Microsoft Teams un e-pasts: dzīve harmonijā
Produktivitātes ceļvedis, kur ir daudz padomu un ieteikumu par Microsoft Teams izmantošanu, no personām, kas veido un izmanto Teams darbā katru dienu.
Teams maina jūsu attiecības ar e-pastu. Ja visi jūsu darba grupas dalībnieki izmanto Teams, tas nozīmē, ka jūs saņemsit mazāk e-pasta ziņojumu. Un jums būs mazāk jāpavada laika iesūtnē, jo lielākā daļa saziņas notiks programmā Teams.
Taču dažiem nolūkiem noderēs arī e-pasts (un dažreiz tas būs pat nepieciešams). Jūsu saziņas veids būs atkarīgs no jūsu izvēles un tā, cik bieži jūs komunicēsit ar cilvēkiem, kuri neizmanto Teams. (Mums ir daži ļaudis, kas ieskatās e-pastā tikai reizi dienā, savukārt citi papildus e-pasta programmai vienmēr tur atvērtu arī Teams.) Lielākajai daļai lietotāju darbā ir nepieciešams gan e-pasts, gan Teams.
Lūk, daži piemēri par to, ko mums patīk darīt:
1. Izmantot Teams tērzēšanu un kanālus ikdienas darbā ar kolēģiem.
Ikdienas sarunas visērtāk ir risināt programmā Teams. Tērzēšana un kanāli ir paredzēti, lai apspriestu notikumu loģistiku, jauno līdzekļu priekšrocības un trūkumus, kā arī lai paziņotu par darba norisi.
Tā kā šāda veida ziņojumi vairs nenonāk mūsu iesūtnēs, ir mainījies mūsu e-pasta lietošanas veids un ienākošā e-pasta apjoms (plašāku informāciju skatiet tālāk).
Lai sekotu notiekošajām sarunām, piespraudiet un piešķiriet nosaukumu savas grupas tērzēšanai.
2. Izlemt, kā atbildēt uz sapulces uzaicinājumu.
Daži no mums labprāt pārskata sapulces pieprasījumus programmā Outlook. Citiem patīk to darīt Teams kalendāra apgabalā. Jebkurš veids ir labs — izvēlieties to, kas jums vislabāk patīk.
Dažiem nolūkiem noderēs arī e-pasts (un dažreiz tas būs pat nepieciešams). Jūsu saziņas veids būs atkarīgs no jūsu izvēles un tā, cik bieži jūs komunicēsit ar cilvēkiem, kuri neizmanto Teams.
3. Sekot e-pastā organizācijas paziņojumiem un biļeteniem.
Parasti pa e-pastu tiek nosūtīti uzņēmuma līmeņa paziņojumi, piemēram, izmaiņas nodaļā, mūsu ikgadējo kampaņu rīkošana, ziņojums no vadītāja, biļetes no klientu atbalsta un tamlīdzīgi paziņojumi. Parasti šādi ziņojumi ir rūpīgi formatēti un paredzēti plašam adresātu lokam. Šādiem ziņojumiem mēs sekojam līdzi e-pastā. Dažreiz ļaudis šos e-pasta ziņojumus pārsūta kādā no mūsu kanāliem, lai tos redzētu arī tie, kas gandrīz nekad nepārbauda e-pastu.
Noskatieties šo video, lai uzzinātu, kā kanālos pārsūtīt svarīgus e-pasta ziņojumus.
4. Izvēlēties ārpus uzņēmuma esošas personas, kuras pievienot kā viesus programmā Teams.
Ja mums ir projekts, kurā mēs sadarbojamies ar cilvēkiem ārpus Microsoft, mēs varam izveidot konkrētu Teams grupu tieši šim projektam un pēc tam uzaicināt lietotājus kā viesus. Tas ļauj mums sazināties ar projekta dalībniekiem mūsu iecienītajā veidā programmā Teams un nodrošina, ka visi paziņojumi par projektu pienāk tikai programmā Teams. Mēs izmantojam Teams, lai sekotu arī citiem mūsu projektiem, tāpēc pastāv lielāka iespējamība, ka savlaicīgi pamanīsim svarīgākās sarunas un failus.
E-pasts tiek izmantots tad, ja jāsazinās ar ārpus uzņēmuma esošiem cilvēkiem, ar kuriem tik bieži nesadarbojamies.
Vai vēlaties uzzināt, kā pievienot viesi? Skatiet rakstu Viesu pievienošana grupai.
Tālāk: Paziņojumu uzrācējs
Nepieciešama papildu palīdzība?
Vēlaties vairāk opciju?
Izpētiet abonementa priekšrocības, pārlūkojiet apmācības kursus, uzziniet, kā aizsargāt ierīci un veikt citas darbības.
Kopienas palīdz uzdot jautājumus un atbildēt uz tiem, sniegt atsauksmes, kā arī saņemt informāciju no ekspertiem ar bagātīgām zināšanām.
