Hier volgen enkele tips om uw Excel-spreadsheet voor te bereiden voor afdruk samenvoegen. Controleer het volgende:
-
Namen van kolommen in uw werkblad moeten overeenkomen met de namen van de velden die u in de samenvoegbewerking wilt invoegen. Als u bijvoorbeeld geadresseerden in uw document met hun voornaam wilt aanspreken, hebt u aparte kolommen nodig voor de voor- en achternaam.
-
Alle gegevens moeten worden samengevoegd op het eerste werkblad van uw spreadsheet.
-
Gegevens met percentages, valuta's of postcodes zijn correct opgemaakt in het werkblad zodat Word de waarden correct kan lezen.
-
Het Excel-spreadsheet dat bij de samenvoegbewerking moet worden gebruikt, is opgeslagen op uw lokale computer.
-
Wijzigingen van of toevoegingen aan uw spreadsheet zijn voltooid voordat deze aan uw document voor afdruk samenvoegen in Word wordt gekoppeld.
Notities:
-
U kunt informatie uit uw Excel-spreadsheet importeren door gegevens te importeren uit een bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) of een tekstbestand (.txt) en met de wizard Tekst importeren een nieuw spreadsheet maken.
-
Zie Uw Excel-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word voor meer informatie
Koppelen en de adressenlijst bewerken
Koppelen met uw gegevensbron. Voor meer informatie, zie Gegevensbronnen die u voor afdruk samenvoegen kunt gebruiken.
De adressenlijst bewerken
-
Klik op Adressenlijst bewerken.
-
In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen schakelt u het selectievakje uit naast de naam van de persoon naar wie u uw mailing niet wilt verzenden.
Opmerking: U kunt de lijst ook sorteren of filteren, zodat u eenvoudiger de gewenste namen en adressen kunt vinden. Voor meer informatie, zie Gegevens sorteren voor een afdruk samenvoegen of Gegevens filteren voor een afdruk samenvoegen.
U kunt één of meerdere samenvoegvelden invoegen waarmee de gegevens uit uw spreadsheet worden opgehaald en in uw document worden geplaatst.
Samenvoegvelden invoegen op een envelop, etiket, e-mailbericht of brief
-
Ga naar Verzendlijsten > Adresblok.
Voor meer informatie, zie Adresblok invoegen
-
Kies Begroetingsregel om een begroetingsregel toe te voegen.
Voor meer informatie, zie Begroetingsregel invoegen.
-
Voor het toevoegen van overige samenvoegvelden, zoals factuurnummers, zie Samenvoegvelden invoegen.
-
Kies OK.
-
Kies Bestand > Opslaan.
Als u meer wilt weten over de opties voor het instellen van een e-mailbericht, zie E-mail samenvoegen in Word.
Nadat u de gewenste samenvoegvelden hebt ingevoegd, bekijkt u een voorbeeld van de resultaten om te controleren of de inhoud juist is. Daarna bent u klaar om het samenvoegingsproces te voltooien.
-
Ga naar Mailings> Voorbeeldresultaten.
-
Kies Volgende
-
Ga naar Voltooien & samenvoegen > Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.
Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met de gegevensbron. U kunt het samenvoegdocument opnieuw gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.
-
Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer u door Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.
Hier volgen enkele tips om uw Excel-spreadsheet voor te bereiden voor afdruk samenvoegen. Controleer het volgende:
-
Namen van kolommen in uw werkblad moeten overeenkomen met de namen van de velden die u in de samenvoegbewerking wilt invoegen. Als u bijvoorbeeld geadresseerden in uw document met hun voornaam wilt aanspreken, hebt u aparte kolommen nodig voor de voor- en achternaam.
-
Alle gegevens moeten worden samengevoegd op het eerste werkblad van uw spreadsheet.
-
Gegevens met percentages, valuta's of postcodes zijn correct opgemaakt in het werkblad zodat Word de waarden correct kan lezen.
-
Het Excel-spreadsheet dat bij de samenvoegbewerking moet worden gebruikt, is opgeslagen op uw lokale computer.
-
Wijzigingen van of toevoegingen aan uw spreadsheet zijn voltooid voordat deze aan uw document voor afdruk samenvoegen in Word wordt gekoppeld.
Zie Uw Excel-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word voor meer informatie
Koppelen en de adressenlijst bewerken
Koppelen met uw gegevensbron. Voor meer informatie, zie Gegevensbronnen die u voor afdruk samenvoegen kunt gebruiken.
-
Klik op Lijst met Geadresseerden bewerken.
Voor meer informatie, bekijk Afdruk samenvoegen: Geadresseerden bewerken.
Voor meer informatie over sorteren en filteren, bekijk Gegevens voor afdruk samenvoegen sorteren of Gegevens filteren voor afdruk samenvoegen.
-
Selecteer OK.
U kunt één of meerdere samenvoegvelden invoegen waarmee de gegevens uit uw spreadsheet worden opgehaald en in uw document worden geplaatst.
-
Ga naar Mailings > Samenvoegveld Invoegen.
-
Klik op het veld dat u wilt toevoegen.
-
Herhaal de stappen 1 en 2 indien nodig.
-
Kies Bestand > Opslaan.
Als u meer wilt weten over de opties voor het instellen van een e-mailbericht, zie E-mail samenvoegen in Word.
Nadat u de gewenste samenvoegvelden hebt ingevoegd, bekijkt u een voorbeeld van de resultaten om te controleren of de inhoud juist is. Daarna bent u klaar om het samenvoegingsproces te voltooien.
-
Ga naar Mailings> Voorbeeldresultaten.
-
Kies Volgende of Vorige om door de records in uw gegevensbron te bladeren en te zien hoe deze in het document worden weergegeven.
-
Ga naar Voltooien & samenvoegen > Documenten afdrukken of Samenvoegen naar E-mailbericht.
Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met de gegevensbron. U kunt het samenvoegdocument opnieuw gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.
-
Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer u door Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.
