Bắt đầu tạo, quản lý và chia sẻ tệp trong OneDrive và SharePoint

Xem: Thời điểm sử dụng OneDrive với SharePoint

OneDrive là nền tảng lưu trữ đám mây, nơi bạn có thể lưu trữ các tệp cá nhân hoặc tệp cá nhân của mình. OneDrive được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint, đây là nơi thuận tiện để lưu trữ và truy nhập vào các tài liệu nhạy cảm của bạn một cách an toàn.

Sử dụng OneDrive khi bạn muốn tạo một tài liệu chỉ dành riêng cho bạn, ví dụ: khi làm việc trên thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư cao.

Để bắt đầu với One Drive, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn hoặc đăng ký tài khoản, tải xuống và cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính, sau đó làm theo lời nhắc để đăng nhập và chọn các thư mục bạn muốn đồng bộ với đám mây. 

• Để tạo tệp mới trong OneDrive, chỉ cần bấm vào nút Mới và chọn loại tệp bạn muốn tạo, chẳng hạn như tài liệu Word hoặc bảng tính Excel.

• Để quản lý tệp trong OneDrive, hãy bấm chuột phải vào tệp, rồi chọn Đổi tên để đặt tên mang tính mô tả hơn hoặc kéo và thả tệp vào các thư mục khác nhau để tổ chức tốt hơn.

• Để chia sẻ tệp với OneDrive - bấm vào nút Chia sẻ, rồi nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tệp trong OneDrive.

SharePoint là một công cụ cộng tác dùng để quản lý và chia sẻ tệp và thông tin trong toàn tổ chức. SharePoint cho phép nhiều người dùng cộng tác trong một vị trí trung tâm.

Sử dụng SharePoint khi bạn cần tạo một tài liệu sẽ được viết và quản lý bởi một nhóm người hoặc khi cần được chia sẻ rộng rãi. Ví dụ: sử dụng địa điểm này làm vị trí tập trung cho các thành viên nhóm để xem đường thời gian, nhiệm vụ và mốc dự án. Điều này cho phép các nhóm theo dõi tiến độ, luôn đúng lịch biểu và cộng tác hiệu quả hơn.

• Để tạo tệp mới trong SharePoint, dẫn hướng đến thư viện tài liệu mà bạn muốn tạo tệp, rồi bấm vào nút Mới.

• Để quản lý tệp, hãy kiểm xuất tệp để thực hiện thay đổi đối với tệp đó, rồi kiểm nhập lại tệp khi bạn hoàn tất.

• Để chia sẻ tệp, bấm vào tệp, rồi chọn Chia sẻ. Bạn cũng có thể cộng tác trong thời gian thực bằng cách mở tệp trong ứng dụng thích hợp, chẳng hạn như Word hoặc Excel, và cho phép đồng tác giả. Để xem các phiên bản trước của tệp, hãy bấm vào tệp và chọn Lịch sử Phiên bản. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tệp trong SharePoint.

Điều chỉnh việc truy cập nội bộ, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên bên ngoài  

Để đảm bảo rằng chỉ người dùng được ủy quyền mới có quyền truy nhập vào các tệp và dữ liệu nhạy cảm trong OneDrivevà SharePoint:

• Xác định chính sách truy nhập cho các loại người dùng khác nhau, chẳng hạn như nội bộ, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên bên ngoài. Ví dụ: bạn có thể tạo một chính sách truy nhập cho phép chỉ một số nhân viên nhất định truy nhập thông tin mật, chẳng hạn như dữ liệu tài chính hoặc thông tin khách hàng. Bạn cũng có thể chỉ định loại dữ liệu họ có thể truy nhập, cách họ có thể truy nhập và trong bao lâu. Điều này đảm bảo rằng chỉ người dùng được ủy quyền mới có quyền truy nhập vào các tệp và dữ liệu nhạy cảm.

• Sử dụng quyền và vai trò để kiểm soát quyền truy nhập vào các tệp hoặc thư mục cụ thể. Ví dụ: cấp quyền truy nhập chỉ đọc cho thành viên nhóm cần xem tệp nhưng không thực hiện thay đổi, chẳng hạn như người không tham gia trực tiếp vào dự án mà cần được thông báo. Bằng cách xác định các quyền và vai trò này, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy nhập vào thông tin nhạy cảm và họ chỉ có thể xem và chỉnh sửa các tệp mà họ được cấp quyền truy nhập.

• Sử dụng xác thực đa yếu tố để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy nhập dữ liệu nhạy cảm. Điều này có thể bao gồm yêu cầu người dùng cung cấp mật khẩu và mã được gửi tới thiết bị di động hoặc email của họ.

• Theo dõi việc truy nhập và sử dụng môi trường OneDrive và SharePoint của bạn để phát hiện và ngăn chặn việc truy nhập hoặc sử dụng trái phép. Ví dụ: bằng cách xem lại nhật ký hoạt động của người dùng, bạn có thể xác định bất kỳ hoạt động bất thường nào, chẳng hạn như hoạt động truy cập trái phép và thực hiện hành động để ngăn chặn vi phạm dữ liệu.

• Thực hiện mã hóa cho dữ liệu nhạy cảm để đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó có được quyền truy nhập trái phép vào dữ liệu, họ vẫn không thể đọc dữ liệu mà không có khóa giải mã. Điều này có thể giúp ngăn chặn vi phạm dữ liệu, bảo vệ dữ liệu khách hàng và đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu.

• Đặt ngày hết hạn cho các liên kết được chia sẻ để đảm bảo rằng quyền truy cập tự động bị thu hồi sau một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: nếu bạn dùng chung hợp đồng với nhà cung cấp hoặc nhà thầu và muốn đảm bảo rằng nhà cung cấp hoặc nhà thầu chỉ có quyền truy nhập vào tài liệu trong một khoảng thời gian giới hạn, bạn có thể đặt ngày hết hạn và quyền truy nhập vào tài liệu sẽ tự động bị thu hồi sau khoảng thời gian đã đặt. Điều này giúp giảm rủi ro các bên không được phép truy nhập tài liệu.

Bằng cách triển khai các biện pháp này, bạn có thể điều chỉnh quyền truy nhập của các bên trong, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên bên ngoài trong OneDrive và SharePoint, đồng thời giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. Tìm hiểu thêm về cách bảo vệ dữ liệu của bạn.

Giảm lỗ hổng OneDrive và SharePoint  

Mặc dù OneDrive và SharePoint cung cấp nhiều tính năng bảo mật để bảo vệ chống lại vi phạm dữ liệu, vẫn còn một số lỗ hổng chính có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật của các thực thể này:

• Các cuộc tấn công lừa đảo qua mạng có thể lừa người dùng cung cấp thông tin đăng nhập của họ, thông tin này sau đó có thể được sử dụng để truy nhập vào OneDrive hoặc SharePoint.

• Mật khẩu yếu cũng có thể dễ dàng đoán hoặc nứt, dẫn đến truy cập trái phép.

• Phần mềm có hại có thể được sử dụng để lấy cắp thông tin đăng nhập, thu thập dữ liệu nhạy cảm hoặc kiểm soát thiết bị của người dùng, có thể gây hại cho OneDrive hoặc SharePoint.

• Các mối đe dọa dành cho Người dùng nội bộ, chẳng hạn như nhân viên cố ý hoặc vô tình chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với các bên trái phép, cũng có thể gây rủi ro cho OneDrive hoặc SharePoint. Tìm hiểu thêm về cách quản lý rủi ro người dùng nội bộ.

Để giảm thiểu các lỗ hổng này, điều quan trọng là phải thực hiện các biện pháp bảo mật tốt nhất, giáo dục người dùng và thường xuyên xem xét và kiểm tra quyền của người dùng. Điều quan trọng là phải có kế hoạch ứng phó sự cố toàn diện tại chỗ để nhanh chóng ứng phó với bất kỳ sự cố bảo mật nào có thể xảy ra.