Bắt đầu với Nhóm Microsoft 365 trong Outlook

Các cuộc hội thoại trong Microsoft 365 Nhóm trong Outlook xảy ra trong hộp thư đến chung cho nhóm. Người dùng có thể đọc và trả lời tin nhắn và các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc cuộn trở lại thông qua lịch sử thư để cập nhật những gì đã được thảo luận trước đây. Hộp thư đến chung trông rất giống với hộp thư đến cá nhân mà Outlook người dùng quen thuộc. Mỗi cuộc hội thoại xuất hiện riêng biệt trong danh sách thư ở bên trái và bấm vào một cuộc hội thoại sẽ mở ra trong ngăn đọc. Nếu người dùng đánh dấu một thông điệp hoặc hội thoại là đã đọc thư đó sẽ không ảnh hưởng đến cách hiển thị thư cho các thành viên khác trong nhóm, vì vậy bạn không cần phải lo lắng rằng các thành viên khác có thể bỏ lỡ một thông điệp quan trọng.

Bây giờ bạn đã tạo nhóm của mình, hãy bắt đầu một cuộc hội thoại mới. Bạn có thể đăng thư mới bằng cách mở hộp thư đến chung cho nhóm và bấm Hội thoại Mới trên Dải băng. Hoặc bạn chỉ cần gửi email đến biệt danh của nhóm. Tất cả thành viên của nhóm sẽ có thể đọc tin nhắn mới mà bạn đã đăng và bất kỳ thành viên nào dõi theo nhóm đều sẽ nhận được bản sao tin nhắn của bạn trong hộp thư đến cá nhân của họ.

Thực hiện thêm:

• Nếu bạn muốn sử dụng tính năng Outlook trên web hãy xem mục Gửi email đến một Nhóm trong Outlook

Mỗi Nhóm Microsoft 365 nhận được một thư viện tệp dùng chung, nơi bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày hoặc chỉ về bất kỳ loại tệp nào.

Truy nhập thư viện tệp bằng cách đi tới nhóm của bạn Outlook (trên ngăn dẫn hướng bên trái) và bấm Tệp trên Dải băng. Thư viện tệp sẽ mở trong một trình duyệt và từ đây bạn có thể tạo tệp mới, tải tệp lên từ máy tính của bạn và thực hiện bất kỳ thao tác nào khác mà thư viện tài liệu SharePoint có thể thực hiện. Hãy nghĩ về loại tệp nào sẽ hữu ích để chia sẻ với nhóm của bạn và không cảm thấy bị giới hạn ở các tệp Microsoft Office. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp PDF, ảnh hoặc hầu như bất kỳ loại tệp nào khác mà nhóm của bạn sẽ thấy hữu ích.

Để tải xuống hoặc xóa tệp, chỉ cần chọn tệp đó và các tùy chọn đó sẽ xuất hiện trên thanh công cụ ở trên cùng.

Thực hiện thêm:

• Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các tệp trong nhóm của bạn, hãy xem mục Chia sẻ tệp với một Nhóm trong Outlook.

Mỗi Nhóm Microsoft 365 đều nhận được sổ tay chia sẻ OneNote của riêng mình, nơi họ có thể thu thập ý tưởng, cộng tác và lưu trữ nghiên cứu.

Đi đến nhóm của bạn trong Outlook tìm kiếm trên ngăn dẫn hướng bên trái hoặc trongOutlook trên web bằng cách đi đến ô xếp Con người trang. Khi bạn đã ở đó, hãy bấm Sổ ghi chép trên Dải băng để mở sổ ghi chép chia sẻ của nhóm.

Lần đầu tiên bạn mở sổ ghi chép chia sẻ của nhóm, nó sẽ mở ra trong trình duyệt trong OneNote cho web. Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa ở đó hoặc nếu bạn có OneNote 2016 và bạn muốn sử dụng tính năng này chỉ cần bấm vào Chỉnh sửa trong OneNote từ Dải băng. Sau khi bạn mở sổ tay trong OneNote, sổ tay sẽ đồng bộ với danh sách sổ tay đang mở của bạn và bạn có thể truy nhập trực tiếp từ trong OneNote mà không cần phải đi đến nhóm trước tiên.

Hãy thử đi đến sổ ghi chép OneNote của nhóm bạn và nghĩ về những điều có thể hữu ích cho nhóm để thu thập các ý tưởng và cộng tác. Ví dụ: bạn có thể có một phần mà bạn sử dụng để thu thập và nhận xét về nội dung web liên quan đến nhóm của bạn.

Thực hiện thêm:

• Để bắt đầu với OneNote, hãy xem mục Các tác vụ cơ bản trong OneNote trên Windows.

Có nhiều khả năng nhóm của bạn có các sự kiện, cuộc họp, mốc thời gian hoặc các mục khác có thể hưởng lợi từ lịch dùng chung. Mỗi Nhóm Microsoft 365 đều có lịch dùng chung mà tất cả các thành viên đều có thể xem và đóng góp.

Làm việc với lịch của nhóm không khác gì làm việc với lịch cá nhân của bạn. Nếu bạn chọn nút lịch trên ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy lịch cá nhân của mình, cùng với lịch dùng chung của bất kỳ nhóm nào mà bạn là thành viên. Bạn có thể chọn các hộp bên cạnh mỗi lịch mà bạn muốn xem và xem chúng cạnh nhau hoặc chồng lên nhau.

Việc thêm một mục vào lịch dùng chung hoạt động giống như trên lịch cá nhân của bạn. Bất kỳ cuộc họp nào bạn thêm vào lịch dùng chung cũng sẽ mời các thành viên khác trong nhóm tham gia sự kiện đó để họ có thể có trên lịch của riêng mình. Các cuộc hẹn được thêm vào lịch Nhóm dùng chung sẽ không xuất hiện trên lịch cá nhân của các thành viên khác.

Giờ đây, bạn đã có lịch dùng chung, hãy thử thêm bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện sắp tới nào mà nhóm của bạn có thể tham gia.

Thực hiện thêm:

• Để biết thêm thông tin về cách sử dụng lịch dùng chung của nhóm, hãy xem mục Sử dụng lịch Nhóm trong Outlook để lên lịch và chỉnh sửa sự kiện.

Vì vậy, bây giờ mà bạn có nhóm của bạn và chạy, nơi nào bạn đi từ đó?

• Microsoft Planner cho phép bạn giao và quản lý tác vụ cho mọi người trong nhóm của mình. Xem thêm thông tin trong Phần Planner giúp.

• Bạn có thể mời khách từ bên ngoài tổ chức của mình tham gia và cộng tác trong nhóm. Xem Quyền truy nhập của khách trong nhóm Microsoft 365.

• Di chuyển danh sách phân phối hiện có của bạn sang nhóm Microsoft 365. Xem mục Tại sao bạn nên nâng cấp danh sách phân phối của mình lên các nhóm trong Outlook.

• Thêm Nhóm Microsoft vào nhóm của bạn để trò chuyện có nhiều người tham gia liên tục. Xem Bắt đầu nhanh Microsoft Teams.