Chia sẻ tệp bằng một Nhóm trong Outlook

Đính kèm tệp dùng chung vào thư email

1. Mở Outlook cổ điển. Có hai cách để tìm nhóm của bạn.

   1. Từ thanh dẫn hướng, chọn Xem thêm ứng dụng > Nhóm. (Để ghim, bấm chuột phải vào Nhóm rồi chọn Ghim.)

      Từ Nhóm Home, bạn có thể xem tất cả các nhóm của mình cùng một lúc.

   2. Trong danh sách thư mục hộp thư, bên dưới Nhóm, chọn nhóm của bạn.

2. Từ nhóm của bạn, bắt đầu một cuộc hội thoại.

3. Chọn Đính kèm Tệp.

4. Chọn nguồn tệp của bạn. Các lựa chọn bao gồm Tệp Gần đây, Vị trí Web và PC Này. Vị trí web bao gồm One Drive, Site SharePoint, Tệp Nhóm và các nguồn khác.

   • Nếu bạn chọn vị trí web, hãy chọn Đính kèm dưới dạng bản sao hoặc Chia sẻ dưới dạng liên kết OneDrive. Việc đính kèm dưới dạng bản sao sẽ cung cấp cho mỗi người nhận bản sao tệp riêng của họ để xem xét. Việc chia sẻ liên kết OneDrive cho phép các thành viên nhóm xem các thay đổi và đồng tác giả mới nhất trong thời gian thực

   • Nếu bạn chọn một tệp từ PC, tệp đó sẽ được đính kèm dưới dạng bản sao.

Truy nhập tệp của bạn

Để truy nhập tệp của bạn trong ứng Outlook trên web khách hàng, hãy bấm Tệp trong tiêu đề nhóm. 

Trong dạng xem này, bạn sẽ thấy hai mục: Gần đây và Tài liệu. Mục Gần đây hiển thị 5 tệp gần đây nhất được chia sẻ trong nhóm. Các tệp này bao gồm cả hai tệp được chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm trong thư được đăng lên Hộp thư đến chung và các tệp được chia sẻ với nhóm từ OneDrive hoặc SharePoint. Các tệp được sắp xếp theo thứ tự thời gian dựa trên thời điểm chia sẻ lần cuối thông qua email, sửa đổi hoặc tải lên thư viện lần cuối. Phần Tài liệu hiển thị tất cả các tệp và thư mục tồn tại trong site Sharepoint nhóm trong cấu trúc tệp thư mục tương tự. 

Tải lên hoặc Tạo tệp 

Để tải tệp mới lên thư viện, hãy bấm nút Tải lên trong thanh công cụ phía trên đầu mục nhóm. Để tạo tệp hoặc thư mục mới, hãy sử dụng nút Mới trong tiêu đề nhóm và chọn từ danh sách thả xuống. 

Xóa hoặc đổi tên tệp của bạn

Bạn có thể dễ dàng xóa hoặc đổi tên tệp từ dạng xem Tài liệu. Chọn tệp bạn muốn xóa hoặc đổi tên trong danh sách Tài liệu, rồi chọn Xóa hoặc Đổi tên theo cách thích hợp từ thanh công cụ phía trên đầu mục nhóm. Nếu tệp ở dạng xem Tệp gần đây trước khi xóa thì tệp Gần đây sẽ cập nhật sau khi xóa để phản ánh thay đổi. 

Chia sẻ tệp của bạn

Dễ dàng chia sẻ tệp từ dạng xem tệp trong Outlook trên web. Nếu bạn muốn gửi một trong các tệp từ tệp Gần đây dưới dạng tệp đính kèm email, chỉ cần bấm để mở tệp và từ dải băng, bạn có thể chọn chia sẻ qua email.

Nếu bạn muốn chia sẻ một trong các tệp từ mục Tài liệu, chỉ cần chọn tệp, rồi bấm vào Chia sẻ thanh công cụ phía trên đầu mục nhóm để chia sẻ. Hộp thoại chia sẻ quen thuộc sẽ xuất hiện và bạn có thể chọn người để chia sẻ. 

Làm việc với tệp đính kèm email

Trải nghiệm Tệp mới bao gồm một cách mạnh mẽ để làm việc với các tệp được đính kèm vào email. Khi một email được gửi đến Hộp thư đến chung của nhóm có chứa tệp đính kèm Word, Excel hoặc PowerPoint mà bạn muốn chỉnh sửa và gửi lại cho tác giả ban đầu:

• Đi tới Tệp, mở tệp, rồi chọn Chỉnh sửa và trả lời từ dải băng.
  Tệp sẽ được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint của nhóm và được mở trong phiên bản trực tuyến của ứng dụng Office liên quan.

• Email trả lời có thể được gửi đến người gửi ban đầu, cùng với liên kết đến bản sao được lưu trữ của tệp.

• Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, hãy thêm chú thích của bạn vào email và bấm Gửi.

Dẫn hướng đến thư viện tài liệu SharePoint của bạn

Dạng xem Tệp cho phép bạn xem tất cả các tệp tồn tại trong site Sharepoint, nhưng nếu bạn muốn đi đến site Sharepoint, bạn có thể dẫn hướng đến bằng cách sử dụng thẻ nhóm hoặc từ đầu mục nhóm. Chọn ... từ đầu Nhóm trang và chọn Site. Từ site, chọn Tài liệu để đi đến thư viện tài liệu.  

Xem thêm

• Chia sẻ tệp của nhóm

• Tìm hiểu về nhóm Microsoft 365

Đính kèm tệp dùng chung vào thư email

1. Từ nhóm của bạn, bắt đầu một cuộc hội thoại.

2. Ở cuối ngăn hội thoại, chọn Xem .

3. Chọn nguồn tệp của bạn. Các lựa chọn cũng bao gồm OneDrive, Tệp nhóm, Máy tính và các nguồn khác.

   • Nếu bạn chọn OneDrive, hãy chọn Đính kèm dưới dạng bản sao hoặc Chia sẻ dưới dạng liên kết OneDrive. Việc đính kèm dưới dạng bản sao sẽ cung cấp cho mỗi người nhận bản sao tệp riêng của họ để xem xét. Việc chia sẻ liên kết OneDrive cho phép các thành viên nhóm xem các thay đổi và đồng tác giả mới nhất trong thời gian thực

   • Nếu bạn chọn một nhóm làm nguồn của mình, hãy chọn tệp bạn muốn đính kèm.

   • Nếu bạn chọn Máy tính làm nguồn, hãy chọn Đính kèm dưới dạng bản sao hoặc Tải lên tệp nhóm. Việc tải lên tệp nhóm cho phép thành viên nhóm xem các thay đổi và đồng tác giả mới nhất trong thời gian thực. Việc đính kèm dưới dạng bản sao sẽ cung cấp cho mỗi người nhận bản sao tệp riêng của họ để xem xét.

   • Nếu bạn chọn một nguồn khác, hãy đăng nhập vào nguồn đó và làm theo lời nhắc.

Truy nhập tệp của bạn

Để truy nhập tệp của bạn trong ứng Outlook trên web khách hàng, hãy bấm Tệp trong tiêu đề nhóm.

Trong dạng xem này, bạn sẽ thấy các tệp đã được tải lên thư viện tài liệu của nhóm, bạn sẽ thấy các tệp được chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm trong thư được đăng lên Hộp thư đến chung và các tệp được chia sẻ với nhóm từ OneDrive hoặc SharePoint. Các tệp được sắp xếp theo thứ tự thời gian dựa trên thời điểm chia sẻ lần cuối thông qua email, sửa đổi hoặc tải lên thư viện lần cuối. Bạn không thể thay đổi sắp xếp này nhưng nếu bạn muốn xem các tệp theo thứ tự thời gian khác, hãy đi đến thư viện tài liệu SharePoint bằng cách bấm Duyệt Thư viện gần góc trên bên phải.

Để tải tệp mới lên thư viện, chỉ cần bấm vào liên kết Tải lên trong thanh công cụ phía trên danh sách tệp. Nếu bạn muốn tìm kiếm thư viện tệp của mình, chỉ cần nhập từ khóa của bạn vào hộp tìm kiếm ở góc trên bên trái của cửa sổ, rồi nhấn enter.

Xóa hoặc đổi tên tệp của bạn

Để xóa hoặc đổi tên tệp, trước tiên dẫn hướng đến thư viện tài liệu SharePoint bằng cách bấm vào Duyệt thư viện ở góc trên cùng bên phải. Bấm chuột phải vào tệp bạn muốn xóa hoặc đổi tên, rồi chọn Xóa hoặc Đổi tên cho phù hợp.

Làm việc với tệp đính kèm email

Trải nghiệm tệp mới bao gồm một cách mạnh mẽ mới để làm việc với các tệp được đính kèm vào email. Khi một email được gửi đến Hộp thư đến chung của nhóm có chứa tệp đính kèm Word, Excel hoặc PowerPoint mà bạn muốn chỉnh sửa và gửi lại cho tác giả ban đầu, hãy đi tới mục Tệp, bấm đúp để mở tệp và chọn "Chỉnh sửa và trả lời" từ dải băng. Tệp sẽ được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint của nhóm và được mở trong phiên bản trực tuyến của ứng dụng Office liên quan. Email trả lời cũng sẽ được gửi đến người gửi ban đầu cùng với liên kết đến bản sao được lưu trữ của tệp. Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, hãy thêm chú thích của bạn vào email và bấm Gửi.

Dẫn hướng đến thư viện SharePoint của bạn

Ngoài những cải tiến mà chúng tôi đã thảo luận ở trên, chúng tôi cũng giúp bạn dễ dàng truy nhập trực tiếp vào thư viện tài liệu SharePoint của mình. Khi bạn đang ở trong phần Tệp của nhóm, bạn sẽ thấy Duyệt thư viện ở phía trên cùng bên phải. Bấm vào đó và thư viện tài liệu SharePoint của bạn cho nhóm này sẽ mở ra trong trình duyệt.