Nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Bạn muốn làm gì?

Nhập một danh sách SharePoint
Nối kết tới một danh sách SharePoint
Di chuyển dữ liệu sang SharePoint
Ưu điểm của việc liên kết dữ liệu giữa Access và SharePoint

Nhập một danh sách SharePoint

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo ra một bảng và sao chép các cột và các mục từ danh sách nguồn (hoặc dạng xem) vào bảng đó ở dạng trường và bản ghi. Trong suốt quá trìnhnhập, bạn có thể xác định các danh sách bạn muốn sao chép và đối với từng danh sách được chọn, bạn có thể xác định xem liệu bạn có muốn nhập toàn bộ danh sách không hay chỉ nhập một dạng xem cụ thể. Khi kết thúc thao tác nhập, bạn có thể chọn lưu các chi tiết của thao tác nhập dưới dạng một đặc tả. Đặc tính nhập sẽ giúp bạn lặp lại quá trình nhập trong tương lai mà không phải thao tác qua Trình hướng dẫn Nhập mỗi lần.

Đây là các lý do phổ biến để nhập một danh sách SharePoint vào một cơ sở dữ liệu Access:

Để di chuyển hẳn dữ liệu, chẳng hạn như một danh sách liên hệ, sang một cơ sở dữ liệu Access, do bạn không còn cần đến thông tin trên trang SharePoint nữa. Bạn có thể nhập danh sách vào Access, rồi xóa bỏ danh sách khỏi trang SharePoint.
Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sẽ dùng Access, nhưng đôi khi bạn lại hướng vào một danh sách SharePoint để lấy thêm dữ liệu vốn phải được phối vào một trong các cơ sở dữ liệu của bạn.

Hoàn thành các bước này trước khi nhập danh sách

Định vị trang SharePoint có chứa danh sách bạn muốn sao chép rồi ghi chú lại địa chỉ trang.

Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.
Xác định các danh sách bạn muốn sao chép tới cơ sở dữ liệu, rồi quyết định xem liệu bạn cần toàn bộ danh sách hay chỉ cần đến một dạng xem riêng. Bạn có thể nhập nhiều danh sách chỉ với một thao tác nhập, nhưng bạn chỉ có thể nhập một dạng xem trong mỗi danh sách. Nếu cần thiết, hãy tạo một dạng xem chỉ chứa các cột và các mục bạn quan tâm.

Xem lại các cột trong danh sách hoặc dạng xem nguồn.

Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi nhập các thành phần khác nhau:

Thành phần	Những vấn đề cần xem xét
Tạo cột	Access sẽ chỉ nhập 256 cột đầu, vì nó chỉ hỗ trợ 256 trường trong một bảng. Để tránh vấn đề này, hãy tạo dạng xem danh sách trong SharePoint và chỉ thêm vào đó những cột bạn muốn, đảm bảo rằng tổng số cột không vượt quá 256. Sau đó sử dụng Hành động Macro ImportSharePointList để chỉ định ID Dạng xem dự kiến.
Thư mục	Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ trở thành một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.
Cột tra cứu	Nếu cột nguồn tra cứu giá trị trong danh sách khác, Access sẽ nhập các giá trị hiển thị như một phần của chính trường đó. Access không nhập bảng tra cứu. Nếu bạn muốn tạo lại tra cứu vào một bảng khác, hãy xem mục Liên kết tới danh sách SharePoint và Di chuyển dữ liệu vào SharePoint.
Cột được tính toán	Là các kết quả trong một cột được tính toán sẽ được sao chép sang một trường mà kiểu dữ liệu của nó phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong kết quả được tính toán. Biểu thức thực hiện các tính toán sẽ không được sao chép.
Phần đính kèm	Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được sao chép sang một trường có tên là Phần đính kèm.
Cột đa giá trị	Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Khi bạn nhập một cột hỗ trợ nhiều giá trị, Access sẽ tạo ra một cột để hỗ trợ nhiều giá trị.
Định dạng văn bản phong phú	Các cột chứa định dạng văn bản phong phú sẽ được nhập Access dạng trường Văn bản Dài. Thuộc tính Định dạng Văn bản của Trường Văn bản Dài được đặt thành Văn bản có Định dạng và định dạng được giữ nguyên.
Mối quan hệ	Access không tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng có liên quan ở cuối hoạt động nhập. Bạn phải tạo thủ công các mối quan hệ giữa nhiều bảng hiện có và bảng mới khác nhau bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Mối quan hệ. Để hiển thị tab Mối quan hệ, trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

Xác định cơ sở dữ liệu bạn muốn nhập các danh sách vào.

Hãy đảm bảo là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.
Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Quá trình nhập sẽ tạo ra một bảng có cùng tên giống với danh sách SharePoint. Nếu tên đó đã được dùng rồi, Access sẽ chắp thêm "1" vào tên của bảng mới — ví dụ: đối với Lien_he1, nếu Lien_he1 cũng đã được dùng rồi, Access sẽ tạo ra Lien_he2, v.v...

Nhập danh sách

Mở cơ sở dữ liệu Access sẽ lưu trữ dữ liệu đã nhập. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.
Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:
- Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, Access 2021 hoặc Access 2019, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập liên kết & , bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến >Danh sách SharePoint.
- Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập liên kết &, hãy bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách các tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.
Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.
Trong trình hướng dẫn, hãy xác định địa chỉ của trang nguồn.
Chọn tùy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, sau đó bấm Tiếp.
Từ danh sách mà trình hướng dẫn sẽ hiển thị, chọn các danh sách bạn muốn nhập.

Ghi chú Bạn có thể liên kết đến các thư viện SharePoint, nhưng bạn chỉ có thể thêm tài liệu trong SharePoint.
Trong cột Mục để Nhập, chọn dạng xem bạn muốn cho từng danh sách được chọn.
Hộp kiểm có nhãn Nhập các giá trị hiển thị thay cho các ID đối với các trường sẽ tra cứu các giá trị được lưu trong một danh sách khác sẽ điều khiển dữ liệu nào được nhập cho các cột tra cứu trong các danh sách đã chọn. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:
- Để nhập các giá trị hiển thị như là một phần của trường, chọn hộp kiểm. Trong trường hợp này, trường đó sẽ không tra cứu các giá trị trong một bảng khác.
- Để trường đích tra cứu các giá trị trong một bảng khác, hãy xóa hộp kiểm. Thao tác này sẽ sao chép các ID của các hàng giá trị vào trường đích. Cần phải có ID để xác định một trường tra cứu trong Access.
Khi bạn nhập các ID, bạn phải nhập các danh sách hiện đang cung cấp các giá trị cho các cột tra cứu (trừ khi cơ sở dữ liệu đích đã có các bảng vốn có thể hoạt động như các bảng tra cứu).

Quy trình nhập sẽ đặt các ID vào trường tương ứng, nhưng nó không đặt tất cả các thuộc tính cần thiết để khiến trường hoạt động như một trường tra cứu. để biết thêm thông tin về cách đặt thuộc tính tra cứu của trường đó, hãy xem mục Tạo hoặc xóa trường tra cứu.
Bấm OK.

Access nhập các danh sách, rồi hiển thị trạng thái của hoạt động ở trang cuối của trình hướng dẫn. Nếu sau này bạn định lặp lại thao tác nhập, bạn có thể lưu các chi tiết dưới dạng một đặc tả nhập. Access sẽ không ghi đè lên một bảng trong cơ sở dữ liệu như một phần của quy trình nhập và bạn không thể chắp thêm nội dung của một danh sách hay dạng xem vào một bảng đã có sẵn.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Để biết thông tin về cách lưu chi tiết nhập vào đặc tả để sau này bạn có thể tái sử dụng, hãy xem bài viết Lưu chi tiết thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.
Để biết thông tin về cách chạy đặc tả nhập đã lưu, hãy xem bài viết Chạy thao tác nhập hoặc xuất đã lưu.
Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.
Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.

Các tác vụ liên quan về thao tác nhập

Sau khi bạn đã hoàn thành thao tác nhập, hãy chú ý đến việc thực hiện thêm một số tác vụ:

Xác minh kiểu dữ liệu Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với một cột nguồn. Xác minh từng trường và các cài đặt nhằm đảm bảo rằng mọi trường đều được thiết lập theo cách bạn muốn.

Điều tra các trường bổ sung Tùy thuộc vào kiểu danh sách mà bảng dựa trên đó, bạn cũng có thể nhận thấy sự hiện diện trong bảng của một vài trường bổ sung (chẳng hạn như Tiêu đề, Đã sửa đổi hoặc CreatedBy). Nếu bạn không cần những trường này trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể xóa một cách an toàn.

Đầu Trang

Nối kết tới một danh sách SharePoint

Khi bạn nối kết tới một danh sách SharePoint, Access sẽ tạo ra một bảng mới (thường được tham chiếu ở dạng một bảng được nối kết) sẽ phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách nguồn. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ chỉ tạo ra một nối kết cho danh sách, không cho bất kỳ dạng xem xác định nào của danh sách.

Thao tác nối kết thì mạnh hơn thao tác nhập trên hai phương diện:

Thêm và cập nhật dữ liệu Bạn có thể thực hiện thay đổi dữ liệu bằng cách duyệt đến site SharePoint hoặc làm việc ở dạng xem Biểu dữ liệu hay Biểu mẫu trong Access. Các thay đổi bạn thực hiện tại nơi này sẽ được phản ánh ở một nơi khác. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện thay đổi có cấu trúc, như loại bỏ hoặc thay đổi một cột, bạn phải thực hiện như vậy bằng cách mở danh sách trên site SharePoint. Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các trường trong bảng được liên kết khi làm việc trong Access.
Bảng tra cứu Khi bạn liên kết đến một danh sách SharePoint, Access sẽ tự động tạo các bảng được liên kết cho tất cả các danh sách tra cứu (trừ khi các danh sách tra cứu đã được liên kết đến cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu có chứa các cột tra cứu danh sách khác, các danh sách đó cũng được đưa vào trong hoạt động liên kết, do đó, danh sách tra cứu của mỗi bảng được liên kết đều có một bảng được liên kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ tạo các mối quan hệ giữa các bảng được liên kết này.

Các kịch bản thông thường để nối kết tới một danh sách SharePoint

Thông thường, bạn nối kết tới một danh sách SharePoint từ một cơ sở dữ liệu Access vì những lý do sau:

Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn sử Access báo cáo và truy vấn phong phú, đồng thời sử dụng SharePoint để cộng tác và liên lạc nhóm. Các nhóm riêng sẽ tạo ra các danh sách để theo dõi nhiều việc (như liên hệ và các vấn đề nổi cộm), nhưng thường thì danh sách dữ liệu này phải được chuyển sang một cơ sở dữ liệu khác để tổng hợp và báo cáo. Nối kết là một lựa chọn thích hợp, vì nó cung cấp cho người dùng cả trang SharePoint lẫn cơ sở dữ liệu để thêm và cập nhật dữ liệu và để luôn xem được đồng thời làm việc với các dữ liệu mới nhất.
Bạn là người dùng Access mới bắt đầu sử dụng SharePoint gần đây. Bạn đã dịch chuyển một số cơ sở dữ liệu sang trang SharePoint nhóm và đa số các bảng trong các cơ sở dữ liệu đều là các bảng được nối kết. Từ lúc này trở đi, thay vì việc tạo các bảng cục bộ, bạn sẽ tạo được các danh sách SharePoint, rồi kết nối tới những danh sách này từ cơ sở dữ liệu của bạn.
Bạn muốn tiếp tục lưu các danh sách trên các trang SharePoint, nhưng bạn cũng muốn làm việc với các dữ liệu mới nhất trong Access để chạy truy vấn và in báo cáo.

Chuẩn bị nối kết tới một danh sách SharePoint

Định vị trang SharePoint có chứa các danh sách bạn muốn nối kết tới rồi ghi lại địa chỉ trang.

Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.
Xác định các danh sách bạn muốn nối kết tới. Bạn có thể nối kết đến nhiều danh sách trong một thao tác nối kết duy nhất, nhưng bạn không thể nối kết đến khảo sát, thảo luận hoặc dạng xem cụ thể của bất kỳ danh sách nào.

Xem lại các cột trong danh sách nguồn. Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi liên kết đến các thành phần khác nhau.

Thành phần	Những vấn đề cần xem xét
Tạo cột	Access chỉ liên kết 256 cột đầu tiên, vì Access chỉ hỗ trợ 256 trường trong một bảng. Để tránh vấn đề này, hãy tạo dạng xem danh sách trong SharePoint và chỉ thêm vào đó những cột bạn muốn, đảm bảo rằng tổng số cột không vượt quá 256. Sau đó, sử dụng Hành động Macro ImportSharePointList để tạo bảng được liên kết xác định ID Dạng xem dự kiến.
Thư mục	Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ xuất hiện ở dạng một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.
Cột tra cứu	Nếu cột nguồn tìm kiếm các giá trị trong một danh sách khác và danh sách liên quan chưa nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động tạo ra các bảng được nối kết cho các danh sách liên quan. Ghi chú Access cũng tạo bảng UserInfo tương ứng với Danh sách Thông tin Người dùng SharePoint. SharePoint sử dụng danh sách này để tra cứu thông tin tài khoản người dùng, chẳng hạn như email, ảnh, tên người dùng, cho các cột SharePoint, chẳng hạn như CreatedBy, ModifiedBy và Cá nhân hoặc Nhóm. Người quản trị site chỉ có thể nhìn thấy Danh sách Thông tin Người dùng SharePoint này.
Cột được tính toán	Các kết quả trong một cột đã tính toán sẽ được hiển thị trong trường tương ứng, nhưng bạn không thể xem hay thay đổi công thức trong Access.
Phần đính kèm	Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được hiển thị ở dạng một trường có tên là Phần đính kèm.
Cột chỉ đọc	Các cột ở dạng chỉ đọc trong một danh sách SharePoint sẽ tiếp tục là dạng chỉ đọc trong Access. Ngoài ra, bạn không thể thêm, xóa bỏ hoặc thay đổi các cột trong Access.
Cột đa giá trị	Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Đối với các cột như vậy, quy trình nối kết sẽ tạo ra các trường hỗ trợ cho nhiều giá trị. Các cột tra cứu đa trị được tạo ra trong bảng nối kết nếu cột nguồn thuộc kiểu Tra cứu.

Xác định cơ sở dữ liệu trong đó bạn muốn tạo các bảng được nối kết. Hãy bảo đảm là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu đã có sẵn nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu mới và trống.
Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu. Khi bạn liên kết đến danh sách SharePoint, một bảng có cùng tên với danh sách nguồn sẽ được tạo. Nếu tên đó đã được sử dụng, Access sẽ gắn thêm "1" vào tên bảng mới — ví dụ: Liên hệ 1. (Nếu Liên_hệ_1 cũng đã được sử dụng, Access sẽ tạo Liên_hệ_2, v.v..) Các quy tắc tương tự áp dụng cho danh sách liên quan.

Nối kết với dữ liệu

Mở cơ sở dữ liệu đích.
Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:
- Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, Access 2021 hoặc Access 2019, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập liên kết & , bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến >Danh sách SharePoint.
- Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập liên kết &, hãy bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách các tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.
Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.
Trong trình hướng dẫn, xác định địa chỉ của trang nguồn.
Chọn Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp

Trình hướng dẫn sẽ hiển thị các danh sách sẽ sẵn dùng cho nối kết.
Chọn các danh sách bạn muốn nối kết tới, sau đó bấm OK.

Lưu ý: Nếumột số danh sách đã được nối kết tới cơ sở dữ liệu hiện tại, thì các hộp kiểm tương ứng với các danh sách đó sẽ được tạo ra. Nếu bạn muốn loại bỏ mọi nối kết, xóa các hộp kiểm trong các nối kết bạn muốn loại bỏ.
Access sẽ cố tạo ra các bảng được nối kết, cả cho các danh sách bạn đã chọn trong suốt quy trình nhập này và cả cho từng danh sách liên quan. Ngoài ra, Access sẽ cố làm mới các bảng được nối kết tương ứng với các danh sách đã được chọn trong trình hướng dẫn. Access cũng sẽ tạo ra các mối quan hệ giữa các bảng. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ giữ nguyên thiết đặt thuộc tính tra cứu giữa một trường tra cứu và bảng liên quan. Bạn cần đặt thủ công cho các thuộc tính tra cứu ở dạng xem Thiết kế bảng.
Xem lại các bảng được nối kết mới ở dạng xem Biểu dữ liệu. Hãy bảo đảm là tất cả các trường và các bản ghi được hiển thị chính xác.

Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với cột nguồn. Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi lần bạn mở bảng được liên kết hay danh sách nguồn, bạn phải thấy các dữ liệu mới nhất được hiển thị trong đó. Tuy nhiên, các thay đổi có cấu trúc đã thực hiện đối với một danh sách sẽ không được tự động phản ánh trong bảng được liên kết. Để cập nhật bảng được liên kết bằng cách áp dụng cấu trúc danh sách mới nhất, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, trỏ đến Xem thêm Tùy chọn, rồi bấm Làm mới Danh sách.

Lưu ý: Access thể không bao giờ ghi đè bảng trong cơ sở dữ liệu như một phần của thao tác liên kết. Ngoài ra, bạn không thể gắn thêm nội dung của danh sách SharePoint vào một bảng có sẵn.

Đầu Trang

Di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Di chuyển dữ liệu đến SharePoint là một cách để tạo cơ sở dữ liệu phụ trợ một cách hiệu quả, nhưng trong trường hợp này, dữ liệu nằm trong danh sách SharePoint. Ngoại vi vẫn là cơ sở dữ liệu Access và bạn có thể triển khai cơ sở dữ liệu theo cách tương tự như cơ sở dữ liệu tách. Khi có thể, Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint sẽ di chuyển dữ liệu vào danh sách dựa trên mẫu danh sách trên site SharePoint, chẳng hạn như danh sách Liên hệ. Nếu không thể khớp bảng với mẫu danh sách, bảng sẽ trở thành danh sách tùy chỉnh trên site SharePoint. Tùy theo kích cỡ cơ sở dữ liệu, số đối tượng và hiệu suất hệ thống, có thể mất một chút thời gian để thực hiện thao tác. Nếu đổi ý trong suốt tiến trình, bạn có thể bấm Dừng để hủy bỏ.

Trình hướng dẫn sẽ tạo một bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn. Trong Access, chương trình sẽ tạo liên kết đến các danh sách từ bảng, do đó, sẽ rất dễ định vị dữ liệu trên site SharePoint khi bạn đang làm việc trong Access. Nếu phát sinh bất kỳ sự cố nào, Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint sẽ báo cáo sự cố và lưu chúng trong cơ sở dữ liệu Access dưới dạng bảng nhật ký mà bạn có thể sử dụng để giúp khắc phục sự cố.

Mẹo: Hãy cân nhắc việc tạo một site SharePoint riêng biệt để giữ danh sách ở vị trí kín.

Sử dụng Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint

Trên tab Công cụ Cơ sở Dữ liệu, trong nhóm Di chuyển Dữ liệu, bấm SharePoint. Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu của bạn được lưu theo định dạng tệp .accdb.
Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint, bao gồm xác định vị trí site SharePoint của bạn.

Để hủy bỏ tiến trình, bấm vào Dừng.
Trên trang cuối của trình hướng dẫn, chọn hộp kiểm Hiện Chi tiết để biết thêm chi tiết về việc di chuyển.

Trang trình hướng dẫn mô tả bảng nào được nối kết đến danh sách và cung cấp thông tin về vị trí sao lưu và URL cho cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cũng cung cấp một cảnh báo nếu bạn gặp phải một số vấn đề di chuyển và cung cấp địa chỉ của bảng nhật ký nơi bạn có thể xem được nhiều chi tiết hơn về các vấn đề.
Bấm Kết thúc khi trình hướng dẫn hoàn tất các hành động của mình.

Nếu trình hướng dẫn hiển thị một cảnh báo, bạn nên xem lại bảng nhật ký và thực hiện mọi hành động cần thiết nhằm đảm bảo dữ liệu của bạn được di chuyển thành công. Ví dụ: các trường nhất định có thể không được di chuyển hoặc có thể được chuyển đổi thành một kiểu dữ liệu khác tương thích với danh sách SharePoint.

Lưu ý: Access cũng tạo bảng UserInfo tương ứng với Danh sách Thông tin Người dùng SharePoint. SharePoint sử dụng danh sách này để tra cứu thông tin tài khoản người dùng, chẳng hạn như email, ảnh, tên người dùng, cho các cột SharePoint, chẳng hạn như CreatedBy, ModifiedBy và Cá nhân hoặc Nhóm. Người quản trị site chỉ có thể nhìn thấy Danh sách Thông tin Người dùng SharePoint này.

Những hạn chế bạn có thể gặp phải

Khi Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint kết thúc, bạn sẽ thấy thông báo nếu Access gặp phải bất kỳ sự cố nào với dữ liệu. Access sẽ tạo ra một bảng nhật ký được gọi là Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint rồi thêm bảng đó vào cơ sở dữ liệu. Bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhưng không được phát hành như một danh sách trên site SharePoint.

Bảng sau đây liệt kê các giới hạn trong cách dữ liệu được di chuyển, thường xảy ra khi Access và SharePoint không có chung tính năng giống hệt nhau hoặc trong một số trường hợp, không có chung một kiểu dữ liệu. Ví dụ: nếu bảng Access của bạn hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu thì bảng đó sẽ được thực thi trong danh sách trên site SharePoint. Thông tin trong bảng sau đây có thể giúp bạn quyết định có di chuyển dữ liệu của mình hay không và thông tin có thể sẽ hữu ích nếu bạn dự định xem lại bất kỳ sự cố nào được báo cáo trong bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint.

Kiểu dữ liệu hoặc vấn đề	Sự cố	Kết quả
Kiểu dữ liệu đối tượng COM	Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Đối tượng COM.	Trường không được di chuyển.
Kiểu dữ liệu Nhị phân	Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Nhị phân.	Trường không được di chuyển.
Ngày	Các site SharePoint không hỗ trợ ngày trước năm 1900.	Dữ liệu có ngày trước năm 1900 không được di chuyển.
Ký tự dòng mới trong trường văn bản	Các site SharePoint không hỗ trợ ký tự dòng mới trong trường Dòng Văn bản Đơn.	Trường được chuyển đổi thành trường Nhiều Dòng Văn bản hoặc trường Bản ghi nhớ.
Kiểu dữ liệu Thập phân	Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Thập phân.	Trường Số hoặc trường Số nguyên Kép được sử dụng thay vào đó.
Kiểu dữ liệu ID Bản sao	Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu ID Bản sao.	Kiểu dữ liệu Dòng Văn bản Đơn được sử dụng thay vào đó, tùy theo kiểu dữ liệu.
Các giá trị mặc định không được hỗ trợ trong danh sách SharePoint	Các site SharePoint chấp nhận giá trị mặc định là tĩnh, như văn bản hoặc số, cũng như các ngày chuẩn. Các giá trị mặc định từ Access là dạng động sẽ không được di chuyển.	Các thuộc tính giá trị mặc định nhất định không được di chuyển.
Trường chỉ mục duy nhất	Các site SharePoint sử dụng một trường chỉ mục duy nhất cho cột ID của trường đó trong danh sách.	Các trường chỉ mục duy nhất hoặc những tập trường khác không được di chuyển.
Trường liệt kê tự động (không phải trường ID)	Các site SharePoint chỉ hỗ trợ tự động đánh số đối với trường được sử dụng cho cột ID trong danh sách.	Tự động đánh số không được áp dụng cho các cột không phải cột ID.
Mối quan hệ không thể tạo tra cứu	Một số mối quan hệ không được hỗ trợ trong các site SharePoint, như khi khóa chính không liên quan đến cột ID hoặc không phải là số nguyên.	Mối quan hệ không được di chuyển.

Đầu Trang

Ưu điểm của việc liên kết dữ liệu giữa Access và SharePoint

Sau khi tạo danh sách SharePoint được liên kết, mọi người có thể làm việc với danh sách trên site SharePoint hoặc trong các bảng được liên kết trong Access. Bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách sử dụng một bảng hoặc một biểu mẫu trong Access hoặc bằng cách chỉnh sửa danh sách trên site SharePoint. Các hướng dẫn và mẹo sau đây có thể giúp bạn tận dụng lợi thế của danh sách được liên kết giữa Access và SharePoint và tận dụng sự kết hợp của cả hai.

Theo dõi Vấn đề Access có mẫu theo dõi Sự cố tương tác trực tiếp với danh sách Theo dõi Vấn đề trên site SharePoint. Sơ đồ giống nhau và có thể sử dụng giải pháp Access làm ngoại vi — ví dụ: với biểu mẫu và truy vấn — đối với dữ liệu từ site SharePoint.

Truy xuất dữ liệu từ Thùng Rác Bạn có thể sử dụng Thùng Rác trên site SharePoint để dễ dàng xem các bản ghi đã xóa và khôi phục thông tin vô tình bị xóa.

Khởi động Nhanh Để xem danh sách của bạn trên site SharePoint, hãy bấm Xem Tất cả Nội dung Site trên Khởi động Nhanh. Bạn có thể cần làm mới trang trong trình duyệt Web của mình. Để danh sách của bạn xuất hiện trên Khởi động Nhanh trên site SharePoint, bạn có thể thay đổi thiết đặt danh sách trên site SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tùy chỉnh dẫn hướng trên site SharePoint của bạn.

Theo dõi lịch sử thay đổi Trong Access, bạn có thể đặt thuộc tính Chắp thêm của trường Văn bản Dài thành Có để Access giữ lại lịch sử thay đổi đối với trường đó. Tương tự như vậy trong SharePoint, bạn có thể xem lịch sử phiên bản của cột. Ví dụ: bạn có thể khôi phục phiên bản trước của cột hoặc theo dõi thời điểm thay đổi xảy ra. Nếu bạn liên kết đến danh sách SharePoint có bật lịch sử phiên bản, Access sẽ tạo trường Văn bản Dài với thuộc tính Chắp thêm được đặt thành Có. Nếu bạn di chuyển bảng Access có trường Văn bản Dài với thuộc tính Chắp thêm được đặt thành Có, danh sách SharePoint có lịch sử phiên bản sẽ được tạo.

Để tóm tắt, Access có thể xem các thay đổi lịch sử được thực hiện trong SharePoint và SharePoint có thể xem các thay đổi lịch sử được thực hiện trong Access. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo hoặc xóa trường Văn bản Dài và Xem lịch sử phiên bản của một mục hoặc tệp trong danh sách hoặc thư viện.

Làm việc ngoại tuyến Bạn có thể sử dụng Access để làm việc ngoại tuyến với dữ liệu được liên kết với danh sách SharePoint. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần tiếp tục làm việc khi SharePoint không sẵn dùng. Sau khi SharePoint sẵn dùng, bạn có thể đồng bộ hóa các thay đổi của mình và dễ dàng giải quyết bất kỳ xung đột nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem Làm việc ngoại tuyến với các bảng được liên kết với danh sách SharePoint.

Đăng ký nhận cảnh báo Bạn có thể đăng ký nhận cảnh báo để biết thời điểm thực hiện thay đổi đối với mục danh sách. Bạn có thể nhận được cảnh báo từ email hoặc tin nhắn văn bản (SMS). Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo cảnh báo để được thông báo khi tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint.

Quản lý quyền danh sách SharePoint Bạn nên kiểm tra các quyền của SharePoint trên danh sách được nối kết để đảm bảo bạn không vô tình cấp quyền truy nhập vào dữ liệu bảo mật hoặc riêng tư. Trong SharePoint, bạn có thể gán các mức cấp phép khác nhau và bạn có thể chọn cho phép hoặc từ chối truy nhập cho một số người dùng nhất định. Nếu bạn cần giới hạn quyền truy nhập chỉ một vài mục nhạy cảm trong cơ sở dữ liệu, bạn thậm chí có thể đặt quyền cho các mục danh sách cụ thể trên site SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tùy chỉnh quyền cho danh sách hoặc thư viện SharePoint.

Sửa hàng loạt Đôi khi, bạn cần thực hiện nhiều thay đổi đối với dữ liệu danh sách, chẳng hạn như cập nhật các trường trạng thái, thêm nhiều chú thích và cập nhật dữ liệu. Thao tác này được gọi là sửa hàng loạt và thường sẽ hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng Access để thực hiện các thay đổi này.

Phân phối báo cáo Nếu bạn muốn sử dụng Access để tạo báo cáo từ dữ liệu danh sách được liên kết, bạn có thể phân phối rộng rãi các báo cáo này dưới dạng tệp PDF bằng cách xuất chúng vào thư viện SharePoint. Thư viện này có hiệu quả có thể hoạt động như một trung tâm báo cáo vì các tệp PDF mở trong Bộ đọc Adobe Acrobat để dễ đọc, phân trang và tìm kiếm. Bạn nên luôn đóng dấu thời gian cho báo cáo để mọi người hiểu thời điểm dữ liệu được thu thập.

Sử dụng SharePoint để tạo bảng Access Bạn có thể tạo bảng Access dựa trên danh sách SharePoint. Bạn có thể thấy đây là một cách nhanh chóng và thuận tiện để tạo bảng có mục đích và trường tương tự với danh sách Liên hệ, Tác vụ, Sự cố và Sự kiện. Access cũng sẽ tạo bảng UserInfo tương ứng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục "Sử dụng site SharePoint để tạo bảng" trong Tạo bảng và thêm trường.

Microsoft Power Platform Có vài cách để bạn có thể nhấn vào chức năng trong Microsoft Power Platform bằng cách sử dụng danh sách SharePoint được liên kết trong Access để trình bày thông tin trên nhiều thiết bị:

Thiết lập Microsoft Power Automate trong SharePoint Online, chẳng hạn như phê duyệt yêu cầu hoặc đẩy thông báo. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo dòng cho danh sách hoặc thư viện trong SharePoint Online.
Sử dụng Microsoft PowerApps để tùy chỉnh biểu mẫu danh sách và xây dựng các ứng dụng doanh nghiệp, chẳng hạn như cổng thông tin Line of Business và bảng điều khiển Nghiệp vụ Thông minh. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo PowerApp cho danh sách trong SharePoint Online.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động Bạn có thể làm việc với dữ liệu Access được liên kết với danh sách SharePoint bằng cách sử dụng thiết bị di động. Bạn có thể xem các mục danh sách và thực hiện chỉnh sửa ánh sáng. Để biết thêm thông tin, hãy xem ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động cho Android và ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động cho iOS.

Đầu Trang