共用 SharePoint 檔案或資料夾

與特定人員共用

如果您想要傳送電子郵件邀請給人員或群組，並追蹤記錄您邀請的人員，則請選擇此選項。 這也可以讓您之後視需要移除特定個人或群組的權限。

1. 在 SharePoint 網站上，移至您要共用檔案的文件庫。

2. 選取要共用的檔案或資料夾的圓形圖示，即可挑選該檔案或資料夾。

   : 無法同時共用多個專案。 您可以改成將要共用的內容新增至資料夾，然後共用該資料夾。

   1. 如果您使用的是清單檢視，請選取項目左側的圓圈。

   2. 如果您使用的是並排檢視，請選取項目右上角的圓圈。

3. 選 頁面頂端的 [共享]。

   : 

   • 如果選取的檔案或資料夾已與某人共用，底部會有一個 [共用對象] 清單。 每個影像都是個人的個人檔案相片，或檔案已共用之群組的縮寫。 如果您想要編輯個人或群組的存取層級，請選取相片或群組縮寫以開啟 [管理存取]。

   • 如果選取的檔案或資料夾目前未與某人共用，就不會有 [共用對象] 清單。 

   

4. 選 取 [擁有連結的任何人都可以編輯] 以開啟連結設定。 

   : 視系統管理員所設定之設定的不同，您可能有不同的預設設定。 例如，這個按鈕可能會顯示 [組織 <人員]> 可以編輯。

   

5. 選取您想要授予連結存取權之對象的選項： 

   : 如果共用選項呈現灰色，表示貴組織的系統管理員可能已限制共享選項。 例如，他們可能會選擇移除 [任何人] 選項，以防止組織外部人員匿名存取。

   1. [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

   2. [<貴組織> 中具有連結的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

   3. 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 它不會變更任何許可權，也不會共享連結。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。 

   4. [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員，不過其他人員也可能已具有存取權。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。 

6. 在 [ 其他設定] 底下，您可以設定下列任一選項：

   • 可以編輯可讓使用 Microsoft 帳戶登入的人員編輯他們有權存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾，擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。 取消核取此方塊，表示使用者可以在不登入的情況下檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過，他們無法變更您 SharePoint上的版本。 有些鏈接的選項有限，而且只在匿名連結上。

     : 

     • [可以編輯] 預設為開啟。

     • 您也可以在上一個畫面上設定編輯權限。 在 [傳送連結] 下，選取 [名稱、群組或電子郵件] 欄位旁的鉛筆圖示，以變更您輸入之人員或群組的編輯權限。 

   • [封鎖下載] 會防止使用者下載他們可存取   的檔案或資料夾。 取消勾選此方塊表示使用者可以將檔案下載到他們的裝置。 

     : 您選取的檔案類型可能無法使用此選項。 只有在您不允許編輯時，才能使用此選項。

   • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 設定日期之後，鏈接就無法運作，您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新的連結。 

     : 只有當您是任何人連結時，才能使用設定到期日。

   • 設定密碼 可讓您設定存取檔案的密碼。 當使用者開啟連結時，系統會提示他們輸入密碼，然後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。 

     : 只有當密碼是任何人的連結時，才能使用設定密碼。

   • [僅在檢閱模式中開啟] 限制使用者留下註解，以及對檔案提出建議。 

     : 

     • 只有 Word 份檔有此許可權選項。

     • 如果某人已經擁有此文件的編輯權限，則選取 [僅在檢閱模式中開啟] 將不會阻止他們編輯內容。 對他們來說，文件會在編輯模式中開啟。

7. 設定所有連結設定和權限後，選取 [套用]。 

8. 在 [名稱、群組或電子郵件] 欄位中，開始輸入您要共用的電子郵件地址或連絡人名稱。 當您開始在方塊中輸入資訊時，您也可以從出現的清單中選擇連絡人。

   : 若要快速與特定人員共用，您可以輸入他們的名稱或電子郵件，然後使用 名稱、群組或電子郵件 欄位右邊的鉛筆圖示來選取 可以編輯 或 可以檢視。 然後按照以下的相同步驟，與您列出的特定人員共用。 對於 Word 檔，您可以使用 [可以檢閱] 選項，讓其他人新增意見和建議，但防止他們進行編輯。
   
   

9. 如果您想要的話，在名稱、群組或電子郵件 欄位下方包含 訊息。

   : 如果您想要在 Outlook 中撰寫郵件，請選取 [Outlook] 按鈕，連結就會插入草稿電子郵件中，而您輸入共用的每個人都會在 [收件者/ 收件者] 清單中。 視您的 SharePoint 版本而定，您可能會或可能不會看到 Outlook 按鈕。

10. 選取 [傳送]。 

使用「複製連結」共用

選取此選項與多人 (甚至是您可能不認識的人) 共用項目。 例如，您可以將這些文章連結發佈至 Facebook、Twitter 或 LinkedIn，或在電子郵件或訊息中共用。 視您設定的權限而定，任何取得連結的人員都可以檢視或編輯項目。 具有連結的使用者無法上傳新項目。 請注意，連結也可以轉寄而且不需要登入。

1. 在 SharePoint 網站上，移至您要共用檔案的文件庫。

2. 選取要共用的檔案或資料夾的圓形圖示，即可挑選該檔案或資料夾。

   : 無法同時共用多個專案。 您可以改成將要共用的內容新增至資料夾，然後共用該資料夾。

   1. 如果您使用的是清單檢視，請選取項目左側的圓圈。

   2. 如果您使用的是並排檢視，請選取項目右上角的圓圈。

3. 選 頁面頂端的 [共享 ]。

   : 

   • 如果選取的檔案或資料夾已與某人共用，底部會有一個 [共用對象] 清單。 每個影像都是個人的個人檔案相片，或檔案已共用之群組的縮寫。 如果您想要編輯個人或群組的存取層級，請選取相片或群組縮寫以開啟 [管理存取]。

   • 如果選取的檔案或資料夾目前未與某人共用，就不會有 [共用對象] 清單。 

   • 如果您建立的連結只適用於您的組織，並將它傳送給 Microsoft 365 群組，該群組就會在鏈接上兌換。 如果外部使用者，然後加入該群組，就會讓他們存取該專案。

4. 在複製連結下，選取具有 連結的任何人都可以編輯 以開啟連結設定。

   : 視系統管理員所設定之設定的不同，您可能有不同的預設設定。 例如，這個按鈕可能會顯示 [組織 <人員]，> 可以編輯。

5. 若要變更連結許可權，請選取您要授與連結存取權的選項：

   : 如果共用選項呈現灰色停用狀態，則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如，他們可能會選擇移除 [任何人] 選項，以防止可用的連結轉寄給組織外部的其他人。

   • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

   • [<貴組織> 中具有連結的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

   • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 它不會變更任何許可權，也不會共享連結。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。 

   • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員，不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

     : 為了追蹤存取並確保安全性，您只可以與貴組織或擁有 Microsoft 帳戶的人共用。

6. 在 [設定] 下，您可以設定下列任何選項：

   • [允許編輯] 可讓使用 Microsoft 帳戶登入的人編輯他們可以存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾，擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。 取消核取此方塊，表示使用者可以在不登入的情況下檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過，他們無法變更您 SharePoint上的版本。 有些連結有有限的選項，而且只有匿名連結。

     : 

     • [允許編輯] 預設為開啟。

     • 您也可以在上一個畫面上選取共用檔案之名稱右邊的鉛筆圖示，以設定編輯權限。 

   • 封鎖下載可防止使用者下載他們有權存取的檔案或資料夾。 取消勾選此方塊表示使用者可以將檔案下載到他們的裝置。 

     : 您選取的檔案類型可能無法使用此選項。 只有在您不允許編輯時，才能使用此選項。

   • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後，連結將不再有效，您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新連結。 設定到期日僅在匿名連結上。

     : 只有當您是任何人連結時，才能使用設定到期日。

   • 設定密碼 可讓您設定存取檔案的密碼。 當使用者按一下連結，他們將收到輸入密碼的提示之後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。 設定密碼日期僅在匿名連結上。

     :  設定密碼日期只有在任何人連結時才能使用。

   • [僅在檢閱模式中開啟] 限制使用者留下註解，以及對檔案提出建議。 

     : 

     • 只有 Word 份檔有此許可權選項。

     • 如果某人已經擁有此文件的編輯權限，則選取 [僅在檢閱模式中開啟] 將不會阻止他們編輯內容。 對他們來說，文件會在編輯模式中開啟。

7. 設定所有連結設定和權限後，選取 [套用]。 

8. 在 [複製連結] 下，選取 [複製]。

9. 貼上連結並以電子郵件、訊息或文章傳送。

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