Palavras mal escritas, espaços à direita teimosos, prefixos indesejados, casos impróprios e carateres não imprimíveis fazem uma má primeira impressão. E isso nem sequer é uma lista completa de formas como os seus dados podem ficar sujos. Arregaça as mangas. Está na altura de fazer uma limpeza geral das suas folhas de cálculo com o Microsoft Excel.
Nem sempre tem controlo sobre o formato e o tipo de dados que importa a partir de uma origem de dados externa, como uma base de dados, um ficheiro de texto ou uma página Web. Antes de poder analisar os dados, muitas vezes tem de limpá-los. Felizmente, o Excel tem muitas funcionalidades para o ajudar a obter dados no formato preciso que pretende. Por vezes, a tarefa é simples e existe uma funcionalidade específica que faz o trabalho por si. Por exemplo, pode utilizar facilmente o Verificador Ortográfico para limpar palavras com erros ortográficos em colunas que contenham comentários ou descrições. Em alternativa, se quiser remover linhas duplicadas, pode fazê-lo rapidamente utilizando a caixa de diálogo Remover Duplicados .
Noutras alturas, poderá ter de manipular uma ou mais colunas através de uma fórmula para converter os valores importados em novos valores. Por exemplo, se quiser remover espaços à direita, pode criar uma nova coluna para limpar os dados utilizando uma fórmula, preenchendo a nova coluna, convertendo as fórmulas dessa nova coluna em valores e, em seguida, removendo a coluna original.
Os passos básicos para limpar dados são os seguintes:
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Importe os dados de uma origem de dados externa.
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Crie uma cópia de segurança dos dados originais num livro separado.
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Certifique-se de que os dados estão num formato tabular de linhas e colunas com: dados semelhantes em cada coluna, todas as colunas e linhas visíveis e sem linhas em branco dentro do intervalo. Para obter os melhores resultados, utilize uma tabela do Excel.
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Efetue tarefas que não necessitem primeiro de manipulação de colunas, como a verificação ortográfica ou a utilização da caixa de diálogo Localizar e Substituir .
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Em seguida, efetue tarefas que exijam manipulação de colunas. Os passos gerais para manipular uma coluna são:
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Insira uma nova coluna (B) junto à coluna original (A) que precisa de ser limpa.
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Adicione uma fórmula que irá transformar os dados na parte superior da nova coluna (B).
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Preencha a fórmula na nova coluna (B). Numa tabela do Excel, é criada automaticamente uma coluna calculada com valores preenchidos.
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Selecione a nova coluna (B), copie-a e, em seguida, cole como valores na nova coluna (B).
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Remova a coluna original (A), que converte a nova coluna de B para A.
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Para limpar periodicamente a mesma origem de dados, considere gravar uma macro ou escrever código para automatizar todo o processo. Existem também vários suplementos externos escritos por fornecedores terceiros, listados na secção Fornecedores de terceiros , que pode considerar utilizar se não tiver tempo ou recursos para automatizar o processo por conta própria.
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Mais informações |
Descrição |
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Preencher dados automaticamente em células de folhas de cálculo |
Mostra como utilizar o comando Preenchimento . |
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Criar e formatar tabelas Redimensionar uma tabela ao adicionar ou remover linhas e colunas Utilizar colunas calculadas numa tabela do Excel |
Mostrar como criar uma tabela do Excel e adicionar ou eliminar colunas ou colunas calculadas. |
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Mostra várias formas de automatizar tarefas repetitivas com uma macro. |
Pode utilizar um verificador ortográfico para não só localizar palavras com erros ortográficos, mas também para localizar valores que não são utilizados de forma consistente, como nomes de produtos ou empresas, ao adicionar esses valores a um dicionário personalizado.
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Mais informações |
Descrição |
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Mostra como corrigir palavras com erros ortográficos numa folha de cálculo. |
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Utilizar dicionários personalizados para adicionar palavras ao verificador ortográfico |
Explica como utilizar dicionários personalizados. |
As linhas duplicadas são um problema comum ao importar dados. Recomendamos que filtre primeiro os valores exclusivos para confirmar que os resultados são os pretendidos antes de remover os valores duplicados.
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Mais informações |
Descrição |
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Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados |
Mostra dois procedimentos intimamente relacionados: como filtrar por linhas exclusivas e como remover linhas duplicadas. |
Pode querer remover uma cadeia à esquerda comum, como uma etiqueta seguida de dois pontos e um espaço, ou um sufixo, como uma expressão parenthética no final da cadeia que é obsoleta ou desnecessária. Pode fazê-lo ao localizar instâncias desse texto e, em seguida, substituí-lo sem texto ou outro texto.
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Mais informações |
Descrição |
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Verificar se uma célula contém texto (não sensível a maiúsculas e minúsculas) Verificar se uma célula contém texto (sensível às maiúsculas e minúsculas) |
Mostrar como utilizar o comando Localizar e várias funções para localizar texto. |
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Mostra como utilizar o comando Substituir e várias funções para remover texto. |
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Localizar ou substituir texto e números numa folha de cálculo |
Mostrar como utilizar as caixas de diálogo Localizar e Substituir . |
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LOCALIZAR, LOCALIZARB PROCURAR, PROCURARB SUBSTITUIR, SUBSTITUIRB SUBSTITUTO ESQUERDA, ESQUERDAB DIREITA, DIREITAB LEN, LENB MID, MIDB |
Estas são as funções que pode utilizar para realizar várias tarefas de manipulação de cadeias, tais como localizar e substituir uma subcadeia numa cadeia, extrair partes de uma cadeia ou determinar o comprimento de uma cadeia. |
Por vezes, o texto é apresentado num saco misto, especialmente no que diz respeito às maiúsculas e minúsculas. Ao utilizar uma ou mais das três funções Maiúsculas e minúsculas, pode converter texto em letras minúsculas, como endereços de e-mail, letras maiúsculas, como códigos de produto ou maiúsculas, como nomes ou títulos de livros.
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Mais informações |
Descrição |
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Mostra como utilizar as três funções Maiúsculas/minúsculas. |
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Converte todas as letras maiúsculas numa cadeia de texto em letras minúsculas. |
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Coloca a primeira letra do texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caráter diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. |
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Converte texto em letras maiúsculas. |
Por vezes, os valores de texto contêm carateres de espaço à esquerda, à direita ou múltiplos carateres incorporados (Unicode valores de conjunto de carateres 32 e 160) ou carateres não imprimíveis (valores de conjunto de carateres Unicode 0 a 31, 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Por vezes, estes carateres podem causar resultados inesperados quando ordena, filtra ou pesquisa. Por exemplo, na origem de dados externa, os utilizadores podem efetuar erros tipográficos ao adicionar inadvertidamente carateres de espaço extra ou os dados de texto importados de origens externas podem conter carateres não imprimíveis incorporados no texto. Uma vez que estes carateres não são facilmente notados, os resultados inesperados podem ser difíceis de compreender. Para remover estes carateres indesejados, pode utilizar uma combinação das funções COMPACTAR, LIMPAR E SUBSTITUIR.
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Descrição |
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Devolve o código numérico do primeiro caráter de uma cadeia de texto. |
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Remove os primeiros 32 carateres não imprimíveis no código ASCII de 7 bits (valores 0 a 31) do texto. |
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Remove o caráter de espaço ASCII de 7 bits (valor 32) do texto. |
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Pode utilizar a função SUBSTITUTE para substituir os carateres Unicode de valor mais elevado (valores 127, 129, 141, 143, 144, 157 e 160) pelos carateres ASCII de 7 bits para os quais as funções TRIM e CLEAN foram concebidas. |
Existem dois problemas principais com números que podem exigir que limpe os dados: o número foi inadvertidamente importado como texto e o sinal negativo tem de ser alterado para o padrão da sua organização.
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Mais informações |
Descrição |
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Mostra como converter números formatados e armazenados em células como texto, o que pode causar problemas com cálculos ou produzir sequências de ordenação confusas para o formato numérico. |
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Converte um número em formato de texto e aplica um símbolo de moeda. |
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Converte um valor em texto num formato de número específico. |
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Arredonda um número para o número especificado de decimais, formatará o número em formato decimal utilizando um ponto e vírgulas e devolve o resultado como texto. |
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Converte uma cadeia de texto que representa um número num número. |
Uma vez que existem muitos formatos de data diferentes e porque estes formatos podem ser confundidos com códigos de peça numerados ou outras cadeias que contêm marcas de barra ou hífenes, as datas e horas têm, muitas vezes, de ser convertidas e reformatadas.
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Mais informações |
Descrição |
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Alterar a interpretação do sistema de datas, formato ou ano de dois dígitos |
Descreve como funciona o sistema de datas no Office Excel. |
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Mostra como converter entre unidades de tempo diferentes. |
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Mostra como converter datas formatadas e armazenadas em células como texto, o que pode causar problemas com cálculos ou produzir sequências de ordenação confusas para o formato de data. |
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Devolve o número de série sequencial que representa uma data específica. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. |
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Converte uma data representada por texto num número de série. |
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Devolve o número decimal para uma determinada hora. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. |
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Devolve o número decimal da hora representado por uma cadeia de texto. O número decimal é um valor que varia entre 0 (zero) e 0,9999999999, representando as horas das 0:00:00 (12:00:00) às 23:59:59 (23:59:59). |
Uma tarefa comum após importar dados de uma origem de dados externa é unir duas ou mais colunas numa ou dividir uma coluna em duas ou mais colunas. Por exemplo, poderá querer dividir uma coluna que contém um nome completo num nome próprio e apelido. Em alternativa, pode querer dividir uma coluna que contém um campo de endereço em colunas separadas de rua, cidade, região e código postal. O inverso também pode ser verdadeiro. Poderá pretender intercalar uma coluna Nome Próprio e Apelido numa coluna Nome Completo ou combinar colunas de endereço separadas numa só coluna. Os valores comuns adicionais que podem exigir a intercalação numa coluna ou a divisão em múltiplas colunas incluem códigos de produto, caminhos de ficheiros e endereços IP (Internet Protocol).
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Mais informações |
Descrição |
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Combinar nomes próprios e apelidos Combinar texto e números Combinar texto com uma data ou hora Combinar duas ou mais colunas com uma função |
Mostrar exemplos típicos de combinação de valores de duas ou mais colunas. |
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Dividir texto em colunas diferentes com o Assistente de Conversão de Texto para Colunas |
Mostra como utilizar este assistente para dividir colunas com base em vários delimitadores comuns. |
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Mostra como utilizar as funções ESQUERDA, SEG.TEXTO, DIREITA, PROCURAR e NÚM.CARAT para dividir uma coluna de nome em duas ou mais colunas. |
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Mostra como utilizar a função CONCATENAR, o operador & (e comercial) e o Assistente de Conversão de Texto em Colunas. |
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Mostra como utilizar os comandos Unir Células, Intercalar e Intercalar e Centrar . |
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Associa duas ou mais cadeias de texto a uma cadeia de texto. |
A maioria das funcionalidades de análise e formatação no Office Excel parte do princípio de que os dados existem numa única tabela bidimensional simples. Por vezes, poderá querer que as linhas se tornem colunas e as colunas se tornem linhas. Noutras alturas, os dados nem sequer estão estruturados num formato tabular e precisa de uma forma de transformar os dados de um nontabular num formato tabular.
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Mais informações |
Descrição |
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Devolve um intervalo vertical de células como um intervalo horizontal ou vice-versa. |
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Ocasionalmente, os administradores de bases de dados utilizam o Office Excel para encontrar e corrigir erros correspondentes quando duas ou mais tabelas são associadas. Isto pode implicar reconciliar duas tabelas de folhas de cálculo diferentes, por exemplo, para ver todos os registos em ambas as tabelas ou comparar tabelas e encontrar linhas que não correspondam.
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Mais informações |
Descrição |
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Mostra formas comuns de procurar dados com as funções de pesquisa. |
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Devolve um valor de um intervalo de uma linha ou de uma coluna ou de uma matriz. A função PROC tem duas formas de sintaxe: a forma de vetor e a forma de matriz. |
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Procura um valor na linha superior de uma tabela ou numa matriz de valores e, em seguida, devolve um valor na mesma coluna de uma linha que especificar na tabela ou matriz. |
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Procura um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. |
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Devolve um valor ou a referência a um valor a partir de uma tabela ou intervalo. Existem duas formas da função ÍNDICE: o formulário de matriz e o formulário de referência. |
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Devolve a posição relativa de um item numa matriz que corresponde a um valor especificado numa ordem especificada. Utilize CORRESP em vez de uma das funções PROC quando necessitar da posição de um item num intervalo em vez do item propriamente dito. |
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Devolve uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. A referência que é devolvida pode ser uma única célula ou um intervalo de células. É possível especificar o número de linhas e o número de colunas a ser devolvido. |
Segue-se uma lista parcial de fornecedores de terceiros que têm produtos que são utilizados para limpar dados de várias formas.
Nota: A Microsoft não fornece suporte para produtos de terceiros.
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Fornecedor |
Produto |
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Suplemento Express Ltd. |
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Add-Ins.com |
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AddinTools |
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WinPure |
