Introducere în crearea, gestionarea și partajarea fișierelor în OneDrive și SharePoint

Watch: When to use OneDrive vs. SharePoint

OneDrive este o platformă de stocare în cloud unde vă puteți stoca fișierele individuale sau personale. OneDrive este strâns integrat cu aplicații precum Word, Excel și PowerPoint, ceea ce îl face un loc convenabil pentru stocarea și accesarea în siguranță a documentelor sensibile.

Utilizați OneDrive atunci când doriți să creați un document care vă aparține, de exemplu, atunci când lucrați la informații foarte sensibile sau private.

Pentru a începe cu One Drive, conectați-vă la contul Microsoft sau înregistrați-vă pentru unul, descărcați și instalați aplicația desktop OneDrive, apoi urmați solicitările pentru a vă conecta și selectați folderele pe care doriți să le sincronizați în cloud. 

• Pentru a crea un fișier nou în OneDrive, pur și simplu faceți clic pe butonul Nou și selectați tipul de fișier pe care doriți să-l creați, cum ar fi un document Word sau o foaie de calcul Excel.

• Pentru a gestiona fișiere în OneDrive, faceți clic dreapta pe un fișier și selectați Redenumire pentru a-i da un nume mai descriptiv sau glisați și fixați fișiere în foldere diferite, pentru o mai bună organizare.

• Pentru a partaja fișiere cu OneDrive - faceți clic pe butonul Partajare și introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați fișierul. Aflați mai multe despre gestionarea fișierelor în OneDrive.

SharePoint este un instrument de colaborare utilizat pentru a gestiona și a partaja fișiere și informații într-o organizație. SharePoint permite mai multor utilizatori să colaboreze într-o singură locație centrală.

Utilizați SharePoint atunci când trebuie să creați un document care va fi scris și gestionat de o echipă de persoane sau atunci când trebuie partajat pe larg. De exemplu, utilizați-o ca locație centralizată pentru ca membrii echipei să vizualizeze cronologiile, activitățile și jaloanele proiectului. Acest lucru le permite echipelor să urmărească progresul, să rămână în grafic și să colaboreze mai eficient.

• Pentru a crea un fișier nou în SharePoint, navigați la biblioteca de documente în care doriți să creați fișierul și faceți clic pe butonul Nou .

• Pentru a gestiona fișiere, extrageți un fișier pentru a-l modifica, apoi arhivați din nou fișierul după ce ați terminat.

• Pentru a partaja fișiere, faceți clic pe fișier și selectați Partajare. De asemenea, puteți colabora în timp real deschizând fișierul în aplicația corespunzătoare, cum ar fi Word sau Excel, și activând elaborarea în comun. Pentru a vizualiza versiunile anterioare ale unui fișier, faceți clic pe fișier și selectați Istoric versiuni. Aflați mai multe despre gestionarea fișierelor în SharePoint.

Reglementează accesul furnizorilor interni, al contractorilor și al părților externe  

Pentru a vă asigura că doar utilizatorii autorizați au acces la fișierele și datele sensibile din OneDrive și SharePoint:

• Definiți politicile de acces pentru diferite tipuri de utilizatori, cum ar fi intern, distribuitori, contractori și părți externe. De exemplu, puteți crea o politică de acces care permite doar anumitor angajați să acceseze informații confidențiale, cum ar fi date financiare sau informații despre clienți. De asemenea, puteți specifica tipul de date pe care le pot accesa, modul în care le pot accesa și pentru cât timp. Acest lucru asigură că numai utilizatorii autorizați au acces la fișiere și date sensibile.

• Utilizați permisiuni și roluri pentru a controla accesul la anumite fișiere sau foldere. De exemplu, acordați acces doar în citire unui membru al echipei care trebuie să vizualizeze fișierele, dar nu să efectueze modificări, cum ar fi o persoană care nu este direct implicată în proiect, dar care trebuie să rămână informată. Prin definirea acestor permisiuni și roluri, vă puteți asigura că numai utilizatorii autorizați au acces la informații sensibile și că pot doar să vizualizeze și să editeze fișierele la care li s-a acordat acces.

• Utilizați autentificarea multi-factor pentru a vă asigura că numai utilizatorii autorizați pot accesa date sensibile. Aceasta poate include solicitarea ca utilizatorii să furnizeze o parolă și un cod trimis pe dispozitivul mobil sau e-mailul lor.

• Monitorizați accesul și utilizarea mediului OneDrive și SharePoint pentru a detecta și a preveni accesul sau utilizarea neautorizată. De exemplu, prin revizuirea jurnalelor de activitate a utilizatorilor, puteți să identificați orice activitate neobișnuită, cum ar fi încercări de acces neautorizat, și să luați măsuri pentru a preveni încălcările datelor.

• Implementați criptarea pentru datele sensibile, pentru a vă asigura că, chiar dacă cineva obține acces neautorizat la date, nu le poate citi fără cheia de decriptare. Acest lucru poate contribui la prevenirea încălcărilor datelor, la protejarea datelor clienților și la asigurarea conformității cu reglementările privind confidențialitatea datelor.

• Setați datele de expirare pentru linkuri partajate, pentru a vă asigura că accesul este revocat automat după o anumită perioadă. De exemplu, dacă partajați un contract cu un furnizor sau cu un contractant și doriți să vă asigurați că furnizorul sau contractantul are acces la document doar pentru o perioadă limitată, puteți seta o dată de expirare și accesul la document va fi revocat automat după perioada stabilită. Acest lucru reduce riscul ca documentul să fie accesat de părți neautorizate.

Prin implementarea acestor măsuri, puteți să reglementați accesul furnizorilor, contractorilor și al părților externe din OneDrive și SharePoint și să vă păstrați datele în siguranță. Aflați mai multe despre cum să vă protejați datele.

Reducerea vulnerabilităților OneDrive și SharePoint  

Deși OneDrive și SharePoint oferă multe caracteristici de securitate pentru a vă proteja împotriva încălcărilor datelor, există încă câteva vulnerabilități cheie care pot afecta securitatea acestor entități:

• Atacurile de phishing îi pot păcăli pe utilizatori să-și dea acreditările de conectare, care apoi pot fi utilizate pentru a accesa OneDrive sau SharePoint.

• Parolele slabe pot fi, de asemenea, ușor de ghicit sau de spart, conducând la acces neautorizat.

• Malware-ul poate fi utilizat pentru a fura acreditări de conectare, a captura date sensibile sau a prelua controlul asupra dispozitivului unui utilizator, ceea ce poate compromite OneDrive sau SharePoint.

• Amenințările Insider, cum ar fi angajații care partajează în mod intenționat sau accidental date sensibile cu părți neautorizate, pot, de asemenea, să prezinte un risc pentru OneDrive sau SharePoint. Aflați mai multe despre gestionarea riscurilor insider.

Pentru a atenua aceste vulnerabilități, este important să implementați cele mai bune practici de securitate, să educați utilizatorii și să revizuiți și să auditați cu regularitate permisiunile utilizatorilor. De asemenea, este esențial să aveți un plan cuprinzător de răspuns la incidente, pentru a răspunde rapid la orice incidente de securitate care pot apărea.