Met Afdruk samenvoegen kunt u een reeks documenten maken die voor elke geadresseerde zijn gepersonaliseerd. Een brief kan bijvoorbeeld worden aangepast zodat elke geadresseerde met de juiste naam wordt aangesproken. Er is een gegevensbron, zoals een lijst, spreadsheet of database, aan het document gekoppeld. Aan de hand van tijdelijke aanduidingen, de zogeheten samenvoegvelden, weet Word waar in het document de gegevens uit deze gegevensbron moeten worden ingevoegd.
U werkt aan het hoofddocument in Word en voegt samenvoegvelden toe voor de persoonlijke inhoud die u wilt invoegen. Wanneer de samenvoegbewerking is voltooid, worden er persoonlijke versies van het samenvoegdocument gegenereerd voor elke naam in de gegevensbron.
Gegevensbronnen
De eerste stap bij het instellen van Afdruk samenvoegen is het kiezen van de gegevensbron die u wilt gebruiken voor de persoonlijke gegevens. Excel-spreadsheets en lijsten met Outlook-contactpersonen zijn de meest voorkomende gegevensbronnen, maar u kunt alle databases gebruiken die u met Word kunt verbinden. Als u nog geen gegevensbron hebt, kunt u deze ook zelf typen in Word, als onderdeel van het samenvoegproces.
Zie Gegevensbronnen die u voor Afdruk samenvoegen kunt gebruiken voor meer informatie over gegevensbronnen.
Excel of Outlook
Als u Excel of Outlook als gegevensbron zult gebruiken, raadpleegt u:
Documenttypen
Word biedt hulpmiddelen voor het opnemen van uw gegevens in de volgende soorten documenten. Klik op de koppelingen voor meer informatie over elk type:
-
Brieven met een persoonlijke begroeting. Elke brief wordt op een apart vel papier afgedrukt.Een reeks persoonlijke brieven maken en afdrukken
-
E-mails waarbij alleen het e-mailadres van de ontvanger in de Aan-regel staat. U verzendt het e-mailbericht rechtstreeks vanuit Word.
-
Enveloppen of Etiketten met de namen en adressen uit uw gegevensbron.
-
Adreslijsten met een verzameling gegevens voor elk item in uw gegevensbron. Gebruik een adreslijst om een lijst met uw contactpersonen af te drukken of om verzamelingen van gegevens weer te geven, zoals alle leerlingen/studenten in elke klas. Dit type document wordt ook wel een catalogussamenvoeging genoemd.
Gegevensbronnen
De eerste stap bij het instellen van Afdruk samenvoegen is het kiezen van de gegevensbron die u wilt gebruiken voor de persoonlijke gegevens. Excel-spreadsheets en lijsten met Outlook-contactpersonen zijn de meest voorkomende gegevensbronnen, maar als u nog geen gegevensbron hebt, kunt u deze ook zelf typen in Word, als onderdeel van het samenvoegproces.
-
Een Excel-spreadsheet kan goed worden gebruikt als gegevensbron, mits alle gegevens op hetzelfde blad staan en zodanig zijn opgemaakt dat Word ze goed kan lezen. Bekijk Uw gegevensbron in Excel voorbereiden voor afdruk samenvoegen in Word voor Mac voor meer informatie.
-
Een lijst met Outlook-contactpersonen bevat gegevens in een indeling die door Word kan worden gelezen. Zie Contactpersonen in Outlook gebruiken als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen
-
Een Word-gegevensbestand is een gegevensbron dat u tijdens het samenvoegproces vanuit Word kunt maken. Voor meer informatie raadpleeg Een lijst voor afdruk samenvoegen instellen met Word.
Documenttypen
-
Brieven met een persoonlijke begroeting. Elke brief wordt op een apart vel papier afgedrukt.Een reeks persoonlijke brieven maken en afdrukken
-
E-mails waarbij alleen het e-mailadres van de ontvanger in de Aan-regel staat. U verzendt het e-mailbericht rechtstreeks vanuit Word.
-
Enveloppen of Etiketten met de namen en adressen uit uw gegevensbron.
Als u een document voor het samenvoegen van afdrukken opent dat u hebt gemaakt met de bureaubladtoepassing van Word, worden alle instellingen voor het samenvoegen overgenomen, maar kunt u geen afdruk samenvoegen of instellingen hiervoor wijzigen.
Als u de bureaubladtoepassing van Word hebt, opent u daar het document en voert u daar afdruk samenvoegen uit.
