Trong nhiều năm, các tổ chức đã dựa vào các nhóm phân phối để liên lạc và cộng tác với các nhóm người cả bên trong và bên ngoài công ty. Tuy nhiên, hiện Microsoft 365 Nhóm Trong Outlook cung cấp một giải pháp mạnh mẽ hơn cho việc cộng tác.
Mẹo: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về việc sử dụng các nhóm liên hệ Outlook để gửi email đến danh sách mọi người - chẳng hạn như một nhóm bạn - hãy xem mục Tạo nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook for PC.
Nhóm Microsoft 365 là gì?
Khi bạn thiết lập một NhómMicrosoft 365 trong Outlook, bạn có thể chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác và dễ dàng thiết lập một tập hợp các tài nguyên để những người đó chia sẻ. Bạn không phải lo lắng về việc gán quyền theo cách thủ công cho tất cả các tài nguyên đó vì việc thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền mà họ cần cho các công cụ mà nhóm của bạn cung cấp.
Các tài nguyên bổ sung đó bao gồm:
-
Hộp thư đến chung - Nơi diễn ra các cuộc hội thoại bạn thường có trong danh sách phân phối. Hộp thư đến chung này có thể tìm kiếm đầy đủ để tạo một kho lưu trữ trực tiếp các thư của nhóm. Người mới tham gia nhóm có thể tìm kiếm hoặc cuộn lại qua lịch sử để nhanh chóng cập nhật những nội dung đã đăng trong nhóm trước đó. Xem mục: Trò chuyện nhóm trong Outlook.
Mẹo: Nếu người dùng của bạn vẫn muốn thư nhóm xuất hiện trong hộp thư đến cá nhân của họ, như họ đã làm với danh sách phân phối, tất cả những gì họ cần làm là đăng ký nhóm bằng cách bấm vào nút Tư cách thành viên trên ribbon trong Outlook.
-
Thư viện tệp dùng chung - Nhóm của bạn có thư viện tệp SharePoint, nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hoặc bất kỳ loại tệp nào khác mà họ cần làm việc trên đó. Xem: Chia sẻ tệp nhóm.
-
Lịch dùng chung - Nhóm của bạn nhận được lịch dùng chung để đăng các sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký vào nhóm sẽ được tự động mời tham gia các sự kiện được đăng lên lịch để các sự kiện đó cũng có thể xuất hiện trên lịch cá nhân của họ nếu họ muốn. Xem mục: Lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm trong Outlook.
-
Sổ ghi chép OneNote được chia sẻ - Nhóm tự động có một sổ ghi chép OneNote dùng chung, nơi các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhiều nhóm sử dụng sổ ghi chép để tạo một wiki sống với các câu hỏi thường gặp và các tài nguyên khác.
-
Quyền truy nhập của khách - Trước đây bạn có thể thêm liên hệ bên ngoài vào nhóm phân phối, nhưng tất cả những gì họ nhận được là email. Với các nhóm, bạn có thể cung cấp cho khách quyền truy nhập vào các cuộc hội thoại qua email, tệp và thậm chí sổ tay OneNote dùng chung. Xem: Quyền truy nhập của khách trong Nhóm Microsoft 365.
-
Có thể phát hiện nội dung - Theo mặc định, các nhóm trong Outlook sẽ công khai, nghĩa là những người khác trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng khám phá và tham gia hoặc xem lại các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm thành riêng tư, thao tác này sẽ ẩn nội dung khỏi những người không phải là thành viên và yêu cầu chủ sở hữu nhóm phê duyệt mọi yêu cầu tham gia.
-
Tạo Dịch vụ Tự phục vụ - IT không phải nhận được yêu cầu từ người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm riêng của mình nếu cần. Nếu bạn muốn kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của mình có thể tạo nhóm, hãy xem mục: Quản lý những người có thể tạo nhóm Nhóm Microsoft 365.
Đó chỉ là một vài trong số các tính năng giúp nhóm trở thành giải pháp hiệu quả hơn các nhóm phân phối.
Quản trị nhóm của bạn
Microsoft 365 cung cấp một số công cụ và khả năng hữu ích để dễ dàng quản lý và quản lý nhóm của bạn. Để biết thêm thông tin về từng lợi ích này, hãy bấm vào các tiêu đề bên dưới.
Việc duy trì kiểm soát thư mục của bạn là mối quan tâm của mọi người quản trị. Dưới đây là một số công cụ mà Microsoft 365 cung cấp để giúp làm cho điều đó dễ dàng hơn:
-
Chính sách đặt tên - Chính sách đặt tên cho phép bạn xác định tên là gì và không được chấp nhận cho nhóm của bạn. Điều đó ngăn người dùng đặt tên tục thiển hoặc bị cấm cho các nhóm. Ngoài ra, bạn có thể bắt buộc tiền tố hoặc hậu tố tiêu chuẩn của công ty đối với tên nhóm.
Tư cách thành viên động - Tư cách thành viên động cho phép bạn đặt tư cách thành viên nhóm theo quy tắc, điều này sẽ thêm (hoặc loại bỏ) thành viên nhóm dựa trên siêu dữ liệu (chẳng hạn như bộ phận hoặc vai trò) trong thư mục hiện hoạt của bạn. Xem mục Sử dụng thuộc tính để tạo quy tắc nâng cao để biết thêm thông tin về cách tạo tư cách thành viên động.
-
Tư cách thành viên ẩn - Nếu bạn có lý do muốn bảo mật tư cách thành viên của nhóm, ví dụ nếu các thành viên là học viên, bạn có thể ẩn tư cách thành viên đó khỏi các bên bên ngoài.
-
Quyền tạo - Có thể có một số người trong tổ chức của bạn mà bạn không muốn tạo nhóm mới. Có một số kỹ thuật để quản lý quyền tạo trong thư mục của bạn. Xem Quản lý Tạo Nhóm Microsoft 365.
-
Nhật ký kiểm tra - Bạn có thể tự tin hơn khi cho phép người dùng của mình tạo nhóm và quản lý tư cách thành viên nhóm vì nhật ký kiểm tra Nhóm Microsoft 365 cho phép bạn theo dõi người đã tạo hoặc xóa một nhóm cụ thể hoặc thực hiện thay đổi đối với tư cách thành viên của nhóm. Xem: Tìm kiếm nhật ký kiểm tra trong Trung tâm Bảo mật & Microsoft 365.
Quản lý chuyển phát cung cấp cho bạn một số phương pháp để xử lý cách nhóm sẽ gửi hoặc nhận thư. Ngoài ra, có các công cụ để theo dõi dòng chảy của các tin nhắn.
-
Gửi với tư cách hoặc Gửi thay mặt - Các thiết đặt này cho phép những người dùng được chỉ định gửi email như thể họ đến từ hoặc thay mặt cho nhóm.
-
Hạn chế của người gửi - Các cài đặt này cho phép bạn kiểm soát những người được phép gửi thư cho nhóm. Nhóm có thể được cấu hình để cho phép email từ các bên bên ngoài, nhưng bạn có thể muốn hạn chế việc đó chỉ cho các bên bên ngoài cụ thể.
-
Hỗ trợ người dùng bên ngoài - Bằng cách mời khách vào nhóm của bạn, bạn có thể chọn đưa khách vào các cuộc hội thoại email trong nhóm. Xem: Quyền truy nhập của khách trong Nhóm Microsoft 365.
-
Quy tắc truyền dẫn - Quy tắc truyền dẫn hoạt động đối với các nhóm giống như đối với máy chủ Exchange của bạn. Các quy tắc có thể tìm kiếm thư đáp ứng các điều kiện cụ thể và sau đó có thể thực hiện hành động đối với các thư đó.
-
Mẹo Thư - Mẹo Thư là thông báo thông tin được hiển thị cho người dùng trong khi họ đang soạn thư. Họ có thể giúp giảm NDR bằng cách cảnh báo người dùng nếu thư của họ có khả năng đi đến bên ngoài hoặc vượt quá hạn mức thông báo.
-
Nhiều địa chỉ proxy - Một nhóm có thể có biệt danh giống như hộp thư người dùng. Địa chỉ proxy bổ sung có thể hữu ích khi chấp nhận thư được gửi đến các biệt danh khác đó hoặc để giúp dễ dàng hơn trong việc tiếp cận một nhóm có tên dài hoặc khó viết. Xem: Hỗ trợ nhiều miền cho Nhóm Microsoft 365 - Trợ Quản trị trọng
-
Kích cỡ Gửi/ Nhận Tối đa - Các hạn mức này có thể giúp giảm sự cố với nhóm nhận (hoặc gửi) thư cực lớn để quản lý yêu cầu về lưu trữ và băng thông tốt hơn.
Microsoft 365 cũng cung cấp cho bạn một số công cụ để quản lý loại nội dung được chia sẻ trong nhóm của bạn.
-
Hướng dẫn sử dụng - Bạn sẽ có thể xác định hướng dẫn sử dụng cho Nhóm Microsoft 365 —để hướng dẫn người dùng về các biện pháp tốt nhất giúp nhóm của họ hoạt động hiệu quả và hướng dẫn họ về các chính sách nội dung nội bộ.
-
Phân loại dữ liệu - Bạn sẽ có thể tạo hệ thống phân loại dữ liệu có thể tùy chỉnh cho Nhóm Microsoft 365 cho phép tách nhóm theo loại chính sách (ví dụ: "không được phân loại", "bí mật của công ty" hoặc "bí mật hàng đầu"). Theo cách này, các nhóm của bạn có thể hiển thị các chính sách của nội dung khác trong tổ chức của bạn. Chính sách mở rộng cho phép tổ chức của bạn đặt cấu hình điểm cuối được gọi là bất cứ khi nào tạo hoặc thay đổi nhóm—và sau đó bạn có thể thực thi chính sách của riêng mình để tạo hoặc thay đổi nhóm.
Quản lý Thay đổi
Đôi khi người dùng cảm thấy khó chịu với thay đổi, vì vậy điều quan trọng là bạn phải liên lạc với các thành viên hiện có trong danh sách phân phối của mình để cho họ biết điều gì sẽ xảy ra. Dưới đây là một số thông tin bạn nên đưa vào thư này, cùng với một số câu trả lời mà bạn có thể thấy hữu ích:
Nhóm trong Outlook là gì?
Microsoft 365 nhóm trong Outlook là giải pháp cộng tác đơn lẻ dành cho nhóm/nhóm muốn có một nơi để chia sẻ các cuộc thảo luận, tệp, lịch và ghi chú một cách thống nhất, dễ tìm. Có lẽ tính năng đơn tốt nhất là Hộp thư đến cho nhóm duy trì lịch sử các cuộc thảo luận, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các thảo luận trước đó.
Tại sao chúng tôi lại đưa ra thay đổi này?
Con người thường xuyên yêu cầu tính năng tìm kiếm các thư đã đăng lên danh sách phân phối của chúng tôi để tìm thông tin đã được thảo luận trong quá khứ. Nâng cấp danh sách phân phối thành một nhóm nghĩa là mọi người không cần phải hỏi hoặc trả lời các câu hỏi giống nhau nhiều lúc.
Nhóm mới cũng sẽ bao gồm lịch cho các sự kiện nhóm của chúng tôi, thư viện tệp dùng chung và Sổ tay OneNote, nơi chúng tôi có thể cộng tác và thu thập thông tin để tham khảo trong tương lai.
Tôi có cần phải làm gì để tham gia nhóm này nếu tôi đã là thành viên của danh sách phân phối không?
Không, nếu bạn đã là thành viên của danh sách phân phối, bạn sẽ tự động là thành viên của nhóm mới.
Làm thế nào để tôi truy nhập vào nhóm mới trong Outlook? Outlook trên Web thì sao?
Để truy nhập nhóm mới trong Outlook, chỉ cần đi đến thể loại Nhóm ở phía dưới cùng của ngăn dẫn hướng ở bên trái. Nếu bạn sử dụng nhóm này thường xem xét ghim nhóm đó làm mục yêu thích bằng cách bấm chuột phải vào nhóm đó và chọn Hiển thị là yêu thích.
Ngoài ra, có các ứng dụng khách miễn phí dành cho thiết bị di động Microsoft 365 nhóm trên mọi nền tảng di động (iOS, Android, v.v.) để bạn có thể dễ dàng truy cập nhóm khi đang di chuyển.
Tôi vẫn không thể gửi email
Vâng, tất nhiên rồi. Cùng một biệt danh email mà bạn đã sử dụng cho danh sách phân phối vẫn sẽ hoạt động tốt cho nhóm trong Outlook.
Ngoài ra...
Hãy nhớ cho họ biết khi nào thay đổi này xảy ra và họ nên liên hệ với ai nếu họ có thêm câu hỏi.
Di chuyển danh sách phân phối của bạn
Bạn đã sẵn sàng nâng cấp danh sách phân phối của mình lên một nhóm? Xem mục Di chuyển danh sách phân phối sang Nhóm Microsoft 365 - xem Quản trị giúp.
Không thể nâng cấp danh sách phân phối nào lên nhóm Microsoft 365?
Bạn chỉ có thể nâng cấp danh sách phân phối được quản lý trên đám mây, đơn giản, không lồng nhau lên các nhóm Microsoft 365. Xem mục Không thể nâng cấp danh sách phân phối lên nhóm Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Tiếp theo là gì?
Sau khi bạn đã nâng cấp nhóm phân phối của mình lên một nhómMicrosoft 365, có một vài nhiệm vụ theo dõi mà bạn có thể muốn thực hiện để đảm bảo nhóm diễn ra suôn sẻ.
-
Theo dõi với người dùng của bạn - Kiểm tra với họ ngay sau khi quá trình nâng cấp hoàn tất, rồi lại một vài ngày sau đó. Cho thấy rằng bạn đang lắng nghe và phản hồi với bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có sẽ giúp họ hài lòng và thoải mái với thay đổi.
-
Giám sát báo cáo tương tác - Cổng thông tin Microsoft 365 Quản trị có một số báo cáo tốt có thể cho bạn biết có bao nhiêu người dùng đang sử dụng nhóm, tần suất và những tính năng họ đang sử dụng. Những báo cáo này có thể giúp bạn thiết kế việc theo dõi và đào tạo người dùng cũng như làm nổi bật nơi người dùng của bạn nhận được nhiều giá trị nhất từ nhóm mới. Xem: Báo cáo Hoạt động trong Trung tâm quản trị Microsoft 365.
-
Chia sẻ kinh nghiệm của bạn - Cho phép các nhóm khác trong công ty của bạn biết rằng bạn đã nâng cấp nhóm phân phối của mình và các bước bạn đã thực hiện để nhóm thành công! Việc chia sẻ thông tin đó có thể giúp những nhóm khác theo dõi ví dụ của bạn và nâng cấp thành công cho riêng họ.
Xem thêm
Bạn có thắc mắc về Microsoft 365 Groups?
Truy cập trang Nhóm Microsoft 365 Tech Community.
Chúng tôi luôn lắng nghe
Bài viết này được cập nhật gần nhất vào 16/10/2020 nhờ phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy rằng nó hướng dẫn bạn thông tin hữu ích, và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng bấm vào các điều khiển phản hồi bên dưới và để lại cho chúng tôi một số ý kiến xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện nó. Xin cảm ơn!
