Quản lý các liên hệ trùng lặp trong Outlook

Xóa từng liên hệ trùng lặp trong Outlook cổ điển

1. Bấm Mọi người.

   

2. Trên tab Trang đầu của Dải băng, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, bấm vào góc dưới bên phải của hộp dạng xem, rồi bấm điện thoại. Đây là dạng xem dễ nhất để sử dụng để quét danh sách liên hệ của bạn để tìm các mục trùng lặp.

   

3. Trong danh sách liên hệ của bạn, nhấn giữ Ctrl và bấm vào từng liên hệ bạn muốn xóa.

   

4. Khi bạn đã chọn tất cả các mục trùng lặp, nhấn Delete hoặc Ctrl+D.

Xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp bằng cách sử dụng xuất và nhập

Nếu bạn có một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp, thì việc xóa từng liên hệ trùng lặp một cách tẻ nhạt và tốn thời gian. Cách nhanh nhất để xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp là xuất chúng vào một tệp, sau đó nhập chúng vào một thư mục mới. Để tận dụng tính năng phát hiện trùng lặp trong quá trình nhập Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Bấm Mọi người.

   

2. Bấm chuột phải vào thư mục Liên hệ hiện tại của bạn và chọn Thư mục Mới.

   

3. Đặt tên cho thư mục mới của bạn, ví Duplicates.

4. Bấm trở lại vào thư mục Liên hệ chính của bạn.

5. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các liên hệ của bạn.

6. Kéo và thả các liên hệ của bạn vào thư mục Trùng lặp hoặc sử dụng Ctrl+Shift+V để mở hộp thoại Di chuyển đến Thư mục và chọn thư mục Trùng lặp của bạn.

   

7. Thư mục danh bạ chính của bạn bây giờ sẽ trống.

8. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   

9. Chọn Xuất sang Tệp.

10. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

11. Chọn thư mục Trùng lặp bạn đã tạo ở Bước 3.

    

12. Lưu tệp ở nơi nào đó, bạn sẽ có thể tìm lại tệp đó.

13. Bấm Kết thúc.

Ví dụ 1: Bản ghi liên hệ trùng lặp chính xác

Trong ví dụ sau đây, Liên hệ B là bản trùng lặp chính xác của Liên hệ A.

Tính năng tự động dọn dẹp liên hệOutlook trên web định các trùng lặp đó; do đó, trong trường hợp này, Liên hệ B sẽ bị ẩn khỏi danh sách liên hệ của bạn.  

Ví dụ 2: Bản ghi liên hệ tập hợp con

Trong Ví dụ 2, Liên hệ D thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ C. Điều này làm cho Liên hệ Dlà một tập hợp con của Liên hệ C vàLiên hệ C là tập hợp con.

Trong trường hợp này, Outlook sẽ tự động ẩn Liên hệ D và Liênhệ C sẽ vẫn hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn. 

Ví dụ 3: Nhiều liên hệ tập hợp con

Ví dụ 3 hiển thị ba bản ghi liên hệ rất giống nhau. Trong ví dụ này, Liên hệ F thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ E. Do đó, Hãy liên hệ với Fmột tập hợp con của Liên hệ E.

Liên hệ G cũng thiếu các chi tiết được tìm thấy trong Liên hệ E, tuy nhiên Liên hệ G bao gồm một mục Nhập Địa chỉ không được tìm thấy trong Liên hệ E. Điều này làm cho Liên hệ G một tập hợp bổ sung vì nó chia sẻ các chi tiết tương tự như Liên hệ E và Liên hệ F vì nó bao gồm địa chỉ đó là một chi tiết bổ sung.

Trong trường hợp này, cả Liên hệ E và Liên hệ G đều sẽ hiển thị vì cả hai đều được đặt siêu bộ. Liên hệ F sẽ là mục duy nhất bị ẩn vì đó là tập hợp con của hai mục còn lại. 

Bạn có thể cập nhật Liên hệ E theo cách thủ công và bao gồm địa chỉ tìm thấy trong Liên hệ G. Điều này sẽ làm cho Contact E là siêu tập hợp duy nhất và Liên hệ G sẽ bị ẩn. Xem mục Cập nhật nội dung trùng lặp hiển thị để tìm hiểu thêm.

Cập nhật liên hệ trùng lặp hiển thị

Nếu thẻ nội dung trùng lặp được ẩn trong Outlook trên web, nhưng bạn sửa đổi bằng Outlook, Outlook for Mac hoặc Outlook Mobile cổ điển, liên hệ sẽ xuất hiện lại trongOutlook trên web vì nó không còn được coi là trùng lặp nữa. 

Nếu bạn cập nhật một liên hệ trong Outlook trên web, các cập nhật tương tự sẽ được hiển thị trên tất cả các máy khách Outlook.

Xóa liên hệ trùng lặp

Việc xóa liên hệ trong bất kỳ máy khách Outlook nào sẽ loại bỏ liên hệ đó khỏi tất cả các máy khách Outlook.  

Ví dụ: nếu bạn xóa liên hệ bằng Outlook hoặc Outlook for Mac cổ điển nhưng liên hệ đó đã bị ẩn trong Outlook trên web thì thẻ liên hệ sẽ xuất hiện lại cho đến khi tất cả các mục trùng lặp bị ẩn đều bị loại bỏ. Nếu liên hệ được hiển thị trong các ứng dụng này, một bản trùng lặp ẩn sẽ xuất hiện lại cho đến khi xóa tất cả các trùng lặp.  

Xóa một liên hệ khỏi danh Outlook trên web liên hệ đó và tất cả các bản trùng lặp bị ẩn khỏi tất cả các ứng dụng Outlook.  

Để khôi phục liên hệ đã xóa, hãy làm theo các bước trong Khôi phục hoặc khôi phục liên hệ đã xóa trong Outlook. 

Truy nhập các liên hệ trùng lặp bị ẩn

Bạn có thể xem, quản lý, xóa hoặc xuất tất cả các liên hệ, bao gồm các liên hệ trùng lặp trong Outlook cổ điển dành cho Windows, Outlook trên máy Mac và Outlook trên Thiết bị di động.

Bạn có thể xuất tất cả các liên hệ bao gồm các liên hệ trùng lặp. Xem mục Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook.

Xem thêm

Thêm, tìm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trong Outlook

Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook

Ví dụ 1: Bản ghi liên hệ trùng lặp chính xác

Trong ví dụ sau đây, Liên hệ B là bản trùng lặp chính xác của Liên hệ A.

Tính năng tự động dọn dẹp liên hệ Outlook.com định các trùng lặp đó; do đó, trong trường hợp này, Liên hệ B sẽ bị ẩn khỏi danh sách liên hệ của bạn.  

Ví dụ 2: Bản ghi liên hệ tập hợp con

Trong Ví dụ 2, Liên hệ D thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ C. Điều này làm cho Liên hệ Dlà một tập hợp con của Liên hệ C vàLiên hệ C là tập hợp con.

Trong trường hợp này, Outlook sẽ tự động ẩn Liên hệ D và Liênhệ C sẽ vẫn hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn. 

Ví dụ 3: Nhiều liên hệ tập hợp con

Ví dụ 3 hiển thị ba bản ghi liên hệ rất giống nhau. Trong ví dụ này, Liên hệ F thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ E. Do đó, Hãy liên hệ với Fmột tập hợp con của Liên hệ E.

Liên hệ G cũng thiếu các chi tiết được tìm thấy trong Liên hệ E, tuy nhiên Liên hệ G bao gồm một mục Nhập Địa chỉ không được tìm thấy trong Liên hệ E. Điều này làm cho Liên hệ G một tập hợp bổ sung vì nó chia sẻ các chi tiết tương tự như Liên hệ E và Liên hệ F vì nó bao gồm địa chỉ đó là một chi tiết bổ sung.

Trong trường hợp này, cả Liên hệ E và Liên hệ G đều sẽ hiển thị vì cả hai đều được đặt siêu bộ. Liên hệ F sẽ là mục duy nhất bị ẩn vì đó là tập hợp con của hai mục còn lại. 

Bạn có thể cập nhật Liên hệ E theo cách thủ công và bao gồm địa chỉ tìm thấy trong Liên hệ G. Điều này sẽ làm cho Contact E là siêu tập hợp duy nhất và Liên hệ G sẽ bị ẩn. Xem mục Cập nhật nội dung trùng lặp hiển thị để tìm hiểu thêm.

Ví dụ 4: Gần trùng lặp chính xác với một thể loại không khớp

Trong Ví dụ 4, Liên hệ H vàLiên hệ tôi có cùng các chi tiết ngoại trừ thể loại. Khi tất cả thông tin liên hệ hoàn toàn giống nhau nhưng có một điểm khác biệt nhỏ, chúng được coi là gần chính xác với các danh mục trùng lặp không khớp. Trong trường hợp này, chi tiết Thể loại được bao gồm trong Liên hệ Hvà Liên hệ Tôi sẽ được thêm vào Liên hệ H. Liên hệ H sẽ là tập hợp con và hiển thị, trong khi Liên hệ tôi sẽ bị ẩn.  

Cập nhật liên hệ trùng lặp hiển thị

Nếu thẻ nội dung trùng lặp được ẩn trong Outlook.com nhưng bạn sửa đổi thẻ đó bằng Outlook, Outlook for Mac hoặc Outlook Mobile cổ điển, liên hệ sẽ xuất hiện lại trong Outlook.com vì nó không còn được coi là trùng lặp nữa. 

Nếu bạn cập nhật một liên hệ trong danh Outlook.com, các cập nhật tương tự sẽ được hiển thị trên tất cả các máy khách Outlook.

Xóa liên hệ trùng lặp

Việc xóa liên hệ trong bất kỳ máy khách Outlook nào sẽ loại bỏ liên hệ đó khỏi tất cả các máy khách Outlook.  

Ví dụ: nếu bạn xóa một liên hệ bằng Outlook hoặc Outlook for Mac cổ điển nhưng liên hệ đó đã bị ẩn trong Outlook.com, thẻ liên hệ sẽ xuất hiện lại cho đến khi tất cả các mục trùng lặp bị ẩn đều bị loại bỏ. Nếu liên hệ được hiển thị trong các ứng dụng này, một bản trùng lặp ẩn sẽ xuất hiện lại cho đến khi xóa tất cả các trùng lặp.  

Xóa liên hệ khỏi danh Outlook.com liên hệ đó và tất cả các mục trùng lặp bị ẩn khỏi tất cả các ứng dụng Outlook.  

Để khôi phục liên hệ đã xóa, hãy làm theo các bước trong Khôi phục hoặc khôi phục liên hệ đã xóa trong Outlook. 

Truy nhập các liên hệ trùng lặp bị ẩn

Bạn có thể xem, quản lý, xóa hoặc xuất tất cả các liên hệ, bao gồm các liên hệ trùng lặp trong Outlook cổ điển dành cho Windows, Outlook trên máy Mac và Outlook trên Thiết bị di động.

Bạn có thể xuất tất cả các liên hệ bao gồm các liên hệ trùng lặp. Xem mục Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook.

Xem thêm

Thêm, tìm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trong Outlook

Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook