Ange regler för kopplat dokument

Anta att du skickar samma inbjudan för ett kvartals möte. Data källan sparas inte i Mötes datum och mötes datumet visas mer än en gång i inbjudan.

Genom att lägga till bok märken i ett dokument och inkludera ett ASK-fält kan du köra samma koppling för varje möte. Det enda du behöver göra är att skriva är Mötes datumet och skriver det bara en gång.

1. Tryck på CTRL + F9 i det kopplade dokumentet och skriv sedan ett namn för att skapa ett bok märke. Upprepa detta med samma namn på alla platser där du vill att svaret på ask-fältet ska visas i dokumentet.

2. Placera markören någonstans i dokumentet, före det första bok märket du nyss skapade.

3. Gå till regler> frågapå fliken Utskick .

4. Välj bok märket du just skapade (eller Skriv in namnet) och skriv in en ledtext, till exempel "evenemangs datum?" i rutan fråga .

5. Välj OKoch sedan OK igen.

6. När du är klar med processen klickar du på Redigera enskilda dokumentnär du trycker på Slutför &. Du uppmanas att ange ett svar för varje mottagare. Detta svar infogas i de bok märken som du angav, i dokument som skapas från kopplingen.

Mer info: fält koder: ASK-fält

Anta att du skickar samma inbjudan för ett kvartals möte. Dina Mötes datum sparas inte i data källan och mötes datumet visas bara en gång i inbjudan.

Genom att placera ett fält för ifyllning i dokumentet kan du köra samma koppling för varje möte. Det enda du behöver göra är att skriva är Mötes datumet.

1. Placera markören där du vill ha fyllnings texten.

2. Gå till regler> -ifyllningpå fliken Utskick .

3. Ange en ledtext, till exempel "evenemangs datum?" i rutan fråga .

4. Välj OKoch sedan OK igen.

5. När du är klar med processen klickar du på Redigera enskilda dokument när du trycker på Slutför &. Du uppmanas att ange ett svar för varje mottagare. Detta svar läggs till i fältet Fill-in i de dokument som kommer från kopplingen.

Mer info: fält koder: fältet Fill-in

Anta att du skickar en korrespondens till en lista över konferens deltagare som reser både inrikes och internationellt. Fältet land/region i din data källa kan vara tomt för nationella deltagare. Du kan använda en om... Klicka sedan på... Annars... regel för att anpassa meddelandet för alla mottagare. Mottagare vars lands-eller region fält är tomt kan se, "du kommer att uppmanas till porten vid ankomsten", och andra mottagare kan se, "du kommer att vara på Skriv bordet nära tull."

1. Placera markören där du vill ha den villkorliga texten.

2. Gå till regler> om i fliken Utskick ... Klicka sedan på... Annars.

3. I listan fält namn väljer du det fält från data källan som ska bestämma den villkorliga texten.

4. I jämförelse listan väljer du ett sätt att jämföra datavärdet.

5. I rutan Jämför med anger du jämförelse värde (hoppa över det här om du har valt är tom eller inte är tom som jämförelse).

6. I rutan infoga den här text anger du den text som ska visas i dokumentet när jämförelse villkoren uppfylls.

7. I annars infoga den här text rutan anger du den text som ska visas i dokumentet när jämförelse villkoren inte uppfylls.

8. Välj OK.

Mer info: fält koder: IF-fält

Anta att du vill att varje mottagare ska visa sina placeringar i en Waitlist. Du kan sortera mottagar listan i kronologisk ordning för registreringar och sedan använda en kopplings regel för att visa mottagarens numrerade placering i listan.

Post numret visar eventuell sortering eller filtrering som du har använt för data källan före kopplingen.

1. Placera markören där du vill att post numret ska visas.

2. Gå till regler> Koppla post #på fliken Utskick .

Mer info: fält koder: fältet MERGEREC

Anta att du vill visa varje mottagare det totala antalet personer som har registrerat sig för en händelse. Med regeln för sammanslagnings sekvens # får du ett antal poster i det kopplade dokumentet.

1. Placera markören där du vill att post numret ska visas.

2. Gå till regler> slå samman sekvens #på fliken Utskick .

Mer info: fält koder: fältet MERGESEQ

Anta att du använder dokument koppling för att skriva ut din kontakt lista på ett pappersark. Använd regeln nästa post för att ange att Word ska fortsätta till nästa post utan att starta en ny sida.

1. Placera markören där du vill att data från nästa post ska visas.

2. Gå till regler> Nästa postpå fliken Utskick .

3. Infoga ett kopplings fält för de data som du
   vill använda härnäst En lista med företags namn kan till exempel se ut så här:

   «Company_Name»
   «Nästa post» «Company_Name»
   «Nästa post» «Company_Name»

Mer info: fält koder: fältet Next

Anta att du vill ha en lista över Mötes deltagare i inrikes telefon på ett pappersark och andra deltagare i ett pappersark. Fältet land/region i din data källa kan vara tomt för den inrikes resenärer. Du kan använda en nästa post om en regel hindrar Word från att starta en ny sida tills den når mottagare vars lands-fält inte är tomt. För att nå detta, sorterar du först data källan efter land/region.

1. Placera markören där du vill att data från nästa post ska visas.

2. Gå till regler> Nästa postpå fliken Utskick om.

3. I listan fält namn väljer du namnet på kopplings instruktionen, till exempel ort.

4. I jämförelse listan väljer du ett sätt att jämföra datavärdet. Om du t.ex. vill sortera ut mottagare i en viss stad markerar du Lika med.

5. I rutan Jämför med anger du det värde som du vill använda. Om du till exempel vill skicka ut mottagare i Tokyo skriver du Tokyo (hoppa över det här om du har valt är tom eller inte är tom som jämförelse).

Mer info: fält koder: fältet NEXTIF

Anta att du förbereder en inbjudan till en konferens där presentations talare ännu inte har slutförts. Du kan lämna plats hållare för högtalarnas namn i hela dokumentet och inkludera en uppsättning med bok märkes regler, där du anger högtalarnas namn en gång och det visas i alla plats hållare.

Plats hållare är REF-fält; med regel för att ange bok märke infogas ett fält som inte visas i dokumentet (såvida du inte trycker på ALT + F9 för att visa fält koder).

1. Placera markören någonstans i dokumentet.

2. Gå till regler> Ange bok märkepå fliken Utskick och välj sedan OK.

3. Placera markören där du vill att bok märkes texten ska visas.

4. Gå till > fältetsnabb delar på fliken Infoga och välj Ref.

5. Välj det bok märkes namn du just skapade och välj OK.

6. Infoga REF-fältet överallt där du vill att bok märkes texten ska visas.

7. Innan du kör kopplingen kan du högerklicka på fältet uppsättning, välja Redigera fältoch ange den text du vill ha i text rutan.

8. Välj OK.

Mer info: fält koder: fältet set 

Anta att du äger en butik och att du har en överlagerion av en viss T-shirt, men inte i den mest populära storleken. När du är redo att skicka ut ett reklamblad är det dags att exkludera kunder som bär en viss storlek. Använd SKIP-posten om du vill jämföra innehållet i kundernas storlek med den storlek som du vill undanta.

1. Gå till regler> hoppa över post omi fliken Utskick .

2. I listan fält namn väljer du namnet på kopplings instruktionen, till exempel storlek.

3. I jämförelse listan väljer du ett sätt att jämföra datavärdet. Om du till exempel vill ta bort en användare som har en viss storlek väljer du likamed.

4. I rutan Jämför med anger du det värde som du vill använda. Om du till exempel vill ta bort enskilda kunder som tar extra stor Sall väljer du XS (hoppa över det här om du väljer är tom eller inte är tom som jämförelse).

Mer info: fält koder: fältet SKIPIF