Tukaj je nekaj namigov za pripravo Excelove preglednice za spajanje dokumentov. Prepričajte se, da:
-
Imena stolpcev v preglednici se ujemajo z imeni polj, ki jih želite vstaviti v spajanje dokumentov. Če želite na primer bralce nasloviti po imenu v dokumentu, potrebujete ločene stolpce za imena in priimke.
-
Vsi podatki, ki jih želite spojiti, so na prvem listu preglednice.
-
Vnosi podatkov z odstotki, valute in poštne številke so pravilno oblikovane v preglednici, zato da lahko Word pravilno prebere njihove vrednosti.
-
Preglednica Excel, ki jo želite uporabiti v spajanju dokumentov, je shranjena v lokalnem računalniku.
-
Spremembe ali dodatki v preglednici so dokončani, preden je ta povezana z dokumentom za spajanje dokumentov v Word.
Opombe:
-
Informacije iz preglednice Excel lahko uvozite tako, da uvozite podatke iz datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), ali iz besedilne datoteke (.txt) ter uporabite čarovnika za uvoz besedila, da ustvarite novo preglednico.
-
Če želite več informacij, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za spajanje dokumentov v Wordu.
Povezovanje in urejanje poštnega seznama
Vzpostavite povezavo z virom podatkov. Če želite več informacij, glejte Viri podatkov, ki jih lahko uporabite za spajanje dokumentov.
Urejanje poštnega seznama
-
Izberite Uredi seznam prejemnikov.
-
V prejemnikih spajanja dokumentov počistite potrditveno polje ob imenu osebe, ki je ne želite prejemati.
Opomba: Če želite olajšati iskanje imen in naslovov, lahko razvrstite ali filtrirate seznam. Če želite več informacij, glejte Razvrščanje podatkov za spajanje dokumentov ali Filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.
Vstavite lahko tudi enega ali več polj za spajanje dokumentov, ki pridobivajo podatke iz preglednice v dokumentu.
Vstavljanje spojnih polj na ovojnico, nalepko, e-poštno sporočilo ali pismo
-
Pojdite v razdelek Pošiljanje >naslovnega bloka.
Če želite več informacij, glejte Vstavljanje naslovnega bloka
-
Če želite dodati pozdravno vrstico, izberite Pozdravna vrstica.
Če želite več informacij, glejte Vstavljanje pozdravne vrstice.
-
Če želite dodati druga spojna polja, na primer številke računov, glejte Vstavljanje polj za spajanje dokumentov.
-
Izberite V redu.
-
Izberite Datoteka > Shrani.
če želite izvedeti več o možnostih za nastavitev e-poštnega sporočila, glejte Spajanje e-pošte v Word.
Ko vstavite želena polja za spajanje, si v predogledu oglejte rezultate, da preverite, ali ste zadovoljni z vsebino. Nato ste pripravljeni, da dokončate spajanje.
-
Pojdite na Pošiljanje>Predogled rezultatov.
-
Izberite Naslednja
-
Pojdite na Dokončaj & spajanje > dokumentov aliPošiljanje e-poštnih sporočil.
Če shranite dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, ta ohrani povezavo z virom podatkov. Dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, lahko znova uporabite za naslednjo množično pošiljanje pošte.
-
Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.
Tukaj je nekaj namigov za pripravo Excelove preglednice za spajanje dokumentov. Prepričajte se, da:
-
Imena stolpcev v preglednici se ujemajo z imeni polj, ki jih želite vstaviti v spajanje dokumentov. Če želite na primer bralce nasloviti po imenu v dokumentu, potrebujete ločene stolpce za imena in priimke.
-
Vsi podatki, ki jih želite spojiti, so na prvem listu preglednice.
-
Vnosi podatkov z odstotki, valute in poštne številke so pravilno oblikovane v preglednici, zato da lahko Word pravilno prebere njihove vrednosti.
-
Preglednica Excel, ki jo želite uporabiti v spajanju dokumentov, je shranjena v lokalnem računalniku.
-
Spremembe ali dodatki v preglednici so dokončani, preden je ta povezana z dokumentom za spajanje dokumentov v Word.
Če želite več informacij, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za spajanje dokumentov v Wordu.
Povezovanje in urejanje poštnega seznama
Vzpostavite povezavo z virom podatkov. Če želite več informacij, glejte Viri podatkov, ki jih lahko uporabite za spajanje dokumentov.
-
Izberite Uredi seznam prejemnikov.
Če želite več informacij, glejte Spajanje dokumentov: Urejanje prejemnikov.
Če želite več informacij o razvrščanju in filtriranju , glejte Razvrščanje podatkov za spajanje dokumentov ali Filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.
-
Izberite V redu.
Vstavite lahko tudi enega ali več polj za spajanje dokumentov, ki pridobivajo podatke iz preglednice v dokumentu.
-
Pojdite v razdelek Pošiljanje > Vstavljanje spojnega polja.
-
Dodajte želeno polje.
-
Po potrebi ponovite 1. in 2. korak.
-
Izberite Datoteka > Shrani.
če želite izvedeti več o možnostih za nastavitev e-poštnega sporočila, glejte Spajanje e-pošte v Word.
Ko vstavite želena polja za spajanje, si v predogledu oglejte rezultate, da preverite, ali ste zadovoljni z vsebino. Nato ste pripravljeni, da dokončate spajanje.
-
Pojdite na Pošiljanje>Predogled rezultatov.
-
Izberite Naprej ali Nazaj, če se želite premikati po zapisih v viru podatkov in si ogledati, kako so prikazani v dokumentu.
-
Pojdite na Dokončaj & spajanja > natisni dokumente ali Spoji v e-pošto.
Če shranite dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, ta ohrani povezavo z virom podatkov. Dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, lahko znova uporabite za naslednjo množično pošiljanje pošte.
-
Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.
