Usar Microsoft Viva Insights no Outlook

As reuniões são vitais para uma colaboração saudável. Melhores práticas de reunião podem melhorar a produtividade, a partilha de informações, a inovação, a tomada de decisões e as ligações entre os membros da equipa.

A informação Preparar as suas reuniões mostra-lhe uma lista das reuniões futuras que organizou ou para as quais foi convidado para os próximos sete dias de calendário (incluindo o dia atual). Estas informações ajudam-no a decidir se cada reunião está pronta para começar. Selecione Preparar as suas reuniões para ver informações sobre cada uma das suas reuniões futuras. Selecione para filtrar por Todas, Reuniões organizadas ou convidadas.

Eis o que pode fazer com estas informações:

• Ver participantes: Descubra a percentagem de convidados que aceitaram a reunião e o número de convidados. Selecione a seta para baixo para ver mais informações sobre estes participantes.

• Ver conflitos: Obtenha uma lista de todas as outras reuniões que estão em conflito com esta reunião.

• Responder (se for um convidado): responda Sim ou Não ao convite. Se já respondeu, a sua resposta é apresentada aqui. Se uma reunião estiver agendada fora das suas horas típicas de reunião (quando normalmente organiza e participa em reuniões durante e fora do dia de trabalho), esta é realçada com uma opção para responder em conformidade.

• Ver anexos: Veja o número de anexos relacionados com esta reunião, juntamente com os respetivos títulos e localização de armazenamento (online ou local). Se um anexo estiver armazenado online, veja mais detalhes sobre o mesmo ou abra-o.

• Ver documentos relacionados: Ver documentos que podem ajudá-lo a preparar-se para a reunião.

• Determine se a reunião tem uma ligação online (se for o organizador): Se a reunião tiver uma ligação online, irá reparar num Sim aqui. Caso contrário, verá um "Não".

• Tempo de preparação do livro: Reserve 15 minutos ou 30 minutos de tempo de preparação antes da reunião. A hora reservada é apresentada no seu calendário e referencia a reunião como "Hora de preparação para [título da reunião]". Também pode cancelar a hora de preparação da reunião ou eliminá-la diretamente do seu calendário.

Aplica-se a: pessoas inscritas num plano de serviço aplicável

Com o artigo Controlar as taxas de abertura de e-mail e documentos, Viva Insights indica-lhe:

• Quantas pessoas abriram o seu e-mail.

• O tempo médio que as pessoas passaram a ler o seu e-mail.

• Quantos destinatários de e-mail abriram um documento que partilhou no e-mail como uma ligação ou como um anexo.

Obtenha informações de leitura sobre os seus e-mails enviados:

1. Se o painel de Viva Insights ainda não estiver aberto, selecione o ícone de Viva Insights no friso Base do Outlook para o abrir. Se receber uma mensagem "Bem-vindo!", selecione Começar.

2. Selecione uma destas opções:

   1. Taxa de abertura do e-mail no contexto – mostra estatísticas de leitura do e-mail enviado que tem atualmente aberto no Outlook. Também fornece tarifas abertas para documentos ligados ou anexados armazenados no OneDrive for Business ou no SharePoint.

      Observação: Em casos raros, a taxa de abertura do documento pode ser superior à taxa de abertura do e-mail. Isto pode acontecer quando os destinatários abrem o documento através de origens diferentes do e-mail em que foi partilhado.

   2. Controlar as taxas de abertura de e-mail – mostra as estatísticas de leitura de todos os e-mails enviados.

Ambas as opções mostram a linha do assunto do e-mail e um resumo da taxa de abertura, a taxa de abertura (por vezes expressa como percentagem) e o número de reencaminhamentos.

Reservar tempo para focar pode ajudá-lo a proteger o tempo para o trabalho focado e também minimizar as notificações (e, portanto, a distração) por chats e chamadas do Teams durante o seu tempo de concentração.

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Reservar hora para se concentrar. Estas informações são apresentadas se o seu calendário tiver tempo disponível durante o seu horário de trabalho que não seja bloqueado por reuniões ou compromissos.

2. Selecione:

   • O ícone de adição (+) junto a um bloco de foco que pretende adicionar ao seu calendário.

   • O ícone de lápis para alterar o que o seu bloco de foco mostra como no seu calendário. Digamos que pretende concentrar-se na "Apresentação de vendas" durante duas horas. Alteraria a etiqueta "Hora do foco" para "Apresentação de vendas" e, em seguida, seleciona o ícone de adição (+). Esta ação reserva um compromisso de duas horas no seu calendário com o nome "Apresentação de vendas".

   • Reserve tudo para agendar todo o tempo de concentração disponível de uma só vez, configurando-o com tempo protegido ao longo da semana. Utilize a informação Definir horas de almoço para definir as suas preferências de hora de almoço. Viva Insights respeitará as suas preferências quando agendar a hora de concentração.

A atualização dos documentos mostra-lhe uma lista dos documentos partilhados do OneDrive e do SharePoint por e-mail que ainda não abriu. Esta lista contém documentos dos últimos 14 dias.

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Recuperar documentos.

2. Selecione:

   • Abrir e-mail ou Abrir reunião para abrir o e-mail ou reunião onde foram partilhados documentos não lidos.

   • Reserve tempo para agendar tempo no seu calendário para rever documentos não lidos.

Com base nos seus padrões de colaboração, Adicionar pessoas importantes pode sugerir que marque alguns dos seus contactos como importantes. Depois de marcar estes contactos como importantes, Viva Insights o relembra para concluir as tarefas dos mesmos e abrir e-mails não lidos dos mesmos.

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Adicionar pessoas importantes.

2. Selecione Marcar como importante para cada contacto que pretende atribuir prioridades.

Utilize Definir horas de almoço para proteger a sua hora de almoço e personalizar a sua Viva Insights para ter em conta as suas horas de almoço preferidas.

Pode definir o horário de almoço de duas formas: em Definições ou ao utilizar a opção Definir horário de almoço card:

Definir horas de almoço nas Definições 

1. No painel Viva Insights suplemento, Definições (o ícone de engrenagem).

2. Em Definir horário de almoço, selecione a opção editar (lápis).

3. Altere os valores nos campos Iniciar hora de almoço e Terminar hora de almoço.

4. Selecione Atualizar.

Definir as horas de almoço através da card definir horário de almoço

1. No painel de suplementos Viva Insights, selecione Definir horas de almoço.

2. Irá reparar nas horas de almoço predefinidas. Selecione Confirmar para manter o que está aqui ou Alterar para editá-los.

3. Se você quiser bloquear o almoço em seu calendário todos os dias, selecione Adicionar um evento de calendário recorrentepara proteger desta vez.

4. Se você fez alterações, selecione Atualizar.

Use a visão Planejar seu tempo afastado para reduzir o estresse do planejamento para o próximo tempo longe do trabalho. Esta ferramenta de lista de verificação ajuda você:

• Resolva todas as suas reuniões em um só lugar com uma mensagem personalizada sobre sua folga agendada.

• Compose seu autoreplise notificar sua equipe sobre sua folga planejada.

• Agende o tempo de foco para encerrar tarefas antes de ir e para acompanhar o trabalho quando você voltar.

Planeje sua agenda com essas opções de uma só vez ou individualmente à medida que você se aproxima da data. Você também pode voltar a qualquer momento e alterar detalhes antes de ir. Viva Insights acompanhará seu progresso e atualizará quais ações são feitas.

1. No painel de suplementos Viva Insights, vá para o Planejar seu tempo de distância card. 

2. Selecione Ajudar-me a planejar para obter uma lista de verificação que contenha as seguintes opções de planejamento:

   1. Selecione datas – configure um compromisso "Fora do Office" em seu calendário para as datas selecionadas:

      1. Selecione Datas de início e término para quando você estiver fora do escritório.

      2. Selecione Agendar.

   2. Defina respostas automáticas – Compose e salve uma mensagem de resposta fora do escritório para as datas selecionadas:

      1. Em Compose ou editar mensagem, mantenha com o padrão ou edite sua resposta fora do escritório.

         Observação: Se você compôs uma mensagem para um período anterior fora do escritório, você observará a mensagem mais recente que usou como padrão no campo Compose ou editar mensagens.

      2. Selecione Enviar fora da minha organização para enviar a mesma mensagem para pessoas dentro e fora de sua organização.

         Dica: Se você quiser enviar uma mensagem de resposta automática diferente para pessoas fora de sua organização, poderá fazer isso por meio do Outlook: Configurações> Email> respostas automáticas.

      3. Selecione Salvar.

   3. Notificar colaboradores – notifique as pessoas com quem você trabalhou nas últimas quatro semanas sobre seu próximo tempo fora.  

      1. Se você quiser notificar os colaboradores por meio de um email, selecione Abrir novo rascunho de email, fazer alterações e Enviar.

      2. Se você quiser notificar os colaboradores por meio de um convite de reunião, selecione Abrir novo convite de reunião, fazer alterações e Enviar.

   4. Resolver reuniões – recusar ou cancelar reuniões que você organizou ou aceitou enquanto estiver fora.

      1. Recusar e cancelar reuniões com essa mensagem – Edite a mensagem que Viva Insights enviará para recusar ou cancelar convites de reunião.

      2. Selecione reuniões para recusar e cancelar – Selecione quais reuniões você deseja recusar ou cancelar ou use Selecionar todas para recusar ou cancelar todas as reuniões listadas. Quando terminar, selecione Confirmar. Você também pode selecionar Abrir ao lado de uma reunião para ver mais detalhes sobre ele.

   5. Tempo de reserva para se concentrar – Agende tempo para se concentrar em encerrar o trabalho antes de ir e, em seguida, em recuperar o atraso depois de voltar.

      1. Expanda Revisar slots abertos.

      2. Selecione o sinal de adição (+) ao lado dos slots de tempo de foco disponíveis que você deseja reservar.

      3. Selecione Concluído para adicioná-los ao seu calendário.

Como gerente, você pode usar o Catch up com seu insight de equipe para:

• Atue em tarefas que você prometeu fazer ou que os membros da equipe pediram que você concluísse.

• Examine emails e documentos importantes de membros da equipe que você ainda não leu.

Esse recurso só está disponível para usuários Viva Insights que têm relatórios diretos listados no Azure Active Directory. Se você for um gerente, mas não vir esse recurso, entre em contato com seu administrador do Microsoft 365.

No painel Viva Insights suplemento, selecione Atualizar com sua equipe para ver os membros da equipe que você precisa reconectar e ações que você pode tomar para fazê-lo.