Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook

Trong phần này:

• Nhập liên hệ vào Outlook mới

• Xuất danh bạ từ Outlook mới

Nhập liên hệ vàoOutlook mới cách sử .csv tệp

Sử dụng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) để nhập danh bạ vào tài khoản Outlook của bạn.

1. Trong Outlook mới, từ thanh dẫn hướng, chọn Con người.

   Mẹo: Nếu Con người chưa nằm trong thanh dẫn hướng bên trái, hãy chọn Thêm ứng dụng, sau đó  Con người để thêm ứng dụng đó. Sau khi thêm Con người, hãy bấm chuột phải và chọn Ghim để giữ nó trong thanh dẫn hướng bên trái.

2. Từ dải băng, chọn Quản lý liên hệ > nhập liên hệ.

   

3. Chọn Duyệt, chọn tệp CSV của bạn, rồi chọn Mở.

4. Chọn Nhập.

Xuất liên hệ sang tệp .csv trongOutlook mới

Khi bạn xuất danh bạ từ Outlook mới, một bản sao danh bạ của bạn sẽ được lưu vào một tệp CSV. Sau đó, bạn có thể sử dụng tệp này để nhập danh bạ của mình sang một tài khoản email khác.

1. Trên pa nen bên, chọn Con người.

2. Từ dải băng, chọn Quản lý liên hệ > Xuất liên hệ.

   

3. Trong danh sách thả xuống bên dưới Liên hệ từ thư mục này, chọn một tùy chọn, rồi chọn Xuất.

4. Tệp đã xuất .CSV được lưu vào thư mục Tải xuống.

Nhập liên hệ vào Outlook cổ điển bằng cách sử .csv tệp

1. Ở phía trên cùng của dải băng Outlook, chọn Tệp.

   Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để nhận được hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của Outlook.

   

2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Thao tác này sẽ khởi động trình hướng dẫn!

   

3. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi chọn Tiếp theo.

   

4. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.

   

5. Trong hộp Nhập Tệp, duyệt đến tệp danh bạ, rồi bấm đúp để chọn.

   

6. Chọn một trong các thao tác sau để xác định cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

   • Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được nhập   Nếu một liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn thì Outlook sẽ hủy bỏ thông tin có sẵn về liên hệ đó và dùng thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong tệp danh bạ hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin liên hệ trong Outlook.

   • Cho phép tạo các mục trùng lặp   Nếu một liên hệ nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ tạo các liên hệ trùng lặp, một liên hệ có thông tin gốc từ Outlook và một liên hệ có thông tin được nhập từ tệp danh bạ của bạn. Bạn có thể kết hợp thông tin cho những người đó sau để loại bỏ các liên hệ trùng lặp. Đây là tùy chọn mặc định.

   • Không nhập các mục trùng lặp    Nếu liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ giữ thông tin có sẵn về liên hệ và bỏ thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong Outlook hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp danh bạ của bạn.

7. Bấm Tiếp.

8. Trong hộp Chọn thư mục đích, cuộn lên trên cùng, nếu cần, rồi chọn thư mục Danh bạ > Tiếp theo. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ ở bên dưới tài khoản email bạn muốn liên kết với danh bạ.

   

9. Chọn Finish.

   

   Outlook bắt đầu nhập danh bạ của bạn ngay lập tức. Bạn sẽ biết quá trình đã hoàn tất khi hộp Tiến độ Nhập đóng lại.

10. Để xem danh bạ của bạn, ở cuối Outlook, hãy chọn biểu tượng Mọi người.

    

Không hiệu quả?

Xem mục Khắc phục sự cố khi nhập danh bạ vào Outlook.

Xuất danh bạ sang tệp trong Outlook cổ điển

1. Trong Outlook trên PC, chọn Tệp.

   Nếu dải ruy-băng không có tùy chọn Tệp ở góc trên bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook trên PC. Xem Tôi có phiên bản Outlook nào? để xem hướng dẫn xuất cho phiên bản Outlook của bạn.

   

2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   

3. Chọn Xuất sang tệp.

   

4. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy.

5. BƯỚC NÀY RẤT QUAN TRỌNG đặc biệt nếu bạn đang mượn máy tính của bạn bè: Trong hộp Chọn thư mục để xuất từ đó, cuộn lên đầu nếu cần và chọn thư mục Danh bạ bên dưới tài khoản của bạn. Chọn Tiếp theo.

   

6. Chọn Duyệt, đặt tên cho tệp của bạn, rồi chọn OK.

   

7. Xác nhận vị trí sẽ lưu tệp danh bạ mới trên máy tính của bạn, rồi chọn Tiếp theo.

8. Chọn Hoàn tất để bắt đầu xuất ngay danh bạ của bạn. Outlook không hiển thị bất kỳ thư nào khi quá trình xuất đã hoàn tất nhưng hộp Tiến trình Nhập và Xuất sẽ biến mất.

   

9. Định vị tệp .csv mới trên máy tính của bạn và mở tệp đó bằng Excel để xác minh danh bạ của bạn nằm ở đó. Tệp có thể sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này là bình thường.

   

10. Thông thường, chúng tôi đề xuất đóng tệp mà không lưu bất kỳ thay đổi nào; nếu không, tệp có thể bị xáo trộn và bạn sẽ không thể sử dụng tệp để nhập. Nếu điều đó xảy ra, bạn luôn có thể chạy lại tiến trình xuất và tạo một tệp mới.

    Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật thông tin trong tệp .csv. Để biết các mẹo về cách làm việc với danh sách các liên hệ trong Excel, hãy xem mục Tạo hoặc chỉnh sửa tệp .csv.

11. Nếu bạn mượn máy tính của bạn bè sử dụng Outlook, bạn có thể loại bỏ tài khoản của mình khỏi phiên bản Outlook của người đó. Cách thực hiện như sau:

    1. Trong Outlook trên máy tính, chọn Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    2. Chọn tài khoản bạn muốn xóa, rồi chọn Loại bỏ.

    3. Chọn Đóng.

12. Bây giờ, danh bạ của bạn đã được sao chép sang tệp .csv, bạn có thể nhập chúng vào một máy tính khác đã cài đặt Outlook for Windows hoặc nhập chúng vào một dịch vụ email khác.

Nhập liên hệ vào Outlook trên web hoặc Outlook.com cách sử dụng .csv tệp

Sử dụng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) để nhập danh bạ vào tài khoản Outlook của bạn.

1. Từ thanh dẫn hướng, chọn Xem Con người.

2. Từ dải băng, chọn Quản lý liên hệ > nhập liên hệ.

   

3. Chọn Duyệt, chọn tệp CSV của bạn, rồi chọn Mở.

4. Chọn Nhập.

Xuất liên hệ vào tệp .csv trong Outlook trên web hoặc Outlook.com

1. Trên pa nen bên, chọn .

2. Từ dải băng, chọn Quản lý liên hệ > Xuất liên hệ.

   

3. Từ danh sách thả xuống, chọn Tất cả liên hệ hoặc tùy chọn khác.

4. Chọn Xuất.