Het was heel lang gebruikelijk voor organisaties om met behulp van distributiegroepen te communiceren en samen te werken met groepen personen binnen en buiten het bedrijf. Nu bieden Microsoft 365 Groepen in Outlook echter een krachtigere oplossing voor samenwerking.
Tip: Ga naar Maak een groep contactpersonen of distributielijst in Outlook voor PCals u op zoek bent naar informatie over het gebruik van Outlook groepen contactpersonen om een e-mail te verzenden naar een lijst met personen, zoals een groep vrienden.
Wat zijn Microsoft 365 Groepen?
Wanneer u eenMicrosoft 365 groep instelt in Outlook, kunt u een set personen kiezen waarmee u wilt samenwerken en eenvoudig een verzameling resources instellen die deze personen kunnen delen. U hoeft zich niet bezig te houden met het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze bronnen. Als u leden aan de groep toevoegt, worden automatisch de machtigingen toegewezen die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die in de groep beschikbaar zijn.
Het gaat om deze aanvullende bronnen:
-
Gedeeld Postvak IN - Een ruimte voor de gesprekken die anders via distributielijsten plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of bladeren door de geschiedenis om snel te zien wat er onlangs is besproken in de groep. Meer informatie: Een groepsgesprek voeren in Outlook.
Tip: Als uw gebruikers de groepsberichten nog steeds willen zien in hun persoonlijke Postvak IN, net als eerder met de distributielijst, hoeven ze zich alleen te abonneren op de groep. Dit kan door op het lint in Outlook te klikken op de knop Lidmaatschap.
-
Bibliotheek met gedeelde bestanden : uw groep heeft een SharePoint-bestandsbibliotheek waar uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere bestanden kunnen opslaan, delen en eraan kunnen samenwerken. Zie: Groepsbestanden delen.
-
Gedeelde agenda : uw groep krijgt een gedeelde agenda om gebeurtenissen te posten die betrekking hebben op de groep. Elk lid dat zich heeft geabonneerd op de groep, wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die in de agenda zijn geplaatst, zodat deze gebeurtenissen desgewenst ook in hun persoonlijke agenda's kunnen worden weergegeven. Zie: Een vergadering plannen in een groepsagenda in Outlook.
-
Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen.
-
Toegang voor gasten - Eerder was het weliswaar mogelijk om externe contactpersonen toe te voegen aan distributiegroepen, maar dan kregen ze alleen e-mail. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok. Zie Gasttoegang in Microsoft 365 Groepen.
-
Inhoud is detecteerbaar : groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie de materialen in de groep gemakkelijk kunnen ontdekken en eraan kunnen deelnemen of deze kunnen controleren. Als de inhoud van de groep gevoeliger is, kunt u de groep overschakelen naar privé, waardoor de inhoud voor niet-leden wordt verborgen en de groepseigenaar eventuele aanvragen voor deelname moet goedkeuren.
-
Selfservice - De IT-afdeling wordt niet extra belast door aanvragen van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen namelijk zelf groepen maken als dat nodig is. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u: Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.
Dit zijn slechts een paar van de functies die ervoor zorgen dat groepen een krachtigere oplossing zijn dan distributiegroepen.
Beheer van uw groepen
Microsoft 365 biedt een aantal handige hulpprogramma's en mogelijkheden om uw groepen gemakkelijker te beheren en te beheren. Klik op de onderwerpen hieronder voor meer informatie over de verschillende voordelen.
Het op orde houden van de adreslijst is een uitdaging voor elke beheerder. Hier volgen enkele van de hulpprogramma's die Microsoft 365 biedt om dit gemakkelijker te maken:
-
Naamgevingsbeleid - Via beleidsregels voor naamgeving kunt u definiëren wat wel en wat geen acceptabele namen zijn voor uw groepen. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers vreemde of gereserveerde namen geven aan groepen. Bovendien kunt u zo afdwingen dat speciale voorvoegsels of achtervoegsels aan de groepsnamen worden toegevoegd.
Dynamisch lidmaatschap - Dynamisch lidmaatschap maakt het mogelijk om het lidmaatschap van groepen te bepalen aan de hand van regels, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals een afdeling of rol) in uw Active Directory. Zie Using attributes to create advanced rules (Geavanceerde regels maken met behulp van kenmerken) voor meer informatie over het maken van regels voor dynamisch lidmaatschap.
-
Lidmaatschap verbergen - Als het belangrijk is dat het lidmaatschap van een groep vertrouwelijk is, bijvoorbeeld als de leden studenten zijn, kunt u het lidmaatschap verbergen voor externe partijen.
-
Machtigingen - Het is mogelijk dat u niet wilt dat sommige personen in uw organisatie nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor het maken van groepen in uw adreslijst. Zie Het maken van Microsoft 365-groepen beheren.
-
Auditlogboeken : u kunt meer vertrouwen hebben zodat uw gebruikers groepen kunnen maken en groepslidmaatschap kunnen beheren, omdat u met Microsoft 365 groepen-auditlogboeken kunt achterhalen wie een bepaalde groep heeft gemaakt of verwijderd of wijzigingen heeft aangebracht in het lidmaatschap van de groep. Zie: Het auditlogboek doorzoeken in het Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Via de functies voor bezorgingsbeheer beschikt u over enkele methoden om te bepalen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast hebt u toegang tot diverse hulpmiddelen om de stroom van deze berichten te controleren.
-
Verzenden als of Verzenden namens - Via deze instellingen kunnen specifieke gebruikers e-mailberichten versturen alsof deze afkomstig zijn van de groep of namens de groep zijn verzonden.
-
Afzenderbeperkingen -Via deze instellingen kunt u bepalen wie er berichten naar de groep mag sturen. De groep kan worden geconfigureerd voor het toestaan van e-mail van externe partijen, maar in dat geval kan het raadzaam zijn om dit te beperken tot alleen bepaalde externe partijen.
-
Ondersteuning van externe gebruikers - U kunt gasten uitnodigen voor uw groep om deze te laten deelnemen aan de e-mailgesprekken in de groep. Zie Gasttoegang in Microsoft 365 Groepen.
-
Transportregels - Transportregels werken op dezelfde manier voor groepen als voor uw Exchange-server. Definieer regels om te zoeken naar berichten die voldoen aan bepaalde voorwaarden, zodat u vervolgens via andere regels actie kunt ondernemen op deze berichten.
-
MailTips - MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht aan het opstellen zijn. Hierdoor kan het aantal NDR's worden beperkt omdat de gebruiker bijvoorbeeld een waarschuwing ziet als het bericht waarschijnlijk naar iemand buiten de organisatie wordt verstuurd of omdat het berichtquotum wordt overschreden.
-
Meerdere proxyadressen - Een groep kan aliassen hebben, net zoals het postvak van een gebruiker. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen zijn verstuurd of om een bericht te verzenden naar een groep met een lange of ingewikkelde naam. Zie: Ondersteuning voor meerdere domeinen voor Microsoft 365-groepen - Beheer help
-
Maximale grootte voor verzenden/ontvangen - Deze quota kunnen bijdragen aan het voorkomen van problemen met het ontvangen (of verzenden) door de groep van zeer grote berichten, teneinde de vereisten ten aanzien van de opslag en bandbreedte beter te beheren.
Microsoft 365 biedt u ook enkele hulpprogramma's voor het beheren van het soort inhoud dat in uw groep wordt gedeeld.
-
Gebruiksrichtlijnen : u kunt gebruiksrichtlijnen definiëren voor Microsoft 365 groepen om uw gebruikers te informeren over aanbevolen procedures die hun groepen effectief kunnen houden en hen te informeren over intern inhoudsbeleid.
-
Gegevensclassificatie : u kunt een aanpasbaar gegevensclassificatiesysteem maken voor Microsoft 365 Groepen waarmee groepen kunnen worden gescheiden op beleidstype (bijvoorbeeld 'niet-geclassificeerd', 'bedrijfsgeheim' of 'topgeheim'). Op deze manier kunnen uw groepen het beleid van andere inhoud in uw organisatie tonen. Met uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen wanneer een groep wordt gemaakt of gewijzigd. Vervolgens kunt u uw eigen beleid implementeren voor het maken of wijzigen van groepen.
Gebruikers informeren
Gebruikers kunnen soms opzien tegen veranderingen, dus is het belangrijk om de bestaande leden van uw distributielijsten te laten weten wat ze kunnen verwachten. Hieronder ziet u informatie die u in ieder geval moet communiceren, samen met enkele antwoorden die van pas kunnen komen:
Wat zijn groepen in Outlook?
Microsoft 365 groepen in Outlook zijn één samenwerkingsoplossing voor teams/groepen die een plek willen om discussies, bestanden, agenda's en notities te delen op een uniforme manier die gemakkelijk te vinden is. De beste functie is waarschijnlijk dat het Postvak IN voor de groep een dynamisch opslagarchief van alle discussies vormt, zodat gemakkelijk kan worden gezocht in eerdere discussies.
Waarom deze verandering?
We hebben regelmatig het verzoek gehad om een zoekfunctie toe te voegen waarmee het mogelijk is om te zoeken in eerder gepubliceerde berichten. Door de distributielijst te vervangen door een groep, hoeven gebruikers niet steeds dezelfde vragen te stellen of te beantwoorden.
Daarnaast bevat de nieuwe groep een agenda voor onze groepsgebeurtenissen, een bibliotheek met gedeelde bestanden en een OneNote-notitieblok waar we kunnen samenwerken en gegevens kunnen verzamelen voor toekomstig gebruik.
Moet ik iets doen om lid te worden van deze groep als ik al lid ben van de distributielijst?
Nee. Als u al lid bent van de distributielijst, wordt u automatisch lid van de nieuwe groep.
Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe groep in Outlook? Hoe zit het met de webversie van Outlook?
Als u de nieuwe groep wilt openen in Outlook, gaat u naar de categorie Groepen onderaan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Als u deze groep vaak gebruikt, kunt u de groep toevoegen als favoriet door met de rechtermuisknop op de groep te klikken en Als favoriet weergeven te kiezen.
Bovendien zijn er gratis mobiele clients voor Microsoft 365 groepen beschikbaar op elk mobiel platform (iOS, Android, enzovoort), zodat u gemakkelijk onderweg toegang hebt tot de groep.
Kan ik niet gewoon blijven mailen?
Natuurlijk. Dezelfde e-mailalias die u hebt gebruikt voor de distributielijst, werkt nog steeds prima voor de groep in Outlook.
Ook belangrijk...
Vergeet niet om aan te geven wanneer deze wijziging wordt doorgevoerd en met wie ze contact kunnen opnemen als ze nog vragen hebben.
Migratie van de distributielijsten
Wilt u de distributielijst omzetten in een groep? Zie Distributielijsten migreren naar Microsoft 365-groepen - Beheer help.
Welke distributielijsten kunnen niet worden bijgewerkt naar Microsoft 365-groepen?
U kunt alleen in de cloud beheerde, eenvoudige, niet-geneste distributielijsten upgraden naar Microsoft 365-groepen. Zie Kan distributielijsten niet upgraden naar Microsoft 365-groepen - Exchange | Microsoft Learn
Volgende stappen
Zodra u uw distributiegroep hebt bijgewerkt naar eenMicrosoft 365 groep, kunt u een aantal vervolgtaken uitvoeren om ervoor te zorgen dat deze probleemloos verloopt.
-
Neem contact op met uw gebruikers - Doe dit direct nadat de upgrade is voltooid en vervolgens weer een paar dagen later. Als u laat merken dat u luistert en eventuele vragen meteen beantwoordt, zal dit enorm helpen bij de acceptatie van de verandering.
-
De betrokkenheidsrapporten bewaken: de Microsoft 365 Beheer Portal bevat enkele goede rapporten die kunnen laten zien hoeveel gebruikers de groep gebruiken, hoe vaak en welke functies ze gebruiken. Deze rapporten geven niet alleen een beeld van de gewenste vervolgstappen en training van de gebruikers, maar laten ook zien hoe de nieuwe groep toegevoegde waarde levert aan de gebruikers. Zie Activiteitenrapporten in de Microsoft 365-beheercentrum.
-
Deel uw ervaring - Laat andere teams in uw bedrijf weten dat u uw distributiegroep hebt opgewaardeerd en welke stappen u hebt ondernomen om succesvol te zijn. Als u deze informatie deelt, kunnen andere teams uw voorbeeld volgen en ook een geslaagd traject afleggen.
Zie ook
Hebt u vragen over Microsoft 365 Groepen?
Bezoek de Microsoft 365 Groepen Tech Community.
We zijn erg geïnteresseerd
Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 16 oktober 2020 op basis van uw feedback. Als u van mening bent dat dit artikel nuttige informatie bevat, en vooral als u van mening bent dat dit niet het geval is, klikt u op de onderstaande knoppen voor het geven van feedback en laat u constructieve opmerkingen achter zodat we onze informatie kunnen blijven verbeteren. Bedankt!
