Você criou uma lista de contatos e outros dados que você deseja usar em uma mala direta do Word. Se sua fonte de dados for uma planilha do Excel existente, basta preparar os dados para uma mala direta. No entanto, se sua fonte de dados for um arquivo de texto separado por tabulação (.txt) ou um arquivo de valores separados por vírgulas (.csv), primeiro é necessário importar os dados para o Excel e prepará-los para uma mala direta.
Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel
Se você estiver usando uma planilha do Excel como fonte de dados para uma mala direta no Word, pule esta etapa. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou .csv, use o assistente de importação de texto para configurar seus dados no Excel.
Depois de importar um arquivo .txt ou .csv com êxito, vá para a Etapa 2.
-
Abra o Excel.
-
Clique em Dados > Texto de origem/CSV.
-
Escolha o arquivo .txt ou .csv que deseja e, em seguida, selecione Importar.
-
Na janela de visualização, selecione Transformar dados.
-
Selecione o CEP, Código Postal ou outra coluna para formatar.
-
Vá para Transformar > Tipo de Dados: e selecione Texto.
-
Selecione Substituir atual.
-
Repita as etapas de 5 a 7 conforme necessário.
-
Selecione Fechar &Carregar.
-
Vá para Arquivo > Salvar como e salve o com um nome diferente.
-
Abra o Excel.
-
Excel 2016 Vá para Dados > Obter Dados Externos > Do Texto.
-
Escolha o arquivo .txt ou .csv que deseja e, em seguida, selecione Importar.
-
No Assistente de Importação de Texto, no painel Tipo de dados originais, escolha Delimitado.
-
Selecione Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de Visualização se o arquivo tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Avançar.
-
No painel Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.
-
Em Visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, escolha Texto.
: Sempre que você aplicar um formato de dados (Geral, Texto ou Data) a uma coluna, o nome do formato será exibido do cabeçalho da coluna em questão.
-
Repita a etapa 7 conforme necessário, escolhendo a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.
-
Escolha Concluir.
-
Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite a configuração padrão de Pasta de trabalho existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.
: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula nomeada.
-
Salve a planilha com um novo nome de arquivo.
Etapa 2: Preparar sua fonte de dados
Na sua fonte de dados do Excel que será usada para uma lista de endereçamento em uma mala direta do Word, certifique-se de formatar as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, utilizando uma categoria específica, como a de moeda.
Se você escolher porcentagem como categoria, lembre-se de que esse formato multiplicará o valor da célula por 100. Formate uma coluna de porcentagens como texto se quiser evitar esse fator de multiplicação.
CEPs ou códigos postais precisam ser formatados como texto para preservar os dados durante uma mala direta. Caso não tenha feito isso, formate-o agora. Os zeros à esquerda, por exemplo, 00399, nos códigos serão ignorados durante uma mala direta se eles não estiverem formatados como texto.
-
Escolha a coluna que contém os CEPs, códigos postais ou outros dados a serem formatados.
-
Vá para a Página Inicial e, no grupo Número, selecione a seta para baixo da caixa Formato do Número e, em seguida, escolha uma opção na lista (por exemplo, Texto).
Adicione o símbolo adequado antes ou depois de um campo de mala direta. Por exemplo, veja a aparência dos valores de moeda e porcentagem se você omitir símbolos.
Se você incluir os símbolos, os números fazem mais sentido.
No seu documento de mala direta, adicione os símbolos antes ou depois dos campos de mala direta, assim:
Confira também
Se você já tiver criado uma lista de contatos em uma planilha do Excel, é importante formatar todos os CEPs ou códigos postais como texto para evitar a perda de dados. Se estiver importando contatos de um arquivo de texto (.txt) ou de valor separado por vírgula (.csv) para uma nova planilha, o Assistente para Importação de Texto o ajudará a importar e a formatar os dados.
Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel
Se você já estiver usando uma planilha do Excel como sua fonte de dados para uma mala direta no Word, vá para a Etapa 2 neste tópico. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou um arquivo .csv que contém seus contatos do Gmail, por exemplo, use o Assistente de Importação de Texto para configurar seus dados no Excel.
-
Abra o Excel e, na guia Dados, selecione Do Texto.
-
Selecione no arquivo .csv ou .txt desejado e clique em Obter Dados.
-
No Assistente de Importação de Texto, selecione Avançar.
-
Em Delimitadores, marque a caixa de seleção correspondente ao delimitador que separa cada elemento dos dados, como uma vírgula ou tabulação. Em seguida, escolha Avançar.
: O painel Visualização dos dados selecionados mostra a você como ficarão os resultados em um formato de tabela.
-
Em Visualização dos dados selecionados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais. Em seguida, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.
-
Repita a etapa 5 se necessário, selecionando a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.
: Sempre que você aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato será exibido no cabeçalho da coluna em questão.
-
Clique em Concluir.
-
Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha onde você deseja que o Excel coloque os dados e clique em OK.
: Salve a planilha com um novo nome de arquivo.
Etapa 2: Formatar dados numéricos na planilha do Excel
Para garantir que o CEP ou código postal passe por uma mala direta sem perder zeros, formate como texto a coluna que contém esses códigos.
-
Abra a planilha e selecione a coluna que contém os CEPs ou códigos postais.
-
Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, escolha Texto.
Você já pode usar esses dados em uma mala direta.
