Video: Komma igång med frågor

Prova själv!

Använd frågor för att ta fram affärsinformation eller annan information baserat på data och för att snabbt göra satsuppdateringar eller ta bort information från databasen.

Vad är frågor?

I Access är frågor som frågor du ställer för att hitta relaterad eller mycket specifik information i din databas.

I frågor använder du ibland data från bara en tabell och ibland från fler än en. Du kanske bara vill hitta telefonnumret för en kontakt, vilket görs med en enkel fråga för ett telefonnummerfält för en viss person i en tabell med kontakter. Du kan även kombinera data från fler än en tabell, som kundinformation och orderinformation, för att se vad en kund har beställt.

I Access är en fråga ett databasobjekt. Den lagrar inga data. Den visar data som är lagrade i tabeller och gör dessa data tillgängliga för dig. En fråga kan visa data från en eller flera tabeller, från andra frågor eller från en kombination av dessa. Exempel:

• Visa data med en urvalsfråga. Hitta och visa information från en eller flera tabeller genom att ange villkor som dessa data måste uppfylla och ange vilka värden som ska visas. Du kan exempelvis be att få se alla produkter som skapats av Tailspin Toys.

• Ange villkor och sök direkt. Skapa återanvändningsbara frågor som alltid frågar om dina sökvillkor. Du kan exempelvis skapa en fråga som ber användaren om namnet på leverantören som söks och sedan visar alla produkter som köpts från den leverantören.

• Uppdatera eller lägg till data baserat på en fråga. Använd en fråga för att ta fram information och använd sedan resultaten för att automatiskt mata in eller uppdatera information. Om Tailspin Toys exempelvis lagt till ”TT” i början på namnen på alla sina produkter, söker du efter alla företagets produkter och uppdaterar sedan produktnamnen så att varje post börjar med ”TT” med en uppdateringsfråga.

• Ta bort data baserat på en fråga. Hitta information eller poster och ta sedan bort dem. Om Tailspin Toys exempelvis lägger ner sin verksamhet och företagets produkter inte längre är tillgängliga för försäljning, söker du efter alla deras produkter och tar automatiskt bort dem från relevanta tabeller.

Använda Frågeguiden för att skapa en urvalsfråga som visar information i databladsvyn.

Skapa en fråga

1. Välj Skapa > Frågeguiden.

2. Välj Frågeguiden och sedan OK.

3. Välj tabellen eller frågan som innehåller fältet och lägg sedan till det i listan Markerade fält. Klicka på Nästa när du är klar.

   Lägg till så många fält du vill från så många tabeller du vill .

   Om du lagt till ett numeriskt fält

   Om du lagt till numeriska fält frågar guiden om du vill att frågan ska returnera detaljerad information eller en sammanfattning. Gör något av följande:

   • Om du vill se enskilda poster markerar du Detaljer och sedan Nästa. Gå vidare till steg 4.

   • Om du vill se sammanfattade numeriska data, som medelvärden, väljer du Sammanfattning och sedan Sammanfattningsalternativ. Ange vilka fält du vill sammanfatta och hur du vill sammanfatta data. Endast numeriska fält visas. Välj en funktion för varje numeriskt fält:

     • Summa   Frågan returnerar summan av alla värden för fältet.

     • Medel    Frågan returnerar medelvärdet av alla värden för fältet.

     • Min    Frågan returnerar det minsta värdet för fältet.

     • Max   Frågan returnerar det största värdet för fältet.

   • Om du vill att resultaten även ska innehålla antalet berörda poster i datakällan, markerar du Räkna antal poster i tabellnamn för den tabellen.

     Om du lagt till ett fält av typen datum/tid

     Frågeguiden frågar dig hur du vill gruppera datumvärdena. Anta att du lagt till ett numeriskt fält, som pris, samt ett fält av typen datum/tid, som transaktionstid, till frågan och sedan angett i dialogrutan Sammanfattningsalternativ att du vill se det genomsnittliga värdet för prisfältet. Eftersom du lade till ett fält av typen datum/tid, kan du beräkna sammanfattningsvärden för varje unikt datum/tid eller för varje dag, månad, kvartal eller år.

     Välj den tidsperiod du vill använda för att gruppera datum- och tidvärdena och välj sedan Nästa.

     : I designvyn finns fler alternativ för att gruppera datum- och tidvärden.

4. Ge frågan ett namn.

5. Ange om du vill öppna frågan (i databladsvyn) eller redigera frågan (i designvyn). Välj sedan Slutför.

Vill du veta mer?

Skapa och köra en uppdateringsfråga

Excel-utbildning

Outlook-utbildning