Sử dụng bộ đọc màn hình để đưa dữ liệu Excel vào cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Trong chủ đề này

• Chuẩn bị trang tính Excel để nhập hoặc nối kết

• Chuẩn bị cơ sở dữ liệu Access đích để nhập

• Nhập dữ liệu

• Tạo liên kết đến dữ liệu trong Excel

  • Bắt đầu Trình hướng dẫn Nối kết Bảng tính

    • Mở sổ làm việc Excel trong Access

    • Sử dụng hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel

  • Sử dụng Trình hướng dẫn Nối kết Bảng tính để tạo nối kết đến dữ liệu Excel

Chuẩn bị trang Excel tính để nhập hoặc nối kết

Trước khi đưa dữ liệu từ trang tính Excel vào Access, hãy dành chút thời gian để xem lại trang tính và quyết định cách bạn muốn nhập dữ liệu từ trang tính đó.

• Quyết định xem bạn muốn nối kết đến hay nhập toàn bộ trang tính hay chỉ một phần của trang tính đó. Nếu bạn chỉ muốn đưa một phần trang tính vào Access, bạn có thể xác định phạm vi đã đặt tên chỉ bao gồm những ô bạn muốn đưa vào. Để biết hướng dẫn, hãy đi đến mục Sử dụng bộ đọc màn hình để đặt tên cho một ô hoặc dải dữ liệu trong Excel.

• Hãy đảm bảo rằng trang Excel tính có định dạng tệp phẳng để trình hướng dẫn có thể dễ dàng xử lý dữ liệu trong đó. Ví dụ: sửa các giá trị lỗi có thể có, loại bỏ các cột và hàng trống không cần thiết và kiểm tra xem mỗi cột có chứa cùng kiểu dữ liệu trong mỗi hàng không. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách chuẩn bị nhập hoặc liên kết, hãy tham khảo các mục "Chuẩn bị trang tính", "Chuẩn bị dữ liệu Excel" và "Khắc phục sự cố giá trị thiếu hoặc không chính xác" trong mục Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Chuẩn bị cơ sở dữ Access dữ liệu đích để nhập

Trước khi bạn nhập dữ liệu từ trang tính Excel, hãy dành chút thời gian để kiểm tra xem cơ sở dữ liệu Access đích đã sẵn sàng cho việc nhập hay chưa và quyết định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập.

• Hãy đảm bảo rằng cơ sở Access liệu đích không ở dạng chỉ đọc và bạn có quyền thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu.

• Quyết định xem bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay bảng hiện có:

  • Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, Access sẽ tạo bảng và thêm dữ liệu đã nhập vào bảng này. Nếu bảng có tên đã xác định đã tồn tại, Access sẽ ghi đè lên nội dung của bảng đó bằng dữ liệu đã nhập.

  • Nếu bạn chọn thêm dữ liệu vào bảng hiện có, các hàng trong trang tính Excel tính sẽ được chắp thêm vào bảng đã xác định.

• Nếu bạn quyết định gắn thêm dữ liệu Excel vào bảng Access hiện có, hãy đảm bảo rằng cài đặt cấu trúc và trường trong dữ liệu nguồn trong Excel khớp với các thiết đặt trong bảng đích trong Access. Để mở bảng Access trong Dạng xem Thiết kế để kiểm tra, nhấn Alt+H, W, D. Kiểm tra bảng dựa trên danh sách kiểm tra trong mục "Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích", bước 2, trong Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Nhập dữ liệu

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo một bản sao của dữ liệu trong một bảng mới hoặc bảng hiện có mà không thay đổi nguồn Excel tính.

1. Nếu sổ làm Excel đang mở, hãy đóng lại.

2. Mở cơ sở dữ Access nơi dữ liệu đã nhập sẽ được lưu trữ.

   Mẹo: Nếu bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu mới, trống, nhấn Alt+F, N, L.

3. Để mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel , hãy thực hiện một trong các thao tác sau tùy thuộc vào phiên Access bạn đang dùng:

   • Trong phiên Microsoft 365 đăng ký cũ hoặc Access 2019, nhấn Alt+X, N, 1, rồi F và X.

   • Trong Access 2016, nhấn Alt+X để đi đến tab Dữ liệu Bên ngoài. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn đến được nhóm Nhập & Link , nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Excel ", rồi nhấn Enter.

4. Hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel sẽ mở ra. Thực hiện một trong những thao tác sau để xác định Excel tệp có chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập:

   • Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản Tên tệp, nhấn F, rồi dán hoặc nhập đường dẫn đến tệp Excel tệp.

   • Để duyệt tệp, nhấn R. Hộp thoại Mở Tệp sẽ mở ra. Dẫn hướng đến tệp bạn muốn và khi ở trên tệp, nhấn Enter để chọn tệp đó.

5. Để xác định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Nếu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, nhấn I để di chuyển đến, rồi chọn tùy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

   • Nếu bạn muốn gắn thêm dữ liệu vào bảng hiện có, nhấn A để di chuyển đến và chọn tùy chọn Chắp thêm bản sao của bản ghi vào bảng. Để chọn bảng, nhấn phím Tab một lần. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách bảng. Nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để bung rộng danh sách, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy bảng mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn bảng đó. Tùy chọn này không sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu không có bảng.

6. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn đến được nút OK , rồi nhấn Enter. Trình hướng dẫn Nhập Bảng tính sẽ khởi động.

   Mẹo: Nếu bộ đọc màn hình của bạn không tự động đọc cửa sổ trình hướng dẫn, hãy nhấn phím SR+W.

7. Nếu sổ làm Excel chỉ có một trang tính và không có phạm vi, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu sổ làm việc có chứa nhiều trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để chọn trang tính hoặc phạm vi cần nhập:

   • Để chọn một trang tính, nhấn Alt+W, nhấn phím Tab một lần, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy trang tính mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn trang tính đó.

   • Để chọn dải ô đã đặt tên, nhấn Alt+R, nhấn phím Tab một lần, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy dải ô mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn dải ô đó.

8. Cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo sẽ mở ra. Nếu hàng đầu tiên của phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa tên trường, nhấn I để di chuyển đến và chọn tùy chọn Hàng Đầu tiên Chứa Đầu đề Cột. Nhấn Enter để di chuyển tiêu điểm đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo. Nếu bạn đang chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, bạn có thể tiếp tục đến bước 12.

9. Trong cửa sổ trình hướng dẫn mới, bạn có thể chỉ định thông tin về từng trường mà bạn đang nhập, nếu cần. Trường đầu tiên trong trang tính hoặc phạm vi được chọn. Bạn có thể thực hiện thao tác sau đây:

   • Để thay đổi tên của trường hiện tại, nhấn Alt+M, rồi nhập tên mới.

   • Để thay đổi kiểu dữ liệu của trường, nhấn Alt+T. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách Kiểu Dữ liệu. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím Tab một lần.

   • Để thay đổi trường có được lập chỉ mục hay không, nhấn Alt+I. Bạn sẽ nghe thấy giá trị hiện tại. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím Tab một lần.

   • Nếu bạn không muốn nhập trường hiện tại, nhấn Alt+S để di chuyển đến và chọn tùy chọn Không nhập trường .

10. Để chọn một trường khác, nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Pane" (Ngăn), rồi yêu cầu đồng nghiệp trợ giúp bạn chọn trường bạn muốn. Sửa đổi các trường như được mô tả ở bước 9. Khi bạn hoàn tất, nhấn Enter để di chuyển đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

11. Thêm khóa chính cho bảng mới. Khóa chính xác định các bản ghi trong bảng của bạn để bạn có thể truy xuất dữ liệu nhanh hơn. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để cho Access thêm khóa chính, nhấn A.

    • Để chọn khóa chính của riêng bạn, nhấn C. Để xác định phím cần sử dụng, nhấn phím Tab một lần. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến danh sách khóa. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy phím mình muốn.

    • Nếu bạn không muốn sử dụng khóa chính, nhấn O.

    Để di chuyển đến cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng, nhấn Enter.

12. Cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng sẽ mở ra. Tiêu điểm nằm trong hộp Nhập vào Bảng và bạn sẽ nghe thấy tên hiện tại của bảng đích. Nếu bạn muốn thay đổi tên bảng, hãy nhập tên mới, rồi nhấn Enter để hoàn tất quá trình nhập.

    Lưu ý: Nếu bạn nghe thấy cảnh báo rằng bảng đã tồn tại và bạn muốn ghi đè dữ liệu đã nhập vào bảng hiện có. Nếu bạn muốn đổi tên bảng, nhấn N. Nhấn Alt+I để di chuyển tiêu điểm trở lại hộp Nhập vào Bảng, nhập tên bảng khác, rồi nhấn Enter.

13. Nếu quá trình nhập hoàn toàn thành công hoặc một phần thành công, Access sẽ hiển thị trạng thái nhập. Access cũng nhắc bạn lưu các bước nhập để nhanh chóng lặp lại mà không cần trình hướng dẫn nhập. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt+V. Để đặt tên cho các bước nhập, nhấn Alt+A, rồi nhập tên cho thao tác nhập. Để lưu các bước nhập, nhấn Alt+S. Nếu quá trình nhập không thành công, bạn sẽ nghe thấy "An error occurred trying to import file" (Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp), theo sau là tên tệp. Nhấn Enter để thoát khỏi thông báo cảnh báo.

Tạo liên kết đến dữ liệu trong Excel

Sử dụng Trình hướng dẫn Nối kết Bảng tính để tạo nối kết từ cơ sở dữ liệu Access đến dữ liệu trong Excel, để bạn có thể sử dụng các công cụ truy vấn và báo cáo trong Access mà không cần phải duy trì bản sao của dữ liệu Excel trong cơ sở dữ liệu của mình.

Khi bạn nối kết đến trang tính Excel trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên, Access sẽ tạo một bảng mới được nối kết với các ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện với các ô nguồn trong Excel sẽ xuất hiện trong bảng được liên kết Access. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, sửa hoặc xóa dữ liệu, bạn phải thực hiện thay đổi trong tệp Excel nguồn.

Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng được liên kết.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access sang tệp văn bản

Phím tắt cho Access

Thiết lập thiết bị của bạn để hoạt động với trợ năng trong Microsoft 365

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.