Kako se podatki potujejo skozi Excel

Tukaj so glavne stvari, ki jih lahko naredite, ko so podatki v Excelovi vlakni postaja:

• Uvoz    Podatke lahko uvozite iz številnih različnih zunanjih virov podatkov. Ti viri podatkov so lahko v vašem računalniku, oblaku ali na pol poti po svetu. Če želite več informacij, glejte Uvoz podatkov iz zunanjih virov podatkov.

• Power Query    Z dodatkom Power Query (prej imenovano Dobi in & pretvori) lahko ustvarite poizvedbe za oblikovanje, pretvorbo in združevanje podatkov na različne načine. Svoje delo lahko izvozite kot predlogo Dodatka Power Query, s jo uporabite za določanje postopka toka podatkov v dodatku Power Apps. Ustvarite lahko celo vrsto podatkov, ki dopolnjuje povezane vrste podatkov. Če želite več informacij, glejte Pomoč za Power Query za Excel.

• Varnost    Zasebnost podatkov, poverilnice in preverjanje pristnosti so vedno nenehno skrb. Če želite več informacij, glejte Upravljanje nastavitev vira podatkov in dovoljenj ter Nastavitev ravni zasebnosti.

• Osveži    Uvoženi podatki običajno zahtevajo postopek osveževanja za prenos sprememb, na primer dodatkov, posodobitev in brisanja, v Excel. Če želite več informacij, glejte Osveževanje zunanje podatkovne povezave v Excelu.

• Povezave/lastnosti    Vsak zunanji vir podatkov ima različne podatke o povezavi in lastnosti, povezane z njim, ki včasih zahtevajo spremembe, odvisno od vaših okoliščin. Če želite več informacij, glejte Upravljanje zunanjih obsegovpodatkov in njihovih lastnosti, Ustvarjanje,urejanje in upravljanje povezav do zunanjih podatkov in Lastnosti povezave.

• Podedovano    Tradicionalne metode, kot so podedovani čarovniki za uvoz in MSQuery, so še vedno na voljo za uporabo. Če želite več informacij, glejte Možnosti uvoza in analize podatkov in Uporaba microsoft queryja za pridobivanje zunanjih podatkov.

V naslednjih razdelkih je na voljo več podrobnosti o tem, kaj se dogaja v zakulisje te zasedene excelove vlakne postaje.

Na voljo so lastnosti obsega povezave, poizvedbe in zunanjega obsega podatkov. Lastnosti povezave in poizvedbe vsebujejo tradicionalne podatke o povezavi. V naslovu pogovornega okna Lastnosti povezave pomeni, da z njo ni povezana poizvedba, vendar lastnosti poizvedbe to pomeni. Lastnosti zunanjega obsega podatkov nadzirajo postavitev in obliko podatkov. Vsi viri podatkov imajo pogovorno okno Lastnosti zunanjih podatkov, viri podatkov s povezanimi poverilnicami in informacijami za osveževanje pa uporabljajo večje pogovorno okno Lastnosti podatkov zunanjega obsega.

V teh informacijah so povzeta najpomembnejša pogovorna okna, podokna, poti ukazov in ustrezne teme pomoči.

Pogovorno okno ali podokno Poti ukazov	Zavihki in tuneli	Glavna tema pomoči
Nedavni viri Viri > nedavnih virov	(Brez tabulatorjev) Pogovorno okno »>za povezovanje«	Upravljanje nastavitev vira podatkov in dovoljenj
Lastnosti povezave OR Data Connection Wizard Data > Queries & Connections > Connections tab > (z desno tipko miške kliknite povezavo) > Lastnosti	Zavihek »Definicija« na zavihku »Uporabljeno« na zavihku »Uporaba«	Lastnosti povezave
Lastnosti poizvedbe Data> Existing Connections > (z desno tipko miške kliknite povezavo) > Edit Connection Properties OR Data> Queries & Connection s| Pogovorno okno zavihka > (z desno tipko miške kliknite povezavo) > lastnosti OR Query> Properties OR Data> Refresh All> Connections (when positioned on a loaded query worksheet)	Zavihek »Definicija« na zavihku »Uporabljeno« na zavihku »Uporaba«	Lastnosti povezave
Poizvedbe & povezave Data > Queries & Connections	Zavihek »Povezave« na zavihku »Poizvedbe«	Lastnosti povezave
Obstoječe povezave Data > Existing Connections	Zavihek »Tabele« na zavihku »Povezave«	Povezovanje z zunanjimi podatki
Lastnosti zunanjih podatkov OR External data range properties OR Data> Properties (Disabled if not positioned on a query worksheet)	Uporabljeno na zavihku (iz pogovornega okna Lastnosti povezave)   Gumb »Osveži« na desnem kanalu za lastnosti poizvedbe	Upravljanje zunanjih obsegov podatkov in njihovih lastnosti
Connection Properties > Definition tab > Export Connection File OR Query> Export Connection File	(Brez tabulatorjev) Pogovorno okno »Hiperpovezave do datoteke« v mapi »Viri podatkov«	Ustvarjanje, urejanje in upravljanje povezav z zunanjimi podatki

Podatki v Excelovem delovnem zvezku so lahko na dveh različnih mestih. Podatki so lahko shranjeni neposredno v delovnem zvezku ali pa so shranjeni v zunanjem viru podatkov, na primer v besedilni datoteki, zbirki podatkov ali kocki OLAP. Ta zunanji vir podatkov je povezan z delovnim zvezkom prek podatkovne povezave, tj. nabora informacij, ki opisuje, kako poiščete zunanji vir podatkov, se v njem prijavite in dostopate do njem.

Glavna prednost povezovanja z zunanjimi podatki je v tem, da lahko redno analizirate te podatke, ne da bi redno kopirali podatke v delovni zvezek, kar je postopek, ki je lahko zelo zamuden in pri katerem lahko pride do napake. Ko vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki, lahko Excelove delovne zvezke samodejno osvežite (ali posodobite) iz izvirnega vira podatkov vsakič, ko je vir podatkov posodobljen z novimi informacijami.

Podatki o povezavi so shranjeni v delovnem zvezku in jih je mogoče shraniti tudi v datoteko za povezavo, na primer Officeovo datoteko za povezavo podatkov (ODC) ali datoteko z imenom vira podatkov (.dsn).

Če želite v Excel prinesti zunanje podatke, potrebujete dostop do podatkov. Če zunanjega vira podatkov, do katerega želite dostopati, ni v lokalnem računalniku, se boste morda morali za geslo, uporabniška dovoljenja ali druge podatke o povezavi obrnite na skrbnika zbirke podatkov. Če je vir podatkov zbirka podatkov, se prepričajte, da zbirka podatkov ni odprta v izključnem načinu. Če je vir podatkov besedilna datoteka ali preglednica, se prepričajte, da drug uporabnik nima odprte datoteke za izključni dostop.

Številni viri podatkov zahtevajo tudi gonilnik ODBC ali ponudnika OLE DB, da uskladijo tok podatkov med Excelom, datoteko za povezavo in virom podatkov.

V tem diagramu so povzete ključne točke podatkovnih povezav.

1. Na voljo je več virov podatkov, s drugimi viri podatkov se lahko povežete: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, druge OLAP in relacijske zbirke podatkov, preglednice in besedilne datoteke.

2. Številni viri podatkov imajo povezan gonilnik ODBC ali ponudnik OLE DB.

3. Datoteka za povezavo določa vse informacije, ki so potrebne za dostop do podatkov in pridobivanje podatkov iz vira podatkov.

4. Informacije o povezavi so kopirane iz datoteke za povezavo v delovni zvezek, podatke o povezavi pa lahko preprosto urejate.

5. Podatki so kopirani v delovni zvezek, tako da jih lahko uporabite tako, kot uporabite podatke, ki so shranjeni neposredno v delovnem zvezku.

Če želite poiskati datoteke za povezavo, uporabite pogovorno okno Obstoječe povezave. (Izberite Podatkovne > obstoječe povezave.) V tem pogovornem oknu so na voljo te vrste povezav:

• Povezave v delovnem zvezku    

  Na tem seznamu so prikazane vse trenutne povezave delovnega zvezka. Seznam je ustvarjen iz povezav, ki ste jih že določili, ki ste jih ustvarili v pogovornem oknu Izbira vira podatkov čarovnika za povezavo podatkov ali iz povezav, ki ste jih v tem pogovornem oknu prej izbrali kot povezavo.

• Datoteke za povezovanje v računalniku    

  Ta seznam je ustvarjen iz mape Moji viri podatkov, ki je običajno shranjena v mapi Dokumenti.

• Datoteke za povezovanje v omrežju    

  Ta seznam je mogoče ustvariti iz nabora map v lokalnem omrežju, katerih mesto je mogoče uvesti v celotnem omrežju kot del uvajanja pravilnikov skupine za Microsoft Office ali SharePointove knjižnice. 

Excel lahko uporabite tudi kot urejevalnik datotek za povezavo za ustvarjanje in urejanje povezav do zunanjih virov podatkov, ki so shranjeni v delovnem zvezku ali datoteki za povezavo. Če ne najdete povezave, ki jo želite, ustvarite povezavo tako, da kliknete Prebrskaj za več, da se prikaže pogovorno okno Izbira vira podatkov, nato pa kliknite Nov vir, da zaženete čarovnika za povezavo podatkov.

Ko ustvarite povezavo, lahko v pogovornem oknu Lastnosti povezave (izberite Podatki > Poizvedbe v povezavah & Povezave > > (z desno tipko miške kliknite povezavo) > Lastnosti) nadzorujete različne nastavitve povezav do zunanjih virov podatkov in uporabljate, znova uporabite ali zamenjate datoteke za povezavo.

Opomba    Včasih se pogovorno okno Lastnosti povezave imenuje pogovorno okno Lastnosti poizvedbe, ko je v dodatku Power Query ustvarjena poizvedba (prej imenovana Dobi & pretvorbo), povezana z njo.

Če za povezovanje z virom podatkov uporabljate datoteko za povezavo, Excel kopira informacije o povezavi iz datoteke za povezavo v Excelov delovni zvezek. Ko spreminjate nastavitve v pogovornem oknu Lastnosti povezave, urejate informacije o podatkovni povezavi, ki so shranjene v trenutnem Excelovem delovnem zvezku, in ne izvirne datoteke za povezavo podatkov, ki je bila morda uporabljena za ustvarjanje povezave (označeno z imenom datoteke, ki je prikazano v lastnosti Datoteka za povezavo na zavihku Definicija). Ko uredite podatke o povezavi (razen lastnosti »Ime povezave« in »Opis povezave«), je povezava do datoteke za povezavo odstranjena, lastnost Datoteka za povezavo pa je počiščena.

Če želite zagotoviti, da bo pri osveževanju vira podatkov vedno uporabljena datoteka za povezavo, kliknite Vedno poskusi uporabiti to datoteko, da osvežite te podatke na zavihku Definicija. Če potrdite to potrditveno polje, zagotovite, da bodo posodobitve datoteke za povezavo vedno uporabljene v vseh delovnih zvezkih, ki uporabljajo to datoteko za povezavo, ki morajo imeti to lastnost nastavljeno.

V pogovornem oknu Povezave lahko preprosto upravljate te povezave, vključno z ustvarjanjem, urejanjem> brisanjem (zavihek & Povezave & Povezave izberite Podatki >> Povezave > (z desno tipko miške kliknite povezavo) > Lastnosti.) V tem pogovornem oknu lahko naredite to: 

• Ustvarjate, urejate, osvežujete in brišete povezave, ki jih uporabljate v delovnem zvezku.

• Preverite vir zunanjih podatkov. To boste morda želeli narediti, če je povezavo določil drug uporabnik.

• Pokaži, kje je vsaka povezava uporabljena v trenutnem delovnem zvezku.

• Diagnosticirate sporočilo o napaki o povezavah z zunanjimi podatki.

• Preusmerite povezavo v drug strežnik ali vir podatkov ali zamenjajte datoteko povezave za obstoječo povezavo.

• Preprosteje ustvarite datoteke s povezavami in jih daste v skupno rabo z uporabniki.

Datoteke za povezovanje so zlasti uporabne za dosledno skupno rabo povezav, omogočanje lažjega odkrivanja povezav, izboljšanje varnosti povezav in omogočanje skrbništva vira podatkov. Najboljši način za skupno rabo datotek za povezavo je, da jih shranite na varno in zaupanja vredno mesto, na primer v omrežno mapo ali SharePointovo knjižnico, kjer lahko uporabniki preberejo datoteko, spreminjajo pa jo lahko le določeni uporabniki. Če želite več informacij, glejte Skupna raba podatkov s konzolo ODC.

Uporaba datotek ODC

Officeove datoteke za povezavo podatkov (ODC) lahko ustvarite tako, da vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki prek pogovornega okna Izbira vira podatkov ali uporabite čarovnika za povezavo podatkov za povezovanje z novimi viri podatkov. Datoteka ODC uporablja oznake HTML in XML po meri za shranjevanje informacij o povezavi. Vsebino datoteke si lahko preprosto ogledate ali jo uredite v Excelu.

Datoteke za povezavo lahko daste v skupno rabo z drugimi, da jim omogočite enak dostop, kot ga imate do zunanjega vira podatkov. Drugim uporabnikom ni treba nastaviti vira podatkov za odpiranje datoteke za povezavo, vendar bodo morda morali namestiti gonilnik ODBC ali ponudnika OLE DB, ki je potreben za dostop do zunanjih podatkov v računalniku.

Datoteke ODC so priporočen način povezovanja s podatki in skupne rabe podatkov. Druge tradicionalne datoteke za povezovanje (DSN, UDL in poizvedbene datoteke) lahko preprosto pretvorite v datoteko ODC tako, da odprete datoteko za povezavo in nato kliknete gumb Izvozi datoteko povezave na zavihku Definicija v pogovornem oknu Lastnosti povezave.

Uporaba datotek s poizvedbo

Datoteke poizvedbe so besedilne datoteke, ki vsebujejo informacije o viru podatkov, vključno z imenom strežnika, v katerem so podatki, in informacijami o povezavi, ki jih podate pri ustvarjanju vira podatkov. Datoteke poizvedbe so običajni način za skupno rabo poizvedb z drugimi Excelovimi uporabniki.

Uporaba datotek poizvedbe .dqy    Microsoft Query lahko uporabite za shranjevanje datotek .dqy, ki vsebujejo poizvedbe za podatke iz relacijskih zbirk podatkov ali besedilnih datotek. Ko odprete te datoteke v programu Microsoft Query, si lahko ogledate podatke, ki jih vrne poizvedba, in spremenite poizvedbo, da pridobite različne rezultate. Datoteko .dqy lahko shranite za poljubno poizvedbo, ki jo ustvarite, in sicer s čarovnikom za poizvedbe ali neposredno v aplikaciji Microsoft Query.

Uporaba datotek poizvedbe .oqy    Datoteke .oqy lahko shranite za povezovanje s podatki v zbirki podatkov OLAP, bodisi v strežniku bodisi v strežniku kockovna datoteka brez povezave (.cub). Če s čarovnikom za večdimenzionalno povezavo v programu Microsoft Query ustvarite vir podatkov za zbirko podatkov OLAP ali kocko, je datoteka .oqy ustvarjena samodejno. Ker zbirke podatkov OLAP niso organizirane v zapise ali tabele, za dostop do teh zbirk podatkov ne morete ustvarjati poizvedb ali datotek .dqy.

Uporaba datotek poizvedbe .rqy    Excel lahko odpre datoteke poizvedbe v obliki zapisa .rqy in tako podpira gonilnike vira podatkov OLE DB, ki uporabljajo to obliko zapisa. Če želite več informacij, si oglejte dokumentacijo za gonilnik.

Uporaba datotek poizvedbe .qry    Microsoft Query lahko odpre in shrani datoteke poizvedbe v obliki zapisa .qry za uporabo s starejšimi različicami programa Microsoft Query, ki ne more odpreti datotek .dqy. Če imate datoteko poizvedbe v obliki zapisa .qry, ki jo želite uporabiti v Excelu, odprite datoteko v programu Microsoft Query in jo nato shranite kot datoteko .dqy. Če želite informacije o shranjevanju datotek .dqy, glejte Pomoč za Microsoft Query.

Uporaba datotek spletnih poizvedb .iqy    Excel lahko odpre datoteke spletne poizvedbe .iqy in pridobi podatke iz spleta. Če želite več informacij, glejte Izvoz v Excel iz SharePointa.

Zunanji obseg podatkov (imenovan tudi tabela poizvedbe) je določeno ime ali ime tabele, ki določa mesto podatkov, ki so bili vneti na delovni list. Ko vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki, Excel samodejno ustvari zunanji obseg podatkov. Edina izjema tega je poročilo vrtilne tabele, povezano z virom podatkov, ki ne ustvari zunanjega obsega podatkov. V Excelu lahko oblikujete in oblikujete zunanji obseg podatkov ali pa ga uporabite v izračunih kot pri drugih podatkih.

Excel zunanji obseg podatkov samodejno poišša tako:

• Zunanji obsegi podatkov iz Officeovih datotek za povezavo podatkov (ODC) imajo enako ime kot ime datoteke.

• Zunanji obsegi podatkov iz zbirk podatkov so poimenovani z imenom poizvedbe. Privzeto Query_from_je ime vira podatkov, ki ste ga uporabili za ustvarjanje poizvedbe.

• Zunanji obsegi podatkov iz besedilnih datotek so poimenovani z imenom besedilne datoteke.

• Zunanji obsegi podatkov iz spletnih poizvedb so poimenovani z imenom spletne strani, na kateri so bili podatki pridobljeni.

Če ima delovni list več kot en zunanji obseg podatkov iz istega vira, so obsegi oštevilčeni. Na primer MyText, MyText_1, MyText_2 it tako naprej.

Zunanji obseg podatkov ima dodatne lastnosti (ne smejo jih zamenjati z lastnostmi povezave), ki jih lahko uporabite za nadzor podatkov, kot sta hranjenje oblikovanja celic in širina stolpca. Lastnosti zunanjega obsega podatkov spremenite tako, da na zavihku Podatki v skupini Povezave kliknete Lastnosti in nato spremenite lastnosti v pogovornih oknih Lastnosti zunanjega obsega podatkov ali Lastnosti zunanjega podatkovnega obsega.

Obstaja več podatkovnih predmetov (na primer zunanji obseg podatkov in poročilo vrtilne tabele), ki jih lahko uporabite za povezovanje z različnimi viri podatkov. Vendar pa je vrsta vira podatkov, do katere lahko vzpostavite povezavo, drugačna od podatkovnega predmeta.

Povezane podatke lahko uporabite in osvežite v Excelovih storitvah. Tako kot pri drugih zunanjih virih podatkov boste morda morali preveriti pristnost dostopa. Če želite več informacij, glejte Osveževanje zunanje podatkovne povezave v Excelu. Fali več informacij o poverilnicah, glejte Nastavitve preverjanja pristnosti Excelovih storitev.

V spodnji tabeli je povzetek, kateri viri podatkov so podprti za vsak podatkovni predmet v Excelu.

Excel podatki predmet	Ustvari Zunanji podatki obseg?		OLE DB	ODBC	Besedilo datoteka	HTML datoteka	XML datoteka	SharePoint seznam
Čarovnik za uvoz besedila	Da		Ne	Ne	Da	Ne	Ne	Ne
Poročilo vrtilne tabele (ne-OLAP)	Ne		Da	Da	Da	Ne	Ne	Da
Poročilo vrtilne tabele (OLAP)	Ne		Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Excelova tabela	Da		Da	Da	Ne	Ne	Da	Da
Zgradba XML	Da		Ne	Ne	Ne	Ne	Da	Ne
Spletna poizvedba	Da		Ne	Ne	Ne	Da	Da	Ne
Čarovnik za povezavo podatkov	Da		Da	Da	Da	Da	Da	Da
Microsoft Query	Da		Ne	Da	Da	Ne	Ne	Ne

Rešitev Excelovih storitev za Excelove tabele in imenovane obsege

Če želite Prikazati Excelov delovni zvezek v Excelovih storitvah, lahko vzpostavite povezavo s podatki in jih osvežite, vendar morate uporabiti poročilo vrtilne tabele. Excelove storitve ne podpirajo zunanjih obsegov podatkov, kar pomeni, da Storitve Excel Services ne podpirajo Excelove tabele, povezane z virom podatkov, spletno poizvedbo, preslikavo XML ali microsoft Query.

Tej omejitvi pa se lahko pomagate tako, da uporabite vrtilno tabelo za vzpostavitev povezave z virom podatkov in nato oblikujete in oblikujete vrtilno tabelo kot dvodimenzionalno tabelo brez ravni, skupin ali delnih vsot, tako da so prikazane vse želene vrednosti vrstic in stolpcev. 

Vzemite si pot navzdol po pomnilniški progi zbirke podatkov.

Več o MDAC, OLE DB in OBC

Najprej se vam opravičujemo za vse kratice. Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 je vključen v Microsoft Windows. Z MDAC se lahko povežete s podatki iz številnih relacijskih in nerelational virov podatkov in jih uporabljate. S številnimi različnimi viri podatkov se lahko povežete z uporabo gonilnikov ODBC (Open Database Connectivity) ali ponudnikov OLE DB, ki jih je ustvaril in odposlil Microsoft ali pa so jih razvili različni tretji ponudniki. Ko namestite Microsoft Office, so v računalnik dodani dodatni gonilniki ODBC in ponudniki OLE DB.

Če si želite odpreti celoten seznam ponudnikov OLE DB, ki so nameščeni v računalniku, v datoteki podatkovne povezave prikažite pogovorno okno Lastnosti podatkovne povezave in nato kliknite zavihek Ponudnik.

Če želite videti celoten seznam ponudnikov ODBC, ki so nameščeni v računalniku, prikažite pogovorno okno Skrbnik zbirke podatkov ODBC in nato kliknite zavihek Gonilniki.

Uporabite lahko tudi gonilnike ODBC in ponudnike OLE DB drugih proizvajalcev, da pridobite informacije iz virov, ki niso Microsoftovi viri podatkov, vključno z drugimi vrstami zbirk podatkov ODBC in OLE DB. Če želite informacije o namestitvi teh gonilnikov ODBC ali ponudnikov OLE DB, si oglejte dokumentacijo za zbirko podatkov ali pa se obrnite na dobavitelja zbirke podatkov.

Uporaba odbc za povezovanje z viri podatkov

V arhitekturi ODBC se aplikacija (kot je Excel) poveže z upraviteljem gonilnikov ODBC, ki uporablja določen gonilnik ODBC (kot je gonilnik Microsoft SQL ODBC) za povezovanje z virom podatkov (kot je zbirka podatkov strežnika Microsoft SQL Server).

Če se želite povezati z viri podatkov ODBC, naredite to:

1. Prepričajte se, da je v računalniku, ki vsebuje vir podatkov, nameščen ustrezen gonilnik ODBC.

2. Določite ime vira podatkov (DSN) tako, da uporabite bodisi skrbnika vira podatkov ODBC, da shranite podatke o povezavi v register ali datoteko DSN, ali povezovalni niz v kodi programa Microsoft Visual Basic za prenos podatkov o povezavi neposredno v upravitelja gonilnikov ODBC.

   Če želite določiti vir podatkov, v sistemu Windows kliknite gumb Start in nato Nadzorna plošča. Kliknite Sistem in vzdrževanje, nato pa še Skrbniška orodja. Kliknite Učinkovitost delovanja in vzdrževanje,nato pa še Skrbniška orodja. in nato kliknite Viri podatkov (ODBC). Če želite več informacij o različnih možnostih, v posameznem pogovornem oknu kliknite gumb Pomoč.

Viri strojnih podatkov

Računalnikovi viri podatkov shranjujejo informacije o povezavi v registru, v določenem računalniku, z uporabniško določenim imenom. Računalnikove vire podatkov lahko uporabite le v računalniku, v katerem so določeni. Obstajata dve vrsti strojnih virov podatkov – uporabnikovi in sistemski. Vire uporabniških podatkov lahko uporablja le trenutni uporabnik in jih vidi le ta uporabnik. Sistemske vire podatkov lahko uporabljajo vsi uporabniki računalnika in so vidni vsem uporabnikom računalnika.

Računalnikov vir podatkov je še posebej uporaben, če želite zagotoviti dodatno varnost, saj zagotavlja, da si lahko računalnikov vir podatkov ogledajo samo prijavljeni uporabniki, oddaljenega uporabnika pa ne more kopirati v drug računalnik, prav tako ne more kopirati računalnikovega vira podatkov.

Datotečni viri podatkov

Datotečni viri podatkov (imenovane tudi datoteke DSN) shranjujejo podatke o povezavi v besedilni datoteki in ne v registru, in so na splošno bolj prilagodljivi za uporabo kot strojni viri podatkov. Datotečni vir podatkov lahko na primer kopirate v kateri koli računalnik s pravilnim gonilnikom ODBC, tako da vaša aplikacija lahko uporablja skladne in natančne podatke o povezavi v vseh računalnikih, ki jih uporablja. Lahko pa datotečni vir podatkov shranite v en strežnik, ga daste v skupno rabo med številnimi računalniki v omrežju in preprosto vzdržujete podatke o povezavi na enem mestu.

Datotečni vir podatkov lahko ne omogoča skupne rabe. Datotečni vir podatkov, ki ne temelji na rabi, se nahaja v enem računalniku in kaže na računalnikov vir podatkov. Datotečni viri podatkov, ki ne omogoča skupne rabe, lahko uporabijo za dostop do obstoječih strojnih virov podatkov iz datotečnih virov podatkov.

Uporaba ole DB za povezovanje z viri podatkov

V arhitekturi OLE DB se aplikacija, ki dostopa do podatkov, imenuje potrošnik podatkov (kot je Excel), program, ki omogoča izvorni dostop do podatkov, pa se imenuje ponudnik zbirke podatkov (na primer Ponudnik zbirke podatkov Microsoft OLE za strežnik SQL Server).

Datoteka univerzalne podatkovne povezave (.udl) vsebuje informacije o povezavi, ki jih uporabnik podatkov uporabi za dostop do vira podatkov prek ponudnika zbirke podatkov OLE za ta vir podatkov. Podatke o povezavi lahko ustvarite tako, da:

• V čarovniku za povezavo podatkov v pogovornem oknu Lastnosti podatkovne povezave določite podatkovno povezavo za ponudnika zbirke podatkov OLE. 

• Ustvarite prazno besedilno datoteko z datotečnim pripono .udl in nato uredite datoteko, ki prikazuje pogovorno okno Lastnosti podatkovne povezave.