Metodtips för Outlook

Sökmappar

Sökmappar är ett bra sätt att samla information från olika e-post- och RSS-mappar. Sökmappar är användbara inte minst när du behöver samla in information som sparats i olika mappar – till exempel när du förbereder dig inför ett kvartalsmöte.

Om du får ett stort antal meddelanden (fler än 200 meddelanden per dag), kan sökmappar vara ett bra sätt att sortera e-post från olika avsändare.

Favoriter (valfritt)

Favoriter synliggör mappar som annars kan vara svåra att hitta i e-postmapplistan.

Favoriter är en underkategori av dina e-postmappar och visas högst upp i navigeringsfönster. Du måste inte använda favoriter för att systemet ska fungera, men om du har en liten skärm kan du minimera navigeringsfönstret och fortfarande arkivera meddelanden genom att dra dem till det minimerade fältet, göra vanliga sökningar och gå till kalendern, kontakter och aktiviteter.

Vi rekommenderar att ha följande mappar i dina Favoriter: Inkorgen, 1-Referens, Skickat och Borttaget.

Överst på sidan

Standardflagga

Vi rekommenderar att ställa in snabbklicksflaggan på I dag (vilket är standard).

Överst på sidan

Alternativa snabbsteg

Förutom snabbstegen ovan kan du, beroende på ditt jobb och dina dagliga aktiviteter, skapa följande typer av snabbsteg:

När du börjar använda snabbsteg kommer du att inse att det kan finnas andra sätt att optimera antalet klick som krävs för att få något gjort. Om du märker att du ofta upprepar samma saker kan du försöka med att skapa ett snabbsteg. Du kan uppdatera snabbstegen allt eftersom projekten ändras, så att det bara är saker som du verkligen behöver.

Överst på sidan

Ta bort det

Ta bort de meddelanden som du inte behöver läsa. Om det rör sig om skräppost – ta bort.

Om du aldrig vill ta emot meddelanden som en del av den här konversationen kan du ignorera det.

Åtgärda det: 2-minutersrutinen

Det är otroligt hur mycket man kan få gjort på två minuter. Till exempel kan många meddelanden besvaras på två minuter (eller mindre). Om ett meddelande tar längre tid än två minuter att åtgärda bör du dock hantera det vid ett senare tillfälle. Ta tid på olika åtgärder när du utför dem, så får du en känsla för hur lång tid två minuter egentligen är.

När du är klar med ett meddelande gör du något av följande:

• Ta bort det om det är ovidkommande.

• Arkivera det i en referensmapp (till exempel 1-Referens) genom att använda ett snabbsteg.

Om du vill hålla koll på det du har gjort, särskilt för årlig granskning eller för förberedelse av rapporter, kan du använda snabbsteget Klart, vilket också markerar meddelanden som slutfört.

Delegera det

Ibland kanske du får ett meddelande som var avsett för någon annan. I de fallen kan du svara på meddelandet, och då på raden Till ange den person du delegerar till. Om du gör det här ofta kan du skapa ett snabbsteg för att svara och lägga till en delegerad person på raden Till.

Om du vill följa upp ärendet kan du flagga det innan du skickar det vidare. I Att göra-fältet markerar du aktiviteten med kategorin @Väntar.

Skjuta på det

Säga nej

När du går igenom kalendern och aktivitetslistan bör du se realistiskt på vad du hinner med. Du kan behöva säga nej till vissa saker. Några sätt att få tillbaka tid genom att säga nej:

• Tacka nej till möten där du inte behöver delta. Just det: du har all rätt att göra så.

• Ta bort de aktiviteter som du inte behöver göra och som du vet med dig att du inte kommer att göra.

• Skicka meddelanden för att informera andra om att du arbetar på ett svar (och se till att skapa en egen flaggning av ärendet när du skickar svaret). Det är bättre att låta andra veta att du kommer att svara (ange ett sannolikt datum) än att låta dem tro att du har glömt bort deras förfrågan.

Hantera kalendern

Den krassa verkligheten: om du har en dag fylld med möten får du mindre tid till att slutföra uppgifter och skriva meddelanden. Flytta då alla uppgifter till en annan dag.

Om en uppgift kommer att ta lång tid eller om den bara måste utföras (i motsats till de uppgifter som du bestämmer dig för att du inte behöver göra), bör du dra den från listan över uppgifter till kalendern för att avsätta tid för den.

Olika sätt att skapa uppgifter

När du går igenom kalendern och alla uppgifter kommer du oundvikligen att börja tänka på fler saker du skulle behöva åtgärda. Här är några olika sätt att skapa uppgifter i Outlook:

• Flagga meddelandet.

• Skriv i rutan Skriv en ny aktivitet högst upp i aktivitetslistan.

• Använd kortkommandot Ctrl+Skift+K för att skapa en ny aktivitet.

• Om du kör, och om det är lagligt och säkert att göra på följande sätt, kan du använda pm-funktionen på din mobila enhet eller mobiltelefon för att tala in uppgifterna – då kan du föra över dem till Att göra-listan senare.

• Om du befinner dig i ett möte kan du göra anteckningar OneNote. Flaggade objekt i OneNote visas i Outlook-uppgiftslistan.

Olika sätt att hantera uppgifter

Exempel på olika sätt att hantera uppgifter:

• Lägg till uppgifter när det blir aktuellt genom att skriva i rutan Ange en ny uppgift i Att göra-fältet eller högst upp i uppgiftslistan, i ett tomt utrymme i listan över dagens uppgifter eller genom att välja Ny uppgift i menyfliksområdet.

• Ta bort uppgifter som du inte behöver göra. Uppgiftslistan är din egen plats som måste vara välorganiserad – låt den inte bli överfull eller fylld av onödiga uppgifter, för då förlorar den sin funktion. För flaggade meddelanden som du vill behålla klickar du på Ta bort från listan. För övriga meddelanden klickar du på Ta bort.

• Markera slutförda aktiviteter som slutförda så att de tas bort från Att göra-fältet.

• Gör det lättare att åtgärda aktiviteter genom att ändra ämnet för ett flaggat meddelande. Exempel: ett flaggat meddelande med ämnesraden Går inte att ändra gruppmedlemskap med tangentbordet bör döpas om till Skicka svar till Rikard, vilket är nästa åtgärd på tur för den aktiviteten. För att ändra ämnet väljer du objektet i Att göra-fältet och skriver in ett nytt ämne eller så högerklickar du på objektet och väljer sedan Byt namn på uppgiften. När du ändrar aktivitetens ämne ändras inte ämnet för meddelandet. Endast det ämne som du ser i din aktivitetslista ändras.

• Skapa och tilldela färgkategorier för att avgöra var du måste vara för att kunna ta nästa steg och för att få vissa uppgifter att sticka ut.

• Gruppera uppgifter som liknar varandra, till exempel uppgifter med samma kategori. Flytta en uppgift genom att välja den i uppgiftslistan och dra den. På så sätt kan du åtgärda snarlika uppgifter i grupp.

• Dra aktiviteter i den dagliga aktivitetslistan och Att göra-fältet till den dag du planerar att göra aktiviteten. Aktiviteter som tar lite tid kan du dra till kalendern för att avsätta tid till dem.

Det är alltid bra att hålla ordning – men ägna inte för mycket tid åt att prioritera och hantera aktivitetslistan. Låt den inte ta över ditt liv!

Använd kalendern: hantera tid genom avtalade tider

Tiden räcker inte till – så känner vi nog alla.

Om du vill kunna agera effektivt måste du avsätta tid till viktiga meddelanden, aktiviteter och avtalade tider – och till att se över exakt vad du behöver få uträttat.

Du kan avsätta den egentiden genom vanliga avtalade tider och möten i kalendern. Behandla kalendern som en faktisk, bindande tidsplan: om du har bokat in en viss aktivitet ska du också utföra den på utsatt tid.

Avsätt tid till följande:

• Ta itu med viktiga meddelanden. Att avsätta tid till meddelanden är extra viktigt om du vet med dig att du brukar få in många meddelanden. Även om du har angett regler så att bara de viktigaste meddelandena visas i inkorgen, behöver du tid till att hantera de meddelandena.

• Gå igenom dina uppgifter och avtalade tider varje dag och varje vecka. Titta på kalendern och uppgifterna och utvärdera tidsbokningar och uppgifter mot dina prioriteringar. Om du har en fullbokad kalender är det rätt tid att:

• Ta bort dubbelbokningar: man kan inte vara på två ställen samtidigt.

• Boka in tid för olika arbetsuppgifter.

• Fundera på hur du hanterar vardagen: Använder du tiden väl? Prioriterar du rätt saker?

• Boka in regelbundna möten med chefen. Om du regelbundet stämmer av med chefen kan du förklara vad du arbetar med och anpassa dina prioriteringar när så behövs. Om du vill boka in ett återkommande möte väljer du Återkommande .

Överst på sidan

Veckogenomgång

Att se en sammantagen bild av din tid och dina uppgifter hjälper dig att prioritera viktigt arbete framför mindre brådskande uppgifter. Det hjälper dig att klargöra för andra vad som är realistiskt för dig att åstadkomma. Att visa den senaste veckan och kommande vecka är också ett praktiskt sätt att hjälpa dig att förbereda för ett veckomöte med din chef eller hjälpa dig att förbereda ett e-postmeddelande med gällande status.

Var bör du sköta arbetet?

När du har hanterat alla meddelanden bör du arbeta vidare (till exempel svara på meddelandena) i Uppgifter i Outlook. Om du går över till Uppgifter störs du inte när nya meddelanden når inkorgen.

Massbearbeta uppgifter

Åtgärda likartade uppgifter tillsammans när du går igenom aktivitetslistan och kalendern. Om du till exempel bara har ett par minuter på dig kan du fokusera på att ringa samtal (om du bara har några få samtal att ringa). Ta itu med krävande aktiviteter (till exempel att svara på meddelanden) när du har mer energi. Ta itu med enklare aktiviteter, såsom att läsa statusmeddelanden, senare på dagen eller när du har en lite lägre energinivå. Genom att "massbearbeta" aktiviteterna gör du framsteg i alla projekt samtidigt.

Ett sätt att massbearbeta uppgifter är att sortera på Kategorier i stället för Startdatum. Det gör du genom att välja rubriken Ordna efter och sedan välja Kategorier.

Avsluta uppgifter

När du har slutfört en uppgift bör du också markera den som slutförd. En lista över slutförda uppgifter skapas automatiskt i Outlook. Den listan kan du se som en översikt över vad du har uppnått. De aktiviteter och meddelanden som du inte behöver dokumentera kan du ta bort (om du inte nöjer dig med att bara ta bort den tillhörande flaggan).

Arbeta offline

Om du har en stor arbetsbörda bör du överväga att koppla ned dig – då störs du inte av eventuella inkommande meddelanden.

När du växlar mellan att arbeta offline och online ändras alla e-postkonton i din Outlook-profil.

• Gå till fliken Skicka/ta emot och gruppen Inställningar. Välj Arbeta offline.

  

Kommandot Arbeta offline är markerat när du arbetar offline.

Välj det markerade Arbeta offline när du vill återgå till onlineläge.

Överst på sidan

Så här hittar du ett meddelande från en viss person

• Om du vill söka efter ett meddelande från en viss person väljer du rutan Sök i valfri mapp. På fliken Sök väljer du sedan Från.

  

• Skriv personens namn.

  

Alternativt kan du börja med att skriva namnet i rutan Sök och sedan trycka på nedpil och välja Från för att begränsa resultatet.

Så här hittar du ett meddelande med en bifogad fil

Om du vill hitta ett meddelande med en bifogad fil väljer du rutan Sök och sedan Har bilagor på fliken Sök.

Alla sökord är så kallat additiva, så om du vill söka efter ett meddelande som innehåller bilagor och som skickats från en specifik användare, skapar du den sökningen genom att välja motsvarande kommandon i menyfliksområdet (Från, Har bilagor).

Så här söker du efter meddelanden i hela postlådan

Ibland kanske du inte hittar ett givet meddelande genom att söka endast i referensmappen (det kan handla om ett meddelande som du har skickat eller som du råkat arkivera på fel ställe). Sök då i valfri mapp (Inkorgen, 1-Referens osv.) och välj den nedrullningsbara menyn från sökrutan. Välj sedan Aktuell postlåda.

Du kan också välja Aktuell postlåda på fliken Sök.

Om du misstänker att det du letar efter ligger i en mötesförfrågan som du tackat ja till (i kalendern, med andra ord), kan du prova att välja Alla Outlook-objekt.

Om du märker att du ofta gör sökningar i hela postlådan kan du ställa in sökningen så att den alltid söker i alla mappar som standard genom att gå till Backstage-vyn.

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Alternativ.

2. Välj Sök.

3. Under Resultat väljer du Aktuell postlåda.

   

Så här avbryter du sökningen

När du har hittat det objekt du letar efter och är redo att gå vidare till nästa uppgift väljer du ikonen stäng bredvid rutan Snabbsökning eller så väljer du Stäng sökning i gruppen Stäng på fliken Sök.

Grunderna i bra meddelanden: gör så här

• Läs meddelandet innan du skickar det.

• Ange ett beskrivande och åtgärdsorienterat ämne. Till exempel: Försäljningsgrupp: Skicka förslagna datum för styrelsens retreat, där Försäljningsgrupp är namnet på gruppen och Skicka är åtgärden. Andra användbara prefix är Information: och Åtgärd krävs.

• Om en åtgärd krävs bör du specificera den i Ämne.

• Ändra ämnet på meddelandet om ni börjar diskutera något nytt i den aktuella konversationen.

• Uttryck dig kärnfullt.

• Börja med det viktigaste innehållet och avsluta med det minst viktiga.

• Det kan vara värt att framhäva viktig information med fetstil.

• Sätt uppgifter och frågor på egna rader: då märks de bättre.

• När du ställer frågor till någon bör du markera den personens namn med fetstil. Till exempel: "Rikard: Hur ligger vi till med projektet?"

• Skicka dina meddelanden endast till de som faktiskt behöver läsa dem.

• De personer som bara behöver informeras kan du ta med på raden Kopia.

• Namnen på de personer som behöver svara eller vidta åtgärder anger du på raden Till.

• Använd en signatur om så behövs, men se till att ha en enkel, kort och professionell signatur. Undvik helst bilder.

• Om du behöver svar direkt bör du inte skicka ett meddelande. Ring i stället – eller skicka ett snabbmeddelande.

• Om du deltar i en e-postkonversation med fler än tio meddelanden utan ett avslut i sikte, bör du överväga att boka in ett möte för att diskutera problemet. E-post är inte alltid ett effektivt medium för att lösa komplexa problem. Markera meddelandet. Gå till fliken Start och gruppen Svara, och välj Möte.

  

• Bekräfta meddelanden som kräver ett mer omfattande svar. Om du är för upptagen för att svara med ett fullständigt svar på en gång låter du avsändaren veta att du undersöker problemet och kommer att svara en viss tid eller ett visst datum. Ange en flagga om att meddelandet ska åtgärdas senare.

• Använd Hög prioritet sparsamt.

  

• Om du har en fråga som flera olika personer kan tänkas besvara bör du välja endast en av dem – skicka helst inte frågan till en hel grupp personer.

Uppföljning: flagga meddelanden när du skickar dem

Gör så här när du skickar ett meddelande till någon som du behöver ett svar från:

• Flagga det för egen uppföljning när du skickar det.

• Ändra början av namnet på den flaggade meddelandeaktiviteten i Att göra-fältet till Följ upp.

• Markera det med @Väntar-kategorin.

• Om du följer de här tre anvisningarna vet du att du ska skicka ett till meddelande eller hålla utkik efter ett svar.

Grunderna i bra meddelanden: gör inte så här

• Använd inte brevmallar.

• Skicka inte en kopia till chefen varje gång du skickar ett meddelande.

• Skicka inte meddelanden när du är arg. Bättre då att skriva ett meddelande, spara det i utkastmappen och avsluta det i ett senare skede.

• Vänta dig inte ett snabbt svar om du skickar långa meddelanden (fler än två stycken).

• Skicka inte ett uppföljningsmeddelande mindre än ett dygn efter det första meddelandet. Kontakta mottagaren via telefon eller en meddelandeapp som Microsoft Teams om du inte fått svar på ett meddelande inom rimlig tid.

• Använd inte läskvitton och leveranskvitton på varje meddelande du skickar. Använd dem bara om du är osäker på om din mottagare kan ta emot meddelandet.

• Använd inte flaggor eller hög prioritet vartenda meddelande du skickar. Då kommer mottagarna till slut att strunta i flaggorna.

• Skriv inte allt i VERSALER.

• Skicka inte bilagor – skicka länkar i stället. Den regeln gäller särskilt vid mötesförfrågningar, där bilagor kan bli en påfrestning på serverkvoten.

• Visa inte hela distributionslistor. Om du gör det blir det svårare att läsa meddelandena – och dessutom finns risken att de hamnar i fel e-postmappar för de som använder regler.

• Använd inte sarkasm. Det uppstår lätt missförstånd när man använder humor.

• Skriv inte sådant som du inte vill att alla i företaget ska läsa. Man vet aldrig var ett meddelande hamnar.

• Använd inte svårlästa "roliga" teckensnitt med till exempel kursiv stil.

• Använd inte röda teckensnitt: de är svåra att läsa och kan ge ett negativt (kritiskt) intryck.

• Använd inte Svara alla när du ber om att bli borttagen från en kontaktgrupp. Någonsin.

Råd om kontaktgrupper (kallades tidigare distributionslistor)

Följ god nätetikett till punkt och pricka när du skickar ett svar till en stor kontaktgrupp.

Om du behöver mer information eller om du undersöker frågan separat svarar du till hela kontaktgruppen så att alla vet att du svarar och svara sedan till den enskilda personen separat. Kom ihåg att skriva svar till kontaktgruppen med lösningen när frågan är löst. På så sätt kan lösningen refereras av andra personer i kontaktgruppen.

Så här använder du infogade kommentarer

Att lägga till infogade kommentarer i de meddelanden du får är ett bekvämt sätt att besvara frågor och hantera problem direkt. Vi rekommenderar att du gör så här:

1. Förklara i själva meddelandet att du använder infogade kommentarer. Du kan till exempel skriva "Se kommentarer nedan."

2. Se till att det syns tydligt vad som är dina kommentarer och vad som hör till det ursprungliga meddelandet. Några förslag:

   • Ändra teckenfärgen.

   • Markera kommentarerna med ditt namn eller dina initialer inom hakparentes, till exempel [Stefan Mikaelsson].

     

   • Ändra teckensnittet till kursiv stil eller fetstil – eller båda.

3. Ta inte bort något innehåll som du inte själv har skrivit.

Om du bara vill kommentera en liten del av ett längre meddelande kan du kopiera den delen av meddelandet i ditt svar (använd en egen teckenfärg samt citattecken) och sedan skriva en svarstext.

När bör du skicka en hemlig kopia av ett meddelande?

När du lägger till en mottagares namn i rutan Hemlig kopia i ett meddelande, skickas en kopia av meddelandet till mottagaren. Dennes namn visas inte för andra mottagare av meddelandet.

Med funktionen Hemlig kopia kan du ta bort olika användare från en e-postkonversation när du anser att de inte längre behöver uppdateras samt om samtalsämnet ändras.

Om du till exempel är en av fem personer som får en fråga, och om du väljer att besvara frågan, kan du flytta de andra fyra till raden Hemlig kopia och skriva någonting i stil med "Hemlig kopia till Josef, Jonas, Jan och Jennifer. Här kommer svaret ..." Eventuella ytterligare meddelanden i den konversationen skickas då endast mellan dig och den ursprungliga avsändaren.

Använd inte Hemlig kopia för att delge tredje part (till exempel en chef) känsligt innehåll. Mottagaren av den hemliga kopian kanske inte inser att han eller hon har fått just en hemlig kopia – kanske skickar han eller hon då ett svar till alla, varvid det blir uppenbart att du skickade en hemlig kopia i första läget. Du kan då lätt framstå som mindre pålitlig.

Gör så här i stället: vidarebefordra meddelandet till tredje part när du har skickat det till den ursprungliga mottagaren.

Överst på sidan

När är det lämpligt att kalla till möte?

Boka in ett möte när:

• En ny grupp arbetar tillsammans för första gången.

• Fler än 10 längre meddelanden har skickats mellan flera olika personer.

• Du märker att ni behöver diskutera en fråga, utbyta idéer eller ta tag i ett samarbete.

• Boka in ett möte om det är det effektivaste sättet att nå framsteg. Förmedla då först syftet med mötet.

Vilka bör du bjuda in?

Bjud bara in de personer som behöver vara med. Varje ytterligare person du bjuder in till mötet ökar mötets komplexitet och gör det svårare att hålla kontroll på. Å andra sidan, om ett beslut behöver fattas måste du se till att alla som är viktiga för beslutet är med, annars blir mötet bara ett slöseri med tid och resurser.

Välja en tid för mötet

Välj en tid när alla kan delta: gå igenom de inbjudna deltagarnas ledig-/upptagen-information (i respektive kalender). Använd Schemaläggningsassistenten för att visa information om när mötesdeltagarna kan närvara.

I rutnätet ledig/upptagen ser du om deltagarna är tillgängliga eller inte. Ett par linjer och en markering visar mötets föreslagna start och slut.

Om du vill visa schemaläggningsassistenten när du skriver en mötesförfrågan går du till fliken Möte. I gruppen Visa väljer du Schemaläggningsassistenten.

I fönstret Hitta rum kan du hitta förslag på de bästa tiderna för ditt möte (när flest deltagare är tillgängliga). Om du vill välja tid väljer du en föreslagen tid i fönstret Hitta rum i avsnittet Föreslagna tider. Du kan också välja en tid från rutnätet ledig/upptagen.

: Om fönstret Hitta rum inte visas går du till fliken Möte. I gruppen Alternativ väljer du Hitta rum.

Om du märker att du ofta håller möten med samma grupp människor kan du skapa en grupp i navigeringsfönstret så att det blir lättare att se personernas ledig/upptagen-information. Grupperna kan även innehålla rum, vilket gör det lättare att hitta ett tillgängligt rum för mötet.

Så här skapar du en kalendergrupp:

• Rulla ned till listan med kalendrar i navigeringsfönstret i kalendern och högerklicka på Mina kalendrar.

• Ange ett namn för den nya kalendergruppen och välj Retur.

• Högerklicka på den nya kalendergruppen och välj Lägg till kalender.

• Välj källan och välj sedan de kalendrar du vill lägga till.

När ska man träffas personligen och när på distans?

Satsa på ett möte där alla befinner sig i samma lokal om:

• Det är första gången en grupp arbetar tillsammans.

• Fysiska (icke digitala) objekt behöver visas upp eller skickas runt.

• Syftet med mötet är att aktivt utbyta idéer.

• Syftet med mötet är att samarbeta aktivt.

• Vissa av deltagarna saknar telefon, en app för onlinekonferenser eller rätt programvara och utrustning för mötet.

I annat fall kan du använda en app för onlinemöten som Microsoft Teams eller hålla mötet via telefon.

Så här hanterar du relaterade dokument

Det händer inte sällan att man behöver dela ut olika dokument före eller under mötet.

Om alla deltagare är anslutna till företagets nätverk kan du placera dokumenten på en SharePoint eller på en delad nätverksenhet.

Om någon av deltagarna inte är från ditt företag (till exempel en leverantör som inte har tillgång till ditt intranät) kan du använda en SharePoint Arbetsyta.

Skicka inte bilagor direkt i mötesinbjudan.

Förbereda en dagordning med hjälp av uppgifter

• @Möte är den centrala platsen för dagordningspunkter   .

Skapa en uppgift, markera den med kategorin @Möte och ange mötets datum som Startdatum eller Slutdatum. När mötesdatumet närmar sig och diskussionspunkter kommer upp kan du lägga till kommentarer, punkter och tankar till uppgiften allt eftersom. Den här uppgiften blir mötets dagordning.

Markera uppgiften som slutförd efter mötet. Skapa nya uppgifter för de åtgärder som krävs.

• Om du vill diskutera en uppsättning av meddelanden eller bara ett meddelande ...   

Om du har ett meddelande som du vill diskutera vid ett möte kan du flagga det meddelandet för uppföljning den dag mötet hålls. Markera då meddelandet med kategorin @Möte.

Om du har fler än tre meddelanden som ska diskuteras behöver du inte flagga vart och ett eftersom uppgiftslistan blir rörig. Skapa i stället en ny uppgift med samma namn som mötet. Kopiera sedan in varje enskilt meddelande i den uppgiften genom att högerklicka och dra meddelanden till uppgiften. Markera uppgiften med kategorin @Möte.

• Om du vill ha mer utrymme för dina tankar ...   

Om du samarbetar med andra eller bara behöver mer utrymme för dina tankar kan du använda en OneNote-anteckningsbok som kan delas antingen via en SharePoint-webbplats eller på en lokal server. Med OneNote får du ett effektivare sätt att föra anteckningar än med Outlook-uppgifter.

Under mötet: samarbete

Vilket verktyg du bör använda för att samarbeta under ett möte beror på var deltagarna befinner sig samt vilken behörighet och utrustning de har.

Om ni samarbetar kring ett dokument och ni alla befinner er i samma rum kan du använda funktionerna Spåra ändringar och Kommentarer i Word.

Om du presenterar och vissa personer befinner sig på distans kan du använda ett onlinemöte och chattfunktionerna i Microsoft Teams, eller för mindre formella möten, ansluta till alla med en Microsoft Teams-gruppchatt och dela ditt skrivbord eller en andra bildskärm.

Om du vill samarbeta på ett mer ad hoc-sätt kan du använda OneNote för att föra anteckningar tillsammans i en enda anteckningsbok. Om anteckningsboken inte är delad kan du skicka anteckningarna i ett meddelande efter mötet.

Om du för anteckningar eller protokoll för mötet kan du även använda OneNote för att infoga mötesinformation från Outlook i dina anteckningar. Efter mötet kan du skicka dina anteckningar till deltagarna som ett meddelande.

Så här avslutar du ett återkommande möte

När en mötesserie har fyllt sitt syfte bör du inte avboka hela mötesposten som sådan. Då tas nämligen också alla tidigare möten i serien bort. Ange i stället att just egenskapen ”återkommande” ska avaktiveras i och med det sista mötet i serien. Det gör du genom att välja knappen Återkommande och sedan ändra slutdatumet.

När och hur du kan dela din kalender

Du kanske inte behöver dela din kalender eftersom alla i organisationen kan se när du är ledig eller upptagen, men inte nödvändigtvis behöver se innehåll eller ämne för möten och avtalade tider. Men du kan enkelt dela kalendern med din grupp om du vill att de ska kunna se alla dina möten och avtalade tider.

Du kanske vill att någon annan ska hantera kalendern åt dig, till exempel en assistent som då kan tacka ja eller nej till möten för din räkning. I så fall kan du delegera kalendern. Delegera då kalendern till endast en person: ange inte alla som ombud för den. Om du väljer fler än ett ombud kan det bli fel i kalendern.

skapa en SharePoint för gruppaktiviteter som alla har tillgång till, i stället för att dela din kalender. Du kan t.ex. skapa en kalender på en SharePoint-webbplats för att hålla reda på gruppens semesterscheman.

Skicka din kalender i ett meddelande när du har möten med personer som inte kan se din ledig-/upptagen-information, t.ex. personer utanför företaget.

Överst på sidan

När ska man använda Outlook-kontakter i en företagsmiljö?

Även om du arbetar i ett företag med en global adresslista lär det uppstå situationer där du vill spara en kontakt i Outlook. Skapa kontakter för:

• Användare utanför företaget.

• Användare som du vill komma ihåg något om och där du vill lägga till information, till exempel när de fyller år.

• Användare som du vill synkronisera till din mobiltelefon, särskilt om den inte är ansluten till företagets adressbok, samt för de tillfällen då du inte är uppkopplad.

När ska man skapa en kontaktgrupp i Outlook?

Skapa kontaktgrupper (kallades tidigare personliga distributionslistor) i Outlook när du vill göra det lättare att skicka meddelanden till en grupp personer utanför företaget. För alla grupper inom företaget bör du i stället skapa en gemensam kontaktgrupp (be IT-administratören om vägledning).

Överst på sidan

Vad är Snabbsteg?

Snabbsteg ger dig möjligheten att utföra flera åtgärder med en klickning. Det är ett användbart verktyg för att hjälpa till att hålla inkorgen ren och för att använda Outlook mer effektivt i allmänhet. Om du märker att du upprepar samma steg i Outlook kan du försöka med att skapa ett snabbsteg.

Varför visa läsfönstret till höger i stället för nedtill (eller inte alls)?

Det är enklare att läsa en längre text i en smal spalt än att läsa ett kortare, bredare avsnitt med text. Det beror på att det är enklare att röra ögonen nedåt än från vänster till höger över långa avstånd – sistnämnda rörelse kan göra att du tvingas röra också på huvudet och halsen, vilket i sin tur kan leda till fysiska besvär. Det är bättre att ha läsfönstret aktiverat. Då behöver du inte öppna varje enskilt meddelande för att läsa innehållet.

Vad gör jag med de mappar jag inte längre behöver?

I mapplistan i navigeringsfönstret bör du ha endast de mappar som du använder ofta. Om den listan är fylld av mappar som du inte ens känner igen, flytta all e-post till referensmappen och ta bort de befintliga mapparna.

Hur gör jag för att alla meddelanden som skickas endast till mig ska visas i blått?

1. Gå till fliken Visa. I gruppen Aktuell vy väljer du Vyinställningar.

   

2. I dialogrutan Avancerade vyinställningar väljer du Villkorsstyrd formatering.

   

3. I dialogrutan Villkorsstyrd formatering väljer du Lägg till.

4. I fältet Namn skriver du Mig och sedan väljer du Tecken.

5. Välj Blå i dialogrutan Teckensnitt under Färg. Välj sedan OK.

6. I dialogrutan Villkorsstyrd formatering väljer du Villkor.

7. I dialogrutan Filtrera markerar du kryssrutan Där jag är bredvid Den enda mottagaren. Välj sedan OK i alla öppna dialogrutor.

   : Du kan använda den nedrullningsbara menyn om du vill ändra villkoret Där jag är.

När ska jag använda konversationsvyn?

Konversationsvyn är användbar när:

• Du går igenom nya meddelanden rätt sällan, och alltså vanligen måste kolla ett stort antal meddelanden vid varje genomgång.

• Du har många olika meddelandetrådar där konversationen löper över flera meddelanden fram och tillbaka.

• Du behöver kunna se vem som har svarat vem.

• Du får många meddelanden.

Genom att visa meddelanden i konversationsvyn kan du enkelt se vilka konversationer som haft flest diskussioner fram och tillbaka. I sådana fall kanske du vill läsa och svara bara på det senaste meddelandet i konversationen. Du kan också välja en hel konversation och agera. Det kan till exempel finnas en lång serie meddelanden där det i det sista står "Tack, det besvarar min fråga" och då kan du ta bort hela konversationen.

Du kan också se meddelanden från andra mappar när du står i konversationsvyn, vilket är mycket praktiskt om du får ett nytt meddelande i en lång konversation – du kan då se hela historiken, inklusive dina svar.

Bör jag spara personlig e-post och jobb-e-post ihop?

Att minska antalet platser där du läser meddelanden betyder inte att du ska blanda dina jobbmeddelanden och personliga meddelanden. En bra metod är att använda separata e-postkonton för arbete och personlig kommunikation. Du bör dock minska antalet e-postadresser som du handhar. Som tur är kan du med Outlook visa flera konton samtidigt. Förutom ditt e-postkonto för arbetet (Exchange Server) kan du lägga till andra konton, till exempel Outlook.com eller Gmail, i samma profil i Outlook.

Hur kan jag använda Läst och Oläst?

Med statusen för läst och oläst i Outlook ser du snabbt vilka meddelanden som du har läst minst en gång samt vilka du inte har läst alls. Men statusen för lästa och olästa meddelanden kan lätt aktiveras genom att klicka runt bland meddelandena och är inte en perfekt registrering – bara ett verktyg.

För att snabbt markera ett meddelande som läst använder du kortkommandot Ctrl+Q. För att markera det som oläst trycker du på Ctrl+U.

Varför räcker det inte med att använda endast läst/oläst?

Vissa personer försöker använda statusen för läst och oläst för att ange om ett meddelande är nytt eller ett referensobjekt. Men statusen för oläst är osäker eftersom så snart ett meddelande inte är aktivt (när du väljer ett annat meddelande) markeras det automatiskt som läst och alltför ofta markerar andra enheter (till exempel telefoner) meddelanden som lästa. Meddelanden kommer oundvikligen att läsas om och besväret med att klura ut vad du behöver göra kvarstår. Att använda statusen för oläst/läst som "linje" mellan de objekt i din inkorg som är "uppgifter" och de som helt enkelt inte har bearbetats har en tendens att bryta samman när du får många meddelanden, av vilka du aldrig kommer att läsa en del eftersom du kan se på ämnet att du inte behöver läsa dem. En effektivare plan för inkorgen är att gå igenom dina meddelanden och bestämma vad du ska göra med vart och ett av dem. Sedan bör meddelandet lämna inkorgen – inte förbli ”oläst”.

Varför ska jag arkivera meddelanden?

Det är en bra vana att ha en central lagringsplats för meddelanden, så att du kan återkomma till dem när du har ”tagit itu” med dem. Genom att ha ett begränsat antal mappar att leta i (1-Referens och 2-Personligt) behöver du inte oroa dig för att felarkivera ett meddelande eller att behöva kopiera det till flera mappar om det gäller mer än ett ämne eller projekt.

Med det sagt: visst kan du ibland behöva gå igenom olika meddelanden som alla berör en viss fråga eller ett visst projekt. Med Outlook får du effektiva sökverktyg, till exempel kategorier och sökmappar.

Varför ska jag ha endast en referensmapp?

Med endast en referensmapp slipper du fundera på vilka meddelanden som ligger i vilken mapp. Dessutom kan du vara säker på att referensmappen innehåller endast sådant som du redan har gått igenom och valt att behålla.

Om du har flera mappar måste du avgöra vilken mapp som ska användas varenda gång du arkiverar ett meddelande. Det hela blir ännu mer komplicerat om det finns fler än en lämplig mapp för ett givet meddelande. Många mappar förblir oanvända när det finns flera mappar att välja bland, vilket lätt leder till onödig oreda.

Det kanske inte känns som en så stor sak att lämna kvar alla meddelanden i inkorgen. Du betalar dock priset varje gång du tittar på ett meddelande och tvingas fråga dig: ”Är det här något jag måste ta itu med eller är det bara allmän information för framtida bruk?” Dessutom ger det sinnesro att ha en inkorg med endast nya meddelanden. Din inkorg kan andra påverka – vad du lägger i din referensmapp är dock din ensak.

Varför behöver jag olika mappar för olika kontaktgrupper?

• Olika arkiveringsfrekvenser    Du bör ha olika mappar för olika kontaktgrupper utifrån ämnesområde och hur ofta mapparna ska arkiveras automatiskt. Om du till exempel ingår i en kontaktgrupp för samåkning bör meddelandena i mappen Samåkning tas bort dagligen. Mapparna för de kontaktgrupper där ni avhandlar yrkesrelaterade frågor bör rensas mer sällan, till exempel årligen.

• Effektiv konversationsgruppering    Med separata mappar för ämnesspecifika kontaktgrupper kan du visa hela konversationer tillsammans. Vid behov kan du också snabbt söka inom en given mapp.

Varför behöver jag separata mappar för kontaktgrupper och RSS?

Det är lätt hänt att meddelanden som skickas till stora distributionslistor och RSS-feeds överbelastar inkorgen. Sådana informationsflöden kan liknas vid en stor dagstidning – det kan finnas en bra eller intressant artikel, men om man läser hela tidningen skulle det ta lång tid. Regler kan hjälpa dig att läsa det som är mest intressant och relevant för dig.

Vilka kontaktgrupper bör jag koppla till en mapp i stället för till inkorgen?

Överväg att skapa en egen kontaktgruppsregel och mapp för kontaktgrupper av följande slag:

• Grupper dit det skickas en stor mängd meddelanden.

• Grupper där man riktar sig till en stor mängd användare.

Företagsövergripande meddelanden med viktiga nyheter (till exempel från VD) och IT-avdelningens meddelanden om driftstörningar på servern bör du inte slussa till en egen mapp. Meddelanden till en kontaktgrupp där det endast sporadiskt dyker upp användbart och intressant innehåll bör ha en regel och en mapp, oavsett frekvens.

Hur skapar jag regler för RSS?

Om du prenumererar på flera RSS-feeds kan du betrakta dem som en annan distributionslista. Flytta de intressanta RSS-objekten (baserat på nyckelord) till inkorgen, annars kan du låta dem arkiveras automatiskt i RSS-mappar.

Vad händer om jag har lagringsprinciper eller ett Exchange Server Online Archive?

Använd organisationens lösning i stället för Arkivera automatiskt, och som alltid följer du företagets policy. Följ även företagets policy om den anger att du ska ha flera mappar för varje typ av objekt.

Varför ska jag använda regler?

Strömmen av inkommande meddelanden lär knappast sina. Du kommer knappast att hinna läsa alla meddelanden du får – du bör nog inte ens ha det som ambition. Läs i stället endast de meddelanden som du verkligen måste läsa. Med olika regler kan du prioritera de viktiga meddelandena samtidigt som du silar bort onödig information.

Vilka datum anger flaggor?

Vad ska jag göra med aktiviteter och flaggad e-post i Att göra-fältet från flera år tillbaka?

Om du inte använder aktiviteter eller flaggor för något ändamål kan du markera alla objekt, högerklicka och välja Ta bort. Den här åtgärden kommer att ta bort gamla aktiviteter och ta bort flaggan från flaggade meddelanden och kontakter utan att ta bort objekten.

Vad gör jag med de kategorier som jag inte använder?

Ta bort alla de kategorier som du inte tänker använda. En och samma kategoriuppsättning används för alla objekt, så om du använder en kategori för kontakter bör du behålla den.

Hur bör jag tänka när jag väljer färger?

När du skapar färgkategorier ska du vara eftertänksam när du väljer färger. Välj till exempel inte samma färg för @Telefon som @E-post, men välj däremot liknande färger (t.ex. olika gröna nyanser) för alla 1:1-kategorier. Med tiden kommer du att kunna titta på din uppgiftslista och avgöra utifrån färgen om uppgiften är åtgärdbar för närvarande. Om till exempel @Hemma är lila och du är på jobbet kan du inte utföra lila uppgifter.

Varför bör jag boka in tid för mig själv?

Genom att schemalägga tid för dig själv i kalendern uppdateras din ledig/upptagen-information och då är risken mindre att andra schemalägger dig för den tiden. Om du är fullbokad kan det här vara det enda sättet du kan avsätta tid för att göra ditt jobb.

Det är också ett sätt att förmå dig att faktiskt få jobbet gjort: om du bokar in en uppgift i kalendern bör du också vara beredd att ta itu med den uppgiften på utsatt tid. Om någon bokar in dig på den tid du avsatt till eget arbete bör du se till att boka in en ny egentid. Här gäller det att ha disciplin!

Hur gör jag om jag har oöverskådligt många meddelanden i inkorgen?

Om du har fler än 20 objekt i inkorgen bearbetar du den senaste veckas meddelanden och markerar sedan återstående meddelanden och flyttar dem till mappen 1-Referens. Ja, du kan göra så här, och det kommer att kännas bra.

Varför får jag så många meddelanden?

Om du känner dig överhopad av meddelanden får du antagligen ta emot fler än du kan hantera och du kanske behöver konfigurera aggressivare regler. Försök analysera varifrån alla meddelanden kommer genom att ordna meddelandena efter Från och sedan minimera alla rubriker. Läser du kontaktgrupper som du inte behöver läsa? I så fall kan du skapa en regel. Om du ändrar vy, glöm då inte att ändra tillbaka den!

Jag har 10 minuter: Vad i inkorgen ska jag läsa först?

Om du har ont om tid, till exempel mellan möten, kan du läsa alla meddelanden i blått – alltså meddelanden som skickats direkt till dig. De meddelandena kräver normalt en åtgärd från dig, så du bör prioritera dem.

Hur ofta bör jag läsa mina meddelanden?

För många av oss är det nästan ett missbruk att läsa meddelanden. Ägna 20 minuter på morgonen åt att gå igenom dina meddelanden och gör sedan en daglig genomgång av din uppgiftslista. Fortsätt sedan med din dag! Att begränsa tiden som du ägnar åt att läsa meddelanden till en gång på morgonen och en gång i slutet av dagen kan avsevärt förbättra produktiviteten. Prova detta under en hel vecka och se själv.

Hur hanterar jag komplicerade uppgifter?

Vissa uppgifter kräver mer utrymme för planering. För sådana uppgifter bör du använda OneNote. Om du t.ex. planerar ett projekt med flera steg, aktiviteter med många underordnade uppgifter osv., är OneNote ett mer lämpligt verktyg.

Om du bara behöver komma ihåg några andra uppgifter som hör ihop med den aktuella uppgiften kan du lista dem i brödtexten. Om det finns meddelanden som relaterar till uppgiften kan du dra dem till uppgiften.

Bör jag spara personliga uppgifter och jobbuppgifter ihop?

Om möjligt bör du spara personliga uppgifter och jobbuppgifter på ett ställe. Med endast en lista slipper du gå till olika platser när du vill se efter vad som behöver göras. Även om du redan har endast en lista bör du använda kategorier för att effektivt skilja de personliga uppgifterna från jobbuppgifterna. De personliga uppgifterna lagras på företagets Exchange Server, så det kan hända att IT-avdelningen ser dem. Spara därför inga olämpliga personliga uppgifter i listan.

Varför kan jag inte bara ha aktiviteterna i huvudet?

Det är en mindre god idé att försöka komma ihåg alla aktiviteter själv. Ta i stället hjälp av Outlook, så slipper du överbelasta hjärnan med att hålla reda på alla aktiviteter. Då slipper du slösa tankekraft på att komma ihåg allt du behöver göra ("Okej, kom ihåg att skicka Johan ett meddelande om mallarna, skicka Johan ett meddelande om mallarna …"). I stället kan du fokusera på det du gör för stunden.

Varför ska jag organisera uppgifter i Outlook?

En aktivitetslista i Outlook är bättre än en papperslista av följande skäl:

• Du kan inte uppdatera papperslistor automatiskt.

• Det är svårt att sortera i papperslistor.

• Med Outlook på webben kan du visa uppgiftslistan var du än befinner dig.

• Outlook går att integrera med OneNote och Microsoft SharePoint Server och mobila enheter.

• Det är lätt hänt att man tappar bort papperslistor.

Avancerat: Hur skapar jag en sökmapp för e-postmeddelanden?

Du kan enkelt få tillgång till en uppsättning av meddelanden om ett särskilt ämne för ett möte. Skapa en kategori för ditt möte och skapa sedan en sökmapp med följande kriterier: kategori <namn>, inte slutfört och från en viss tidsperiod. När du får meddelanden om det ämnet markerar du dem med kategorin. När du har mötet kan du markera som slutfört på de meddelanden som har diskuterats.

Överst på sidan

Böcker och andra resurser

• Getting Things Done (GTD) System, finns att beställa hos David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook av Michael Linenberger

• Lifehacker Tips och nedladdningar för effektivt arbete

• How Bill Gates Works ur tidskriften Fortune 500 på CNNMoney.com

Överst på sidan