Vytvorili ste zoznam kontaktov a ďalších údajov, ktoré chcete použiť pre hromadnú korešpondenciu v programe Word. Ak je zdrojom údajov existujúci tabuľkový hárok programu Excel, stačí vám len pripraviť údaje pre hromadnú korešpondenciu. Ak je však zdrojom údajov súbor oddelený tabulátormi (*.txt) alebo súbor s položkami oddelenými čiarkou (.csv), musíte najprv údaje importovať do programu Excel a potom ho pripraviť pre hromadnú korešpondenciu.
Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v programe Excel
Ak používate tabuľkový hárok programu Excel ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word, tento krok preskočte. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.
Po úspešnom importe súboru vo formáte .txt alebo .csv prejdite na krok 2.
-
Otvorte Excel.
-
Prejdite na položky Údaje > Z textu/CSV.
-
Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.
-
V okne ukážky vyberte položku Transformovať údaje.
-
Vyberte ZIP, PSČ alebo iný stĺpec, ktorý chcete formátovať.
-
Prejdite na položky Transformovať > Typ údajov: a vyberte možnosť Text.
-
Vyberte položku Nahradiť aktuálny.
-
Podľa potreby zopakujte kroky 5 až 7.
-
Vyberte položku Zavrieť a načítať.
-
Prejdite na položky Súbor > Uložiť ako a uložte text pod iným názvom.
-
Otvorte Excel.
-
Excel 2016 Prejdite na položky Údaje > Získať externé údaje > Z textu.
-
Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.
-
V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.
-
Ak súbor obsahuje hlavičky, vyberte možnosť Moje údaje majú hlavičky, ktorá sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.
-
Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý sa používa v údajoch a potom vyberte položku Ďalej.
-
V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.
: Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov – Všeobecné, Text alebo Dátum – názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.
-
Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.
-
Vyberte možnosť Dokončiť.
-
V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.
: Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.
-
Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.
Krok 2: Príprava zdroja údajov
Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.
Ak sa rozhodnete pre kategóriu percento, uvedomte si, že percentuálny formát hodnotu bunky vynásobí číslom 100. Ak sa chcete prvku násobenia vyhnúť, naformátujte stĺpec s percentami ako text.
ZIP alebo PSČ musia byť formátované ako text, aby sa počas spracovania hromadnej korešpondencie zachovali údaje. Ak ste tak nespravili pri importovaní, naformátujte ich teraz. Počas spracovania hromadnej korešpondencie sa totiž úvodné nuly – napríklad 00399 – v kódoch vynechajú, ak nie sú formátované ako text.
-
Vyberte stĺpec obsahujúci ZIP, PSČ alebo iné údaje, ktoré chcete naformátovať.
-
Prejdite na položku Domov a v skupine Číslo vyberte šípku nadol v poli Formát čísla a potom vyberte možnosť zo zoznamu (napríklad TEXT).
Uistite sa, že pred alebo za zlučovacím polom pridáte príslušný symbol. Takto sa napríklad zobrazia hodnoty meny a percent, ak vynecháte symboly.
Ak symboly pridáte, čísla budú dávať väčší zmysel.
V dokumente hromadnej korešpondencie môžete pridať symboly pred alebo za zlučovacie polia takto:
Pozrite tiež
Ak ste vytvorili zoznam kontaktov v tabuľkovom hárku programuExcel, je dôležité, aby ste všetky PSČ naformátovali ako text, aby ste neprišli o žiadne údaje. Ak kontakty importujete z textového súboru (.txt) alebo súboru obsahujúceho hodnoty oddelené čiarkou (.csv) do nového tabuľkového hárka, s importom a formátovaním údajov vám pomôže Sprievodca importom textu.
Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v Exceli
Ak už používate excelový tabuľkový hárok ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu vo Worde, prejdite na krok 2 v tejto téme. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, ktorý obsahuje napríklad vaše kontakty z Gmailu, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.
-
Otvorte Excel a na karte Údaje vyberte možnosť Z textu.
-
Kliknite na požadovaný súbor .csv alebo .txt a potom na tlačidlo Získať údaje.
-
V Sprievodcovi importom textu kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
V časti Oddeľovače začiarknite políčko vedľa typu oddeľovača, ktorý oddeľuje jednotlivé prvky údajov (napríklad tabulátor alebo čiarka). Potom vyberte položku Ďalej.
: Tabla Ukážka vybratých údajov zobrazuje, ako budú výsledky vyzerať v tabuľkovom formáte.
-
Na table Ukážka vybratých údajov vyberte stĺpec, ktorý obsahuje PSČ. Potom v časti Formát údajov stĺpca vyberte položku Text.
-
Opakujte krok 5 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.
: Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov, sa názov formátu zobrazí v hlavičke daného stĺpca.
-
Kliknite na tlačidlo Dokončiť.
-
V dialógovom okne Importovať údaje vyberte, kam má Excel údaje umiestniť, a potom kliknite na položku OK.
: Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.
Krok 2: Formátovanie číselných údajov v excelovom tabuľkovom hárku
Ak sa chcete uistiť, že z poštového smerového čísla sa pri použití hromadnej korešpondencie nestratia žiadne nuly, naformátujte stĺpec obsahujúci PSČ ako text.
-
Otvorte tabuľkový hárok a vyberte stĺpec obsahujúci PSČ.
-
Na karte Domov vyberte v poli Formát položku Text.
Teraz môžete údaje použiť na účely hromadnej korešpondencie.
