开始在 OneDrive 和 SharePoint 中创建、管理和共享文件

观看：何时使用 OneDrive 与 SharePoint

OneDrive 是一个云存储平台，可在其中存储个人或个人文件。 OneDrive 与 Word、Excel 和 PowerPoint 等应用紧密集成，使 OneDrive 成为安全存储和访问敏感文档的便利位置。

如果要创建仅属于自己的文档（例如，处理高度敏感或私人信息时），请使用 OneDrive。

若要开始使用 One Drive，请登录到 Microsoft 帐户或注册一个，下载并安装 OneDrive 桌面应用，然后按照提示登录，然后选择要同步到云的文件夹。 

• 若要在 OneDrive 中创建新文件，只需单击“新建”按钮，然后选择要创建的文件类型，例如Word文档或 Excel 电子表格。

• 若要 管理 OneDrive 中的文件，请右键单击文件并选择“ 重命名 ”，为其指定更具描述性的名称，或将文件拖放到不同的文件夹，以便更好地组织。

• 若要 与 OneDrive 共享文件 ，请单击“ 共享 ”按钮，并输入要与之共享该文件的人员的电子邮件地址。 详细了解如何在 OneDrive 中管理文件。

SharePoint 是一种协作工具，用于在组织中管理和共享文件和信息。 SharePoint 允许多个用户在一个中心位置进行协作。

需要创建将由一组人员编写和管理的文档，或者需要广泛共享文档时，请使用 SharePoint。 例如，将其用作团队成员查看项目时间线、任务和里程碑的集中位置。 这使团队可以跟踪进度、按计划进行，并更高效地进行协作。

• 若要 在 SharePoint 中创建新文件，请导航到要在其中创建文件的文档库，然后单击“ 新建 ”按钮。

• 若要管理文件，请检查文件进行更改，然后在完成后重新检查该文件。

• 若要 共享文件，请单击文件并选择“ 共享”。 还可以通过在相应的应用程序中打开文件（如 Word 或 Excel）并启用共同创作来实时协作。 若要查看文件的早期版本，请单击该文件并选择“ 版本历史记录”。 详细了解如何在 SharePoint 中管理文件。

规范内部、供应商、承包商和外部方的访问  

若要确保只有授权用户有权访问 OneDrive 和 SharePoint 中的敏感数据和数据，请执行以下操作：

• 为不同类型的用户（例如内部、供应商、承包商和外部方）定义访问策略。 例如，可以创建仅允许某些员工访问机密信息（如财务数据或客户信息）的访问策略。 还可以指定他们可以访问的数据类型、访问数据的方式以及访问时长。 这可确保只有经过授权的用户才能访问敏感数据和数据。

• 使用权限和角色来控制 对特定文件或文件夹的访问。 例如，向需要查看文件但不进行更改的团队成员授予只读访问权限，例如不直接参与项目但需要随时了解情况的人员。 通过定义这些权限和角色，可以确保只有经过授权的用户有权访问敏感信息，并且他们只能查看和编辑他们已被授予访问权限的文件。

• 使用多重身份验证 来确保只有经过授权的用户才能访问敏感数据。 这可以包括要求用户提供发送到其移动设备或电子邮件的密码和代码。

• 监视 OneDrive 和 SharePoint 环境的访问权限和使用情况，以检测和防止未经授权的访问或使用。 例如，通过查看用户活动日志，可以识别任何异常活动（例如未经授权的访问尝试），并采取措施防止数据泄露。

• 对敏感数据实施加密 ，以确保即使有人获得对数据的未经授权的访问，他们也无法在没有解密密钥的情况下读取数据。 这有助于防止数据泄露、保护客户数据并确保符合数据隐私法规。

• 设置共享链接的到期日期，以确保访问在特定时间段后自动撤销。 例如，如果您与供应商或承包商共享合同，并且希望确保供应商或承包商在有限的时间内只能访问文档，则可以 设置到期日期 ，并且对文档的访问权限将在设置的期限后自动撤销。 这可以降低未经授权的各方访问文档的风险。

通过实施这些措施，可以规范 OneDrive 和 SharePoint 中内部、供应商、承包商和外部方的访问，并确保数据安全。 详细了解如何保护数据。

减少 OneDrive 和 SharePoint 漏洞  

虽然 OneDrive 和 SharePoint 提供了许多安全功能来防范数据泄露，但仍存在一些影响这些实体安全性的关键漏洞：

• 网络钓鱼攻击可能会诱使用户透露其登录凭据，这些凭据随后可用于访问 OneDrive 或 SharePoint。

• 弱密码也很容易被猜出或破解，导致未经授权的访问。

• 恶意软件可用于窃取登录凭据、捕获敏感数据或控制用户设备，这可能会危及 OneDrive 或 SharePoint。

• 内部威胁（例如员工有意或意外地与未经授权的方共享敏感数据）也可能给 OneDrive 或 SharePoint 带来风险。 详细了解如何管理内部风险。

为了缓解这些漏洞，必须实施安全最佳做法，培训用户，并定期审查和审核用户权限。 此外，还必须制定全面的事件响应计划，以便快速响应可能发生的任何安全事件。