|
|
ثمة أمران يحددان المخاطر في المشروع:
أو المخاطر=التأثيرx الاحتمال على سبيل المثال، قد يعتقد مدير المشروع أن طباعة تقرير مشروع نهائي ينطوي على مخاطر تتمثل في انقطاع التيار الكهربائي قبل الطباعة. ولكن يمكن تجاهل هذه المخاطر بشكل آمن نظراً لعدم احتمال انقطاع الطاقة. ثمة مخاطر منطقية أكثر يجب أخذها في الاعتبار تتمثل في عدم توافر متجر طباعة لطباعة تقرير مساهمين عالي الجودة وأكثر تعقيداً. بالنسبة إلى هذه المخاطر، يتعيّن على مدير المشروع جدولة وقت إضافي لطباعة التقرير. للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع. |
تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...
أمثلة عن أنشطة ذات نسبة مخاطر عالية
إليك بعض الأنشطة والأحداث النموذجية التي يمكنها أن تؤدي إلى زيادة نسبة المخاطر في أحد المشاريع.
|
نشاط ينطوي على مخاطر |
الوصف |
|
|
المهام الهامة |
يجب إيلاء اهتمام بالغ بالمهام الموجودة على المسار الهام. فهي تنطوي على نسبة مخاطر أعلى نظراً لتأثيرها الكبير على تاريخ انتهاء المشروع. |
|
|
مهام المورّدين |
عندما تتعاقد مع أحد المورّدين، اطلب الحصول على تقارير حول مدى تقدم العمل بالمشروع بشكل متكرر أكثر أو مفصل أكثر مقارنةً بما تطلبه من أعضاء الفريق التابع لك. فمهام المورّدين التي تحدث في نهاية المشروع تنطوي على نسبة مخاطر أكثر من مهام المورّدين في أوقات أخرى. ومن ضمن المورّدين الأشخاص المتعاقدين من خارج شركتك إضافة إلى موظفين من أقسام أخرى في شركتك. ونظراً لعدم قدرتك على مراقبة هذين النوعين من مورّدي المهام كما تفعل مع الفريق التابع لك، يجب معاملتهما بالطريقة نفسها من ناحية المخاطر التي تتعرّض لها نتيجة المشروع. |
|
|
أعضاء الفريق الذين تنقصهم الخبرة |
يؤدي تعيين عاملين تنقصهم الخبرة لتنفيذ أعمال في نهاية المشروع إلى تعريض تاريخ نهاية المشروع للخطر نظراً لحاجتهم إلى فترة أطول من حيث الوقت المتدرج للعمل. يمكنك تقليل نسبة المخاطر هذه عن طريق جدولة وقت متدرج للعمل يكون كافياً للعاملين الجدد. |
|
|
المشاريع التي تتجاوز مدتها سنة واحدة |
تتضمّن المشاريع التي تتجاوز مدتها سنة واحدة الكثير من الأمور غير المعروفة، وبالتالي تنطوي على مخاطر أكثر تنتج عن توافر الموارد والتغييرات التي تطرأ على التقنيات والأسواق، وغير ذلك. |
|
|
حدوث عدد كبير جداً من المهام في الوقت نفسه |
تحقق لمعرفة إن كان هناك الكثير من المهام المجدولة في الوقت نفسه. حتى لو كان تنفيذ هذه المهام يتم بواسطة أشخاص مختلفين، فإن حدوث عدد كبير منها في الوقت نفسه يؤدي إلى إنشاء مخاطر في مشروعك، في نهايته تحديداً. |
|
|
تصميم جدول في الترتيب المناسب |
ثمة خطأ يقع فيه مدراء المشاريع المبتدئون وهو ربط المهام قبل تفصيلها. من شأن هذا الأمر أن يؤدي إلى الإرباك ويتطلب الكثير من المراقبة. عندما تبدأ العمل على مشروع جديد، يجب تحضير قائمة بالمهام وتجميعها بحيث تتمكّن من رؤية نطاق المشروع وتسليماته بشكل كامل. بعد ذلك، يمكنك بدء ربط المهام للوصول إلى الجدول المثالي. |
|
|
تجاهل الماضي |
إذا لم تعمل على إعداد سجل بأخطاء المشروع، فأنت معرّض لتكرار هذه الأخطاء في المشاريع المستقبلية. تنتهي المشاريع في أغلب الأحيان بالتوقيع على مستندات إغلاق المشروع بهدف التخفيف من المخاطر المتكررة للمشاريع المستقبلية. |
كيفية إدارة المخاطر
في ما يلي الأساليب الذكية التي يستخدمها مدراء المشاريع للتعامل مع مخاطر المشاريع.
|
تجنّب المخاطر |
يُعد تجنّب المخاطر نهجاً مفيداً إذا أدى أحد أنشطة المشروع إلى نتائج خطيرة. على سبيل المثال، قد يؤدي استخدام عمليات تصنيع لتسليمات مشروعين في الوقت نفسه إلى وضع توقيت المشروع في دائرة المخاطر. بدلاً من ذلك، بإمكان مدير المشروع تجنّب المخاطر باستخدام عمليات التصنيع بشكل متسلسل. |
|
تخفيف المخاطر |
ابحث عن طرق لتخفيف المخاطر. على سبيل المثال، قد تقرر استخدام عملية تصنيع بسيطة ويمكن فهمها بطريقة جيدة إذا تبيّن لك أن إعداد عملية مبتكرة ومكلفة سيستغرق الكثير من الوقت. |
|
نقل المخاطر |
يمكنك التحكم في المخاطر عبر نقلها إلى مورّد خارجي. على سبيل المثال، إذا تبيّن لك أن وثائق نظام فرعي للكمبيوتر كبيرة إلى حد سيتعذّر على الموارد الداخلية إكمالها في الوقت المحدد، فيمكنك التعاقد مع مورّد خارجي للعمل على أجزاء منها. |
|
التعلّم من المخاطر |
لا يمكن اعتبار كل المخاطر سيئة. فقد تفتح المخاطر أحياناً الباب أمام الفرص. على سبيل المثال، إذا تبيّن لك، بعد استكشاف المخاطر في مشروعك، أن النظام الفرعي لبرنامج يتم تطويره كجزء من عملية تصنيع كبيرة هو بحد ذاته قابل للتسويق، فقد تقرر إعادة تعيين أفضل المهندسين في شركتك لتطوير النظام الفرعي. يؤدي إخراج مهندسين من ذوي الخبرات من أحد المشاريع إلى إنشاء مخاطر إضافية في المشروع، ولكن في هذه الحالة يمكن التعويض عنها بالفرصة المكتسبة. |
إدارة المخاطر
|
إذا كنت ترغب في تتبع تقدم جدولك لغرض الكشف عن المهام التي تشكل خطرا، فأنت بحاجة إلى التعرف على تعيين خطوط الأساس لمشروعك. |
|
|
راجع مدى كفاءة استخدام مواردك في مشروعك وما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تعديلات على الموارد التحميل الزائد أو غير المخصصة. |
|
|
استعرض تحديثات المهام من أعضاء الفريق للتعرّف على مكامن المخاطر. يمكنك تعقب التقدم بسرعة باستخدام مخطط جانت، أو يمكنك استخدام تحليل معقد للقيمة المكتسبة. |
|
|
اعرض المهام ذات التأثير الأهم على تاريخ انتهاء المشروع. خذ في الاعتبار هذه المهام أولاً لإصلاح المشاكل في جدولك. |
|
|
لا يمكن رؤية المخاطر في المشروع عبر استخدام طريقة عرض واحدة فقط. لا تتردد في استخدام طرق عرض مختلفة لاستكشاف مخاطر المشروع. |
|
|
يساعدك تحليل القيمة المكتسبة على اكتشاف مخاطر التقدم من خلال طرح أسئلة مثل" النظر إلى مقدار العمل المنجز حتى الآن في هذا المشروع، كم من المال كان من المفترض أن ننفقه؟" أو "هل سننتهي في الوقت المحدد؟" |
|
|
عندما تدير مهمة لتجنّب المخاطر، ستعمل على تحريك المهام في الجدول. سيكون أي تغيير يحدث في المشروع على حساب الوقت أو المال أو نطاق العمل. |
|
|
عند التخطيط للمخاطر وضبط جدولك الزمني، قد ينقل Project المهام بشكل غير متوقع. فهم الكبير "لماذا؟" وراء محرك الجدولة القوي في Project. |
|
|
بعد إدخال تكاليف المشروع، تحقق منها للتأكد من أنك لم تنشئ مخاطر تطال ميزانيتك. |
العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع
