Có một vài cách mà bạn có thể chia sẻ một cơ sở dữ liệu Access tùy theo nhu cầu của bạn và tính sẵn có của tài nguyên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các tùy chọn sẵn dùng, lợi ích của từng tùy chọn và tài nguyên để biết thêm thông tin.
Trong bài viết này
Tổng quan về các cách chia sẻ dữ liệu Access
Các ứng dụng cơ sở dữ liệu thay đổi và phát triển theo thời gian. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu và hiệu suất bao gồm số lượng người dùng đồng thời, môi trường mạng, lưu lượng, độ trễ, kích cỡ của cơ sở dữ liệu, thời gian sử dụng cao nhất và tốc độ tăng trưởng dự kiến. Tóm lại, nếu giải pháp cơ sở dữ liệu của bạn thành công, thì có thể giải pháp đó cần phải phát triển. May mắn thay, Access có một con đường tiến hóa, từ đơn giản đến nâng cao, mà bạn có thể mất thời gian để mở rộng giải pháp của mình một cách hiệu quả. Bảng sau đây tóm tắt các kịch bản và khối lượng công việc của Access để giúp bạn chọn đường dẫn đó.
Chia sẻ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ
Đây là một tùy chọn đơn giản nhất và có ít yêu cầu nhất nhưng cũng mang lại ít chức năng nhất. Trong phương pháp này, tệp cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa mạng dùng chung và tất cả người dùng chia sẻ tệp cơ sở dữ liệu đồng thời. Một số giới hạn bao gồm độ tin cậy và tính sẵn có nếu có nhiều người dùng đồng thời thay đổi dữ liệu vì tất cả đối tượng cơ sở dữ liệu đều được chia sẻ. Kỹ thuật này cũng có thể giảm hiệu suất khi tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu đều được gửi qua mạng.
Tùy chọn này có thể phù hợp với bạn nếu chỉ một vài người sử dụng cơ sở dữ liệu cùng lúc và người dùng không cần tùy chỉnh thiết kế của cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, phương pháp này ít an toàn hơn các phương pháp chia sẻ cơ sở dữ liệu khác, vì mỗi người dùng có một bản sao đầy đủ của tệp cơ sở dữ liệu, làm tăng nguy cơ truy nhập trái phép.
Để chia sẻ cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng thư mục dùng chung:
-
Trong môi trường gia đình hoặc doanh nghiệp nhỏ, hãy chia sẻ thư mục với những người cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chia sẻ tệp qua mạng trong Windows.
-
Hãy đảm bảo rằng Access được thiết đặt để mở trong chế độ chia sẻ trên tất cả máy tính của người dùng. Đây là thiết đặt mặc định nhưng bạn nên kiểm tra cho chắc chắn — nếu một người dùng mở cơ sở dữ liệu ở chế độ riêng, nó sẽ ảnh hưởng đến tính sẵn dùng của dữ liệu.
-
Khởi động Access và dưới Tệp, bấm vào Tùy chọn.
-
Trong hộp Tùy chọn Access, hãy bấm vào Cài đặt Máy khách.
-
Trong phần Nâng cao , dưới Chế độ mở mặc định, chọn Chia sẻ, bấm OK, rồi thoát khỏi Access.
-
-
Sao chép tệp cơ sở dữ liệu vào thư mục dùng chung. Sau khi bạn sao chép tệp, hãy đảm bảo rằng thuộc tính tệp được đặt để cho phép truy nhập đọc/ghi vào tệp cơ sở dữ liệu. Người dùng phải có quyền truy nhập đọc/ghi để sử dụng cơ sở dữ liệu.
-
Trên mỗi máy tính của người dùng, hãy tạo một lối tắt đến tệp cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo lối tắt màn hình nền cho một chương trình hoặc tệp Office.
Chia sẻ một cơ sở dữ liệu tách
Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn không có một trang SharePoint hoặc một máy chủ cơ sở dữ liệu. Bạn có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu tách qua Mạng Cục bộ (LAN). Khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn sắp xếp lại thành hai tệp - một cơ sở dữ liệu phần cuối bao gồm bảng dữ liệu và một cơ sở dữ liệu phần đầu bao gồm tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác như bảng truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Mỗi người dùng tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu.
Lợi ích của việc tách cơ sở dữ liệu bao gồm những điều sau đây:
-
Hiệu suất được cải thiện Chỉ dữ liệu được chia sẻ trên mạng chứ không phải bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun.
-
Tính khả dụng cao hơn Các giao dịch cơ sở dữ liệu như chỉnh sửa bản ghi được hoàn tất nhanh hơn.
-
Bảo mật nâng cao Người dùng truy nhập cơ sở dữ liệu phía sau thông qua các bảng được liên kết; ít có khả năng những kẻ xâm nhập có thể có được quyền truy nhập trái phép vào dữ liệu thông qua cơ sở dữ liệu ngoại vi.
-
Cải thiện độ tin cậy Nếu người dùng gặp phải sự cố và cơ sở dữ liệu đóng đột ngột, mọi hỏng tệp cơ sở dữ liệu thường được giới hạn trong bản sao của cơ sở dữ liệu ngoại vi mà người dùng đã mở.
-
Môi trường phát triển linh hoạt Mỗi người dùng có thể phát triển độc lập các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà không ảnh hưởng đến người dùng khác. Bạn cũng có thể phát triển và cung cấp một phiên bản mới của cơ sở dữ liệu phần đầu mà không làm gián đoạn truy nhập đến dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần cuối.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tách cơ sở dữ liệu Access.
Chia sẻ dữ liệu trên site SharePoint
Có một vài cách để chia sẻ dữ liệu Access trên site SharePoint:
-
Liên kết Quy trình liên kết sẽ kết nối với dữ liệu trong một chương trình khác để bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất cả trong SharePoint và trong Access mà không cần tạo và duy trì bản sao dữ liệu trong Access. Nếu bạn không muốn sao chép danh sách SharePoint vào cơ sở dữ liệu Access của mình nhưng thay vào đó lại muốn chạy truy vấn và tạo báo cáo dựa trên nội dung của danh sách đó, bạn có thể nối kết đến dữ liệu.
-
Di chuyển Khi bạn di chuyển dữ liệu từ Access sang site SharePoint, bạn sẽ tạo danh sách trên site SharePoint vẫn được liên kết với các bảng trong cơ sở dữ liệu của mình. Trình hướng dẫn Xuất Bảng sang SharePoint giúp bạn di chuyển dữ liệu từ tất cả các bảng cùng một lúc và duy trì mối quan hệ của bảng.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu sang SharePoint.
Cảnh báo Mặc dù bạn có thể lưu tệp cơ sở dữ liệu Access vào OneDrive hoặc thư viện tài liệu SharePoint nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tránh mở cơ sở dữ liệu Access từ những vị trí này. Tệp có thể được tải xuống cục bộ để chỉnh sửa và sau đó tải lên lại sau khi bạn lưu các thay đổi của mình vào SharePoint. Nếu nhiều người mở cơ sở dữ liệu Access từ SharePoint, có thể tạo nhiều bản sao của cơ sở dữ liệu và một số hành vi không mong muốn có thể xảy ra. Đề xuất này áp dụng cho tất cả các loại tệp Access bao gồm một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, cơ sở dữ liệu tách và các định dạng tệp .accdb, .accdc, .accde và .accdr. Để biết thêm thông tin về việc triển khai Access, hãy xem Triển khai ứng dụng Access.
Chia sẻ dữ liệu bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu
Bạn có thể sử dụng Access với sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu như Máy chủ SQL để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích nhưng yêu cầu phần mềm bổ sung — một sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu.
Phương pháp này tương tự như tách một cơ sở dữ liệu bởi vì các bảng được lưu trên mạng và mỗi người dùng có một bản sao cục bộ của tệp cơ sở dữ liệu Access bao gồm các nối kết đến bảng, cùng với truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác. Lợi ích của phương pháp chia sẻ này phụ thuộc vào phần mềm máy chủ cơ sở dữ liệu mà bạn sử dụng nhưng nói chung bao gồm tài khoản người dùng và các truy nhập có chọn lọc vào các dữ liệu, tính sẵn dùng dữ liệu tốt nhất và các công cụ quản lý dữ liệu tích hợp tốt. Hơn nữa, hầu hết phần mềm máy chủ cơ sở dữ liệu hoạt động tốt với các phiên bản trước của Access, vì vậy không cần tất cả người dùng của bạn phải sử dụng cùng một phiên bản. Chỉ bảng được chia sẻ. Để biết thêm thông tin, xem mục Di chuyển cơ sở dữ liệu Access sang SQL Server, Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong cơ sở dữ liệu SQL Server và mục Liên kết đến hoặc nhập dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu Azure SQL Server.
Lợi ích của việc chia sẻ một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu
-
Hiệu suất cao và khả năng mở rộng Trong nhiều trường hợp, máy chủ cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp hiệu suất tốt hơn so với chỉ riêng tệp cơ sở dữ liệu Access. Nhiều sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cũng mang lại sự hỗ trợ đối với các cơ sở dữ liệu kích cỡ terabyte rất lớn, gấp khoảng 500 lần giới hạn hiện tại đối với một tệp cơ sở dữ liệu Access (2 gigabyte). Các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu nói chung hoạt động rất hiệu quả bằng cách xử lý các truy vấn song song (sử dụng nhiều chuỗi riêng bên trong một quy trình để xử lý yêu cầu của người dùng) và giảm thiểu các yêu cầu về bộ nhớ bổ sung khi nhiều người dùng được thêm vào.
-
Tính khả dụng cao hơn Hầu hết các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cho phép bạn sao lưu cơ sở dữ liệu trong khi cơ sở dữ liệu đang được sử dụng. Do vậy, bạn không cần phải yêu cầu người dùng thoát khỏi cơ sở dữ liệu để sao lưu dữ liệu. Hơn nữa, các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu thường xử lý việc chỉnh sửa và khóa ghi đồng thời rất hiệu quả.
-
Bảo mật được cải thiện Không cơ sở dữ liệu nào có thể được bảo mật hoàn toàn. Tuy nhiên, các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng bảo mật mạnh mẽ sẽ giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị sử dụng trái phép. Hầu hết các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu đều cung cấp khả năng bảo mật dựa trên tài khoản, cho phép bạn xác định ai có thể xem bảng. Thậm chí trong trường hợp phần đầu Access không được thu thập đúng cách, việc sử dụng dữ liệu trái phép vẫn sẽ được ngăn chặn bằng bảo mật dựa trên tài khoản.
-
Khả năng khôi phục tự động Trong trường hợp hệ thống thất bại (chẳng hạn như một sự cố hệ điều hành hoặc mất điện), một số sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu có cơ chế phục hồi tự động phục hồi cơ sở dữ liệu về trạng thái nhất quán cuối cùng trong vài phút, mà không có sự can thiệp của người quản trị cơ sở dữ liệu.
-
Xử lý dựa trên máy chủ Việc sử dụng Access trong cấu hình máy khách/máy chủ giúp giảm lưu lượng mạng bằng cách xử lý các truy vấn cơ sở dữ liệu trên máy chủ trước khi gửi kết quả đến máy khách. Yêu cầu máy chủ thực hiện quy trình xử lý thường hiệu quả hơn, đặc biệt là khi làm việc với tập dữ liệu lớn.
-
Azure SQL Server Ngoài những lợi ích của SQL Server, cung cấp khả năng mở rộng động không có thời gian chết, tối ưu hóa thông minh, khả năng mở rộng và tính khả dụng toàn cầu, loại bỏ chi phí phần cứng và giảm quản trị.
