إدارة أحمال عمل الموارد لتجنب التحميلات الزائدية والاقتدارات.

تقديم الوقت النهائي للمشروع

إن أسوأ وضع قد يواجهه مدير المشروع هو تأخر تاريخ الانتهاء بعد إجراء تغييرات على الجدول. تعرّف على استراتيجيات للتحكم بالتاريخ النهائي للمشروع.

إنشاء تقارير حول حالة المشروع

غالباً ما يكون التواصل صعباً، لا سيما عند الإبلاغ عن أخبار سيئة. لمساعدتك على التواصل مع المساهمين والمدراء التنفيذيين، يوفر Project تقارير جذابة واحترافية يمكنك إنشاؤها في وإرسالها في بضع خطوات بسيطة.

إدارة تكاليف المشروع

هل ستتجاوز الميزانية؟ هل تحتاج إلى ضبط التكاليف؟ تعرف على كيفية حل مشكلات التكلفة في جدولك الزمني.

عرض تقارير تحليل القيمة المكتسبة

إن القيمة المكتسبة عبارة عن أسلوب تعقب متقدم. ولكنها ليست مخصصة للخبراء فحسب. فأنت أيضاً يمكنك استخدامها للمساعدة على مراقبة مشروعك.

إدارة المخاطر

تتواجد المخاطر في كل مكان في مشروعك. حدد مواضع المشاكل وعالجها قبل أن تسبب لك مشاكل كبيرة.

العمل مع مشاريع متعددة

يوفر Project أدوات لمساعدتك في إدارة التبعيات عبر المشاريع، حتى المهام في مشروع واحد تعتمد على إكمال مشروع آخر.