在 Visio 中,形状可包含相关数据(称为形状数据),用于提供详细信息。 例如,形状数据可显示流程中的步骤或网络图表中的数件设备,而无需在图表中填充文本。
可直接将数据添加形状中;如果你有 Visio 专业版,则可将外部数据源中的数据链接到形状。 本文介绍如何直接将数据添加到形状中。
下列文章探讨了如何使用外部数据源:
查看形状数据
若要查看任何 Visio 对象的形状数据:
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右键单击该形状,然后选择“数据”>“形状数据”。
“形状数据”窗口随即打开。
将数据添加到所选形状
要将数据添加到绘图中已有的形状,请首先将数据域添加到这些形状,然后再添加数据值。
将数据字段添加到所选形状
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在“视图”选项卡上的“显示”组中,单击“任务窗格”,然后单击“形状数据”。
这样可切换“形状数据”任务窗格的显示。
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选择要向其添加数据的形状。
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右键单击所选形状,在快捷菜单上指向“数据”,然后单击“定义形状数据”。
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在“定义形状数据”对话框中,单击“新建”,然后执行下列操作:
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在“标签”框中,键入新字段的名称。
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在“类型”列表中,选择要包含的新字段的数据类型。
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在“格式”列表中,选择显示数据的格式。 “格式”选项会有所变化,具体取决于所选择的数据类型。
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如果您想要为某人提供将数据添加到该字段的文本提示,请在“提示”框中,输入所需的文本。 将鼠标指针停留在“形状数据”窗口中的字段上方时会显示该文本。
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单击“确定”。
将值添加到数据字段
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选择各个形状(一次选择一个),然后在“形状数据”窗口的数据域中键入数据值。
“形状数据”窗口的内容只显示所选形状的数据。
创建一组可重用的数据域
你不必分别为每个形状创建数据字段,可以创建一组数据字段,并将其应用于绘图中的所有选定形状以及以后放在绘图中的形状。
创建一组可重用的数据字段
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在“视图”选项卡上的“显示”组中,单击“任务窗格”,然后单击“形状数据”。
这样可切换“形状数据”任务窗格的显示。
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右键单击“形状数据”任务窗格中的任何位置,然后单击“形状数据集”。
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在“形状数据集”任务窗格中,单击“添加”。
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在“添加形状数据集”对话框中,键入数据集的名称。
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选择“创建新数据集”,然后单击“确定”。
数据集即会显示在“形状数据集”窗口的“名称”列中。
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选择新数据集,然后单击“定义”。
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在“定义形状数据”对话框中,定义形状数据集的字段。
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要创建其他字段,单击“新建”。
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定义完所有数据域后,单击“确定”。
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要将数据集应用于绘图中的所选形状,请在“形状数据集”任务窗格中选择该数据集,然后单击“应用”。
要查看已应用数据集的其中之一形状中的新域,请选择该形状,然后在“形状数据”窗口中查看。
将数据域添加到主控形状
如果希望每次使用特定形状时都添加相同的形状数据集,可以将这些数据域添加到该形状的主控形状的副本,这样能够节省时间。 例如,可以将姓名和雇员编号等数据域添加到人员形状的主控形状。
创建自定义模具上的形状副本
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在“形状”窗口中,右键单击该主控形状,指向“添加到我的形状”,然后执行下列操作之一:
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如果要将主控形状添加到新模具,单击“添加到新模具”。
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如果要将主控形状添加到现有的自定义模具中,单击“添加到现有模具”。
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在“另存为”对话框中,键入新模具的名称,然后单击“保存”。
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在“形状”窗口中,单击“更多形状”,指向“我的形状”,然后单击包含复制的主控形状的模具。
在自定义模具上编辑新的主控形状
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右键单击新模具的标题栏,然后在快捷菜单上单击“编辑模具”。
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右键单击刚添加到该模具中的形状,指向“编辑主控形状”,然后单击“编辑主控形状”。
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在该形状的编辑窗口中,右键单击该形状,指向“数据”,然后单击“形状数据”。
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在“定义形状数据”对话框中,键入域的名称,然后填写所需的任何其他信息。 例如,此时您可能希望更改数据类型或者添加形状提示。
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要创建其他域,请单击“新建”,然后重复前面的步骤。
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完成定义数据域后,请单击“确定”。
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要关闭主控形状的编辑窗口,请在“视图”选项卡上的“窗口”组中,单击“层叠”,选择主控形状窗口,然后单击上方的“关闭”按钮 (X)。
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将出现一条消息,询问您是否要更新形状,此时请单击“是”。
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在“形状”窗口中,右键单击模具,然后单击“保存”。
删除数据字段
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选择具有要删除数据字段的形状。
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右键单击“形状数据”窗口中的任何位置,然后单击“定义形状数据”。
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在“定义形状数据”对话框中的“属性”下,选择要删除的数据字段,单击“删除”,然后单击“确定”。
在 Visio 计划 1 或 Visio 计划 2 中查看和输入形状数据
在 Visio 计划 1 和 Visio 计划 2 中,可以将数据添加到预先存在的形状数据字段。
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打开图表进行编辑。
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选择形状。
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在功能区上,选择“ 形状 ”选项卡,然后选择“ 形状数据”。
“ 形状数据 ”窗格将在窗口的右侧边距打开。 窗格中列出了该对象的所有预先分配的形状数据字段。
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选择任意字段,然后输入相应的数据值。
在 Microsoft 365 中的 Visio 中查看形状数据
在 Microsoft 365 中的 Visio 中,不能向形状添加数据,但可以在另一个版本的 Visio 中查看已添加到形状的数据。
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打开图表进行编辑。
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选择形状。
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在功能区上,选择“ 形状 ”选项卡,然后选择“ 形状数据”。
“ 形状数据 ”窗格将在窗口的右侧边距打开。 该对象的所有预先分配的形状数据字段都列在窗格中,使你能够查看已分配给这些字段的任何形状数据。