Надання спільного доступу до календаря та доступ до нього з дозволами на редагування або делегування в Outlook

Призначити мого представника в класичній програмі Outlook

Представник автоматично отримує дозвіл на надсилання елементів від імені керівника. За промовчанням представник може читати лише запрошення на наради та відповіді, надіслані керівнику. Представник не має доступ до перегляду будь-яких інших повідомлень у папці Вхідні.

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть Параметри облікових записів > Делегування прав доступу.

2. У діалоговому вікні натисніть кнопку Додати.

   Якщо кнопка Додати не відображається, можливо відсутнє з’єднання між програмою Outlook і сервером Exchange. На панелі стану Outlook відображається стан з’єднання.

3. Введіть ім'я особи, яку потрібно призначити представником, або знайдіть і виберіть ім'я в списку результатів пошуку.

   :  Представник має входити до глобального списку адрес (GAL) Exchange організації.

4. Натисніть кнопку Додати, а потім – OK.

5. У діалоговому вікні Права представника можна встановити настройки дозволів за промовчанням або вибрати додаткові рівні доступу до папок Exchange.

   Якщо представнику потрібні дозволи лише на роботу з запрошеннями на наради та відповідями, буде достатньо настройок дозволів за промовчанням, зокрема параметра Представник отримує копії повідомлень про мої зустрічі. Для параметра дозволу для папки Вхідні можна залишити значення Немає. Запрошення на наради та відповіді спрямовуватимуться безпосередньо до папки Вхідні представника.

   : За промовчанням представнику надається дозвіл Редактор (може переглядати, створювати та змінювати елементи) для папки Календар. Коли представник відповідає на запрошення на нараду від вашого імені, ця нарада автоматично додається до папки Календар.

6. Для сповіщення представника про зміну його дозволів установіть прапорець Автоматично надсилати представникові повідомлення про його права.

7. За потреби встановіть прапорець Представникові доступні приватні розділи.

   : Цей параметр впливає на всі папки Exchange. Це стосується всіх папок "Пошта", "Контакти", "Календар", "Завдання", "Нотатки" та "Щоденник". Не можна надати доступ до приватних елементів лише в указаних папках.

8. Натисніть кнопку OK.

   : 

   • Повідомлення, надіслані з використанням дозволу "Надіслати від імені", містять поруч із полем Від імена керівника та представника. Коли повідомлення надсилається з дозволами "Надіслати як", відображається лише ваше ім'я.

   • Коли ви додасте користувача як представника, він зможе додати поштову скриньку Exchange до свого профілю Outlook. Інструкції див. в статті Керування поштою та елементами календаря іншого користувача.

На початок сторінки

Змінення дозволів для представника

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть Параметри облікових записів > Делегування прав доступу.

2. Виберіть ім'я представника, для якого потрібно змінити дозволи, і натисніть кнопку Дозволи.

   : Якщо потрібно видалити всі дозволи на доступ представника, не вибирайте пункт Дозволи , а виберіть Видалити та пропустіть решту цих кроків.

3. Змінення дозволів для будь-яких папок Outlook, до яких представник має доступ.

4. Для сповіщення представника про зміну його дозволів установіть прапорець Автоматично надсилати представникові повідомлення про його права.

На початок сторінки

Змінення параметрів доступу представника до конфіденційних елементів

Якщо представнику призначено дозволи на доступ до папок Outlook, особисті відомості можна приховати в зустрічах, нарадах, завданнях і контактах. Відкрийте кожен особистий елемент, а потім у групі Позначки натисніть кнопку Приватне.

Якщо потрібно надати представнику дозвіл на перегляд особистих елементів, виконайте такі дії:

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть Параметри облікових записів > Делегування прав доступу.

2. Виберіть ім'я представника, для якого потрібно змінити доступ до особистих зустрічей, і натисніть кнопку Дозволи.

3. Установіть прапорець Представникові доступні приватні розділи.

На початок сторінки

Права редактора або представника для доступу до календаря можна надати будь-кому у своїй організації. Редакторів можна призначати для основного календаря (під назвою "Календар") або будь-якого іншого додаткового календаря, який ви створили. Представників можна призначити лише для основного календаря. Права доступу редактора або представника не можна надати зовнішнім користувачам.

Призначення редактора без дозволів на делегування

1. В інтернет-версії Outlook в області переходів виберіть елемент Календар.

2. На вкладці Основне натисніть кнопку Спільний доступ до календаря.

3. На сторінці Спільний доступ і дозволи введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря. Хоча ви можете надати спільний доступ до календаря більш ніж одній особі, можна додавати лише одну особу за раз.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім’ям і виберіть потрібний рівень доступу.

5. Виберіть Редагування, щоб дозволити внесення змін до календаря.

   • Параметри Перегляд лише відомостей про мою зайнятість, Перегляд назв і розташувань і Перегляд усіх відомостей дають змогу іншим користувачам переглядати ваш календар, але не вносити до нього зміни. Доступ для користувачів із-поза меж вашої організації обмежено цими параметрами.

Призначення представника

Представник може не лише редагувати календар, а й планувати наради та відповідати на них від вашого імені.

1. У новій програмі Outlook в області переходів виберіть елемент Календар.

2. На вкладці Основне натисніть кнопку Спільний доступ до календаря.

3. На сторінці Спільний доступ і дозволи введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря, і призначте їй доступ представника. Хоча ви можете надати спільний доступ до календаря більш ніж одній особі, додавати одночасно можна лише одну людину з Інтернет-версія Outlook.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім’ям і виберіть потрібний рівень доступу.

   • Виберіть Представник, щоб надати користувачам такі самі дозволи, як у редактора, а також можливість отримувати запрошення на наради та відповідати на них від вашого імені. Щоб дозволити представнику переглядати події в календарі, позначеному як Приватне, установіть прапорець Дозволити представнику переглядати приватні події.

     

     : Елементи календаря, які мають позначку Приватне, захищено. Більшість людей, яким ви надасте доступ до свого календаря, бачитимуть тільки час елементів із цією позначкою, а тему, розташування та інші відомості – ні. Єдиний виняток – якщо встановлено прапорець Дозволити представнику переглядати приватні події.

5. Завершивши додавання особи, якій потрібно надати доступ до календаря, і вибравши бажаний дозвіл, натисніть кнопку Поділитися. Якщо ви вирішили не надавати спільний доступ до календаря зараз, виберіть Видалити.

   Користувач, якому ви надали доступ до календаря, отримає повідомлення електронної пошти з відповідним сповіщенням. Якщо ця людина натисне в запрошенні кнопку Прийняти, ваш календар буде додано до її списку календарів.

6. Якщо ви надасте іншій людині права представника для доступу до свого календаря, у вікні Спільний доступ і дозволи з’явиться додатковий параметр, який дає змогу контролювати, як оброблятимуться запрошення на наради й відповіді на них. Якщо представників кілька, це потрібно зробити для кожного з них.

7. У розділі Представники поруч із написом Кому надсилати запрошення та відповіді виберіть один із таких параметрів:

   • Лише представник. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються лише представникам.

   • Делегування та надсилання мені копії Запрошення на наради та відповіді надсилаються вам і вашим представникам. Лише представники бачать можливість прийняти або відхилити запрошення на нараду, а сповіщення, надіслане вам, виглядатиме як звичайне повідомлення електронної пошти. Ви все одно можете відповісти на нараду, відкривши елемент календаря та відповівши.

   • Мій представник і я. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються вам і вашим представникам. Відповідати на запрошення на нараду може будь-хто з вас.

8. Якщо ви вирішите не надавати спільний доступ до календаря іншому користувачу, у розділі Представники виберіть Видалити для особи, якій більше не потрібно виконувати обов'дії представника. 

Скасування спільного доступу до календаря

Якщо потрібно скасувати спільний доступ до календаря та видалити їхній дозвіл, виконайте такі дії: 

1. У новій програмі Outlook в області переходів виберіть елемент Календар.

2. На вкладці Основне натисніть кнопку Спільний доступ до календаря.

   За замовчуванням основний календар має назву "Календар". Якщо ви створили інші календарі, натомість можна вибрати один із них. Вилучити дозвіл на доступ до календарів, які належать іншим людям, не можна.

3. Виберіть Видалити поруч із особою, якій потрібно скасувати спільний доступ до календаря.

   Цю людину буде вилучено зі списку користувачів, які мають доступ до вашого календаря. Якщо користувач належить до вашої організації, календар буде видалено з його списку календарів. Якщо користувач не входить до вашої організації, його копія календаря не видаляється, але більше не синхронізуватиметься з вашим календарем і не отримуватиме оновлення.

Призначення дозволів на редагування

1. У Outlook.com в області переходів виберіть елемент Календар.

2. На вкладці Основне натисніть кнопку Спільний доступ до календаря.

3. На сторінці Спільний доступ і дозволи введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря. Хоча ви можете надати спільний доступ до календаря більш ніж одній особі, можна додавати лише одну особу за раз.

4. Доданий користувач, якому потрібно надати спільний доступ до календаря, виберіть розкривний список поруч із його іменем і виберіть потрібний рівень доступу.

5. Натисніть кнопку Можна редагувати , щоб надати цьому користувачу дозвіл вносити зміни до календаря.  Потім натисніть кнопку Спільний доступ. Користувач, якому ви надаєте спільний доступ, отримає електронною поштою запрошення прийняти та переглянути календар.