Outlook 모범 사례

검색 폴더

검색 폴더는 다양한 메일 및 RSS 폴더에서 정보를 수집하는 데 유용합니다. 검색 폴더는 분기별 모임을 준비하는 경우 등 다른 폴더에 저장된 정보를 수집해야 할 때 특히 유용합니다.

매일 200통이 넘는 대량의 메시지를 받는 경우 검색 폴더를 사용하면 여러 사람이 보낸 메일을 간편하게 구문 분석할 수 있습니다.

즐겨찾기(선택 사항)

즐겨찾기는 메일 폴더 목록에 섞여 있던 폴더를 눈에 띄게 합니다.

즐겨찾기는 메일 폴더의 하위 집합이며 탐색 창의 맨 위에 표시됩니다. 시스템 작동 시 즐겨찾기를 반드시 사용해야 하는 것은 아니지만 화면이 작은 경우, 탐색 창을 최소화하고도 최소화된 막대로 메시지를 끌어서 보관하고, 일반 검색을 수행하고 일정, 연락처, 작업으로 이동할 수 있습니다.

일반적인 모범 사례에 따라 즐겨찾기에 받은 편지함, 1-참조, 보낸 편지함 및 지운 편지함 폴더를 포함합니다.

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기본 플래그

빠른 클릭 플래그를 오늘(기본값)로 설정하는 것이 모범 사례로 간주됩니다.

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선택적 빠른 단계

위에 나열된 빠른 단계 외에도 작업 및 일반적인 일상 활동에 따라 다음과 같은 유형의 빠른 단계를 만들 수 있습니다.

빠른 단계를 만들기 시작하면, 작업을 완료하는 데 필요한 클릭 수를 최적화할 수 있는 다른 방법을 찾을 수 있을 것입니다. 동일한 작업이 반복될 때마다 빠른 단계를 만듭니다. 프로젝트가 변경되면 사용자가 실행할 작업만 반영되도록 빠른 단계를 업데이트합니다.

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삭제(Delete)

읽을 필요가 없는 메시지는 삭제합니다. 정크 메일인 경우 삭제합니다.

이 대화와 관련된 다른 메시지를 받지 않으려면 무시합니다.

해보세요: 2분 드릴

2분 내에 완료할 수 있는 것은 놀라운 일입니다. 예를 들어 많은 메시지는 2분 이내에 응답할 수 있습니다. 그러나 메시지를 처리하는 데 2분이 넘게 걸리는 경우에는 메시지를 연기합니다. 2분이 어느 정도의 시간인지 이해하려면 직접 시간을 재 보세요.

메시지를 처리한 후에는 다음 중 하나를 수행합니다.

• 중요하지 않은 경우에는 삭제합니다.

• 빠른 단계를 사용하여 참조 폴더 중 하나에 보관합니다(예: 1-참조).

특히 연례 평가 혹은 보고서 준비의 시점에 반영을 목적으로 완료한 항목의 기록을 유지하려면 완료 빠른 단계를 사용합니다. 이 빠른 단계를 사용해도 메시지는 완료로 표시됩니다.

위임(Delegate)

다른 사용자가 처리해야 하는 메시지를 받는 경우가 있습니다. 이 경우, 메시지를 위임하는 사람을 받는 사람 줄에 포함하여 회신합니다. 이와 같은 작업을 자주하는 경우, 위임하는 사람을 받는 사람 줄에 추가하여 회신하는 작업을 빠른 단계로 만드는 것이 좋습니다.

나중에 추적하려면, 보내기 전에 해당 메시지에 플래그를 지정합니다. 할 일 모음에서 해당 작업을 @대기 중 범주로 표시합니다.

연기(Defer)

거절

일정과 작업 목록을 검토할 때 현실적으로 수행할 수 있는지를 고려합니다. 수행할 수 없는 경우도 있습니다. 다음은 할 수 없는 일을 거절하여 시간을 확보할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• 참석할 필요가 없는 모임은 거절합니다. 이 경우 충분히 거절할 수 있습니다.

• 처리할 필요가 없거나 나중에도 처리하지 않을 작업은 삭제합니다.

• 메시지를 보내어 사용자에게 응답 작업 중임을 알립니다(반드시 본인에게는 보냄으로 플래그를 지정). 사용자로 하여금 요청에 대해 잊어버렸다고 생각하게 만드는 것 보다 현실적인 날짜까지 응답할 것임을 알리는 것이 좋습니다.

일정 관리

하루 종일 모임이 있는 경우, 작업을 완료하고 메시지를 작성할 시간이 적으므로 작업을 다른 날로 연기합니다.

작업을 처리하는 데 시간이 오래 걸리거나 처리하지 않아도 되는 작업과는 달리 반드시 처리해야 하는 작업의 경우, 해당 작업에 필요한 시간을 계획하기 위해 일별 작업 목록에서 일정으로 끌어옵니다.

작업을 만드는 방법

일정 및 작업을 확인하다 보면 해야 할 일들이 불가피하게 떠오르게 됩니다. Outlook에서 작업을 만드는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 메시지에 플래그를 지정합니다.

• 작업 목록 위에 있는 새 작업 입력 상자에 입력합니다.

• Ctrl+Shift+K 바로 가기 키를 사용하여 새 작업을 만듭니다.

• 운전 중 작업이 법적으로 허용된 경우, 모바일 장치 또는 휴대폰의 음성 메모 기능을 사용하여 작업을 녹음하고 나중에 녹음 내용을 할 일 목록에 기록합니다.

• 모임 중인 경우에는 OneNote에서 메모를 작성합니다. OneNote에서 플래그가 지정된 항목은 Outlook 작업 목록에 표시됩니다.

작업 관리 방법

다음은 작업을 관리하는 몇 가지 방법입니다.

• 할 일 모음이나 작업 목록 위에 있는 새 작업 입력 상자 혹은 일별 작업 목록의 빈 공간의 작업 목록 위에 입력하거나 리본 메뉴에서 새 작업을 선택하여 작업을 추가합니다.

• 처리할 필요가 없는 작업은 지웁니다. 작업 목록은 중요한 공간이므로 정돈된 상태를 유지하여 효율적으로 사용할 수 있도록 합니다. 보관하려는 플래그가 지정된 메시지의 경우, 목록에서 제거를 클릭하거나 혹은 삭제를 클릭합니다.

• 완료된 작업을 완료로 표시하면 할 일 모음에서 제거됩니다.

• 플래그가 지정된 메시지의 작업 제목을 변경하여 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 플래그가 지정된 메시지의 제목이 그룹 멤버 자격을 키보드로 변경할 수 없음인 경우 제목을 이 작업의 다음 조치인 오민수에게 회신으로 변경합니다. 작업 제목을 변경하려면 할 일 모음에서 해당 항목을 선택한 다음 새 제목을 입력하거나 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음, 작업 이름 바꾸기를 선택합니다. 작업 제목을 변경해도 메시지 제목은 변경되지 않습니다. 작업 목록 변경 내용에는 제목만 표시됩니다.

• 색상 범주를 만들고 지정하여 다음 단계를 수행할 위치를 식별하고 일부 작업을 쉽게 알아볼 수 있도록 합니다.

• 동일한 범주에 있는 작업과 같은 유사한 작업을 함께 그룹화하기 위해 작업을 다시 정렬합니다. 작업을 이동하려면 작업 목록에서 작업을 선택하고 끌어옵니다. 이러한 방법으로 유사한 작업을 함께 처리할 수 있습니다.

• 일별 작업 목록과 할 일 모음에 있는 작업을 처리할 날짜로 끌어옵니다. 다소 시간이 걸리는 작업의 경우, 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 계획하기 위해 일정에 끌어다 놓습니다.

효율적으로 구성하는 것도 중요하지만, 작업 목록의 우선 순위를 정하고 관리하는 데 많은 시간을 할애하지 않도록 합니다. 작업 목록 관리에 많은 시간을 소요하지 않아야 합니다.

일정 사용: 시간 관리를 위해 약속 만들기

할 수 있는 시간보다 해야 할 일이 항상 더 많다는 점을 기억하세요.

시간 관리를 효율적으로 하려면 메시지를 처리하고, 약속 및 작업을 관리하고, 해야 할 일을 검토하는 시간이 필요합니다.

일정에서 정기적인 약속과 모임을 통해 이 시간을 예약할 수 있습니다. 일정은 실제 시간 계획표로 취급해야 합니다. 일정을 예약한 경우 해당 시간에 일정을 수행해야 합니다.

다음 작업에 시간을 별도로 할애합니다.

• 메시지를 처리합니다. 많은 메시지를 받은 경우 메시지를 처리할 시간을 별도로 할애하는 것은 매우 중요합니다. 중요한 메시지만 받은 편지함에 표시되도록 규칙을 설정한 경우에도 이 메시지를 처리할 시간은 여전히 필요합니다.

• 작업과 약속을 일별 및 주별로 검토합니다. 일정과 작업을 확인하고 우선 순위를 기준으로 약속과 작업을 평가합니다. 일정이 바쁜 경우 다음을 실행합니다.

• 동시에 다른 장소에 갈 수 없으므로 시간이 겹치는 약속은 지웁니다.

• 작업을 처리하는 시간을 계획합니다.

• 진행 중인 작업에 대해 효율적으로 시간을 사용하는지 여부와 우선 순위를 정확하게 설정했는지 여부를 검토합니다.

• 관리자와 정기적으로 모임을 가집니다. 관리자와 정기적으로 모임을 가지면 진행 중인 작업을 설명하고 필요한 경우 우선 순위를 다시 설정하는 데 도움이 됩니다. 정기 모임 또는 되풀이 모임을 설정하려면 되풀이 를 선택합니다.

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주별 검토

시간 및 작업을 전체적으로 보면 작업의 중요성에 따라 우선 순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 또한 사용자가 현실적으로 실행할 수 있는 것과 실행할 수 없는 것을 다른 사람이 명확하게 파악하는 데 도움을 줍니다. 지나간 주와 다가오는 주를 검토하는 것도 관리자와의 주간 모임을 준비하거나 현황 전자 메일 메시지를 준비하는 데 도움이 되는 유용한 방법입니다.

작업 위치

메시지를 처리한 후에는 Outlook에서 작업(메시지 회신 등)을 처리하는 것이 가장 좋습니다. 작업으로 전환하면 받은 편지함에 도착하는 메시지로 인해 산만해지지 않습니다.

작업을 대량으로 처리

작업 목록 및 일정을 확인할 때 유사한 작업을 함께 처리합니다. 예를 들어, 단 몇 분의 시간만 있는 경우에는 모든 전화 작업(통화 회수가 2-3건만 있는 경우)을 처리합니다. 집중이 잘 될 때 신경을 많이 써야 하는 작업(예: 메시지에 답변하는 업무 등)을 처리합니다. 신경이 덜 쓰이는 작업, 예를 들어 현황 메시지 읽기 등은 하루 중 나중에 또는 집중도가 떨어질 때 처리합니다. 작업을 "대량으로 처리"하면 모든 프로젝트가 동시에 진행됩니다.

작업을 대량으로 처리하는 한 가지 방법은 정렬 기준: 시작 날짜를 정렬 기준: 범주로 변경하는 것입니다. 이 작업을 실행하려면 정렬 기준 머리글을 선택한 다음 범주를 선택합니다.

작업 완료

작업을 완료하면 해당 작업을 완료로 표시합니다. Outlook에서는 완료된 작업 목록이 자동으로 보관됩니다. 이는 완료된 작업의 요약으로 유용하게 사용할 있습니다. 작업이나 메시지를 기록할 필요가 없는 경우, 이를 삭제하거나 플래그를 지웁니다.

오프라인으로 작업

수행할 작업이 많을 경우에는 들어오는 메시지로 인해 주의가 산만해지지 않도록 오프라인으로 작업하는 것을 고려합니다.

온라인과 오프라인 간을 전환하면서 작업하는 경우 Outlook 프로필에 있는 모든 전자 메일 계정이 변경됩니다.

• 보내기/받기 탭의 기본 설정 그룹에서 오프라인으로 작업을 선택합니다.

  

오프라인으로 작업할 때는 오프라인으로 작업 명령이 강조 표시됩니다.

온라인 모드로 돌아가려면 강조 표시된 오프라인으로 작업을 선택합니다.

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특정 사람이 보낸 메시지를 찾는 방법

• 특정 사용자가 보낸 메시지를 찾으려면 임의의 폴더에서 검색 상자를 선택한 다음 검색 탭에서 보낸 사람을 선택합니다.

  

• 해당 사용자의 이름을 입력합니다.

  

또는 검색 상자에 이름을 입력한 다음 아래쪽 화살표 키를 누르고 보낸 사람을 선택하여 결과 범위를 좁힐 수 있습니다.

첨부 파일이 있는 메시지를 찾는 방법

첨부 파일이 있는 메시지를 찾으려면 검색 상자를 선택한 다음 검색 탭에서 첨부 파일 있음을 선택합니다.

모든 검색 용어는 합산되므로 첨부 파일이 있는 특정 사용자가 보낸 메시지를 찾으려면 리본 메뉴에서 해당 명령(보낸 사람, 첨부 파일 있음)을 선택하여 검색을 구성합니다.

사서함 전체에서 메시지를 찾는 방법

간혹 참조 폴더만 검색하는 경우에는 메시지를 찾지 못할 수 있습니다. 메시지가 보낸 메시지이거나 잘못 저장되었을 수 있습니다. 이 경우에는 임의의 폴더(받은 편지함, 1-참조 등)를 검색한 다음, 검색 상자에서 드롭다운 메뉴를 선택한 후 현재 사서함을 선택합니다.

또한 검색 탭에서 현재 사서함을 선택할 수도 있습니다.

찾으려는 항목이 일정에 있는 수락한 모임 요청에 있을 가능성이 있는 경우(따라서 일정에 있음), 모든 Outlook 항목을 선택해 보세요.

사서함 전체에서 자주 검색을 수행하는 경우, Backstage 보기로 이동하여 항상 모든 폴더에서 검색하도록 기본 검색 범위를 설정할 수 있습니다.

1. 파일 탭을 선택한 후 옵션을 선택합니다.

2. 검색을 선택합니다.

3. 결과에서 현재 사서함을 선택합니다.

   

검색 중지 방법

검색 중인 항목을 찾았으며 다음 작업으로 이동할 준비가 된 경우, 빠른 검색 상자 옆의 닫기 아이콘 을 선택하거나 검색 탭의 닫기 그룹에서 검색 닫기를 선택합니다.

훌륭한 메시지의 기본 규칙: 해야 할 사항

• 메시지를 보내기 전에 읽어 봅니다.

• 주제를 설명적이고 작업 중심으로 만듭니다. 예: 영업 팀: 영업 팀이 그룹의 이름이고 보내주세요가 작업인 제안된 위원회 수련회 날짜를 보내주세요. 기타 유용한 접두사로는 참고: 및 작업 필요가 포함됩니다.

• 작업이 필요한 경우 제목 상자에 필요한 내용을 나타냅니다.

• 대화 주제가 바뀌면 메시지 제목을 변경합니다.

• 모든 메시지는 짧고 간결하게 유지합니다.

• 가장 중요한 내용부터 가장 덜 중요한 내용 순으로 메시지 내용을 구성합니다.

• 중요한 정보는 굵게 표시하는 것이 좋습니다.

• 작업 항목 또는 질문을 별도의 줄에 작성하여 쉽게 알아볼 수 있도록 합니다.

• 질문을 하는 경우 사람 이름을 굵게 표시합니다. 예: 오민수: 프로젝트 상태가 어떤가요?

• 메시지를 받는 사람의 수를 메시지를 읽어야 하는 사람 수로 제한합니다.

• 정보를 받아야 하는 사람은 참조 줄에 넣습니다.

• 응답하거나 작업을 수행해야 하는 사람은 받는 사람 줄에 넣습니다.

• 필요한 경우 서명을 사용합니다. 단, 서명은 단순하고 간결하며 전문적인 인상을 주도록 하되, 가급적 그래픽은 사용하지 않습니다.

• 응답이 즉시 필요한 경우에는 메시지를 보내지 않습니다. 전화를 걸거나 인스턴트 메시지를 보냅니다.

• 전자 메일 대화에 해결되지 않은 메시지가 10개가 넘는 경우에는 해당 문제를 논의하기 위해 모임 설정을 고려합니다. 복잡한 문제를 해결하는 데 전자 메일이 항상 효율적이지는 않습니다. 메시지를 선택한 상태에서 홈 탭의 응답 그룹에서 모임을 선택합니다.

  

• 응답에 시간이 필요한 경우 확인 메시지를 보냅니다. 너무 바빠서 완전한 답변을 포함한 회신을 즉시 할 수 없는 경우에는 보낸 사람에게 해당 문제를 확인 중이며 특정 시간이나 날짜까지 회신할 예정임을 알립니다. 나중에 참고할 수 있도록 플래그를 지정합니다.

• 중요도 높음 은 가능하면 사용하지 않습니다.

  

• 사용자의 질문에 여러 명이 응답할 가능성이 있는 경우 그룹에 질문을 보내기보다 한 사람만 선택하여 보냅니다.

추가 작업: 보낼 때 플래그 지정

보내는 메시지에 대한 응답을 받아야 하는 경우 다음을 수행합니다.

• 나중에 참고할 수 있도록 보낼 때 플래그를 지정합니다.

• 할 일 모음에서 플래그가 지정된 메시지 작업의 이름이 추가 작업으로 시작하도록 변경합니다.

• 해당 메시지에 @대기 중 범주를 지정합니다.

• 이 세 단계를 수행한 경우, 다음 작업은 다른 메시지를 보내거나 응답을 기다리는 것입니다.

훌륭한 메시지의 기본 규칙: 하지 말아야 사항

• 편지지를 사용하지 않습니다.

• 메시지를 보낼 때 매번 관리자를 포함하지는 않습니다.

• 화가 난 상태에서는 메시지를 보내지 않습니다. 메시지를 쓴 다음 임시 보관함에 저장하고 나중에 다시 확인한 후 보냅니다.

• 세 단락 이상의 긴 메시지를 보내는 경우에는 빠른 응답을 기대하지 않습니다.

• 첫 번째 메시지를 보낸 후 하루 이내에는 추가 작업 메시지를 보내지 않습니다. 적시에 응답을 받지 못하는 경우에는 전화 혹은 Microsoft Teams와 같은 메시징 앱을 사용해 보세요.

• 메시지를 보낼 때마다 매번 읽음 확인 또는 배달 확인을 사용하지 않습니다. 받는 사람의 메시지 수신 여부가 확실하지 않은 경우에만 사용합니다.

• 보내는 모든 메시지에 플래그나 중요도 높음 을 추가하지 않습니다. 받는 사람이 이를 신경 쓰지 않게 됩니다.

• 모든 내용을 대문자로만 작성하지 않도록 합니다.

• 첨부 파일을 보내는 대신 링크를 보냅니다. 이 규칙은 특히 서버 용량을 크게 증가시킬 수 있는 모임 요청의 첨부 파일에 적용됩니다.

• 메일 그룹을 확장하지 않습니다. 메일 그룹을 확장하면 메시지를 읽기 어려워지며 규칙을 사용하는 사람에게는 메일이 잘못된 메일 폴더로 전달될 수 있습니다.

• 풍자적인 표현은 사용하지 않습니다. 유머가 오해를 일으킬 수 있습니다.

• 회사의 모든 사람에게 알리고 싶지 않은 내용은 쓰지 않습니다. 메시지가 어떤 사람에게 전달될지 알 수 없기 때문입니다.

• 흘림체나 "장난스러운" 글꼴은 읽기 어려우므로 사용하지 않습니다.

• 빨간색 글꼴은 읽기 불편하고 심각한 것으로 해석될 수 있으므로 사용하지 않습니다.

• 제거하도록 요청 중인 메일 그룹에 대해서는 매번 전체 회신을 사용하지 않습니다. 지금까지.

메일 그룹에 대한 조언

큰 메일 그룹에 응답하는 경우 권장 사항과 주의 사항을 모두 따르세요.

추가 정보가 필요하거나 문제를 별도로 확인 중인 경우 전체 메일 그룹에 응답하여 사용자가 응답 중임을 모든 사람에게 알린 다음 각 개인에게 개별적으로 회신합니다. 문제가 해결된 후에는 메일 그룹에 응답하여 해결 방법을 제공합니다. 그러면 메일 그룹에 있는 다른 사람들이 해결 방법을 참조할 수 있습니다.

인라인 주석 사용 방법

받은 메시지에 인라인 주석을 추가하면 질문에 대답하고 문제에 즉시 응답할 때 편리합니다. 일반적인 모범 사례에 따라 다음을 수행합니다.

1. 메시지에 인라인 주석이 있음을 언급합니다. 예를 들어 "아래의 추가 설명을 확인하세요."를 포함합니다.

2. 사용자의 텍스트와 원본 메시지를 구분합니다. 다음과 같은 몇 가지 방법으로 구분할 수 있습니다.

   • 글꼴 색을 변경합니다.

   • 앞에 사용자 이름 또는 이니셜을 대괄호로 표시합니다(예: [주혜준]).

     

   • 기울임꼴이나 굵게 또는 둘 다 사용하여 글꼴을 변경합니다.

3. 사용자가 작성하지 않은 내용은 삭제하지 않습니다.

긴 메시지 중 일부분에 대해서만 주석을 추가하려는 경우 메시지의 해당 섹션을 복사하여 응답에 붙여 넣은 후 색을 변경하고 인용 부호로 표시한 다음 응답을 작성합니다.

숨은 참조를 사용하는 경우

받는 사람 이름을 메시지의 숨은 참조 상자에 추가하면 메시지의 복사본이 이 사람에게 보내지지만 메시지를 받는 다른 사람에게는 이 이름이 표시되지 않습니다.

더 이상 전자 메일을 추가로 받을 필요가 없다고 판단되는 사람이 있거나 대화 주제가 변경된 경우, 숨은 참조 기능을 사용하여 더 이상 관련이 없는 사람을 전자 메일 대화에서 제거할 수 있습니다.

예를 들어 사용자가 질문을 받는 5명 중 한 명이고 답변을 하려면 다른 4명을 숨은 참조 줄로 이동하고 "Joe, Jeff, James와 Jennifer를 숨은 참조로 보냅니다. 답변은 다음과 같습니다... 와 같은 내용을 작성합니다." 그러면 이후 메시지는 사용자와 원래 보낸 사람만 주고받게 됩니다.

제3자에게(관리자 등) 중요한 메시지에 대해 알리기 위해 숨은 참조를 사용하지 마세요. 숨은 참조 수신자는 숨은 참조로 받은 사실을 모르고 숨은 참조 메시지를 받았음을 노출시키며 모든 사용자에게 응답할 수도 있습니다. 이는 사용자의 은밀한 행동으로 비추어질 수 있습니다.

숨은 참조를 사용하여 제3자에게 문제를 알리기보다는 메시지를 보낸 후에 해당 메시지를 전달하는 것이 좋습니다.

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모임을 하기에 적당한 시기

모임을 갖는 시기:

• 새로운 그룹 사람들이 처음으로 함께 일을 하는 경우

• 여러 사람이 상대적으로 긴 메시지를 10개 넘게 주고 받는 경우

• 토론, 브레인스토밍 또는 공동 작업이 필요한 경우

• 모임이 작업 진행에 가장 효율적인 방법인 경우. 모임 전에 모임의 목적이 무엇인지 명시합니다.

초대할 사람

관련시켜야 하는 사람만 초대합니다. 모임에 초대하는 각 추가 사용자는 모임을 더 복잡하게 하여 제어를 더욱 어렵게 만듭니다. 반면에 의사 결정을 내려야 하는 경우, 모든 주요 이해 관계자가 있는지 확인합니다. 그렇지 않으면, 모임에서 시간과 리소스만 낭비하게 됩니다.

모임 시간을 선택하는 방법

일정에서 초대 받는 사람의 약속 있음/없음 정보를 확인하여 모두 참석할 수 있는 시간을 선택합니다. 일정 정리에서 모든 모임 참석자의 참석 가능 여부를 볼 수 있습니다.

약속 있음/없음 눈금의 정보를 통해 참석자의 참석 가능 여부를 확인할 수 있습니다. 선의 쌍과 강조 표시는 모임의 제안된 시작과 끝을 보여줍니다.

모임 요청을 작성할 때 일정 정리를 보려면 모임 탭의 표시 그룹에서 일정 정리를 선택합니다.

회의실 찾기 창에는 모임에 가장 적합한 제안 시간(가장 많은 참석자가 참석할 수 있는 시간)이 포함됩니다. 모임 시간을 선택하려면 회의실 찾기 창의 제안 시간 섹션에서 제안된 시간을 선택하거나, 약속 있음/없음 눈금에서 시간을 선택합니다.

참고:  회의실 찾기 창이 표시되지 않는 경우 모임 탭의 옵션 그룹에서 회의실 찾기를 선택합니다.

정기적으로 동일한 그룹의 사람들과의 모임 요청을 만드는 경우, 탐색 창에서 그룹을 만들면 참석자의 약속 있음/없음 정보를 더 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 이 그룹에 회의실을 포함하면 가능한 회의실을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

일정 그룹을 만들려면 다음을 수행합니다.

• 일정의 탐색 창에서 일정 목록으로 아래로 스크롤한 다음 내 일정을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

• 새 일정 그룹의 이름을 입력한 후 Enter 키를 선택합니다.

• 새 일정 그룹을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 일정 추가를 선택합니다.

• 원본을 선택한 다음 추가하려는 일정을 선택합니다.

직접 또는 원격으로 모임을 하는 경우

다음과 같은 경우에는 직접 만나서 모임을 가집니다.

• 이 그룹이 처음으로 함께 작업을 하는 경우

• 비전자적인 방식으로 항목을 표시하거나 전달해야 하는 경우

• 브레인스토밍 모임의 경우

• 공동 작업이 필요한 모임의 경우

• 모든 사용자가 휴대폰, 온라인 회의 앱 또는 적절한 전자 모임 소프트웨어 및 장비를 보유하고 있지는 않습니다.

그렇지 않으면, Microsoft Teams과 같은 온라인 모임 혹은 전화를 통한 모임을 사용하는 것이 좋습니다.

관련 문서 처리 방법

모임을 준비하는 경우, 모임 전이나 모임 중에 공유할 문서가 종종 있습니다.

모든 참석자가 회사 네트워크에 연결되어 있으면 문서를 SharePoint 사이트 또는 공유 네트워크 드라이브에 보관합니다.

참석자에 회사 외부 사람(예: 회사 인트라넷에 액세스할 수 없는 공급업체)이 있는 경우, SharePoint Workspace를 사용하는 것이 좋습니다.

모임 요청에 첨부 파일을 보내지 않습니다.

안건 준비: 작업 사용

• @모임은 안건 항목의 주요 위치입니다   .

단일 작업을 만든 다음 @모임 범주로 표시하고 시작 날짜 또는 기한을 모임 날짜로 지정합니다. 모임 날짜가 다가오고 논점이 대두되면 메모, 글머리 기호 및 아이디어를 작업에 추가합니다. 이 작업을 모임의 안건으로 사용합니다.

모임이 끝난 후 작업을 완료로 표시하고, 조치 항목에 대한 새 작업을 만듭니다.

• 일련의 메시지 또는 단일 메시지에 대해 논의하려는 경우...   

모임에서 논의하려는 메시지가 있는 경우 모임 당일에 참고할 수 있도록 해당 메시지에 플래그를 지정하고 @모임 범주로 표시합니다.

논의할 메시지가 3개를 넘는 경우 작업 목록이 복잡해지지 않도록 각각에 플래그를 지정하지 않습니다. 대신, 모임 이름으로 새 작업을 만들고 메시지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 작업으로 끌어 놓거나 복사합니다. 이 작업을 @모임 범주로 표시합니다.

• 아이디어를 기록할 공간이 더 필요한 경우...   

다른 사람과 공동으로 작업 중이거나 아이디어를 기록할 공간이 더 필요한 경우, SharePoint 사이트나 로컬 서버를 통해 공유할 수 있는 OneNote 전자 필기장을 사용하는 것이 좋습니다. OneNote은 Outlook 작업보다 더 다양한 메모 작성 기능을 제공합니다.

모임 중: 공동 작업 방법

모임 중에 공동 작업에 사용하는 도구는 참가자의 위치와 액세스 권한에 따라 다릅니다.

한 문서를 공동으로 작업하고 모든 참가자가 동일한 회의실에 있는 경우, Word의 변경 내용 및 메모 추적 기능을 사용합니다.

사용자가 발표를 하고 일부 참가자가 원격 위치에 있는 경우, Microsoft Teams의 온라인 모임 및 채팅 기능을 사용하거나, 형식이 다소 자유로운 모임인 경우에는 모든 참가자들이 Microsoft Teams 그룹 채팅을 사용하여 참여하도록 하고 사용자의 데스크톱이나 보조 모니터를 공유합니다.

즉석에서 나오는 의견을 바로 반영하면서 공동 작업을 진행하려면 OneNote를 사용해 하나의 전자 필기장에 함께 노트를 작성할 수 있습니다. 해당 전자 필기장이 공유 전자 필기장이 아닌 경우, 모임이 끝난 후에 노트를 메시지로 보냅니다.

모임에 대한 노트 또는 회의록을 기록하는 경우 OneNote를 사용하여 Outlook의 모임 세부 정보를 노트에 삽입할 수도 있습니다. 모임이 끝난 후에 노트를 참석자에게 메시지로 보낼 수 있습니다.

되풀이 모임 종료 방법

일련의 모임이 진행될 때, 모임을 취소하여 해당 모임의 기존 인스턴스를 모두 제거하는 대신 마지막 모임 때 종료되도록 되풀이 방법을 변경합니다. 이 작업을 실행하려면 되풀이 단추를 선택하여 종료 날짜를 변경합니다.

일정을 공유하는 경우 및 방법

조직의 모든 사용자가 약속 있음/없음은 볼 수 있지만 모임 및 약속의 내용이 나 주제는 반드시 볼 수 없기 때문에 일정을 공유할 필요가 없는 경우가 있습니다. 그러나 팀이 모든 모임이나 약속을 볼 수 있게 하려면 일정을 팀과 손쉽게 공유할 수 있습니다.

사용자를 대신하여 누군가 일정을 관리해 주기를 원할 수 있습니다. 예를 들면 사용자를 대신하여 모임을 수락하거나 거절할 수 있는 보조자입니다. 이 경우에는 일정을 위임할 수 있습니다. 일정을 위임하는 경우에는 한 사람만 선택할 수 있습니다. 모든 사용자에게 일정을 위임하지 않도록 합니다. 둘 이상의 대리인이 있을 경우 일정에서 오류가 발생할 수 있습니다.

모든 사람에게 액세스 권한이 있는 그룹 활동에는 일정을 공유하기보다는 SharePoint 일정을 만듭니다. 예를 들어, SharePoint 사이트에 일정을 만들어 그룹의 휴가 일정을 기록합니다.

회사 외부에 있는 사람과 같이 약속 정보를 볼 수 없는 사람들과 모임을 설정하는 경우 일정을 메시지로 보냅니다.

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회사 환경에서 Outlook 연락처를 사용하는 경우

전체 주소 목록이 있는 회사에서 근무하는 경우에도 Outlook에 있는 연락처를 보관하려는 경우가 있습니다. 다음에 대한 연락처를 만듭니다.

• 회사 외부에 있는 사람

• 기억할 사항이 있거나 연락처에 정보(예: 생일)를 추가하려는 사람

• 휴대폰이 회사 주소록에 연결되어 있지 않거나 연결할 수 없는 경우, 사용 중인 휴대폰과 동기화하려는 사람

Outlook에서 메일 그룹을 만드는 경우

회사 외부에 있는 사용자 그룹에게 메시지를 더 간편하게 보내려는 경우, Outlook에서 메일 그룹(이전의 개인용 메일 그룹)을 만듭니다. 회사에 있는 모든 그룹에 대해 공용 메일 그룹을 만듭니다(자세한 방법은 IT 관리자에게 문의).

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빠른 단계란 무엇인가요?

빠른 단계를 통해 한 번의 클릭으로 여러 작업을 수행할 수 있습니다. 빠른 단계는 받은 편지함을 정리된 상태로 유지하고 Outlook을 일반적으로 더 효율적으로 사용하도록 도움을 주는 유용한 도구입니다. 언제든지 Outlook에서 동일한 단계가 반복되는 작업을 찾으면, 빠른 단계를 만들어 보세요.

읽기 창을 끄거나 아래쪽에 표시하지 않고 오른쪽에 표시하는 이유는 무엇인가요?

더 길고 좁은 열의 텍스트를 읽는 것이더 짧고 넓은 텍스트 섹션을 읽는 것 보다 쉽습니다. 그 이유는 먼 거리에서 눈을 아래로 움직이는 것이 머리와 목 또한 움직이게 하고 피로로 이어질 수 있는 왼쪽에서 오른쪽으로의 움직임보다 쉽기 때문입니다. 읽기 창을 켜놓아 각 메시지를 열지 않아도 내용을 읽을 수 있도록 하는 것이좋습니다.

더 이상 필요하지 않은 폴더는 어떻게 하나요?

탐색 창 폴더 목록은 자주 사용하는 폴더를 위해 남겨 두어야 합니다. 잘 알지도 못하는 폴더들로 이 목록이 채워진 경우, 모든 메일을 참조 폴더로 옮기고 기존 폴더를 삭제합니다.

나에게만 보낸 메시지를 모두 파란색으로 표시하는 방법은 무엇인가요?

1. 보기 탭의 현재 보기 그룹에서 보기 설정을 선택합니다.

   

2. 고급 보기 설정 대화 상자에서 조건부 서식을 선택합니다.

   

3. 조건부 서식 대화 상자에서 추가를 선택합니다.

4. 이름 상자에 나를 입력한 다음 글꼴을 선택합니다.

5. 글꼴 대화 상자의 색에서 파랑을 선택하고 확인을 선택합니다.

6. 조건부 서식 대화 상자에서 조건을 선택합니다.

7. 필터 대화 상자에서 받는 사람 줄에 있는 유일한 사용자 옆의 내 위치 확인란을 선택한 다음 열려 있는 각 대화 상자에서 확인을 선택합니다.

   참고: 드롭다운 메뉴를 사용하여 내 위치 조건을 변경할 수 있습니다.

언제 대화 보기를 사용해야 하나요?

대화 보기는 다음과 같은 경우에 유용합니다.

• 메시지를 자주 확인하지 않아 한 번에 확인할 메시지가 많은 경우

• 오고 간 토론이 많은 메시지 스레드가 다수인 경우

• 누가 누구에게 응답했는지를 알아야 하는 경우

• 받은 메시지가 많은 경우

대화 보기에서 메시지를 확인하면 어떤 대화에 대해 가장 많이 토론이 오고 갔는지를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이러한 경우에는 대화에서 마지막 메시지만 읽고 회신할 수도 있습니다. 또한 전체 대화를 선택하고 작업을 수행할 수도 있습니다. 예를 들어, 마지막으로 메시지는 간단히 "감사합니다. 답변이 되었습니다"라는 메시지가 표시된 긴 일련의 메시지가 있는 경우, 간단히 전체 대화를 삭제하기만 하면 됩니다.

대화 보기에서는 다른 폴더의 메시지를 볼 수도 있습니다. 회신을 포함한 전체 기록을 볼 수 있으므로 긴 대화에서 새 메시지를 받을 때 매우 유용합니다.

개인 메시지와 업무 메시지를 함께 보관해야 하나요?

메시지를 읽는 위치를 줄인다는 것이 업무 메시지와 개인 메시지를 혼합해야 한다는 것은 아닙니다. 가장 좋은 방법은 업무와 개인 통신에 별도의 메일 계정을 사용하는 것입니다. 그러나 처리해야 하는 전자 메일 주소의 수는 줄여야 합니다. 다행히 Outlook을 사용하면 동시에 여러 계정을 확인할 수 있습니다. 회사 전자 메일 계정(Exchange Server) 외에 Outlook.com 또는 Gmail과 같은 다른 계정을 Outlook의 동일한 프로필에 추가할 수 있습니다.

읽음 및 읽지 않음 상태를 사용하면 어떤 도움이 되나요?

Outlook의 읽음 및 읽지 않음 상태를 사용하면 한 번 이상 읽은 메시지와 읽지 않은 메시지를 빠르게 표시할 수 있습니다. 그러나 메시지의 읽음 및 읽지 않음 상태는 메시지 주변을 클릭하는 경우에도 쉽게 변경될 수 있으므로 이 상태 표시가 완벽한 것은 아닙니다.

신속하게 메시지를 읽음으로 표시하려면 Ctrl+Q 바로 가기 키를 누릅니다. 읽지 않음으로 표시하려면 Ctrl+U를 누릅니다.

읽음/읽지 않음 상태로 충분하지 않은 이유는 무엇인가요?

일부 사용자는 읽음 및 읽지 않음 상태를 사용하여 메시지가 새 항목인지 아니면 참조 항목인지를 표시하고자 합니다. 그러나 읽지 않음 상태는 메시지가 포커스를 잃는 즉시(다른 메시지를 선택할 시) 자동으로 읽음으로 표시되고 종종 다른 장치(예: 휴대폰)에서 메시지를 읽음 상태로 표시하기 때문에 신뢰할 수 없습니다. 불가피하게 메시지를 다시 일고 수행해야 할 작업이 무엇인지를 다시 파악하는 수고를 감내해야 합니다. 읽지 않음/읽음 상태를 받은 편지함에서 "작업"이고 처리되지 않은 항목 사이의 "줄"로 사용하면 많은 메시지를 받는 경우, 제목을 보고 메시지를 읽지 않아도 됨을 알 수 있기에 일부는 읽지 못하게 되는 경우가 많습니다. 훨씬 효율적인 받은 편지함 계획은 메시지를 확인하고 각 메시지를 어떻게 처리할지 결정하는 것입니다. 그러면 받은 편지함에 “읽지 않음” 상태로 남겨지지 않습니다.

내 메시지를 보관해야 하는 이유는 무엇인가요?

모범 사례에 따르면 메시지를 처리한 후에 참조할 수 있도록 메시지의 중앙 저장소가 있는 것이 좋습니다. 제한된 수의 확인 폴더(1-참조 및 2-개인)가 있는 경우 메시지가 잘못 보관되는지 염려하거나 둘 이상의 주제나 프로젝트에 적용되는 메시지를 여러 폴더에 복사해야 하는지를 신경 쓰지 않아도 됩니다.

특정 주제나 프로젝트에 있는 메시지를 모두 검색할 필요가 없다는 것은 아닙니다. Outlook에서는 범주 및 검색 폴더와 같은 효과적인 도구를 제공하므로 더 효율적으로 검색할 수 있습니다.

한 개의 참조 폴더만 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

단일 폴더를 사용하면, 어떤 폴더에 어떤 메시지가 있는지 생각할 필요가 없으며 이 폴더에 있는 모든 메시지가 전에 확인한 후 보관하려는 메시지라는 것을 알 수 있습니다.

여러 폴더를 사용하면 메시지를 보관할 때마다 사용할 폴더를 결정해야 합니다. 메시지에 해당되는 폴더가 둘 이상일 경우 이 결정은 더 복잡해집니다. 선택 사항이 많은 경우 사용하지 않는 폴더가 많아지므로 복잡하게 됩니다.

받은 편지함에 모든 메시지를 남겨 두더라도 별다른 문제가 없는 것으로 생각될 수 있지만, 메시지를 볼 때마다 해당 메시지를 처리해야 할지 아니면 참조용으로 남겨 둘지 고민하는 부담을 갖게 됩니다. 또한 받은 편지함에 새 메시지만 있으면 심리적인 압박감이 한결 덜어지기도 합니다. 받은 편지함에 있는 내용은 다른 사람도 처리할 수 있지만, 사용자가 참조 폴더에 넣을 내용은 엄격하게 사용자가 결정하게 됩니다.

메일 그룹에 다른 폴더를 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

• 다양한 보관 비율    주제 및 자동 보관 빈도에 따라 다른 메일 그룹에는 다른 폴더를 사용해야 합니다. 예를 들어 사용자가 카풀 참여자 메일 그룹의 구성원인 경우 카풀 폴더의 메시지를 일 단위로 삭제해야 합니다. 작업 관련 항목을 포함하는 메일 그룹은 보다 적은 빈도로 보관해야 합니다(예: 일년에 한 번).

• 효율적인 대화 그룹화    메일 그룹 주제별로 각각의 폴더를 사용하는 경우 모두 합친 전체 대화를 볼 수 있습니다. 필요한 경우, 한 폴더에서 효율적으로 검색할 수 있습니다.

메일 그룹과 RSS에 별도의 폴더를 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

대규모 배포 목록과 RSS 피드로 전송되는 메시지는 받은 편지함을 쉽게 압도할 수 있습니다. 이러한 정보의 스트림은 대규모 신문을 처리하는 것과 같이 처리합니다. 유용하거나 흥미로운 문서가 있을 수 있지만, 전체 문서를 읽는 데 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다. 규칙을 사용하여 가장 흥미롭고 관련있는 정보를 쉽게 읽도록 도움을 받으세요.

어떤 메일 그룹을 받은 편지함 대신 폴더로 이동해야 하나요?

메일 그룹 규칙과 폴더에 적합한 메일 그룹은 다음과 같은 특징을 갖습니다.

• 많은 메시지를 받습니다.

• 많은 사람들에게 보내집니다.

중요한 소식이 포함된 전사 차원의 메시지(예: CEO가 보내는 메시지) 및 서버 중단 시간에 관한 IT 부서의 메시지는 폴더로 이동하지 않아야 합니다. 유용하거나 흥미로운 내용이 빈도에 관계없이 가끔씩만 포함되는 메일 그룹의 메시지에는 규칙과 폴더가 있어야 합니다.

RSS 규칙을 설정하려면 어떻게 하나요?

여러 RSS 피드를 구독하는 경우 다른 배포 목록처럼 처리합니다. 관심이 있는 RSS 항목(키워드 기준)은 받은 편지함으로 이동합니다. 그렇지 않은 항목은 자동으로 RSS 폴더에 보관되도록 합니다.

보존 정책 또는 Exchange Server 온라인 보관함이 있는 경우에는 어떻게 해야 하나요?

자동 보관 대신 조직의 솔루션을 사용하고 항상 회사 정책을 따릅니다. 회사 정책이 각 유형의 항목에 여러 폴더를 사용하도록 하는 경우 해당 정책을 준수합니다.

규칙을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

시간이 지날수록 받는 메시지 수는 더 많아지게 됩니다. 수신되는 모든 메시지를 읽을 수는 없으며 모두 읽으려고 시도하지도 않아야 합니다. 대신, 사용자에게 중요한 메시지만 읽으면 됩니다. 규칙을 사용하면 중요한 메시지의 우선 순위를 정해 주의가 산만해지는 것을 최소화할 수 있습니다.

플래그로 설정되는 날짜는 다음과 같습니다.

수년 전에 보관한 할 일 모음의 작업 및 플래그가 지정된 메일은 어떻게 처리하나요?

어떠한 용도로도 해당 작업 또는 플래그를 더 이상 사용하지 않는 경우, 해당 항목을 모두 선택하고 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 삭제를 선택합니다. 이 작업을 수행하면 이전 작업이 삭제되고 플래그가 지정된 메시지와 연락처에서 해당 항목은 삭제되지 않으면서 플래그가 제거됩니다.

사용하지 않는 범주는 어떻게 하나요?

사용할 계획이 없는 범주는 모두 삭제합니다. 설정된 동일한 범주는 모든 항목에 적용되므로, 연락처에 범주를 사용하는 경우 해당 범주를 유지하세요.

색을 선택하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

색 범주를 만들 때 색 선택에 주의합니다. 예를 들어, @전자 메일과 동일한 색을 @전화에 해당하는 색으로 선택하지 말고, 모든 1:1 범주에 대해서는 유사한 색(예: 녹색 음영)을 선택합니다. 시간이 지나면서 작업 목록을 보고 색상으로 현재 처리할 작업이 있는지를 알 수 있게 됩니다. 예를 들어, @집이 자주색이고 사용자가 직장에 있는 경우 자주색 작업은 처리할 수 없습니다.

내 시간을 예약해야 하는 이유는 무엇인가요?

일정에 사용자의 시간을 예약하면 사용자의 약속 있음/없음 정보가 업데이트되어 다른 사람들이 사용자와의 일정을 계획할 때 해당 시간을 고려하게 됩니다. 일정이 매우 바쁜 경우, 이것이 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있는 유일한 방법이 될 수도 있습니다.

또한 작업을 책임감있게 수행하는 데 도움이 됩니다. 일정에 입력하는 경우 해당 시간에 해당 작업을 수행하기 위해 전념하게 됩니다. 누군가 작업 시간에 예약을 하는 경우, 반드시 시간을 다시 예약해야 합니다. 본인을 속이지 마세요!

내 받은 편지함에서 10,000개의 메시지를 처리하려면 어떻게 해야 하나요?

받은 편지함에 20개가 넘는 항목이 있는 경우, 지난 주의 메시지를 처리하고 나머지 메시지는 선택한 후 1-참조로 옮깁니다. 물론 여러분도 이 작업을 수행할 수 있으며 업무에 훨씬 도움이 될 것입니다.

너무 많은 메시지를 받는 이유는 무엇인가요?

메시지로 인해 압도되었다는 느낌을 받는 경우, 아마도 처리할 수 있는 것 보다 많은 메시지를 받고 있으며 더욱 과감한 규칙을 설정해야 할 수 있습니다. 보낸 사람으로 메시지를 정렬하고 메시지를 보내는 위치를 분석한 후 모든 머리글을 축소합니다. 읽지 않아도 되는 메일 그룹을 읽고 있나요? 그렇다면, 규칙을 만듭니다. 보기를 변경하는 경우 다시 변경하는 것을 잊지마세요.

10분의 시간이 주어진다면, 내 받은 편지함에서 가장 먼저 읽어야 하는 메시지는 무엇인가요?

예를 들어 모임 시간 사이에 짧은 시간이 주어진 경우, 파란색으로 표시된 메시지(사용자에게 직접 보낸 메시지)를 읽을 수 있습니다. 이런 메시지는 주로 사용자가 처리해야만 다음 단계로 진행할 수 있으므로 가장 중요합니다.

내 메시지를 얼마나 자주 읽어야 하나요?

거의 대부분의 사람들이 메시지 읽기에 중독되어 있습니다. 오전 시간 중 20분 정도를 메시지 확인에 할애한 다음, 작업 목록에 있는 일상적인 검토 업무를 처리하는 데 집중합니다. 그런 다음 그 날의 업무를 진행하세요. 메시지 확인을 오전에 한 번, 오후에 한 번으로 제한하면 업무 생산성이 상당히 개선될 수 있습니다. 일주일 동안 실행해 보고 결과를 지켜봅니다.

복잡한 작업은 어떻게 관리할 수 있나요?

일부 작업은 계획하는 데 더 많은 공간이 필요합니다. 이러한 작업에는 OneNote를 사용합니다. 예를 들어, 프로젝트를 여러 단계에 걸쳐 중첩된 작업 등으로 계획하는 경우 OneNote를 사용하는 것이 좋습니다.

몇 가지 관련 작업을 기억하려는 경우 해당 작업을 작업 본문에 나열하여 표시합니다. 관련 메시지는 해당 작업에 끌어다 놓습니다.

개인 작업과 회사 작업을 함께 보관해야 하나요?

가능한 경우 개인 작업과 회사 작업을 한 위치에 보관합니다. 목록을 하나로 관리하면 처리해야 하는 작업을 검색할 위치의 수가 줄어듭니다. 이미 한 개의 목록을 사용하는 경우에도, 범주를 사용해 회사 작업과 개인 작업을 정렬하여 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 개인 작업은 회사 Exchange 서버에 저장되어 IT 부서에서 볼 수 있으므로, 적절한 수준의 개인 작업만 목록에 추가합니다.

작업을 기억에 의존하면 안 좋은 점은 무엇인가요?

작업을 기억에 의존하면 효과성이 없습니다. 과부하가 걸린 두뇌에서 계속 작업을 추적하는 대신에 자유로이 Outlook에 의존하게 됩니다. 자신에게 작업을 상기시키는 데 지력 소소모를 중단하고("좋아, 서식 파일에 관한 메시지를 John에게 보낼 것을 기억하고, John에게 서식 파일에 관한 메시지를.....") 임박한 활동에 집중할 수 있습니다.

내 작업을 Outlook에 보관해야 하는 이유는 무엇인가요?

Outlook에서의 작업 목록이 서류 목록보다 더 효율적인 이유는 다음과 같습니다.

• 서류 목록은 자동으로 업데이트되지 않습니다.

• 서류 목록은 쉽게 재정렬할 수 없습니다.

• 웹용 Outlook을 사용하면 어디서나 작업 목록을 볼 수 있습니다.

• Outlook는 OneNote 및 Microsoft SharePoint Server 및 모바일 장치와 통합되어 있습니다.

• 서류 목록은 쉽게 분실할 수 있습니다.

고급: 전자 메일 메시지에 대한 검색 폴더를 어떻게 만드나요?

모임을 준비하기 위해 특정 주제에 대한 메시지에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 모임에 대한 범주를 만든 후 범주 <이름>, 완료되지 않음, 특정 기간 경과 조건을 사용하여 검색 폴더를 만듭니다. 해당 주제의 메시지를 받는 경우, 메시지를 이 범주로 표시합니다. 모임을 진행한 후에 논의한 메시지는 완료로 표시합니다.

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서적 및 기타 리소스

• David Allen & Company에서 제공하는 Getting Things Done (GTD) System

• Michael Linenberger의 Total Workday Control Using Microsoft Outlookhttps://www.michaellinenberger.com/

• Lifehacker 작업 완수를 위한 팁과 다운로드

• How Bill Gates Works(Bill Gates가 일하는 방식) - CNNMoney.com에서 제공되는 Fortune 500 매거진 기사 발췌

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