Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook
Khi dự án đi và đi, vì vậy, cũng sẽ thành viên nhóm của bạn. Chắc chắn, bạn sẽ cần phải thêm và loại bỏ các thành viên trong cuộc sống của nhóm; thậm chí bạn có thể cần phải thêm hoặc loại bỏ chủ sở hữu nhóm.
Bất kỳ thành viên nào trong nhóm có thể mời người khác đến nhóm nhưng chỉ có chủ sở hữu nhóm có thể loại bỏ chúng. Chủ sở hữu nhóm thường là người đã tạo nhóm nhưng những người khác cũng có thể được giao vai trò này.
Chọn tab tương ứng với phiên bản Outlook của bạn để biết hướng dẫn về cách thêm và loại bỏ thành viên, bao gồm các thành viên khách.
Thêm thành viên vào nhóm của bạn
-
Mở Outlook for Windows.
-
Bên dưới nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn Nhóm của bạn.
-
Trên ruy-băng nhóm, hãy chọn thêm thành viên.
-
Trong hộp thêm thành viên , hãy tìm kiếm mọi người trong tổ chức của bạn theo tên đầy đủ hoặc địa chỉ email của họ, rồi chọn tên để thêm.
-
Bấm OK.
Lưu ý: Bạn không thể sửa tư cách thành viên nhóm bằng sổ địa chỉ. Nếu bạn tìm cách thêm hoặc loại bỏ thành viên bằng sổ địa chỉ mà bạn có thể gặp lỗi.
Thêm khách vào nhóm
Khi bạn thêm khách, còn được gọi là người dùng bên ngoài, đến một nhóm, bạn sẽ cấp cho họ quyền truy nhập vào tất cả các thông tin trong nhóm. Điều này bao gồm email, lịch, ghi chú dự án, tệp dự án và các kế hoạch dự án. Khách không nhìn thấy nút nhóm trong ngăn dẫn hướng của họ trong Outlook nhưng bạn nhận được email nhóm và nối kết đến các tệp thông qua hộp thư đến của họ.
Tiêu đề nhóm cho biết khi người dùng khách được bao gồm trong nhóm, như được hiển thị trong ví dụ này.
Khi bạn mời khách tham gia nhóm, họ sẽ được thông báo qua email mà họ đã được thêm vào. Họ sẽ bắt đầu nhận các cuộc hội thoại nhóm và các sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, các thành viên của khách có các giới hạn như những gì họ có thể xem và làm trong nhóm. Chẳng hạn như khách hàng không thể:
-
Là chủ sở hữu nhóm
-
Xem danh sách địa chỉ toàn cầu
-
Xem tất cả thông tin về thẻ liên hệ thành viên nhóm
-
Xem tư cách thành viên của nhóm
Chủ sở hữu nhóm có thể thu hồi quyền truy nhập của khách bất kỳ lúc nào.
Để Thêm khách vào một nhóm
-
Mở Outlook for Windows.
-
Bên dưới nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn Nhóm của bạn.
-
Trên ruy-băng nhóm, hãy chọn thêm thành viên.
-
Trong hộp thêm thành viên , hãy nhập địa chỉ email của khách, rồi nhấn Enter.
-
Chọn OK.
Loại bỏ một thành viên khỏi nhóm
Chỉ có người sở hữu nhóm có thể loại bỏ thành viên.
-
Bên dưới nhóm trong ngăn thư mục bên trái, hãy chọn Nhóm của bạn.
-
Trên ruy-băng, hãy chọn sửa nhóm.
-
Trong hộp sửa nhóm , trỏ tới tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm vào dấu X.
Lưu ý: Tính năng này sẵn có cho người tham gia người dùng nội bộ Office với đăng ký Microsoft 365 . Nếu bạn là người đăng kýMicrosoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.
Thêm thành viên vào nhóm của bạn
-
Mở Outlook for Mac
-
Mở thẻ nhóm của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên.
-
Chọn thành viên.
-
Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hoặc chọn thành viên từ danh sách. Bạn có thể thêm khách bên ngoài trường học hoặc tổ chức của mình vào nhóm.
-
Chọn thêm thành viên.
Loại bỏ một thành viên khỏi nhóm
-
Mở Outlook for Mac
-
Mở thẻ nhóm của nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên. Chỉ có người sở hữu nhóm có thể loại bỏ thành viên.
-
Chọn thành viên.
-
Bấm X bên cạnh tên của người mà bạn muốn loại bỏ khỏi nhóm.
-
Chọn Loại bỏ.
Lưu ý: Nếu các hướng dẫn không khớp với những gì bạn nhìn thấy, bạn có thể đang sử dụng phiên bản Outlook trên web cũ hơn. Hãy thử hướng dẫn dành cho Outlook cổ điển trên web.
Với tư cách là chủ sở hữu, bạn nhận được yêu cầu tham gia nhóm của bạn từ những người không thuộc nhóm của bạn, nhưng muốn trở thành thành viên của nhóm.
-
Người khác có thể yêu cầu gia nhập nhóm của bạn theo hai cách: nếu đó là một nhóm riêng, hãy chọn yêu cầu gia nhập, nếu đó là một nhóm công cộng, hãy chọn gia nhập.
-
Chủ sở hữu nhóm/chủ sở hữu nhận được email với yêu cầu gia nhập. Chủ sở hữu có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu gia nhập từ bên trong email.
Tất cả các chủ sở hữu khác cũng sẽ thấy yêu cầu đã được phê duyệt và họ không cần phải hành động trên đó.
Một thành viên nhóm cũng có thể gửi yêu cầu thêm những người dùng khác vào nhóm của bạn
Với tư cách là chủ sở hữu, bạn sẽ nhận được một email từ thành viên nhóm, những người muốn thêm người dùng khác vào nhóm của bạn. Cùng một email sẽ đi đến các chủ sở hữu khác, nếu có. Dựa trên hành động thực hiện, email sẽ cập nhật và hiển thị cho bạn trạng thái yêu cầu.
Bạn có thể mời mọi người tham gia nhóm của bạn. Nếu đó là một nhóm riêng, chủ sở hữu nhóm sẽ nhận được yêu cầu từ người được mời để gia nhập nhóm. Bạn cũng có thể mời khách tham gia nhóm. Họ sẽ nhận được các cuộc hội thoại nhóm và các sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, khách hàng không thể là người sở hữu nhóm, hãy xem danh sách địa chỉ toàn cầu, xem tất cả thông tin về thẻ liên hệ thành viên nhóm hoặc xem tư cách thành viên của nhóm.
-
Mở Outlook trên web.
-
Trong ngăn thư mục, bên dưới nhóm, chọn Nhóm của bạn.
-
Trong đầu đề nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh .
-
Bên cạnh ảnh nhóm, hãy chọn > mời những người khác.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Chọn sao chép để dán liên kết để gia nhập nhóm vào email mà bạn đã bắt đầu soạn thảo.
-
Chọn email để bắt đầu thư mới có liên kết để gia nhập nhóm trong thư. Người nhận sẽ phải bấm vào nối kết đó để gia nhập nhóm.
Nếu nhóm là riêng tư, liên kết trong thư sẽ gửi một yêu cầu cho chủ sở hữu nhóm tham gia nhóm.
-
-
Hoàn tất việc soạn thư và bấm gửi.
Bạn phải là người sở hữu nhóm để loại bỏ thành viên. Nếu bạn không chắc chắn nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, hãy xem "xem" người sở hữu nhóm "bên dưới.
-
Trong đầu đề nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh .
-
Bên cạnh tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, hãy chọn loại bỏ khỏi nhóm .
-
Trong đầu đề nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh .
-
Bên dưới cột vai trò , bạn có thể thấy liệu một người trong nhóm là chủ sở hữu hoặc thành viên.
Bạn phải là người sở hữu nhóm để thúc đẩy một trong những thành viên nhóm của mình.
-
Trong đầu đề nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh .
-
Tìm người mà bạn muốn tăng cấp thành chủ sở hữu.
-
Bên dưới cột vai trò , chọn thành viên > tăng cấp lên chủ sở hữu.
Khi gia nhập một chủ sở hữu với trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ có chủ sở hữu nhóm có thể được giáng cấp.
-
Trong đầu đề nhóm, chọn số lượng thành viên bên cạnh .
-
Tìm người mà bạn muốn Giáng cấp thành một thành viên.
-
Bên dưới cột vai trò , chọn chủ sở hữu > loại bỏ trạng thái chủ sở hữu.
Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển
Bạn có thể mời mọi người tham gia nhóm của bạn. Nếu đó là một nhóm riêng, chủ sở hữu nhóm sẽ nhận được yêu cầu từ người được mời để gia nhập nhóm. Bạn cũng có thể mời khách tham gia nhóm. Họ sẽ nhận được các cuộc hội thoại nhóm và các sự kiện lịch trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, khách hàng không thể là người sở hữu nhóm, hãy xem danh sách địa chỉ toàn cầu, xem tất cả thông tin về thẻ liên hệ thành viên nhóm hoặc xem tư cách thành viên của nhóm.
-
Mở Outlook trên web.
-
Trong ngăn điều hướng, bên dưới Nhóm, chọn Nhóm của bạn.
-
Trong đầu đề nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.
-
Chọn Thêm thành viên.
-
Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn thêm vào.
-
Chọn Lưu.
Bạn phải là người sở hữu nhóm để loại bỏ thành viên. Làm thế nào để tôi biết liệu tôi là chủ sở hữu nhóm?
-
Trong đầu đề nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.
-
Chọn tất cả để xem tất cả các thành viên của nhóm.
-
Bên cạnh tên của thành viên mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm > loại bỏ khỏi nhóm.
-
Trong đầu đề nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.
-
Chọn chủ sở hữu để xem tất cả các chủ sở hữu nhóm.
Bạn phải là người sở hữu nhóm để thúc đẩy một trong những thành viên nhóm của mình.
-
Trong đầu đề nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.
-
Chọn tất cả để xem tất cả các thành viên của nhóm.
-
Di chuột lên tên của thành viên mà bạn muốn tăng cấp và chọn >tạo chủ sở hữu.
Khi gia nhập một chủ sở hữu với trạng thái thành viên, hãy nhớ rằng nhóm phải có ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ có chủ sở hữu nhóm có thể được giáng cấp.
-
Trong đầu đề nhóm, hãy chọn số lượng thành viên.
-
Chọn chủ sở hữu.
-
Di chuột lên tên của thành viên mà bạn muốn tăng cấp và chọn > loại bỏ trạng thái chủ sở hữu.
Thêm thành viên vào nhóm của bạn
-
Mở ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động.
-
Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.
-
Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ thêm thành viên.
-
Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang chi tiết nhóm.
-
Bên dưới danh sách thành viên, hãy gõ nhẹ vào nối kết xem tất cả .
-
Trên trang thành viên, hãy gõ nhẹ vào Thêm.
-
Nhập một hoặc nhiều tên hoặc địa chỉ email hoặc chọn thành viên từ danh sách. Các thành viên từ bên ngoài trường học hoặc tổ chức của bạn sẽ có "khách" bên dưới tên của họ.
-
Gõ nhẹ vào . Bạn sẽ thấy danh sách thành viên được Cập Nhật.
Loại bỏ một thành viên khỏi nhóm
Chỉ có người sở hữu nhóm có thể loại bỏ thành viên.
-
Mở ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động.
-
Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.
-
Gõ nhẹ vào tên của nhóm mà bạn sẽ loại bỏ thành viên.
-
Gõ nhẹ vào tên nhóm để đi đến trang chi tiết nhóm.
-
Trên trang chi tiết nhóm, hãy gõ nhẹ vào ... bên cạnh tên của người mà bạn muốn loại bỏ khỏi nhóm.
-
Gõ nhẹ vào loại bỏ khỏi nhóm.
Xem Thêm
Tạo nhóm Outlook.com và thêm thành viên