Upravljanje zunanjih obsegov podatkov in njihovih lastnosti

Zunanji obseg podatkov je določeno ime ali ime tabele, ki določa mesto podatkov, ki se prenesejo na delovni list. Ko vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki, Excel samodejno ustvari zunanji obseg podatkov. Edina izjema tega je poročilo vrtilne tabele, ki je povezano z virom podatkov – poročilo vrtilne tabele ne uporablja zunanjega obsega podatkov. V Excelu lahko oblikujete in oblikujete zunanji obseg podatkov ali pa ga uporabite v izračunih kot pri drugih podatkih.

Lastnosti zunanjega obsega podatkov

Zunanji obseg podatkov ima dodatne lastnosti (ki jih ne želite zamenjati z lastnostmi poizvedbe ali povezave), ki jih lahko uporabite za nadzor podatkov, na primer hranjenje oblikovanja celic in širine stolpca. Lastnosti zunanjega obsega podatkov lahko spremenite tako, da kliknete Lastnosti v skupini Povezave na zavihku Podatki. Nato naredite spremembe tako:

• Za zunanje obsege podatkov, ki so ustvarjeni v programu Microsoft Query in čarovniku za povezavo podatkov, uporabite pogovorno okno Lastnosti zunanjih podatkov.

• Za zunanje obsege podatkov, ustvarjene iz uvožene besedilne datoteke ali spletne poizvedbe, ki pridobiva podatke HTML, uporabite pogovorno okno Lastnosti zunanjega obsega podatkov.

• Za zunanje obsege podatkov, ki so ustvarjeni iz spletne poizvedbe, ki pridobiva podatke XML, uporabite pogovorno okno Lastnosti zgradbe XML .

1. Izberite delovni list, na katerem želite poiskati zunanji obseg podatkov.

2. Na vnosna vrstica kliknite puščico ob polju z imenom, nato pa kliknite ime želenega zunanjega obsega podatkov.

1. Izberite Formule, >upravitelja imen.

2. V pogovornem oknu Upravitelj imen kliknite ime zunanjega obsega podatkov in nato uredi. Lahko pa tudi dvokliknete ime.

3. V pogovornem oknu Urejanje imena vnesite novo ime sklica v polje Ime.

Spremenite lahko temeljno poizvedbo za zunanji obseg podatkov, ki je bil ustvarjen iz dodatka Microsoft Query, uvožene besedilne datoteke, spletne poizvedbe ali čarovnika za povezavo podatkov.

1. V vnosni vrstici kliknite puščico ob polju z imenom in izberite ime zunanjega obsega podatkov, ki ga želite kopirati.

   Za Excelovo tabelo izberite ime obsega in nato pritisnite CTRL+A, da izberete glave tabele.

   Če želite vključiti oznake stolpcev ali formule, ki niso del zunanjega obsega podatkov, izberite celice z oznakami stolpcev ali formulami, ki jih želite kopirati. Kliknite puščico ob polju z imenom v vnosni vrstici in kliknite ime zunanjega obsega podatkov, ki ga želite kopirati.

2. Izberite Osnovno > Kopiraj.

3. Preklopite na delovni zvezek, v katerega želite prilepiti zunanji obseg podatkov.

4. Kliknite zgornjo levo celico območje lepljenja.

   Če želite zagotoviti, zunanji podatki obstoječi podatki ne zamenjajo, se prepričajte, da delovni list nima podatkov pod ali desno od celice, ki jo kliknete.

5. Na zavihku Osnovno v skupini Odložišče kliknite Prilepi.

Nadzirate lahko, kako delovati z manjšim ali večjim naborom podatkov, ki se vrne v Excel, ko osvežite podatke.

1. Izberite Lastnosti > podatkov.

2. V pogovornem oknu Lastnosti zunanjega obsega podatkov v razdelku Če se število vrstic v obsegu podatkov ob osveževanju spremeni, kliknite nekaj od tega:

   • Vstavljanje celic za nove podatke, brisanje neuporabljenih celic

     Opombe: 

     • Ko je v vir podatkov dodanih več vrstic, se celice neposredno pod zunanjim obsegom podatkov premaknejo navzdol, celice desno od zunanjega obsega podatkov pa se ne premaknejo.

     • Ko izbrišete eno ali več vrstic v viru podatkov, se celice neposredno pod zunanjim obsegom podatkov premaknejo navzgor, celice desno od zunanjega obsega podatkov pa se ne premaknejo.

   • Vstavljanje celotnih vrstic za nove podatke, čiščenje neuporabljenih celic

     Opombe: 

     • Ko je v vir podatkov dodanih več vrstic, se celice neposredno pod in desno od zunanjega obsega podatkov premaknejo navzdol.

     • Ko izbrišete eno ali več vrstic v viru podatkov, se celice neposredno pod in desno od zunanjega obsega podatkov ne premaknejo.

   • Prepiši obstoječe celice z novimi podatki, počisti neuporabljene celice

     Opombe: 

     • Ko je v vir podatkov dodanih več vrstic, so celice neposredno pod zunanjim obsegom podatkov prepisane, celice desno od zunanjega obsega podatkov pa se ne premaknejo.

     • Ko izbrišete eno ali več vrstic v viru podatkov, se celice neposredno pod in desno od zunanjega obsega podatkov ne premaknejo.

1. Izberite Lastnosti > podatkov.

2. V razdelku Oblikovanje in postavitev podatkov naredite nekaj od tega:

   • Če želite kot prvo vrstico vključiti imena polj, potrdite polje Vključi imena polj.

   • Če želite dodati stolpec s številkami vrstic, potrdite polje Vključi številke vrstic.

     Opomba: To potrditveno polje ni na voljo za uvoženo besedilno datoteko, datoteko XML ali spletno poizvedbo.

   • Če želite ohraniti oblikovanje celice, ki ste ga uporabili, potrdite polje Ohrani oblikovanje celic.

     Opomba: Za spletno poizvedbo je ta možnost samodejno počiščena, ko v pogovornem oknu Možnosti izberete Celotno oblikovanjeHTML. Pogovorno okno Možnosti odprete v pogovornem oknu Urejanje poizvedbe.

   • Če želite ohraniti nastavljene širine stolpcev, potrdite polje Prilagodi širino stolpca.

   • Če želite ohraniti razvrščanje, filtriranje in postavitev stolpcev, ki jih uporabite, potrdite polje Ohrani razvrščanje /filtriranje/postavitev stolpca.

     Opomba: To potrditveno polje ni na voljo za spletno poizvedbo.

   • Če želite ohraniti filtriranje stolpcev, ki ste ga uporabili, potrdite polje Ohrani filter stolpca.

     Opomba: To potrditveno polje je na voljo le za spletno poizvedbo, ki temelji na podatkih XML.

Če zamrznete zunanji obseg podatkov, ohranite podatke, ne pa tudi temeljne poizvedbe, zato zamrznjenega zunanjega obsega podatkov ni mogoče osvežiti.

1. Kliknite delovni list z zunanjim obsegom podatkov, ki ga želite izbrisati.

2. V vnosni vrstici kliknite puščico ob polju z imenom in nato kliknite ime zunanjega obsega podatkov, ki ga želite izbrisati.

   Če je zunanji obseg podatkov Excelova tabela, pritisnite CTRL+A, da izberete celotno tabelo.

3. Če želite izbrisati zunanji obseg podatkov, pritisnite DELETE.

4. Če želite izbrisati temeljno poizvedbo, kliknite Da , ko vas Excel pozove.