Krok 1: Nastavenie poštového zoznamu
Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Tipy
-
Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie. Zhromaždite všetky zoznamy s adresami a pridajte ich do zdroja údajov.
-
Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.
-
Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook.
Pred vykonaním skutočnej hromadnej korešpondencie spustite malú dávku testovacích obálok, ak je to potrebné.
-
Prejdite na položky Súbor > Nové > Prázdny dokument.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Obálky.
-
Do poľa Adresa doručenia zadajte vzorovú adresu a otestujte vzhľad obálky pri vytlačení.
-
Zadajte svoju adresu do poľa Spiatočná adresa.
-
Vyberte položky Možnosti > Možnosti obálky a postupujte takto:
-
Vyberte zodpovedajúcu veľkosť obálky alebo vyberte položku Vlastná veľkosť a nastavte požadovanú veľkosť.
-
V prípade potreby v časti Adresa doručenia a Spiatočná adresa vyberte písmo a ľavé a horné umiestnenie odsadenia na každej obálke.
-
-
Na karte Možnosti tlače skontrolujte, či je položka Spôsob podávania vybratá správnym spôsobom, podľa obrázka vložte obálku a potom vyberte možnosť OK.
-
Vyberte položku Tlačiť a potom výberom položky Áno uložte spiatočnú adresu ako predvolenú.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > Obálky.
-
V dialógovom okne Možnosti obálky začiarknite možnosti a potom vyberte možnosť OK.
-
Ak chcete na obálku pridať spiatočnú adresu alebo logo, teraz je na to vhodná chvíľa.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.
-
Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
Ak potrebujete upraviť poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.
Blok pre adresu je pole hromadnej korešpondencie, ktoré umiestnite tam, kde chcete mať na obálke uvedenú adresu. Ak to chcete vidieť lepšie, stlačením kombinácie klávesov CTRL + SHIFT + 8 zapnite značky odsekov (¶).
-
Umiestnite kurzor na miesto, kde má byť blok pre adresu.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Blok pre adresu a vyberte formát. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie bloku pre adresu.
-
V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ako sa bude zobrazovať na obálke.
-
Ak chcete, vyberte položku Ďalší
-
Vyberte položku OK.
-
Prejdite na položky Súbor > Uložiť a uložte dokument hromadnej korešpondencie.
Ak chýba niektorá časť adresy, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Mapovanie polí.
Pred tlačou obálok vykonajte finálnu kontrolu.
-
Vyberte položku Ďalší
-
Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty.
Keď dokument s obálkou hromadnej korešpondencie uložíte, zostane pripojený k poštovému zoznamu a môžete ho použiť v budúcnosti.
Ak opakovane použiť dokument s obálkou hromadnej korešpondencie, otvorte dokument a vyberte možnosť Áno, keď Word zobrazí výzvu na zachovanie pripojenia. Ak chcete zmeniť adresy v dokumente s obálkou hromadnej korešpondencie, otvorte dokument hromadnej korešpondencie a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.
Krok 1: Nastavenie poštového zoznamu
Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Tipy:
-
Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie. Zhromaždite všetky zoznamy s adresami a pridajte ich do zdroja údajov.
-
Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.
-
Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook.
Tip: Ak chcete, aby bol Outlook váš predvolený e-mailový program, otvorte Apple Mail a prejdite na položky Pošta > Predvoľby. Prejdite na položku Všeobecné a vyberte možnosť Microsoft Outlook.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > Obálky.
-
V dialógovom okne Obálka v časti Spiatočná adresa vyberte niektorú z možností.
-
V dialógovom okne Obálka v časti Možnosti tlače vyberte položku Nastavenie strany.
-
V dialógovom okne Nastavenie strany vyberte zo zoznamu Veľkosť papiera možnosť zodpovedajúcu veľkosti vašej obálky.
Ak žiadna z možností nezodpovedá veľkosti vašej obálky, postupujte takto:
-
V dialógovom okne Nastavenie strany vyberte položky Na šírku > OK.
-
Výberom tlačidla OK sa dialógové okno Obálka zatvorí.
-
Prejdite na položky Súbor > Uložiť.
-
Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov.
-
Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
-
V prípade potreby upravte zoznam príjemcov. Ďalšie informácie nájdete v téme Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
-
V dokumente vyberte pole Presuňte polia do tohto poľa, alebo napíšte text a kliknite alebo ťuknite na text, ktorý chcete odstrániť.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Vložiť zlučovacie pole a vyberte polia, ktoré chcete pridať.
-
Pridajte a formátujte polia, ktoré chcete zahrnúť na obálku, a vyberte možnosť OK.
-
Prejdite na kartu Korešpondencia > Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka obálok.
Poznámka: Na posúvanie medzi obálkami použite šípky doľava a doprava na karte Korešpondencia.
-
Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a upravte zlučovacie polia.
-
Keď ste hotoví, prejdite na kartu Korešpondencia a výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.
Tip: Ak chcete každú obálku pred tlačou jednotlivo skontrolovať a aktualizovať, prejdite na položky Pošta > Dokončiť a zlúčiť > Upraviť jednotlivé dokumenty. Keď ste hotoví, prejdite na položky Súbor > Tlačiť a vytlačte obálky.
