Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Chọn truy vấn

Truy vấn chọn là một yêu cầu về kết quả dữ liệu. Truy vấn chọn giúp bạn nhận được dữ liệu cần thiết trong dạng xem Biểu dữ liệu. Sử dụng truy vấn chọn để thực hiện các bước sau:

• Chỉ xem lại dữ liệu từ một số trường nhất định trong bảng

• Xem lại cùng lúc dữ liệu từ một vài bảng liên quan

• Xem lại dữ liệu dựa trên một số tiêu chí

• Thực hiện tính toán

• Kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau

Ví dụ: nếu bảng Sản phẩm có nhiều trường (cột), bạn có thể tạo truy vấn chọn để có dạng xem đơn giản, chỉ tập trung vào các trường (cột) bạn cần. Bạn cũng có thể thêm tiêu chí để lọc số hàng trả về, chẳng hạn để chỉ trả về các hàng có chi phí sản phẩm vượt quá $10,00.

Truy vấn hành động

Truy vấn thực hiện là một yêu cầu hành động đối với dữ liệu. Sử dụng truy vấn thực hiện để thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Mỗi tác vụ, chẳng hạn như thêm hoặc xóa dữ liệu, đều có một kiểu truy vấn thực hiện cụ thể.

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn

1. Nhấn Alt+C, Q, Z. Cửa sổ Truy vấn Mới sẽ mở ra, kèm theo trình hướng dẫn Truy vấn đơn giản được chọn.

   : 

   • Nếu bạn vẫn chưa lưu bảng bạn muốn tạo truy vấn, bạn sẽ được nhắc lưu trước khi Trình hướng dẫn Truy vấn mở ra.

   • Bạn cũng có thể sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo các kiểu truy vấn khác:Truy vấn Chéo bảng, Tìm Truy vấn Trùng lặp để tìm các bản ghi có giá trị trường trùng lặp trong bảng đơn và Tìm Truy vấn Không khớp để tìm các bản ghi (hàng) trong một bảng không liên quan đến các bản ghi trong bảng khác.

2. Nhấn Enter. Cửa sổ Truy vấn Đơn giản sẽ mở ra kèm theo tiêu điểm ở trên hộp danh sách Trường có sẵn.

3. Để di chuyển đến hộp tổ hợp chỉnh sửa Bảng/Truy vấn, nhấn Alt+T hoặc Shift+Tab.

4. Để mở danh sách thả xuống, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Trên danh sách thả xuống, để chọn bảng bạn muốn chạy truy vấn, hãy sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống.

5. Để di chuyển đến hộp danh sách Trường có sẵn, hãy nhấn vào phím Tab. Để chọn trường bạn muốn chạy truy vấn, hãy sử dụng phím Mũi tên xuống.

6. Để thêm trường vào truy vấn của bạn, nhấn Alt+S. Tiêu điểm di chuyển đến hộp danh sách Trường đã chọn.

7. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Greater than button" (Nút Lớn hơn) thì nhấn Enter.

   Nếu bạn muốn thêm tất cả các trường, nhấn Alt+S, rồi nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Greater than button" (Nút Lớn hơn). Nhấn phím Tab một lần. Bạn sẽ nghe thấy: "Button" (Nút). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Double right arrow button" (Nút Mũi tên phải kép). Nhấn Enter để chọn.

   Để thêm nhiều bảng vào truy vấn của bạn, nhấn Alt+T. Tiêu điểm di chuyển đến trường chỉnh sửa Bảng/Truy vấn. Lặp lại các bước 4–7 khi cần.

8. Khi bạn nhập xong tất cả các bảng và trường, để di chuyển đến trang trình hướng dẫn tiếp theo, nhấn Alt+N.

   : Tùy vào thông tin bạn nhập, trang trình hướng dẫn tiếp theo có thể khác nhau. Ví dụ: bạn có thể được yêu cầu chọn một chi tiết hoặc phiên bản tóm tắt truy vấn của mình. Đưa ra lựa chọn của bạn và để di chuyển đến trang trình hướng dẫn tiếp theo, nhấn Alt+N.

9. Trên trang trình hướng dẫn mới, bạn sẽ nghe thấy: "What title do you want for your query?" (Bạn muốn đặt tiêu đề gì cho truy vấn của mình?) Nhấn Shift+Tab. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến trường Chỉnh sửa tiêu đề. Nhập tên cho truy vấn.

10. Kiểm tra, sửa đổi và lưu truy vấn của bạn.

    • Để lưu và mở truy vấn để xem thông tin, nhấn Alt+O, rồi nhấn Enter. Để đóng truy vấn, nhấn F6.

    • Để lưu truy vấn và thoát trình hướng dẫn mà không hiển thị kết quả truy vấn, nhấn Alt+F, S. Khi trình hướng dẫn đóng, truy vấn sẽ xuất hiện trên tab mới, kèm theo tiêu điểm ở trong ô đầu tiên.

    • Để sửa đổi thiết kế của truy vấn, nhấn Alt+M, rồi nhấn Enter. Truy vấn sẽ mở trong dạng xem Thiết kế.

Sử dụng Trình thiết kế Truy vấn

1. Nhấn Alt+C, Q, D. Hộp thoại Hiển thị Bảng mở ra với tab Bảng được chọn và bạn sẽ nghe thấy "Show table dialog" (Hộp thoại Hiển thị bảng).

2. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, để chọn và thêm bảng vào truy vấn, hãy sử dụng phím Mũi tên xuống, rồi nhấn Alt+A khi bạn nghe thấy tên bảng mình muốn. Bảng sẽ được dán vào không gian làm việc, bên trên lưới thiết kế.

3. Để đóng hộp thoại Hiển thị Bảng, nhấn Alt+C.

4. Tiêu điểm nằm trong lưới thiết kế, ở hộp chỉnh sửa Hàng trường. Bạn sẽ nghe thấy: "Access, Row 1, Column 1" (Access, Hàng 1, Cột 1). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Design, Autonumber, type and text" (Thiết kế, Số tự động, kiểu và văn bản). Để thêm một trường vào lưới thiết kế, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Danh sách thả xuống các trường có sẵn sẽ mở ra.

5. Để di chuyển đến danh sách thả xuống bằng JAWS, nhấn Ctrl+phím Mũi tên lên. Với Trình tường thuật, tiêu điểm sẽ tự động di chuyển đến danh sách thả xuống.

6. Để chọn một trường từ danh sách thả xuống, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên trường mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn. Trường bạn chọn sẽ xuất hiện trong cột. Tiêu điểm sẽ tự động di chuyển sang cột kế tiếp.

7. Để thêm trường khác vào truy vấn của bạn, lặp lại các bước 4–6.

8. Cách thêm tiêu chí vào trường:

   1. Trong cột của trường bạn muốn thêm tiêu chí, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy: "Row 11, Column 1" (Hàng 11, Cột 1). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Criteria" (Tiêu chí).

   2. Nhập tiêu chí. Ví dụ: với trường Giá cả trên bảng Sản phẩm, hãy nhập dấu ngoặc vuông góc bên phải, bằng ký hiệu và số 10 (>=10) để hiển thị danh sách sản phẩm có giá lớn hơn hoặc bằng $10,00.

9. Để xem kết quả truy vấn, nhấn Alt, J, Q, G.

10. Để lưu truy vấn của bạn, nhấn Ctrl+S. Trong hộp thoại Lưu như, nhập tên cho truy vấn của bạn, rồi nhấn Enter.

Chỉ định kiểu dữ liệu tham số

Bạn cũng có thể chỉ định kiểu dữ liệu mà tham số sẽ chấp nhận. Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho tham số bất kỳ nhưng quan trọng là bạn phải đặt kiểu dữ liệu cho các dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Khi bạn xác định kiểu dữ liệu mà tham số chấp nhận, người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi hữu ích hơn khi họ nhập sai kiểu dữ liệu, chẳng hạn như nhập văn bản trong khi đáng ra phải là tiền tệ.

1. Mở truy vấn tham số. Để chuyển sang dạng xem Thiết kế, nhấn Alt+H, W, D. Lưới thiết kế sẽ mở ra.

2. Nhấn Alt, J, Q, S, P. Hộp thoại Tham số Truy vấn mở ra, với tiêu điểm ở trong cột Tham số.

3. Nhập lời nhắc cho từng tham số bạn muốn chỉ định kiểu dữ liệu. Đảm bảo rằng từng tham số khớp với lời nhắc bạn sử dụng trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế truy vấn. Ví dụ: nếu bạn đã nhập Cho thành phố nào?,bạn sẽ nhập lời nhắc tương tự trong hộp thoại Tham số Truy vấn.

4. Để di chuyển đến cột Kiểu Dữ liệu, hãy nhấn phím Tab.

5. Để mở danh sách thả xuống, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống.

6. Để chọn kiểu dữ liệu cho tham số, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.

7. Để lưu và thoát hộp thoại, nhấn Enter.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tham số, hãy đi tới mục sử dụng tham số để yêu cầu đầu vào khi chạy truy vấn.

Tạo truy vấn xóa để xóa tất cả các hàng trống trong bảng hoặc trường

1. Nhấn Alt+C, Q, D. Hộp thoại Hiển thị Bảng sẽ mở ra.

2. Để chọn bảng, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên bảng mình muốn. Nhấn Alt+A. Lặp lại bước này cho từng bảng bạn muốn xóa bản ghi.

3. Để đóng hộp thoại Hiển thị Bảng, nhấn Alt+C. Bảng xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong phần trên, bên trái của lưới thiết kế truy vấn, kèm theo tất cả các trường được liệt kê.

4. Nhấn Alt+J, Q, X. Lưới thiết kế sẽ mở ra, với tiêu điểm ở trong trường đầu tiên. Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếp và Hiển thị không còn sẵn dùng, nhưng hàng Xóa hiện đang sẵn dùng.

5. Nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để mở danh sách thả xuống.

6. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy trường mình muốn, rồi nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến cột tiếp theo.

7. Để di chuyển đến cột trước đó, nhấn phím Mũi tên trái.

8. Để di chuyển đến hàng Xóa, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Delete colon" (Xóa dấu hai chấm) thì nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để mở danh sách thả xuống.

9. Để chọn "Where" (Ở đâu) hãy nhấn phím Mũi tên lên, rồi nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến cột tiếp theo.

10. Để di chuyển đến cột trước đó, nhấn phím Mũi tên trái.

11. Để di chuyển đến hàng Tiêuchí, nhấn phím Mũi tên xuống.

12. Khi bạn nghe thấy "Criteria" (Tiêu chí) hoặc "Row 11, Column 1" (Hàng 11, Cột 1) hãy nhập IsNull(true).

13. Để xác minh truy vấn trả về các bản ghi bạn muốn xóa, nhấn Alt+H, W, H.

14. Để chạy truy vấn:

    1. Để chuyển sang dạng xem Thiết kế, nhấn Alt+H, W, D.

    2. Ở dạng xem Thiết kế, nhấn Alt+J, Q, G. Cửa sổ xác nhận sẽ mở ra, yêu cầu bạn xác nhận việc xóa hàng.

    3. Để xóa hàng, nhấn Enter.

15. Để lưu truy vấn, nhấn Ctrl+S. Trong hộp thoại Lưu như, nhập tên, rồi nhấn Enter.

Tạo truy vấn xóa với tiêu chí cụ thể

1. Nhấn Alt+C, Q, D. Hộp thoại Hiển thị Bảng sẽ mở ra.

2. Để chọn bảng, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên bảng mình muốn. Nhấn Alt+A. Lặp lại bước này cho từng bảng bạn muốn xóa bản ghi.

3. Để đóng hộp thoại Hiển thị Bảng, nhấn Alt+C. Bảng xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong phần trên, bên trái của lưới thiết kế truy vấn, kèm theo tất cả các trường được liệt kê.

4. Nhấn Alt+J, Q, X. Lưới thiết kế sẽ mở ra, với tiêu điểm ở trong trường đầu tiên. Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếp và Hiển thị không còn sẵn dùng, nhưng hàng Xóa hiện đang sẵn dùng.

5. Nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để mở danh sách thả xuống.

6. Để chọn trường với tiêu chí bạn muốn xóa, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy trường mình muốn, rồi nhấn Enter.

7. Để di chuyển đến hàng Xóa, nhấn phím Mũi tên xuống. Nhấn Alt+phím Mũi tên xuống, sau đó, để chọn "Where" (Ở đâu) nhấn phím Mũi tên xuống, rồi nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến cột tiếp theo.

8. Để di chuyển đến cột trước đó, nhấn phím Mũi tên trái.

9. Để di chuyển đến hàng Tiêu chí, nhấn phím Mũi tên xuống.

10. Nhập tiêu chí của bạn. Để biết danh sách tiêu chí mẫu trong truy vấn, hãy tham khảo Tạo và chạy truy vấn xóa.

11. Để di chuyển đến hàng Hiển thị, nhấn phím Mũi tên lên.

12. Nhấn Phím cách để bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị cho từng tiêu chí.

13. Để xác minh truy vấn trả về các bản ghi bạn muốn xóa, nhấn Alt+H, W, H.

14. Để chạy truy vấn:

    1. Để chuyển sang dạng xem Thiết kế, nhấn Alt+H, W, D.

    2. Ở dạng xem Thiết kế, nhấn Alt+J, Q, G. Cửa sổ xác nhận sẽ mở ra, yêu cầu bạn xác nhận việc xóa X hàng.

    3. Để xóa hàng, nhấn Enter.

15. Để lưu truy vấn, nhấn Ctrl+S. Trong hộp thoại Lưu như, nhập tên, rồi nhấn Enter.

Hoàn nguyên về bản sao lưu

1. Đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể dùng tên của phiên bản gốc.

2. Gán tên của phiên bản gốc cho bản sao lưu.

3. Mở bản sao lưu đã đổi tên trong Access.