A mala direta permite a criação de um lote de documentos personalizados para cada destinatário. Por exemplo, uma carta modelo pode ser personalizada para tratar cada destinatário pelo nome. Uma fonte de dados, como uma lista, uma planilha ou um banco de dados, está associada ao documento. Os espaços reservados, chamados de campos de mesclagem, informam ao Word onde o documento deve incluir informações da fonte de dados.
Você trabalha no documento principal no Word, fazendo a inserção de campos de mesclagem para o conteúdo personalizado que deseja incluir. Quando a mala direta estiver concluída, o documento de mala direta gerará uma versão personalizada para cada nome na fonte de dados.
Fontes de dados
A primeira etapa para configurar uma mala direta é escolher a fonte de dados que você usará para as informações personalizadas. As planilhas do Excel e as listas de contatos do Outlook são as fontes de dados mais comuns, mas qualquer banco de dados ao qual você possa se conectar ao Word funcionará. Se você ainda não tem uma fonte de dados, podera digitá-la no Word, como parte do processo de mala direta.
Para obter detalhes sobre fontes de dados, consulte Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.
Excel ou Outlook
Se você sabe que usará o Excel ou o Outlook como a fonte dos seus dados, confira:
Tipos de documentos
O Word fornece ferramentas para incorporar seus dados nos seguintes tipos de documentos. Siga os links para saber mais sobre cada tipo:
-
Cartas que incluem uma saudação personalizada. Cada carta é impressa em uma folha de papel separada.Criar e imprimir um lote de cartas personalizadas
-
Email onde o endereço do destinatário é o único endereço na linha Para. Você poderá enviar o email diretamente do Word.
-
Envelopes ou Etiquetasem que os nomes e endereços vêm da fonte de dados.
-
Diretório que lista um lote de informações para cada item em sua fonte de dados. Use-o para imprimir sua lista de contatos ou para listar os grupos de informações, como todos os alunos em cada classe. Esse tipo de documento também é chamado de mesclagem de catálogo.
Fontes de dados
A primeira etapa para configurar uma mala direta é escolher a fonte de dados que você usará para as informações personalizadas. As planilhas do Excel e as listas de contatos do Outlook são as fontes de dados mais comuns, mas se você ainda não tem uma fonte de dados, é possível digitá-la no Word, como parte do processo de mala direta.
-
A planilha do Excel funciona bem como uma fonte de dados, se todos os dados estiverem em uma planilha e se os dados estiverem formatados para que possam ser lidos pelo Word. Para saber mais, confira Preparar sua fonte de dados do Excel para mala direta no Word para Mac.
-
A lista de contatos do Outlook contém dados em um formato em que podem ser lidos pelo Word. Confira Usar os contatos do Outlook como uma fonte de dados para uma mala direta
-
O arquivo de dados do Word é uma fonte de dados que você pode criar instantaneamente, no Word. Para saber mais, confira Configurar uma lista de mala direta com o Word.
Tipos de documentos
-
Cartas que incluem uma saudação personalizada. Cada carta é impressa em uma folha de papel separada.Criar e imprimir um lote de cartas personalizadas
-
Email onde o endereço do destinatário é o único endereço na linha Para. Você poderá enviar o email diretamente do Word.
-
Envelopes ou Etiquetasem que os nomes e endereços vêm da fonte de dados.
Se você abrir um documento de mala direta que você criou com o aplicativo desktop do Word, o Word Web App preservará todas as configurações de mala direta nele, mas não é possível editar as configurações de mala direta ou executar uma mala direta.
Se você tiver o aplicativo da área de trabalho do Word, abra o documento nele e execute uma mala direta.
